新形勢下的高等職業(yè)院校檔案管理

解江平

摘要：新形勢下，高等職業(yè)院校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)緊跟時代發(fā)展的步伐，在此過程中，職業(yè)院校需要融入數(shù)字化、信息化的工作管理形式，并且對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化、改善。除此之外，高職院校內(nèi)部還應(yīng)當(dāng)形成從上至下積極、正確的檔案管理意識，確保檔案管理工作能夠穩(wěn)定、有效地開展。本文對新形勢下高等院校檔案管理工作進(jìn)行分析、探討。

關(guān)鍵詞：新形勢;高職院校;檔案管理

引言：新形勢下，高等院校在落實(shí)檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步優(yōu)化過往陳舊、落后的管理方式，結(jié)合體系化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的管理準(zhǔn)則，規(guī)范各項(xiàng)檔案管理工作的開展形式，確保檔案管理工作能夠穩(wěn)定、高效地進(jìn)行。其次，高職院校還應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)厲、嚴(yán)格的檔案管理制度，確保學(xué)校內(nèi)部的教職工均能夠穩(wěn)定、高效地參與到檔案管理工作中，提高學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

一、高職院校檔案管理工作存在的問題分析

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視

在當(dāng)前高職院校檔案管理工作中，部分學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)干部未重視檔案管理工作，從而使得高職院校內(nèi)部的檔案管理工作普遍還存在相應(yīng)的問題。具體來說，由于領(lǐng)導(dǎo)干部不具備檔案管理的意識，對檔案管理工作未作出清晰、客觀的認(rèn)知，以至于部分高職院校將檔案管理工作放置于各項(xiàng)工作管理的末端，部分職業(yè)院校甚至沒有明確規(guī)范檔案管理工作的具體要求。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部將工作精力放置在學(xué)科建設(shè)以及學(xué)校實(shí)訓(xùn)基地打造建設(shè)層面，而針對此類在短時間內(nèi)無法產(chǎn)出較高效益的檔案管理工作并未引起足夠的重視。

除此之外，部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部還認(rèn)為檔案管理工作只是簡單實(shí)現(xiàn)對資料的收集整理，沒有充分意識到檔案館的工作在新時期高職院校工作管理中所具備的重要性和現(xiàn)實(shí)意義。由于在高職院校上層領(lǐng)導(dǎo)部門思想深處并未引起對檔案管理工作足夠的重視，以至于高職院校從上至下還未形成積極、正確的檔案管理意識。大部分高職院校內(nèi)部教育員工普遍具備錯誤的檔案管理思想和管理理念，其單方面認(rèn)為在高職院校內(nèi)部所開展的工作應(yīng)當(dāng)以教學(xué)和管理為主，而檔案資料的收集、管理是學(xué)校辦學(xué)之外的事情，從而使得學(xué)校內(nèi)部教職員工不重視檔案管理工作的開展，甚至是不愿意在檔案部門開展相關(guān)工作時進(jìn)行積極有效地配合。此外，由于高職院校內(nèi)部高級領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作未作出清晰、直觀的認(rèn)知，從而也使得部分檔案管理人員也不具備明確的工作目標(biāo)和方向，認(rèn)為檔案管理工作事不關(guān)己，只要在檔案管理工作中不出現(xiàn)重大過失即可，從而使現(xiàn)有的高職院校檔案管理工作無法穩(wěn)定、全面、有效地開展。

（二）檔案管理人員缺乏專業(yè)知識

新時期，隨著我國加大對職業(yè)院校的建設(shè)管理力度，無論是現(xiàn)有的高職院校學(xué)科建設(shè)資源，還是當(dāng)前學(xué)校內(nèi)部各項(xiàng)工作開展的實(shí)際形式也發(fā)生了相應(yīng)的改變。在新時期，國家加大了對高職院校在各領(lǐng)域的投資建設(shè)力度，但是高職院校卻沒有將相應(yīng)的資金投入到對檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)過程中，上文說到，由于高職院校內(nèi)部所開展的檔案管理工作在短時間內(nèi)無法為學(xué)校帶來較大的經(jīng)濟(jì)效益，從而使得學(xué)校不愿意招聘高素質(zhì)、高技能水平的檔案管理人員來開展相關(guān)作業(yè)，以至于當(dāng)前學(xué)校內(nèi)部的檔案管理人員無法穩(wěn)定、高效地開展相關(guān)工作。

