基于內(nèi)控角度下的企業(yè)物資采購審計風險與控制策略

葉繼軍 四川省煙草公司眉山市公司

市場經(jīng)濟環(huán)境下，審計工作的重要性越發(fā)凸顯，借助有效的審計工作，企業(yè)經(jīng)營安全問題能夠得到有效緩解，整體效益也能夠從源頭上提高。在實施財務管理的過程中，完善的內(nèi)部審計工作可以推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。物資采購在企業(yè)生產(chǎn)運營中發(fā)揮著不容忽視的作用，如果能夠以較低的成本采購到高質(zhì)量的物資，可以幫助企業(yè)實現(xiàn)降本增效。而針對物資采購中存在的問題，應該加強審計力度，通過物資采購審計來防范采購風險，優(yōu)化采購環(huán)境，推動企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。

一、企業(yè)物資采購審計概述

物資采購審計是指審計部門依據(jù)有關法律法規(guī)和企業(yè)管理規(guī)定，實施適當?shù)膶徲嫵绦颍菍ξ镔Y采購全過程實施的監(jiān)督和評價，是財務審計與管理審計的融合。物資采購審計的主要內(nèi)容包括審計物資采購內(nèi)部控制、采購計劃、采購合同、采購招標、供貨商選擇、采購數(shù)量、采購價格、采購質(zhì)量、物資保管、結(jié)算付款以及物資采購期后事項等[1]。

物資采購審計的內(nèi)容體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，需要對“該不該買”進行審計。采購計劃的編制是實施物資采購的第一步，從企業(yè)內(nèi)部控制的角度，為幫助企業(yè)實現(xiàn)降本增效，更好地提升企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的可持續(xù)性，而采購計劃的編制依據(jù)、編制的科學合理性、物資采購的必要性、采購金額的預算（價格預測）等就顯得尤為重要，在制定好物資采購計劃后，需要對計劃進行審查，審查采購計劃審批手續(xù)的履行情況、資金的落實情況，采購計劃的制定是否符合企業(yè)發(fā)展的需求，如果采購計劃不合理，不僅會影響預期效益的實現(xiàn)，還有可能給企業(yè)帶來一定物資積壓和資金壓力，引發(fā)資源浪費的問題，影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營。同時還需要審查采購計劃的資金預算、價格預測的合理性，有效降低企業(yè)的采購成本。其次，需要對“何時購買”進行審計。及時有效地進行物資采購，可以最大程度的提高資金使用效率，減少物資庫存積壓，有效降低企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)壓力，審查各采購實施部門的采購執(zhí)行率、采購進度情況、存貨周轉(zhuǎn)率等，以確定好最佳的采購時間，在保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營順利實施的同時，降低資金和倉儲成本[2]；然后，需要對“怎么樣買”進行審計。企業(yè)物資采購可以采用的方式有很多，如公開招標、競爭性談判、單一來源采購等，不同采購方式有著各自不同的特點，適用于不同的情況，需要合理進行選擇，對物資采購的價格進行控制。在對物資采購方式進行審計時，應該借助于專業(yè)知識和豐富經(jīng)驗進行分析判斷，保證采購方式選擇的客觀性、科學性，這樣不僅能夠加快物資采購的速度，也能夠降低成本，減少人力物力方面的消耗；最后，需要對“采購誰的”進行審計。審計人員在對物資采購過程審查時，審計人員需要在對供應商進行審查的同時，制定出嚴格的篩選標準，選擇信譽良好且實力強勁的供應商，在保證物資質(zhì)量的前提下，實現(xiàn)價格合理。在實施審計監(jiān)督時，應該對招標文件和評議標準進行審查，確保不存在缺項漏項的問題，相關條款表述清晰，責任明確。

