企業電子文件歸檔和電子檔案管理探討

郭冬梅

摘? 要： 本文首先分析了企業電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的問題，接著分析了企業電子文件歸檔和電子檔案管理。希望能夠為相關人員提 供有益的參考和借鑒。

關鍵詞： 企業;電子文件歸檔;電子檔案管理

引言

在數字時代，信息化系統管理在企業研發、生產、經營等各項活動中 發揮著極其重要的作用，其間產生了大量電子文件，電子文件的產生，改 變了傳統檔案的形式、特性，歸檔成為電子文件管理的重要環節。因此， 企業需要加強電子文件歸檔和電子檔案的管理力度，利用信息化技術和大 數據技術，提升電子文件檔案的利用效率，同時要確保電子檔案的完整 性、安全性和可用性。

1 企業電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的問題

1.1? 管理強度不足

首先，電子文件收集歸檔不及時，電子文件歸檔和電子檔案管理在信 息的傳輸中造成了一定延遲，嚴重影響了信息管理的及時性。其次，由于 在電子文件歸檔和電子檔案管理過程中很少使用信息技術來增強檔案的交 流換，直接影響企業電子文件歸檔和電子檔案管理的質量與效率。同時， 在電子文件歸檔和電子檔案管理過程中，員工的檔案素質意識直接影響電 子文件歸檔質量和效率。

1.2? 缺少檔案管理信息

隨著信息技術的發展，信息化系統已應用到企業的各個管理環節，在 企業各項經營生產等業務活動過程中，電子檔案管理涉及很多原始數據， 其 中一些數據可以反映企業的經濟狀況。當前，各類企業正在實施檔案管理的 信息化， 但是由于對電子文件歸檔的復雜性認識不足，無法解決各管理系統 鏈接問題，造成大量的電子文件歸檔時缺少元數據， 最終導致電子文件檔案 數據庫無法及時更新，嚴重影響了企業管理水平的提升和風險管控力度。

1.3? 電子文件歸檔的安全問題

在互聯網時代，企業電子文件歸檔和電子檔案管理過程中存在安全問 題。一是企業信息管理系統本身在開發利用過程中存在一些安全隱患，企業 電子文件在線歸檔存儲信息或利用物理存儲介質進行保管時，一定離不開局 域網、服務器、管理系統、電子文件元數據等因素背景，物理存儲介質具有 人為損壞的可能性。當計算機連接到網絡時，很容易受到某些病毒的攻擊， 這可能導致盜竊和篡改文件數據。二是企業檔案管理系統本身與各業務信息 管理系統兼容的問題，在檔案管理系統開發部署前期，與各業務管理系統技 術參數考慮不夠全面，很大程度上影響企業各類電子文件在線流傳，造成一 些類別的電子文件不能及時歸檔或在線歸檔時文件數據的缺失。

2 企業電子文件歸檔和電子檔案管理

2.1? 做好電子文件收集積累工作

電子檔案管理中不可或缺的環節就是電子文件收集與資料積累，它 們有著至關重要的地位。跟傳統的紙質文件收集工作相比，電子文件收集 不僅方便高效，而且收集范圍也在持續擴大，收集方法多樣化。在企業電 子文件歸檔管理中，電子文件的收集整理工作可以由電子文件形成部門負 責，正式電子文件包含發送、接收文件。電子文件形成部門將文件發送給 相關人員后，不僅需要對原始文件內容進行歸檔整理，還需要歸檔修改后 的文件內容以及發送記錄，接收文件后同樣需要進行歸檔工作。部分文件 可能不在正式文件范疇內，但是它的文件內容價值高，可供參考的東西比 較多，此類文件必須嚴格按照正式文件的歸檔整理流程進行收集保存，收 集整理過程中一定要認真仔細，避免重要文件遺漏給企業帶來損失。