當(dāng)前高職院校內(nèi)部檔案管理員大部分不是由本專業(yè)教職工來擔(dān)任，此類工作人員缺乏在檔案管理工作中的專業(yè)化知識以及專業(yè)化技能，無法應(yīng)對檔案資料的收集、整理，以至于現(xiàn)有高職院校檔案管理工作的效率相對較低，其次在現(xiàn)有高職院校檔案管理人員思想深處還未有效地融合相應(yīng)的服務(wù)意識，其單方面認(rèn)為落實(shí)檔案管理工作只需要將檔案進(jìn)行歸檔管理或管理保管即可，而未將檔案管理工作的服役意識在檔案管理工作中進(jìn)行充分踐行，從而導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案資源無法發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。

（三）管理方法和管理手段落后

在當(dāng)今信息化時代，各行各業(yè)面向電子化、信息化方向進(jìn)行發(fā)展是必然的趨勢，當(dāng)前高職院校在檔案管理工作中也需要融入數(shù)字化、信息化的檔案工作管理形式，但是部分高職院校在檔案管理工作中仍然沿用過往傳統(tǒng)陳舊、落后的管理方式，如手工管理，以及對相關(guān)檔案資料進(jìn)行手工編輯，部分檔案資料的關(guān)鍵信息還是用手工填寫的，此類信息記錄方式相對較為落后，無法進(jìn)一步提高檔案管理工作效率。雖然部分高職院校在檔案管理工作中也融入了數(shù)字化、信息化的管理形式，但是相關(guān)檔案管理人員只是單方面將現(xiàn)有的電子文檔進(jìn)行收集管理，還未實(shí)現(xiàn)對相關(guān)檔案資料進(jìn)行分類管理以及分類儲存，以至于在對檔案資料查詢、檢索時還存在相應(yīng)的問題。

除此之外，部分高職院校在現(xiàn)有的檔案館的工作中雖然結(jié)合了各項(xiàng)信息化設(shè)備的使用，但是相關(guān)工作人員還未實(shí)現(xiàn)對過往的檔案資料實(shí)施無紙化改造，比如未結(jié)合相應(yīng)的掃描儀或打印機(jī)來實(shí)現(xiàn)對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行無紙化備份，以至于高職院校現(xiàn)有的檔案管理工作還不全面。此外，在現(xiàn)有的檔案資料管理工作中，結(jié)合數(shù)字化、信息化的工作管理形式還需要結(jié)合大數(shù)據(jù)系統(tǒng)以及人工智能系統(tǒng)的使用，來進(jìn)一步提高檔案資料的管理、管控力度，確保檔案管理人員能夠在短時間內(nèi)尋找到目標(biāo)資料，來服務(wù)學(xué)校相關(guān)工作的開展。

（四）高職院校檔案管理工作缺乏科學(xué)合理的管控制度

高職院校不同于其他行政管理部門，在辦學(xué)過程中，高職院校缺乏統(tǒng)一、完善的管控制度，尤其是在當(dāng)前高職院校內(nèi)部的檔案管理工作中，由于高職院校內(nèi)部并未制定成熟、完善、全面的檔案管理制度，相關(guān)檔案管理人員在管理文件資料的過程中不具備明確的管控重心和管控方向。

其次，現(xiàn)階段大部分高職院校所開展的檔案管理工作仍然采取封閉式的辦館管理形式，所沿用的管控制度相對較為陳舊、落后，且在落實(shí)對檔案資料管理管控的過程中還未制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而使得檔案管理人員在搜集資料、管理資料時還存在相應(yīng)的問題。檔案管理人員在整理檔案方面也不具備明確的規(guī)章制度作為開展相關(guān)工作的參考依據(jù)，以至于在對相關(guān)檔案資料進(jìn)行核對、歸檔、管理、保存、管控的過程中，存在相關(guān)文件的資料信息不規(guī)范、不全面的狀況。