二、企業(yè)物資采購審計風險的類型

企業(yè)在實施物資采購審計的過程中，存在一定的風險，需要審計人員重視起來，做好風險類型的分析，為風險防范和應對提供參考。結(jié)合實際情況分析，企業(yè)物資采購審計風險的類型主要包括幾種：一是制度執(zhí)行風險。部分企業(yè)在實施物資采購的過程中，并沒有嚴格依照相關制度來對各項工作進行落實，導致制度執(zhí)行不到位，影響采購工作有效性的同時，也會引發(fā)相應的風險問題；二是采購執(zhí)行風險[3]。實施采購過程中，可能會出現(xiàn)不法供應商通過提供虛假材料謀取中標、成交，采取不正當手段詆毀、排擠其他供應商，與采購人、其他供應商或者招標代理機構(gòu)惡意串通，向招標代理機構(gòu)行賄或者提供其他不正當利益，以及在代理行業(yè)采購業(yè)務中存在收受賄賂、惡意串通、開標前泄露標底、偽造變造采購文件等違法行為的招標代理機構(gòu)的風險；三是采購合同風險。相關負責人在對采購合同進行簽訂時，如果重視不足或者法律意識不高，可能出現(xiàn)合同條款不完整，合同權利和義務、違約責任和爭議解決條款等相關責任不清晰等問題，這些問題的存在都會對物資采購工作的實施產(chǎn)生阻礙，甚至使企業(yè)形成損失、法律糾紛等；四是采購價格風險。市場需求的變化會對物資的價格產(chǎn)生影響，企業(yè)在物資采購具體實施時，如果一味依照單一死板的采購計劃實施采購工作，未及時了解和充分調(diào)研市場價格，對采購計劃進行及時的調(diào)整，還以最初的采購計劃金額制定采購控制價或限價，就可能出現(xiàn)增大采購成本的風險或采購事項流標等風險，影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營；五是采購驗收風險。企業(yè)在落實物資采購工作的過程中，需要對物資進行驗收，以確保采購的物資能夠滿足自身需求。而部分驗收人員本身對于自身工作的重要性認識不到位，或驗收時缺少監(jiān)督人員，沒有依照合同要求又或者企業(yè)的實際購買需求進行驗收，導致部分物資的質(zhì)量和數(shù)量上都無法滿足企業(yè)發(fā)展需求，甚至可能引發(fā)相應的資金支付風險[4]。

三、內(nèi)控視角下企業(yè)物資采購審計風險控制策略

（一）做好前期準備

一是應該對審計范圍進行明確。企業(yè)實施物資采購的主要目的，是滿足自身的生產(chǎn)經(jīng)營需求，確保日常工作的順利實施。為了盡可能避免出現(xiàn)審計風險，在前期準備階段，必須明確物資采購審計的范圍，可以根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要及企業(yè)內(nèi)部控制風險因素分析，制定審計計劃和審計方案，重點關注采購數(shù)量較大、采購次數(shù)頻繁、采購價格較高、采購價格變化頻繁、質(zhì)量問題突出、長期積壓或短缺、領導關注、內(nèi)部控制薄弱和出現(xiàn)錯誤概率較高的部門、環(huán)節(jié)或物資類別等。

二是應該對審計對象進行明確。從提高物資采購審計工作針對性的角度，應該明確審計的對象，切實做好審計風險防控工作。市場經(jīng)濟環(huán)境下，審計人員應該對企業(yè)的經(jīng)營性質(zhì)、采購方式以及物資類型等進行全面分析[5]，切實保障審計方案的可行性，提升其實際效果。在確定采購金額的同時，需要對以往的工作經(jīng)驗進行總結(jié)，做好審計風險的分級和分類管理，推動審計時間與采購工作的相互協(xié)同。對于一些風險相對較大的項目，需要加大審計力度。

