創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

李亞鵬

摘? 要： 隨著科技技術不斷發展，數字化技術及遠程通信技術不斷發展及有機整合，現代化檔案管理觀念要不斷轉變，緊隨科技發展大趨勢，進行 創新性改變，檔案管理模式也應適應社會發展需求;傳統檔案管理只是通過人工操作進行檔案管理檢索，費事又費力，不能適應時代發展;若想讓檔案 得到快速查詢及長期存放目的，還可以給工作帶來便利，進行檔案信息化管理是當下的重中之重。

關鍵詞： 創新;檔案管理;信息化

1 信息化技術下檔案管理工作模式的相關理念

企事業單位檔案管理工作信息化發展是指通過融合計算機技術相關信息 學理論知識，使傳統檔案內容管理搬移到互聯網中;并利用信息化相關技術 對檔案進行高效統一整合，使企事業單位相關信息實現在線化;檔案管理工 作模式由原有線性管理轉變為線上資源管理模式;? 這種線上在線檔案管理模 式能很好契合當下社會資源快速整合發展理念，且能滿足人們快速提取檔案 資源需要;很大程度強化了檔案資源使用效能，最大限度為企事業單位節約 了人力成本和人力資源投入，有助于提升單位或企業經濟效益。

2 當前檔案管理信息化管理的主要優勢

2.1? 提高工作中檔案信息管理質量

信息化發展是當下時代潮流，也是未來發展方向;檔案管理信息化 發展過程中，能有效避免傳統檔案管理模式帶來的局限性;過往檔案管理 工作主要在實體場館中進行，與圖書館館藏管理模式類似;雖單份檔案資 料內容相對較少，但檔案資料數量處于穩步增長狀態，對場館環境要求較 高;歷史悠久檔案資料在外界天氣環境影響下，由于紙質資料脆弱，不易 長期保存，且占用空間大，可能會發生字跡氧化、腐敗等，檔案資料內容 完整度顯著降低;信息化理念引入有效彌補檔案管理體系中的不足，載體 改變是其中之一;使用信息化模式意味檔案存儲載體發生實質性變化，數 字化、網絡化存儲載體在檔案管理體系中扮演重要角色，降低現實空間占 用力度，硬盤存儲潛力也被進一步激發;可見信息化為檔案管理帶來更多 穩定性因素，檔案價值得以不斷延續[1]。

2.2? 有利于促進信息檔案共享

單位企業檔案資料種類多，部分檔案資料屬于絕密級別，在特殊情況 下由主管同意后方可調用，但很多技術、專業性檔案資料與單位企業管理 生產活動密切相關，工作人員在開展分內工作時需借鑒檔案資料;檔案管 理信息化為檔案在一定空間內互通共享提供了通暢渠道，如在檔案管理體 系內可建立一種交互平臺，檔案管理部門與需要檔案資料的人員在信息化 環境中溝通交流，在確定需借閱的檔案資料后，能在較短時間內獲取檔案 資料，對于檔案資料共享起到客觀促進作用。

2.3? 提升工作人員工作效率

工作人員在檢索資料過程中，目標資料范圍可能非常大，為檔案資料 檢索帶來很多難度;檔案管理信息化引入意味檢索檔案資料目的性顯著增 強，在檢索活動中只需設定條件范圍，借助信息化力量就可快速鎖定目標 資料范圍，并在縮小范圍后的條目中選擇個人需要的檔案資料;可見信息 化對檢索效率提升帶來的巨大作用，有效節省工作人員在資料檢索方面的 時間消耗，為單位企業帶來更多效益。

3 推進檔案信息化的策略

3.1? 創建完備檔案資源信息管理制度

推動檔案管理信息化發展過程中，檔案管理工作人員要具有前瞻性，? 在工作中堅持兼容、開放及系統性原則;具備開放性和兼容性思想，才能 使信息技術更加靈活運用于檔案管理工作中，使檔案管理與信息技術更匹 配;檔案管理人員在進行檔案管理工作過程中，積極配合其他部門，共享 有效資源，避免重復工作影響工作效率;具備系統性原則要求檔案管理工 作人員在管理工作中，借助檔案管理工作使事業單位檔案管理工作形成有 機整體，在加強協作配合與溝通交流過程中，進一步推動檔案管理工作信 息化發展時也能提高檔案管理工作效率、提升檔案管理工作質量。

