新形勢下高速公路電子檔案管理的思考

文 / 韓青芮

一、高速公路電子檔案管理的作用

首先，實行電子檔案管理，可以節約很多工作時間，提高工作效率。以往的檔案管理工作都是以紙質資料為主，因此，檔案工作人員要花很多時間來進行檔案管理。其次，電子檔案管理模式的實施，使傳統的檔案管理方式發生了變化，實現了檔案管理的自動化，降低了人力物力的使用率，提高了工作效率。通過電子文件管理，文件管理員可以在任何時候完成資料的輸入、收集、分類、歸檔，能夠減少文件的管理費用。實行電子文件管理，不必進行大規模的文件建設與維護，而且可以節約大量的紙質文件，從而在某種程度上節約了資源，減少了成本。

二、高速公路電子存檔的必要性

信息化和智能化管理是電子政務的基礎，是第四次科技革命的重要特點之一，“十四五”規劃也已經明確了中國在2025年建設信息化的方向和要求。其次還體現在以下兩個方面：

吉林省公路長度由1996年的133公里增至2021年的4300公里，由一條線增至多條線，從區域網絡發展到三維信息網絡，使公路管理由定量測量發生質變，領導行為也隨著管理信息構成、傳輸、處理和存儲手段使用上發生深刻的變化而有了新變化。

在吉林省，公路服務發展迅速，包括窗口服務、清障救援、信息咨詢等，視乎收費站、路政、指揮調度中心及12122服務熱線，為公路運營提供了豐富、立體及先進的服務，然而大量檔案的建立，紙質檔案已經不能滿足新的操作性，高效、多線程的工作需求.我們只能通過電子通信和管理來建立一個強大的信息系統。吉林省高速公路管理是多元化管理體系的一部分，包括在執法領域，存在四個管理問題。

一方面，它解決了項目檔案中交通管理信息開發所帶來的問題，包括項目檔案創建的合法性和各種雙重簽名。另一方面，該系統滿足了我國檔案管理的信息化和國家檔案館的“增量式電子檔案與檔案數字化”的需求，并在此基礎上實現了檔案與工程的同步設計、收集與整理，規范了檔案管理的日常工作，提高了項目文檔的主題性和準確性，以及檔案數據資源的查詢和使用率。

三、高速公路項目電子檔案歸檔及電子檔案管理現狀

中國現有道路45000多公里。按照每公里大約有120卷（36000頁）的數據，中國的道路工程僅有一套材料，估計將達540萬冊（16億2千萬頁）。如果不用無紙化和電子化檔案歸檔，將很難，為了在很大程度上適應傳統的紙質檔案，由于檔案資源巨大，檔案的查找和使用變得極其困難，具體如下：

（一） 有許多標準和規范，但沒有統一的文檔歸檔標準。有許多國家、行業和地方規范和標準。通常情況下，新的數據將會在3-5年后發行，無法全部用于前線工作，而且沒有一個標準的數據收集、整理和歸檔。此過程存在一些問題，如表格設計和編制不當，文件管理混亂等。

（二）高速公路管理業務是一個復雜的系統，不僅有與文件管理等其他部門高度相似的政府檔案，還有維修、道路管理、收費和服務部門管理等專業檔案，企業構成的多樣化決定了檔案信息來源的多樣化。在國家和省高速公路管理軟件和系統集成形成單一模式之前，仍處于不同業務系統分散運行的狀態，檔案管理集成難度較大。

（三）信息更新速度快，存在系統投資風險，高速公路管理正處于系統、機制、方法和應用技術快速更新的狀態。特別是近年來，吉林高速公路里程迅速延長，技術不斷更新，各種系統不斷完善。檔案的合并和擴展在不斷變化。現在建立一個“統一”的電子管理系統還為時過早，很容易出現跟不上形勢、提前過度投資、浪費等問題。

（四）信息安全問題不容忽視，早期的公路信息基本上處于內聯網運行狀態，沒有連接到互聯網，以及為社會提供的各種信息服務，包括政府充分性等迫切要求，快速的街道信息將逐漸從完全封閉轉變為半封閉甚至完全開放。檔案信息安全問題已逐漸滲透到管理的視野，不被非法行為和技術災難破壞已成為電子系統建設特別是下一步建設的重要問題之一。

四、高速公路建筑電子檔案信息管理建設中存在的問題

隨著工程建設中電子文件和檔案的不斷增多，不少規范和標準暴露出了不適當的缺陷和標準化管理意義上的缺陷。為了滿足新的檔案管理目標的需要，通過分析發現，當前工程項目的電子文件和電子文件的管理工作中出現了如下問題：