三是應該對審計方式進行明確。合理的審計方式可以推動工作進度的加快，保證審計工作的可靠性，促進企業(yè)內(nèi)控能力的提高。在物資采購審計中，比較常見的審計方式有三種，第一種是審計調(diào)查，主要用于審查、評價企業(yè)物資采購內(nèi)部控制的總體情況，可以從控制環(huán)境、風險管理、控制活動、信息與溝通以及監(jiān)督等方面進行深入調(diào)查、了解和測試；第二種是全過程審計，主要適用于采購數(shù)量較大或采購價格較高，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營起到關鍵性的采購事項，應從采購計劃、采購實施、采購驗收等環(huán)節(jié)全過程進行審計[6]。第三種是專項審計，適用于定期或不定期組織審計人員，對企業(yè)實施的采購項目，尤其是未納入日常審計監(jiān)督的采購項目按一定比例進行現(xiàn)場抽查審計。

（二）優(yōu)化審計模式

企業(yè)在開展物資采購工作的過程中，需要依照不同的采購需求，選擇不同的審計模式。物資采購的可以分為集中采購和分散采購，集中采購指企業(yè)不同部門依照自身的需求，提出物資采購申請，經(jīng)審批通過后交由采購部門進行統(tǒng)一采購，這樣的采購方式透明度高，人員職責明確，能夠最大限度地降低違規(guī)違法操作情況。集中采購模式下，采購人員需要對供應商的基本情況進行明確，如信譽度、行業(yè)口碑等，如果供應商曾經(jīng)因為不正當競爭遭受過懲處，不能將其作為合作對象。集中采購可以通過較大的數(shù)量優(yōu)勢來壓低采購價格，降低成本支出，也方便對采購的物資進行溯源。

分散采購相比較集中采購更加煩瑣，審計工作也比較復雜，從降低審計風險的角度，需要做好幾個方面的工作：一是避免在采購工作中弄虛作假，不能出現(xiàn)采購價格過高或者刻意躲避審計的情況；二是應該合理設置送審金額，若送審金額設置得過高，會導致監(jiān)督難度的增大，若送審金額設置得過低，會引發(fā)頻繁送審的情況[7]，影響審計工作的質(zhì)量。一般情況下，可以根據(jù)企業(yè)實際采購規(guī)模設置送審金額或具體采購事項；三是應該切實做好驗收工作，確保實際收到的物資清單、合同約定的物資清單相關數(shù)據(jù)的一致性，避免出現(xiàn)驗收物資同實際需要采購的物資不一致。四是分散采購涉及的品牌和類型相對較多，需要審計人員做好市場調(diào)研工作，對相應的信息進行準確核實；五是在物資采購準備階段，審計人員就需要提前接入，對采購申請的合理性進行分析，避免出現(xiàn)不合理采購的情況。不管是集中采購審計還是分散采購審計，都需要做好預算控制，確保不會出現(xiàn)預算超標的情況，切實保證物資采購工作的合理性。

（三）打造價格倉庫

在市場經(jīng)濟自由性、開放性的影響下，企業(yè)在物資采購環(huán)節(jié)，對于價格的制定不可能做到絕對合理，相關工作人員也只能從實際情況出發(fā)，將誤差盡可能控制在相對較小的范圍內(nèi)。在針對物資采購價格進行確定時[8]，可以采用的方法有幾種：一是通過市場詢價，計算出物資的平均價格，將售后服務、配送等因素考慮在內(nèi)，制定出較市場平均價格略高或者略低的價格；二是可以結(jié)合商品商標、包裝提供的聯(lián)系方式，與生產(chǎn)商進行聯(lián)系，詢問其價格，然后考慮市場需求的影響來對價格進行制定；三是成本分析定價，這種方法適用于部分來源單一、價格不確定的商品，在分析成本后，可以與企業(yè)或者供應商協(xié)商采購價格。

在對周期性物資進行采購時，從規(guī)避審計風險的角度，采購實施部門應該建立起相應的價格信息系統(tǒng)，充分利用了各種價格來源渠道，通過廣泛的收集市場物資價格信息，建立起容量豐富的價格信息資料庫，做好匯總工作，將其存儲到信息系統(tǒng)中，對價格信息資料庫中的信息進行定期或?qū)崟r更新，有效地在企業(yè)各部門之間進行信息共享，為采購實施提供價格支撐，發(fā)揮信息使用效率。

