如何提高房地產企業的采購管理效率

王偉彥 上海理工大學管理學院MBA

采購管理是對企業采購過程中各環節的管理和控制過程，具體包含采購計劃、采購訂單、交易管理、采購合同、采購策略等方面的內容，目的在于幫助企業保障物資供應，提高物資質量，降低采購成本。所以，房地產企業在對采購業務進行綜合管控時，需要選擇更加專業的技術人員，并且對采購管理存在的問題進行全面分析，通過制定針對性的解決對策來保障采購業務活動的順利開展，不斷提高房地產企業的采購管理效率[1]。

一、房地產企業采購管理存在的問題

根據上文的分析可以發現，采購管理事關房地產企業的正常運營和發展，其重要性不言而喻。但從實際情況來看，部分房地產企業的采購管理還存在一些問題，這些問題極大程度制約到了房地產企業內部管理水平，因此要加以分析。

（一）執行力弱

在采購環節中，采購人員如果沒有按照規章制度要求來全面實施采購活動，就無法完成控制活動目標，進而影響到房地產企業的采購管理效率。另外，房地產企業在建設規章制度時，如果沒有嚴格按照采購管理需求對現有制度進行適當調整，也沒有對制度的可行性進行全面評估，這就容易出現制度建設與管理活動之間的較大差異。不僅無法為房地產企業的采購管理工作提供有效依據，而且難以將各項條款貫徹落實到管理環節中。實際上，在對采購工作進行控制和管理時，職位分離是非常重要的，所有采購人員都必須對自身責任和權利擁有正確的認知。但部分房地產企業為節省人力成本，在引進采購人員時，沒有為新進員工開展技能培訓和教育活動，也沒有對崗位職能進行明確劃分，甚至會出現職能交叉的現象。比如，房地產企業其他部門的管理人員存在隨意調配物資的情況，甚至越權影響采購管理工作。究其原因，還在于房地產企業采購管理工作的執行力不高，無法按照規章制度的要求來嚴格落實各個采購環節，容易給貪污腐敗或徇私舞弊人員留有可乘之機，影響到了采購管控工作的開展。另外，房地產企業出現該問題的原因，還在于采購工作沒有引起中上層管理人員的重視，沒有根據采購崗位要求來安排合適的人員，使得后續的各項采購工作執行力度都不高，增加了成本控制和風險管理的難度[2]。

（二）協調難度大

房地產企業存在業務內容復雜，工作覆蓋范圍廣的特點。為節省成本，房地產企業大多會通過集中采購的方式來盡可能選擇質優價低的物資。這種集中采購的方式往往會在短期內提高采購人員的工作量，進而出現價格、數量、交付等方面的內容，或者因為采購人員的失誤影響到后續的物資采購。特別是在跨區域運營時，不同地區的建設項目對所需的物資存在較大差異性，強行將物資需求集中在一起，無疑就增加了采購人員的協調難度。如果采購人員在開展集中采購活動之前，沒有對市場價格波動規律進行全面掌握，也沒有選擇可靠的供應商進行長期合作，就無法保證各項物資的質量，甚至可能會因為其中的殘次品問題，增加房地產企業的采購成本。雖然房地產企業在進行部門職能劃分時，已經在一定程度上促進了部門的協調發展，也為采購管理工作開展提供了充足支持。但因為部門間大多是平級關系，一旦采購管理工作不被其他部門支持，就可能會導致采購管理工作的難以維系，影響到后續的物資供應問題，在物資短缺的情況下，房地產企業難以開展正常的業務[3]。

（三）采購程序繁雜

為降低房地產企業的采購成本，有效避免以次充好、吃回扣等行為，房地產企業往往會對采購程序做出嚴格要求。但過于繁雜的采購程度肯定會對采購管理效率產生直接的影響，甚至影響到房地產企業的項目規劃和建設進度問題。特別是在采購計劃擬定之前，如果房地產企業沒有做好采購周期優化管理，就無法保證各項物資的及時供應，會引發比較嚴重的經濟損失。目前，大多數房地產企業為簡化采購程序，會引進智慧管理系統，將采購程度固定下來，相關部門及人員按部就班進行操作即可，一方面突出了采購工作的公開化和透明化，另一方面有效避免了因采購程序問題，影響到了采購管理工作效率。但市面上的智慧管理系統功能繁多，如果房地產企業在信息化建設的過程中，沒有根據采購工作的實際需求來持續完善和優化系統的功能，就無法為后續的采購工作提供有效的技術支撐。而且，房地產企業在與固定供應商長期合作過程中，容易因信任度提高的原因放松風險管理，導致企業內部人員出現貪污腐敗等行為。特別是在大批量采購過程中，一旦出現物資質量問題，或者采購周期與項目進度差異過大，就有可能會導致建設項目的延期，進而引發一系列嚴重后果[4]。

（四）容易受環境影響

物資價格存在波動，所以房地產企業采購工作就容易受到環境因素的影響。從房地產企業角度來看，影響采購工作的環境因素主要分為內部和外部兩類。一方面，內部因素。如果房地產企業在對采購風險進行控制時，沒有對環境理念進行深入理解，就無法明確風險問題發生的原因，也難以根據自身實際情況制定針對性的解決措施。在對內部環境風險進行防控時，房地產企業容易存在規章制度不健全的問題，影響到采購管控工作的全面落實。或者房地產企業所開展的內部控制措施脫離了采購管理工作實際，倒是內部風險管理流于形式。另一方面，外部環境。外部環境對房地產企業采購管理工作的影響，主要體現在物資價格的變動上。特別是在疫情環境下，貨幣超發引發了一系列原材料價格的上漲，這就直接提高了房地產企業的成本。房地產企業如果沒有密切關注原材料市場動態，就容易出現物資短缺的問題，讓本就資金短缺的房地產企業更加舉步維艱[5]。