2.2? 強化電子文件歸檔的“四性”保障

進行電子文件歸檔時，需要做好“四性”檢測，為電子檔案文件的后 續管理利用提供強有力保障。“四性”檢測內容具體為：真實性檢測主要 是檢測固化信息、數字摘要、元數據、電子屬性、信息包等;完整性檢測 主要是檢測歸檔文件中數據數量、大小、數目編號、文件內容的真實性和 完整性;可用性檢測內容是比較多的，涵蓋了電子文件數據、目錄、信息 等方方面面，主要是確保人們能夠使用、檢索電子檔案;安全性檢測是電子文件歸檔最重要的檢測環節，通過檢測查看電子檔案管理過程中是否存 在人為改動或非法侵入的情況，提高電子文件保管的安全系數。

2.3? 規范管理電子檔案移交工作

電子文件形成部門主要的工作任務就是對電子文件進行移交、歸檔處 理。電子文件的歸檔方式有兩種： 其一是邏輯歸檔， 其二是物理歸檔。這兩 種歸檔方式借助的辦公平臺存在差異性，企業可以根據內部實際情況選擇合 適的歸檔方式。各部門將電子文件移交給檔案部門后，檔案部門需要立馬審 核、判定文件內容，避免電子文件存在內容失真、丟失問題，如果移交的電 子文件不符合相關規定要求，必須要求相關部門檢查整理后再重新移交， 從 而確保電子文件的真實性。如果電子文件內容真實完整、安全性好，檔案部 門經過審核后就需要確定好文件價值，明確規定好保管期限，最后進行移交 手續辦理，移交部門與檔案部門需要同時審查移交清冊，并且妥善保管移交 清冊。整理歸檔電子文件時，檔案部門需要首先確定好基礎單位，再嚴格按 照相關的管理制度和規范標準進行文件分類歸檔工作，確保各種文件擺放在 正確位置上。如果歸檔電子文件在公文類別范疇，檔案部門就需要重視此類 文件的審核工作，審核的著錄項目需要根據實際情況進行適量調整增加。如 果隸屬于其他類型，此類電子文件就可以進行常規審核操作，審核過程中需 要注重審核文件信息的真實性和完整性。如果歸檔電子文件具有較高的保存 價值，檔案部門就需要采取電子方案與紙質檔案兩者同時使用的保存方式， 從而使歸檔電子文件的安全性得到進一步提升。

2.4? 高度重視電子檔案保管安全

在線保管主要是使用專業安全的服務器存儲電子檔案，其他存儲介 質的電子文件檔案應做專庫或專柜存放，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。如 果歸檔載體是光盤或移動硬盤等物理存儲形式，需要做好防磁處理，定時 檢查介質的安全，確保歸檔文件的可讀性。檢測工作可以計劃為每兩年一 次，主要是抽取一定數量的樣本載體對文件內容進行“四性”檢測;如果 檢測過程中發現歸檔載體存在問題，需要及時采取有效措施解決問題。此 外，還需要做好電子檔案的安全備份工作，異質異地的全數據備份是常用 的備份方式，企業中的信息部門需要提供技術保障，從而確保電子檔案存 儲的完整性和安全性。

2.5? 加強電子檔案的利用安全

在線提供電子檔案利用時，要根據企業人員管理級別限定利用權限。 企業最高管理者不僅能夠調閱各類電子檔案，還能查閱電子資料的收發記 錄。電子檔案嚴禁在企業外部流傳和使用，企業內部可以公開流傳一些非 密的規章制度，含有企業商業秘密的電子文件只能限定企業局域網流傳， 并且需要增加物理防護和病毒防護系統。企業的財務情況、發展計劃、決 策內容、科技研發成果等電子文件檔案，限定一般員工利用閱覽。企業普 通員工需要查閱一些電子檔案，因權限不足，需要通過系統向檔案管理部 門提出申請，申請審批通過后才能查看文件。借閱人查閱電子檔案時，需 要保護好檔案，避免電子檔案信息被其他人修改，而檔案管理部門需要詳 細記錄每個借閱人的部門、姓名、借閱時間等，制作成管理臺賬。

3 結束語

綜上所述，做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作能夠提高檔案管理 效率和質量，節約管理成本，為企業的經營發展提供助力。因此，企業需要 加強電子文件歸檔和電子檔案管理，以使其更好地服務于企業的經營發展。

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