業務流程管理系統在企業中的應用

韋烜

為提升企業管理流程信息化水平，推動企業各項管理流程系統化、規范化、信息化，當充分利用業務流程管理系統的信息化優勢，逐步實現與企業現有信息系統的全面對接及數據共享，實現不同區域、不同部門用戶間協同工作、系統設計，協調各應用系統的資源，適應業務的長期發展，滿足真正信息化協同工作的要求，達到提升管理、提高效率等目的。

（一） 部分業務流程仍然通過傳統方式管理

企業中部分業務流程，沒有信息化支撐，仍然通過紙質審批表、手工簽字等傳統方式，審批時間長、效率低下；對歷史數據的整理統計分析存在很多困難，很難實現對流程的優化；與現有的信息系統無法整合，不能實現一次錄入，所有信息系統共享。

（二）有信息系統支撐的業務流程，集成和整合程度不高

現有的信息系統頂層設計不足，系統之間數據無法傳遞，存在信息孤島現象；用戶需要登錄多個信息系統填寫數據，業務流程出現斷點，業務數據不能共享；信息系統的業務流程已經固化，業務流程調整需要軟件開發人員完成，耗費大量人力和財力。

（一）業務流程管理系統簡介

業務流程管理系統是一種實現企業內部業務管理流程全面整合的信息系統，根據業務流程的變化，促進用戶與系統之間進行相應的優化調整?？梢酝ㄟ^內部網絡或者互聯網實現信息傳遞、數據同步、業務監測和企業業務流程的不斷優化，實現與公司現有信息系統的全面對接及數據共享，協調各應用系統的資源，達到跨應用、跨部門、跨供應商與客戶的流程運轉。

（二）業務流程管理系統特點

通過專業的信息系統確保企業管理體系和制度的執行，規范企業運營，提升企業管理流程化、標準化和系統化的水平；促進企業內部部門協同工作，通過流程的信息化、可視化，提高流程的執行效率；分析流程運行過程中存在的優點和不足之處，為企業流程的優化提供數據支撐；普通用戶可通過流程表單、流程圖、流程明細表等基本信息對業務流程系統里面的流程進行快速定制開發；通過現有的信息系統集成，實現數據共享等功能，將現有獨立信息系統的流程有效組織和管理起來，改變目前業務管理分散化的現狀，分解復雜業務流程，規范業務流程運轉，降低企業運營管理成本，對業務流程進行有效的監控和優化，逐漸積累業務流程基礎數據，為決策和考核形成數據支撐。

（一）業務流程需求分析

需求分為功能性需求和非功能性需求，其中功能性需求以系統需提供的具體內容為主，而非功能性需求以系統性能、可靠性、安全性、可擴展性等方面的需求為主。

功能性需求主要是各業務流程歸口管理部門，按照企業相關管理標準，梳理現有的各業務流程，結合本部門實際業務開展需求，將需要在業務流程管理系統中使用的流程進行篩選匯總并進行優先級排序，制定完善業務流程圖、表單和明細表（流程節點說明）等。

非功能性需求主要包括應具有高性能，能滿足系統用戶登錄、使用的需求；必須有單獨的登錄控制模塊對登錄用戶進行身份標識和鑒別；根據用戶的身份和對系統的使用情況將用戶分成不同的用戶組和角色；明確各個功能的流程上的安全措施；不同系統設計不同級別的安全措施；為敏感數據提供相應的安全保障；能夠支持不同級別的擴展和負載均衡機制，集成管理多個服務器和組件的調度和運行，對各種異常事件提供應急方案和恢復手段等。

（二）系統架構分析

物理架構分成服務器端和客戶端兩部分，采用B/S架構訪問。服務器端由系統訪問服務器、工作流引擎業務服務器、數據庫服務器和網絡基礎架構組成，客戶端由電腦、移動終端組成。

目前主流的業務流程管理系統整體劃分為三層：用戶接口層、業務邏輯層和數據存儲層。

用戶接口層包含的模塊有：用戶權限管理、集成工作平臺接口、報表統計、界面設計、流程監控、工作列表和管理配置模塊。

業務邏輯層分為業務流程模塊和流程開發模塊兩大部分。

業務流程模塊指根據企業管理制度標準，對戰略規劃流程（企業管理、戰略規劃等）、核心流程（項目、采購、生產、市場營銷、銷售、維護等）、支持流程（財務、人力資源、安全環保等）建立流程模型。

