國有企業(yè)科技檔案的管理與利用探析

張一雯

摘要：在當(dāng)前國有企業(yè)快速發(fā)展過程中，企業(yè)內(nèi)部的科技檔案逐漸增多，做好科技檔案的管理與利用，不僅是規(guī)范管理的體現(xiàn)，更對企業(yè)有很深遠的戰(zhàn)略意義。在這種情況下，國有企業(yè)應(yīng)該充分重視科技檔案的管理與創(chuàng)新工作，同時還要結(jié)合實際情況進行科技檔案管理的創(chuàng)新。當(dāng)前，國有企業(yè)科技檔案管理與利用還存在一些問題，應(yīng)采取加強檔案信息資源集成等措施加以解決。

關(guān)鍵詞：科技檔案;國有企業(yè);管理;利用

引言

企業(yè)的科技檔案主要是指自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)設(shè)計等各個活動中需要歸檔的各類圖紙、文字、照片、影像等內(nèi)容。對于國有企業(yè)來說，進行科技檔案管理非常重要，直接關(guān)系著企業(yè)的長遠戰(zhàn)略發(fā)展。這主要是因為當(dāng)前的國有企業(yè)不再是“一家獨大”，在行業(yè)環(huán)境中的競爭壓力逐漸增高，企業(yè)是否具有較高的創(chuàng)新水平直接決定了企業(yè)的核心競爭力。因此，企業(yè)科技檔案管理工作就應(yīng)該結(jié)合企業(yè)的實際情況進行不斷的創(chuàng)新，同時還要做好檔案保密工作，使得企業(yè)科技檔案可以發(fā)揮更好的作用與價值。下面主要立足于這個層面，針對企業(yè)科技檔案管理模式的創(chuàng)新實現(xiàn)進行深入的分析。

1國有企業(yè)科技檔案管理的原則

一是應(yīng)該強調(diào)在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下做好分級管理工作。企業(yè)如果想要提升科技檔案管理的效果，將科技檔案的價值充分發(fā)揮出來，在進行管理的過程中必須強調(diào)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，從全局角度做好管理工作，同時也需要依照科技檔案的內(nèi)容、作用等對其進行分類，配合分級管理來提升管理的針對性。二是應(yīng)該對科技檔案的完整性和安全性進行維護。調(diào)查顯示，很多企業(yè)在進行科技檔案資料收集、整理、匯總和歸檔的過程中，都存在資料破損或者丟失的問題，影響了檔案的使用價值。為了盡可能避免上述問題，企業(yè)在針對科技檔案進行管理的過程中，應(yīng)該關(guān)注檔案完整性和安全性的維護，做好必要的監(jiān)督工作，避免檔案丟失或者損壞的問題。

2國有企業(yè)科技檔案管理模式存在的問題

2.1檔案戰(zhàn)略性管理的認識不足

當(dāng)前我國很多國有企業(yè)雖然已經(jīng)開展了科技檔案管理體系，但并沒有真正能夠?qū)⑦@項活動納入戰(zhàn)略層面上。這種情況也使得科技檔案管理活動在企業(yè)內(nèi)部無法全面展開，同時企業(yè)內(nèi)部各個人員對于科技檔案管理的認知水平也存在顯著不足。之所以出現(xiàn)這種情況，一方面是因為企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)者平時并沒有充分關(guān)注科技檔案管理，導(dǎo)致管理活動的上層建筑不通達。另一方面也是因為很多國有企業(yè)在這方面的科研創(chuàng)新水平較低，產(chǎn)生的科技檔案信息比較低端，最終無法形成科學(xué)合理的戰(zhàn)略管理體系。

2.2資源整合力度不足

國有企業(yè)科技檔案管理的經(jīng)濟效益傾向較為突出，在管理與利用上重視不夠，在科技檔案的收集和整合上多面向成果性收集，對科技項目相關(guān)的過程性文件資料收集不足，成果文件、總結(jié)性文件較多，而圖紙、數(shù)據(jù)和原始記錄等信息的收集整合不多。科技檔案資源收集渠道及范圍較為狹窄，多為內(nèi)部的科技和管理資料，沒有充分依托互聯(lián)擴大檔案采集范圍，這也導(dǎo)致科研檔案缺乏時效性，種類較少。科技檔案資源建設(shè)深度不足，大部分企業(yè)在科技檔案資源整合上仍采用簡單的收集與分類，對于資源組織、專題數(shù)據(jù)庫涉足較少。

2.3利用形式單一

當(dāng)前，國有企業(yè)針對科技檔案管理與利用的開發(fā)還較少，多數(shù)仍停留在簡單的科技檔案信息查詢和傳輸上，對其個性化、模塊化、專題化的服務(wù)探索與應(yīng)用還較少，利用形式單一。其原因，一是用戶需求調(diào)研不足。很多企業(yè)在粗放式的資源整合上有豐富經(jīng)驗，但在個性化的資源推送和專題科研檔案建設(shè)上經(jīng)驗不足，自上而下的服務(wù)模式也在一定程度上與實際需求脫節(jié)。二是由于專題化和個性化的服務(wù)需要消耗較多資金，其管理和經(jīng)濟上的效益無法在短期內(nèi)顯現(xiàn)，阻礙了科技檔案價值的深度挖掘。