（四）關注重點物資

企業(yè)物資采購環(huán)節(jié)，重點物資與非重點物資并沒有非常明顯的區(qū)別，在這種情況下，需要工作人員從企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模和管理情況出發(fā)，確定重點采購物資，加大審計力度。對于一些經(jīng)營規(guī)模相對較大的企業(yè)而言，重點采購包含了三種情況：一是與企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營相關的物資采購項目，采購金額占比相對較高的采購項目，二是物資突然緊缺，需要馬上采購；三是采購的物資貨源單一，或者存在壟斷的情況。在實施重點采購審計的過程中，從規(guī)避審計風險的角度，需要保證審計工作的靈活性，如果物資數(shù)量和金額較大，需要對采購工作是否采用了招標形式進行審計，要求投標單位不少于3家，對投標單位的資質(zhì)和背景進行審核。應該保證招標的公平性，做到公開選購、公平交易，確保招投標的每個環(huán)節(jié)都不存在違規(guī)現(xiàn)象。對于急需物資的采購，需要安排專門的審計人員參與進來，確保采購工作能夠得到有效落實。如果物資的貨源單一，采購人員需要與供應商進行溝通，確定好采購價格，保障企業(yè)的利益[9]。

（五）監(jiān)督采購流程

企業(yè)物資采購流程涉及的內(nèi)容較多，如采購計劃制定、采購計劃審批、采購實施環(huán)節(jié)、合同簽訂、采購驗收、資金支付等，在采購過程中，企業(yè)需要結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展的實際情況，制定相應的監(jiān)督管理機制和流程，以確保企業(yè)內(nèi)部審計及監(jiān)督管理部門正確行使監(jiān)督職能。對物資采購過程中各項工作的落實情況進行監(jiān)督管理，保證采購流程的科學性與合理性，避免出現(xiàn)違規(guī)違法的行為。具體來講，一是根據(jù)企業(yè)自身實際情況，明確采購各主體、各環(huán)節(jié)的權力和責任，合理安排分工，優(yōu)化流程銜接，確保不相容崗位相互分離、相互制約、相互監(jiān)督，防止權力過于集中。要緊盯關鍵環(huán)節(jié)、崗位和重大風險事項，從嚴管理，重點防控，實現(xiàn)對采購權力運行的有效制約，做到權責分明、依法依規(guī)；二是采購實施環(huán)節(jié)應該依照有關標準，對物資供應商進行審查，看其是否能夠滿足采購招投標要求，是否能夠依照相關采購流程對物資采購工作進行落實。若供應商存在有違規(guī)違法行為，在經(jīng)過核實后，應該立即取消合作關系。如果采用了不常見的采購方式，工作人員需要對采購方式的合法性進行審查，看其是否滿足相關要求；三是驗收環(huán)節(jié)，要結(jié)合物資采購的具體情況，尤其是重大的采購項目要明確相關驗收程序和組成驗收小組，實物類采購的驗收需要核實數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否符合采購要求，質(zhì)量有特殊要求的，還需提供檢驗合格證、質(zhì)量檢測報告等，避免出現(xiàn)以次充好、內(nèi)外勾結(jié)等現(xiàn)象造成企業(yè)損失的情況[10]。四是評價環(huán)節(jié)，對于服務類采購和實物類采購的后續(xù)監(jiān)督，可以采用效益型評價的方式，關注采購目的是否實現(xiàn)，投入產(chǎn)出有無達到預期；供應商有無供貨不及時、服務不到位等現(xiàn)象，物資有無閑置與浪費等。

四、結(jié)語

總而言之，企業(yè)在物資采購工作中，想要做好審計風險防控并不容易，需要充分重視起來，把握好審計風險的類型，借助先進的手段和有效的方法，切實做好風險防控工作，將物資采購審計風險控制在企業(yè)能夠接受的范圍內(nèi)。