信息技術在檔案管理應用中的問題與對策

李柯霏

摘? 要： 在新時期的事業單位檔案管理工作開展中，在檔案管理效率及質量方面的要求逐漸提升，要求在實際管理中可以合理地應用更有效的技術 手段，而其中十分重要的技術就是信息技術。隨著經濟社會和網絡信息技術的發展，信息化檔案管理安全面臨一些隱患，需要引起我們足夠的重視，采 取有效的防范措施，排除所面臨的隱患，確保檔案安全。

關鍵詞： 信息技術;檔案管理

引言

檔案信息資源是組織機構必不可少的內部資源，由開發人員進行具體 的開發與研究，并且進行二次應用，才能夠顯示出真正的價值。隨著我國 社會不斷發展，社會經濟十分活躍，對于檔案的管理工作，也提出了新的 要求。各個機構和部門的檔案管理工作，需要符合時代發展的要求，來更 好為社會做貢獻。在信息網絡環境下，信息傳播方式發生了很大的變化。 檔案管理，本質就是信息的管理，因此信息網絡時代，對于檔案的管理， 要更多地放在信息化的建設上，利用信息網絡手段，來加強檔案智能化的 應用效果。

1 當下檔案管理工作存在的問

1.1? 檔案管理的體制較為陳舊

在信息時代，檔案管理體制已經表現出很大的缺陷。首先，當下的檔 案管理工作體制，都是計劃經濟時期建立起來，具有很大的黨政機關的檔 案管理色彩。主要表現在分支機構和人員數量眾多、對于檔案信息過于敏 感、檔案管理的手續和流程十分復雜等。其次，隨著市場經濟的發展，企 業的生產和服務都發生了很大的變化，已經逐步向現代企業的模式過渡。 企業的檔案管理工作已經與企業的自身發展不相符，檔案管理工作已經跟 不上企業與時代發展的潮流。另外，信息網絡的普及，使得信息呈現大爆 發的狀態，傳統的檔案管理工作已經無法進行有效的處理。而落后陳舊的 檔案管理體制，對于信息網絡的發展所帶來的信息傳播、存儲等的變化， 沒有及時進行有效的對接，使得眾多信息沒有進行歸檔。尤其是在職工信 息的管理中，存在著很大的缺陷。職工在入職、離職等環節中，會涉及自 身檔案的轉接問題，落后的檔案管理制度，使得職工在處理個人檔案的過 程十分煩瑣，對職工造成很大的困難。

1.2? 信息化檔案傳輸過程中的安全問題

在信息化的檔案管理中，計算機系統的不一致使得檔案管理也有著 不一樣的管理方式。而有些檔案信息隨著時間的推移，也會增加數據的占 比，構成形態也變得各式各樣，以及檔案管理工作人員在電子檔案保存時 的格式不統一，加上檔案信息的來源比較廣，而檔案管理不同軟件所生成 的電子檔案格式也不一定相同，從而增加了檔案的安全風險。而網絡又有 開放性特點，因此在對電子檔案的管理過程中要注意計算機系統的不足和 漏洞，才能有效避免網絡病毒和黑客的非法攻擊，否則會導致檔案信息管 理系統遭到破壞，使信息泄漏。但是當前的信息安全技術的發展還存在著 不足，不能很好地保證信息化檔案管理的安全。加上我國的一些信息化管 理設備仍依賴于進口設備，安全隱患更大。

1.3? 管理人員不具備電子檔案管理的能力

雖然目前企業在經營和生產的過程中，正在普及對信息技術的利用， 然而企業并未重視電子檔案的管理，一些檔案管理人員并沒有充分認識對 檔案進行電子化管理的重要性，自身的信息素養無法滿足電子檔案管理 的要求。一些電子檔案管理人員在管理文檔時，沒有完全發揮信息技術的 優勢對文檔進行統一歸類和編號，也沒有根據實際情況對重要文檔或者機 密文檔進行備份，這些不規范的行為都會給電子文檔的存儲和提取帶來隱 患。由于管理人員的電子檔案管理能力比較低，運用信息化技術的能力比 較差，因此在實際管理過程中，無法采取規范的管理措施，電子檔案的提 取和價值挖掘程度比較低。