總體來說，由于高職院校內(nèi)部未制定科學(xué)合理的檔案管理制度，以至于現(xiàn)有高職院校內(nèi)部所開展的檔案管理工作相對較為混亂。同時，由于缺乏管理標(biāo)準(zhǔn)，也使得稿子院校內(nèi)部的檔案資料的放置較為隨意、混亂。無論是對檔案資料的裝訂管理，還是電子化檔案資料的制作格式，均缺乏明確的規(guī)定，從而使得高職院校在短時間內(nèi)無法快速查詢到目標(biāo)資料，同時隨著高職院校辦學(xué)工作的持續(xù)進(jìn)行，其產(chǎn)生的檔案資料也會逐漸增加，由于缺乏統(tǒng)一、完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，會導(dǎo)致檔案管理工作變得更加混亂。其次，由于管理不到位也會使得部分檔案資料內(nèi)容失真或內(nèi)容缺失。最關(guān)鍵的是，在當(dāng)前高職院校檔案管理的過程中還未制定相應(yīng)的案卷目錄，并且相應(yīng)的案卷目錄也沒有具體的分目錄，從而使得學(xué)校很難實(shí)現(xiàn)對相關(guān)資料進(jìn)行查詢、查找。

二、高職院校檔案管理方面問題的對策建議分析

通過對上文的分析可以看出，當(dāng)前高職院校在檔案管理工作中未形成積極正確的管理理念，同時相關(guān)管理人員也不具備專業(yè)化的知識理論，學(xué)校所采用的管理手段也相對較為落后。當(dāng)前高職院校應(yīng)當(dāng)改變自身在檔案管理過程中混亂、無序的狀況，對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和改善，以此來提高學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量和效率。具體來說，需要注重以下幾點(diǎn)。

（一）提高對檔案管理工作的重視度

上文提到，由于學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)干部未形成對檔案管理工作積極正確的認(rèn)知，并且由于檔案管理工作在短時間內(nèi)無法看到良好的效果，因此使得高職院校內(nèi)部所開展的檔案管理工作相對較為滯后，針對此類狀況，為了有效地改善當(dāng)前學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作不重視的局面，給予檔案管理工作全新的生機(jī)，學(xué)校應(yīng)當(dāng)從領(lǐng)導(dǎo)決策以及工作管理體系出發(fā)，構(gòu)建一個成熟完善的檔案管理機(jī)構(gòu)以及領(lǐng)導(dǎo)小組。學(xué)校應(yīng)當(dāng)構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理工作體系，將具體的檔案管理工作職責(zé)進(jìn)行細(xì)分，將每一項(xiàng)管理工作分配給每一位學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，使其明確自身在檔案管理工作中的具體職責(zé)，確保每一項(xiàng)檔案管理工作都具備相應(yīng)的責(zé)任主體。

比如學(xué)校可以將檔案管理工作分配給各院系主任，再由院系主任將具體的檔案管理工作分配給各專業(yè)教師，形成從上至下的檔案管理工作體系，確保每一位參與到檔案管理工作中的人員都具備明確的責(zé)任目標(biāo)。同時學(xué)校也需要適當(dāng)?shù)貙?nèi)部各部門、各科室的檔案管理工作納入到其績效考核內(nèi)容中，以此來使得學(xué)校內(nèi)部各機(jī)構(gòu)、各部門能夠充分認(rèn)知到檔案管理工作的重要性，確保檔案管理工作能夠穩(wěn)定、高效地開展。除此之外，校領(lǐng)導(dǎo)干部還應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作中加大投資建設(shè)力度，加大對人力、物力、財(cái)力的投入，確保相關(guān)工作的開展具備相應(yīng)的保障。

（二）提升高職院校檔案管理作業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)