流程開發模塊包括流程建模工具、流程仿真分析工具、流程部署工具、流程執行引擎、連接器管理模塊、流程運行報表、集群控制、短信提醒審批服務、表單設計工具、日志管理模塊。

數據存儲層包括流程執行數據、流程歷史數據、非結構化文件數據等。

（三）業務流程管理系統實施過程

業務流程管理系統實施過程包括業務流程梳理、流程定義開發、上線測試、流程優化、與其他信息系統集成等方面組成。

在使用業務流程管理系統之前，首先進行業務流程的梳理，形成業務流程文檔。包括繪制業務流程圖、編制流程明細表、提供業務流程電子表單。

業務流程圖必須具有明確的目的性和連續性；必須注明哪些結點需要線上處理，哪些節點可線下處理。線上處理的流程必須使用帶有用戶標記的活動節點；條件判斷分支中必須考慮全部發生的可能狀況；必須為每個活動結點明確執行人。

流程明細表必須與業務流程圖保持數據一致；必須為每個節點的界面項設置操作屬性，提供全部所需數據；若界面表項需要從其它信息系統進行獲取，必須注明對方系統名稱；界面表項中必須將表單中隱藏的信息抽取出來。

業務流程電子表單必須符合企業的規章制度和實際業務需求。

進行流程定義開發，需要建立圖形化流程模型，建立用戶角色和流程任務的關聯。業務流程管理系統包含流程建模工具、業務流程工作流引擎、用戶界面設計器?？梢钥焖賱摻I務流程并進行部署。流程建模工具可以讓用戶在白板上以圖形方式繪制工作流程，節省時間和精力。支持圖形化業務流程建模和管理管理。流程繪制過程中，支持利用上下文組件板、拖拽、定義數據和分配用戶。一個業務流程由多個處理活動首尾銜接而成，活動顯示名稱應盡量簡潔明了。活動之間由順序流相連，一個活動可以有多個前續活動，但只能有一個后繼節點；當一個流程在某一個活動處理完后根據不同條件發生分至時，需要用一個排斥分支網關，然后根據設定條件分別將分支網關和相應對象通過順序流連接起來，順序流的名稱為判定條件。

實施過程中將開發環境、測試環境和正式工作環境分開。流程開發完后首先在開發環境中進行模擬運行，模擬運行通過后部署到測試環境中進行測試。在開發環境、測試環境通過后，才能將流程部署到正式工作環境，保證系統正式運行的穩定性。

根據流程運行數據和反饋，進行流程的持續優化。業務流程管理系統的流程監控工具監控流程運行狀態，對流程運行情況進行實時分析統計。將生成的數據提供給企業管理層，作為流程優化的依據。對現有業務流程進行分析、評估、識別，分析現有流程與企業目標的差異，通過清理非必要流程、簡化非必要節點、整合流程等方式優化業務流程。

流程優化時需要必須詳細描述優化的原因、優化內容、流程優化版本。若流程圖或表單發生優化，業務部門必須提供新的業務流程圖、明細表和電子表單，并保持三文檔內容的一致性。各文檔需滿足的條件與開發流程中相同。優化的流程信息必須與公司規章制度相符。業務流程圖需滿足業務流程管理系統流程圖繪制標準的各項規范、表達的目的性和條件判斷是否正確、業務流程明細表信息是否能能滿足開發人員進行開發、業務流程是否能夠在業務流程管理系統中實現，若不能實現，可為業務部門提供修改建議。

與現有系統的集成。通過實施業務流程管理系統，把分布其他信息系統的數據整合到一起。其他信息系統應提供相應的接口，業務流程信息系統通過企業服務總線與現有系統進行交互和數據整合。業務流程管理系統有內置和外部開發的連接器，連接器開發工具既可以開發新的連接器，也可以連接常用的商業或開源數據庫、OA辦公系統、即時消息系統、ERP系統、MES系統、MRO系統、QMS系統等，實現業務流程數據的集中管理。

作者單位：青島中車四方軌道車輛有限公司

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