2 信息時代企業電子檔案的管理策略

2.1? 健全信息化檔案管理安全保障系統

應建立健全信息化檔案管理的安全保障系統，加強檔案信息管理程 序，聘請專業人才管理信息化檔案，確保其安全。檔案管理系統應采用正 版的殺毒軟件，才能在工作時避免木馬病毒的攻擊。制定符合實際且具有 約束力的信息化檔案管理制度，落實到檔案管理的每個環節中。還應建立起檔案管理責任體制，在工作中如果誰出了錯就要負起相應的責任，互相 監督。建立起安全的檔案信息保障系統，才能推進信息化檔案管理服務和 工作的進一步提升，讓檔案管理工作開展得更加順利。可在檔案管理工作 中讓工作人員進行互相監督，以防發生細節上的錯誤而未及時發現，對檔 案信息化管理造成極大損失。檔案管理機構的領導可以制定賞罰分明的政 策，在工作過程中沒有發生過錯誤的，可以進行獎勵;而對于出錯的員 工，進行指正，讓其在管理工作中更加小心仔細，讓安全保障系統更加安 全可靠。

2.2? 增強檔案管理人員的專業素養

企業在利用信息技術進行電子檔案管理時，首先需要注重檔案管理 人員的專業素養和信息素養。企業可以不斷引進大數據技術和其他信息技 術，方便電子檔案管理人員在日常中學習和使用。通過培訓，培養復合型 的電子檔案管理人員。同時，企業可以結合自身實際情況，加強檔案管理 人員隊伍建設，招聘一些綜合素養高、擁有長期檔案服務經驗的人員，充 實檔案管理隊伍，總體提高檔案管理部門的管理能力。企業還可以與相關 軟件開發公司進行合作，研發一些適合企業內部檔案管理的軟件，并進行 定期的設備維護，對高科技平臺和計算機網絡進行硬件和軟件方面的升 級。既要提高檔案管理人員的素養，也要使檔案管理平臺不拖后腿，才能 綜合提高檔案管理的效率和質量。

2.3? 構建專業化檔案信息網

就當前事業單位內的檔案管理而言，通過信息技術的應用實現檔案 管理效率的提升屬重要任務及要求，然而很多事業單位及檔案管理人員， 在應用信息技術開展檔案管理發對這一點仍不夠深入，存在一定的認識誤 區。為能夠使這一問題得到有效解決，事業單位及檔案管理人員需要進一 步加強計算機程序的合理應用，而計算機程序在信息技術中屬于一部分內 容，很難實現信息技術優勢的充分發揮。所以，在利用計算機程序開展檔 案管理工作的過程中，還需要對網絡技術加強應用，以便在事業單位內形 成專業性的檔案信息網絡。在事業單位內的檔案信息網絡得以形成的基礎 上，在檔案管理中可使完善的溝通機制形成，且能夠在檔案管理中實現信 息通道的擴展，更為重要的一個方面就是在形成檔案信息網絡的情況下， 有利于簡化檔案管理流程，實現更便捷的檔案信息傳遞，提升檔案管理效 率，保證檔案管理取得理想成果。

3 結束語

綜上所述，在信息時代下，我國的社會發展趨勢已經逐步向智能化和 信息化方向轉變，在大數據、云計算等技術的影響下，企業的檔案管理工 作必須向信息化方向進行轉型。在轉型的過程中，企業必須要加強自身的 檔案管理能力，建設一支優秀的檔案管理隊伍，不斷完善企業內部的管理制度，使檔案管理能夠及時進行轉型，促進企業的改革與發展。

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