傳統的紙質文件管理系統不能很好地應用于電子存檔和檔案管理，而相應的電子存檔和電子存檔系統并不完善，導致在創建電子文檔以及文檔的歸檔和使用方面沒有證據，行業監管機構對新技術持保守態度，這在以后的工作中很容易出現麻煩，而且有可能回歸到傳統的紙制文檔管理模式。

目前，文件存儲格式、元數據、電子文件的電子簽名和包裝、電子檔案管理等技術標準比較完善，在運輸設備中，電子文檔的歸檔、電子文檔的管理等技術規范，應根據行業的特征，進行相應的改進。檔案管理人員通常是最不受重視的一類人，因而他們的整體素質普遍較低，收入較低，工作不穩定。

雖然本項目對施工過程有高質量的電子文檔管理，但該系統不滿足電子存檔和檔案管理的要求。綜合文件管理系統按照“業務文件檔案”的理念，必須在試點項目中實施。

由于傳統紙質檔案的長期影響，人們錯誤地認為檔案信息管理就是檔案的數字化。單純把紙質文件的數字化歸檔納入到原來的管理模式中，這與真正的電子文件存檔、電子文件管理的觀念是背道而馳的。

五、高速公路檔案電子化發展的建設路徑

由于公路管理部門對檔案管理的需求不盡相同，各地公路管理部門應根據自身的需求，選用相應的檔案管理軟件、單機軟件以及相對簡單、運行費用較高的軟件。利用好電子檔案管理系統，可以使各單位能相應地進行分類，達到科學的歸集與儲存效果。電子文件系統在實際的使用過程中，可以根據不同的使用要求，根據系統建設的特殊性進行系統化管理。高速公路檔案在電子文件系統管理的過程中，可以將不同的電子文件按照使用的需求、使用的目的、文件的類型、文件的時間等完成文件分類。

在高速公路檔案電子化的過程中，要確保資料的真實性、獨特性。而電子檔案是一種磁光媒體，以移動硬盤等媒體為主要內容， U型硬盤和電腦的硬盤已經被存儲。保存這些文件時，要避免接觸灰塵、陽光和強磁場，以免造成電子文件的損傷。我們應該始終確保電子檔案的安全，我們還必須監測檔案的借用和使用，以便制作供以后審查的視頻文件。

以大數據信息化代替傳統的人工文件管理方式，通過對工程項目的整體管理進行科學的規劃，建立健全工程項目的電子檔案管理系統，實現信息化管理，可以為公路工程項目的信息化管理奠定良好的基礎。加強檔案的信息化建設，加強檔案的管理對道路運營管理十分重要。高速公路工程電子文件系統的建設，基于辦公自動化與智能化，包括界面的整合，通過對項目管理數據與項目施工文件關系的審核，可以打開信息系統與項目文件的內部關系，實現工程文件管理中的工程信息管理自動化，并進一步發展高速公路工程電子檔案信息平臺。為使電子檔案管理平臺更加信息化，建設項目電子檔案信息化應重視電子文件的規范化管理、標準化的“領用、領用”管理。

全面提升公路檔案工作隊伍的綜合素質，滿足高速公路檔案電子檔案工作的需要，對公路工程專業基礎理論和現代科技裝備的運用有一定的指導意義。要提高對檔案工作的認識。要滿足當前高速公路檔案管理工作的需求，就必須加強檔案管理，使之達到預定的目的與利益。高速公路電子文件的管理需要考慮到其內容的復雜性、內容的多樣性。

吉林省高速公路管理局在實踐的基礎上，為所有業務系統引入了標準化設計規范，將執法和維護工作細分為標準化流程、標準、系統和評估工具，以確保整個操作在標準化范圍內，將管理行為產生的信息轉換為標準化格式。

六、結語

本文從我國高速公路工程建設中的實際情況出發，對高速公路工程電子文件的歸檔、電子文件的管理進行了歸納和分析，并指出了今后高速公路工程電子文件的發展方向。推行工程項目的電子化管理，實現工程項目的電子化管理，加快公路網絡的建設，這是專業技術人員需要重點思考的問題。高速公路檔案管理朝著現代信息化的方向發展這已經是目前的必然趨勢，需要相關的技術人員在實踐的同時，抓住目前檔案建設存在的問題，結合現代信息化的建設方式，推動更多檔案建設工作朝著電子檔案的方向轉型。