長期以來，由于高職院校對檔案管理工作沒有引起足夠的重視，以至于大部分檔案管理工作人員不具備專業(yè)化的知識技能，大部分開展檔案管理工作的人員通常不是學(xué)習(xí)本專業(yè)的，即便部分檔案管理人員是本專業(yè)出身，但是其所具備的知識理論體系在新時代環(huán)境下也顯得相對較為落后，無法滿足新時期高職院校檔案管理工作開展的新需求，因此，為了有效地轉(zhuǎn)變這一狀況，高職院校應(yīng)當(dāng)完成對現(xiàn)有檔案管理工作人員的定期培訓(xùn)，向其講解體系化、理論化的檔案管理知識，同時融入數(shù)字化、信息化的技術(shù)培訓(xùn)，使其在檔案管理工作中能夠具備基本的數(shù)字化操作能力，以此來實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)有檔案管理人才的技能提升。

除此之外，高職院校還應(yīng)當(dāng)鼓勵檔案管理人員進(jìn)行課題研究，多發(fā)表檔案管理方面的論文，以此來進(jìn)一步提升自身的科研水平，同時也確保其在研究過程中能夠發(fā)現(xiàn)學(xué)校在檔案管理工作中所存在的問題，以此來實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)有檔案管理工作的優(yōu)化和改善。因此，學(xué)校在對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)的過程中，應(yīng)當(dāng)盡可能向其滲透終身學(xué)習(xí)的意識，同時加強(qiáng)對時代前性知識理論的教學(xué)培訓(xùn)。

高職院校在檔案管理工作中除了需要實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)有檔案管理人才的教育培訓(xùn)，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)加大對外來人才的投資引入力度，吸引相關(guān)專業(yè)的管理人才進(jìn)入到現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍中，進(jìn)一步提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)水平，例如在當(dāng)今數(shù)字化、信息化時代，學(xué)校需要招聘相應(yīng)的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對其落實(shí)基本的檔案管理培訓(xùn)，使其能夠掌握當(dāng)今開展數(shù)字化、信息化、電子化檔案管理工作的基本技能。

并且，高職院校本身也是作為高等教育中重要的一部分，學(xué)校應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作中完成對相關(guān)管理人員思想道德品質(zhì)的提升，在培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)人員的過程中，提升其思想道德水平，增強(qiáng)其責(zé)任感和緊迫感，以此來確切地提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。并且高職院校也可以從自主培養(yǎng)的學(xué)生中挑選出優(yōu)秀的檔案管理人員來參與到高職院校檔案管理工作中，并且學(xué)校還應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理人員以學(xué)術(shù)交流的形式對外進(jìn)行研討學(xué)習(xí)，拓寬其視野，豐富其知識結(jié)構(gòu)，提高其專業(yè)知識水平。

（三）促進(jìn)高職院校檔案信息化管理

高職院校在當(dāng)前辦學(xué)的過程中應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善現(xiàn)有的數(shù)字化、信息化檔案管理工作，在此期間，學(xué)校需要加大對各項(xiàng)軟硬件設(shè)施的投資建設(shè)力度，例如引入全新的檔案資料管理系統(tǒng)以及各項(xiàng)硬件設(shè)備，如電腦、掃描儀、刻錄機(jī)，實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化、無紙化管理，以此來提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。并且高職院校還需要構(gòu)建成熟完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫，落實(shí)數(shù)據(jù)庫管理思想，在檔案管理工作中進(jìn)一步優(yōu)化現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫信息儲備，以此來提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（四）制定科學(xué)合理的檔案管理制度

高職院校在檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)依托建立健全的規(guī)章制度，形成一套體系化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的管理準(zhǔn)則，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作的開展形式。首先，學(xué)校需要制定一套歸檔、查閱、保存的管理制度來實(shí)現(xiàn)對相關(guān)文檔資料規(guī)范化的管理，同時在檔案管理工作中，高職院校也需要實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)檔案資料的分類管理，以此來提高對檔案資料查詢、查找的效率。因此，當(dāng)前高職院校在檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)結(jié)合體系化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，提高相關(guān)工作管理的質(zhì)量和效率，完成對相關(guān)檔案資料的有效管控，規(guī)范檔案管理人員的工作行為。

結(jié)束語

總體來說，在新形勢下，高職院校所開展的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)結(jié)合時代發(fā)展的趨勢，融入數(shù)字化、信息化的管理方式，并且學(xué)校還應(yīng)當(dāng)加大對各項(xiàng)信息化設(shè)備的投入力度，并且完成對專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)和打造，以此來確切地提高學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

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