3.2? 強化檔案管理工作的信息化

在開展企事業單位檔案管理工作模式創新工作信息化管理過程中，需 整個過程科學合理化，要使信息化技術與檔案管理技術融合協調，還要理 論聯系實際，促進信息化技術下檔案管理工作開展;就需調動單位檔案管 理工作人員積極性，需相關管理工作人員具備交稿綜合素質，針對檔案管理相關部門制定較高標準要求，并加大該部門培訓力度，繼而充分發揮檔 案工作管理相關部門效能[2]。

3.3? 提高技術支撐

技術是檔案信息化建設的生命，沒有過硬技術支撐，檔案信息化形同 空話;（ 1 ）配備質量可靠、性能優良硬件設備并添置相應配套設備，防止 電磁干擾、輻射等影響，從源頭減少自然毀損概率;（ 2 ）設計開發出通用 檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設與辦公自動化系統融合貫通;（ 3） 采取有效措施保證軟、硬件安全運行;同時，還要建立集成系統，豐富檔 案儲藏，增加信息儲存量;增強綜合開發功能，全方位、多角度、多層次 收集檔案信息，實行一體化管理，形成檔案信息管理網絡保證檔案完整。

3.4? 落實檔案網絡信息安全保障

檔案信息化過程隨著電子技術參與，越多工作可在網絡中進行，因此 注重檔案在網絡中安全性十分必要;企業應加強安全措施，檔案管理人員 也應提高警惕，采取防范措施包括數據備份、身份認證等，避免和減少黑 客對信息系統的危害;落實檔案網絡信息安全保障可防止病毒和黑客的惡 性攻擊，提高了檔案信息化建設質量和效率;為保證硬件設備安全，需定 期檢查檔案信息化用到硬件設備，檢查服務器和網絡運行狀態;完善數據 備份，避免由外界條件變化造成數據損失或丟失;重視網絡安全，網絡平 臺上可設置在線報警系統，并及時處理網絡安全問題，強化防火墻等措施 確保檔案信息應用安全性;相關技術人員要設置用戶使用權限，避免用戶 越權行為，落實身份認證工作[3]。

3.5? 及時更新檔案信息，轉變檔案管理及服務形式

信息化技術引入為檔案管理及服務形式創新創造了條件;檔案管理 工作人員應用電子文檔取代傳統紙質文件存儲方式，運用信息技術手段進 行電子文件制作及處理，建立檔案目錄，實現檔案管理類別有效劃分及存 儲，建立完善檔案管理信息體系，為檔案資料查閱與使用提供便利;在檔 案資料整理過程中，檔案管理人員利用計算機及網絡收集有效資源信息匯 總及處理，保證信息資源真實性與全面性，還應對檔案信息資料更新與補 充，并符合時代發展需求;轉變服務形式，運用網絡檢索及查閱取代傳統 人工查閱形式，提高檔案

3.6? 完善檔案管理工作服務機制

隨著信息化技術發展，信息傳播速度發生了質的改變，傳遞信息數量 龐大成為檔案管理工作特征，因此要求單位需構建檔案管理工作信息化體 系時，實現檔案管理資源共享、分工等內容，加大檔案管理工作完善服務 機制，繼而實現檔案資源信息在線共享，促進相關工作開展效能。

4 結語

在當前信息化發展勢頭迅猛時代背景下，大力推進檔案管理工作信息 化發展是實現檔案管理信息化、現代化發展的重中之重;在創新過程中，? 要認識到傳統檔案管理工作存在不足和檔案管理信息化發展必要性，并提 高對檔案管理工作重視程度，構建新型檔案管理信息化模式和完善的檔案 管理信息化體系，增強檔案管理工作安全防護意識，制定檔案管理信息化 安全保護制度，進一步促進檔案管理工作信息化發展，使檔案管理工作發 揮出應有價值。

參考文獻：

[1]劉小青 .創新檔案管理理念實現檔案管理信息化探討[J].社會科學，2019 （05）：196.

[2]劉郁蘭.檔案信息化管理及推動檔案信息化建設的策略研究[J].蘭臺內外， 2020（19）：1-3.

[3]宋金波 .關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].農民致富之友，2019， 605（12）：225.