（五）風險防控水平低

在對采購活動進行管理時，企業沒有建立健全風險防控機制，就無法明確采購風險等級，也無法根據各項風險問題發生原因制定針對性處理措施，這會在一定程度上影響采購活動開展效果，還會制約管理工作的開展。雖然大多數企業在對采購工作進行管理時，都會制定相應控制目標，并且根據目標要求開展管理活動，但因為采購活動在開展時存在一定風險問題，如果管理人員不具備風險防控意識，也沒有提高對相關問題重視程度，就無法對采購活動開展期間存在的各項缺陷問題進行及時發現和處理[6]。

二、房地產企業采購管理工作優化措施

（一）提高采購管控的執行力

在開展管理工作時，要想保證各項管理活動能夠順利開展，就要提高整體執行力度。管理人員要對采購工作人員不良購買情況進行及時發現，并且上報給相關部門，對其進行針對性處理。房地產企業在對各個部門工作人員進行調配時，要嚴格按照崗位需求，對工作人員能力進行全面考核，禁止出現隨意調配等現象。在對采購業務進行管理時，還要根據金額大小，對其進行審批和授權。10萬元以上的采購金額需要報給設備物資部門進行審批，如果項目比較特殊，可以由項目經理決定授權，但要對授權環節進行針對性管理，并且制定規范化授權流程，確?；顒釉陂_展時公開、公正、透明。房地產企業還要定期對采購人員業績進行評價，如果發現采購人員存在工作失誤等問題，要對其進行懲罰[7]。

（二）促進各項采購流程的協調發展

要想促進各個部門協調發展，房地產企業需要構建綜合管理平臺，通過平臺的在線服務，對部門任務進行協調處理。房地產企業還可以構建采購模型，對采購環節產生的所有數據信息進行全面收集，通過對信息資源進行整合應用和高效共享，為各項工作開展提供充足數據支撐。在對各個部門庫存情況進行查詢和總結時，要借助信息化軟件和終端，對各項情況進行實時分析，并且制定不同采購方案。管理人員要根據不同類型采購要求，制定針對性管理措施。在對采購數據信息進行提取時，要明確技術標準，并且構建功能完善的跟蹤機制，通過對各個部門任務完成情況進行定期追蹤，從而保證獲取的數據信息更加準確，全面避免因為數據失誤影響采購活動開展[8]。

（三）簡化采購程序

在對采購工作進行控制和管理時，房地產企業首先要與可靠的供應商進行長期合作，并且定期對供應商資質進行審核，才能保證產品應用質量能夠符合項目發展要求，并且做好售后管理。在對供應商進行選擇時，要避免出現暗箱操作和貪污腐敗等現象。房地產企業在對這個環節進行監督時，需要定期開展質量檢測等工作，還要深入到供應商生產場地，對產品應用質量進行隨時檢驗，如果發現供應商無法滿足采購要求，要立即終止后續合作。管理人員還要根據不同采購要求，對應現有工作程序進行優化處理。要經?？s短工作開展時間，還要保證物資能夠供應充足，為不同類型項目發展提供充足支持[9]。

（四）優化內外部環境

在對采購管理工作環境進行優化時，首先要構建良好的內部環境，房地產企業在制定決策時，要聽從各個部門技術人員意見，還要充分發揮分權制衡價值。房地產企業需要設立專門內審部門，并且對部門職能和權力進行明確劃分，要通過審計工作開展，對采購業務發展情況進行全方位追蹤和管理。房地產企業還要對各個部門職能進行明確劃分，要保證所有部門工作人員都能明確自身具體內容和職責要求，在開展工作時還要促進部門之間協調作業，通過部門之間良好溝通和交流，為采購管理工作開展提供充足支持。房地產企業要在內部營造良好管理氛圍，確保管理人員能夠在這一氛圍下提高自身能力水平。在對外部環境進行優化時，管理人員需要對市場發展狀態進行全面了解，在此基礎上制定針對性管理計劃[10]。

（五）建立健全風險防控機制

在進行風險防控機制建設時，房地產企業需要設定針對性風險防控目標，要對風險等級進行明確劃分，并且積極利用信息化技術，對風險問題進行有效識別，通過對風險影響范圍進行科學評估，并制定針對性防范措施，對問題進行妥善應對。在進行風險防控目標設置時，房地產企業要對自身風險承受能力進行定期評估，并且構建多層次防范方案。在對風險問題進行識別時，管理人員還需要積極學習一些新型知識和技術，并且提高自身信息化技術操作水平。在進行智能化終端應用時，管理人員需要降低失誤問題發生概率，避免對風險防控工作開展產生不良影響。在對風險問題進行預防和處理時，管理人員也需要從整體層面制定針對性防控計劃，并且將其與日常管理工作內容進行有效融合，進一步提高這項工作的科技水平。

三、結語

綜上所述，房地產企業要想提高采購管理效率，就需要對現有業務流程進行簡化處理，通過構建信息化管理平臺，不斷完善和優化平臺的功能，為后續采購管理工作的開展提供技術支撐。另外，房地產企業還需要積極積累采購經驗，根據企業發展需求，構建針對性的管理模式，進一步提高自身的內部控制水平，幫助房地產企業防范風險，從而實現房地產企業的可持續發展。