3國有企業(yè)科技檔案管理模式的創(chuàng)新策略

3.1完善管理制度

一是應(yīng)該從企業(yè)的實際情況著眼，制定出更加完善、更加可靠的科技檔案歸檔制度，確保科技檔案的及時有效歸檔，減少檔案資料丟失或者損壞的問題。為了保證科技檔案歸檔的效果，企業(yè)應(yīng)該對科技檔案形成、數(shù)據(jù)資料積累、整理以及歸檔等相關(guān)制度進行健全和完善，要求科技檔案產(chǎn)生于哪一個部門，就由哪一個部門進行整理和歸檔，將責(zé)任落到實處，這樣在出現(xiàn)問題時，可以追究相關(guān)部門的責(zé)任。同時，應(yīng)該做好企業(yè)生產(chǎn)活動、科研活動、管理活動等的監(jiān)督控制，確保其都能夠形成對應(yīng)的科技檔案，而且科技檔案需要具備完整性和系統(tǒng)性，依照具體而明確的歸檔制度，做好檔案的歸檔和管理工作;二是檔案管理部門應(yīng)該依照相關(guān)制度規(guī)范的要求，推動科技檔案整理、分類、編目等相關(guān)工作的貫徹落實。企業(yè)應(yīng)該對自身科技檔案的數(shù)量和形式進行統(tǒng)計，結(jié)合實際情況配置檔案庫房和管理設(shè)施，重視檔案管理庫房的管理工作，制定出對應(yīng)的庫房管理制度，對庫房的溫度、濕度、防火性能、防盜性能等進行調(diào)節(jié)，切實保證科技檔案的完整性和安全性。

3.2加強科技檔案人才和經(jīng)費管理

不斷加強企業(yè)科技檔案管理人員的隊伍素質(zhì)，提升業(yè)務(wù)能力，是企業(yè)提高科技檔案管理工作水平的重要措施，應(yīng)著重從檔案法律法規(guī)、道德修養(yǎng)、基本理論、業(yè)務(wù)能力、信息化技能等多方面、多角度綜合考察科技檔案管理人員的職業(yè)技能。在企業(yè)中建立檔案專業(yè)技術(shù)職稱評聘制度，鼓勵檔案管理人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)熱情，建立科技檔案人員職業(yè)上升通道，鼓勵科技檔案管理人員參加各類培訓(xùn)，在企業(yè)中培養(yǎng)出一批專業(yè)化的科技檔案管理人才。同時，應(yīng)適當(dāng)增加科技檔案管理工作經(jīng)費投入，在企業(yè)管理經(jīng)費中適當(dāng)撥出用于科研檔案管理，保證企業(yè)檔案庫房、設(shè)備和工具齊套。

3.3構(gòu)建源頭管理的創(chuàng)新模式

對于國有企業(yè)來說，在后續(xù)時間里也應(yīng)該要全面貫徹源頭管理的創(chuàng)新模式，提高科技檔案管理的規(guī)范性與完整性。第一，企業(yè)各個部門應(yīng)該積極配合檔案管理人員進行科技檔案的歸檔工作，保證各個部門的科技檔案相關(guān)信息內(nèi)容能夠得到較完善的整合，最終形成整套的科技檔案信息數(shù)據(jù)體系。第二，企業(yè)還要全面貫徹科技檔案文件分級管理，特別是各個科技檔案信息的前端控制。即在進行科技檔案采集的時候，就應(yīng)該對數(shù)據(jù)信息的類型進行分析，并預(yù)先做好數(shù)據(jù)信息的分類，將不同級別的檔案信息歸到不同類別體系中。第三，科技檔案管理人員應(yīng)該加強自身跟企業(yè)科研部門和生產(chǎn)部門的溝通，同時還要讓部分科研人員參與到科技檔案管理體系中，最終就可以較好實現(xiàn)科技檔案資源的有效歸檔與動態(tài)管理。總體來說，基于源頭管理的科技檔案創(chuàng)新模式主要就是聯(lián)動科研人員和公司內(nèi)部其他各個部門，在科技檔案信息產(chǎn)生的源頭進行全面管理，并結(jié)合公司的各項創(chuàng)新項目和科研成果，實現(xiàn)科技檔案信息的動態(tài)管理。這樣，以后企業(yè)科技檔案信息就具有了更強的管理有效性與靈活性，更容易發(fā)揮檔案管理的戰(zhàn)略成效。

4結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)要充分認識到科技檔案管理工作的重要性，建立科技檔案資產(chǎn)觀、轉(zhuǎn)變以需求為導(dǎo)向、明確電子檔案的認可程度和注重過程性文件的存檔。積極改進科技檔案管理的制度措施，健全企業(yè)科技檔案管理規(guī)范、優(yōu)化科技檔案管理權(quán)責(zé)關(guān)系、完善科技檔案管理模式、加強科技檔案人才和經(jīng)費管理。從多維度改革創(chuàng)新，實現(xiàn)企業(yè)科技檔案管理提升。

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