檔案數字化建設的策略探討

李寧寧

（晉冀魯豫烈士陵園 河北 邯鄲 056001）

0 引言

檔案是歷史的見證，是人類社會實踐活動中形成的具有保存價值的資料文件，其中記載著重要的數據信息，因此檔案建設工作受到來自社會各界的高度重視，具有重要的現實意義與價值[1]。長期以來，我國對于檔案管理與檔案利用價值的重視程度并不高，這導致檔案工作始終處于封閉狀態，無法更好順應時代發展，應將傳統紙質版資料信息逐漸轉變為具有利用價值的電子版資料信息，逐步加快信息化建設進程，不斷豐富信息資源，以便更好滿足現代化的檔案建設需求。本文以下，將就“檔案數字化建設”展開深入剖析。

1 檔案數字化的概述及其主要特征

“檔案數字化”建設主要以多種高新技術為依托，將各種形式載體的檔案資源逐漸轉化為檔案信息，通過“數字化”的方式進行管理與存儲，并在網絡形式下進行相互連接，借助計算機系統進行系統管理，逐步構建相對完善且有序的檔案信息庫，進而便于各類信息資源的靈活運用與共享。在傳統工作中，我國檔案建設、存儲及管理工作，多數以“底片、膠片、紙質”形式為主，即便在信息技術蓬勃發展的今天，各地區檔案館中檔案信息保存方式亦是如此，這在當下信息化社會建設中，其適應性較低，無法真正發揮出檔案資料的社會價值與經濟價值，因此檔案數字化建設工作刻不容緩。

數字化檔案的主要形式與特征，就是在計算機、攝像機、掃描儀等多種先進設備的輔助下，對磁帶、膠片、紙張等傳統載體內容實行數字化的處理，進而逐漸轉變為可供計算機系統識別、處理的數字文字與圖像[2]。相較于以往的檔案存儲模式，數字化檔案內的數據信息具有“強保密性、高安全性”等主要特點，受到來自社會各界的廣泛應用與一致好評，為企事業單位的辦公管理帶來更多便利。值得一提的是，盡管數字化檔案管理的優勢與價值十分顯著，但在日常管理與處理中，要切實做好防潮、防火以及防盜工作，防止檔案老化、數據信息丟失等問題的出現。

2 檔案數字化建設應遵循的幾點原則

2.1 規范性原則

無論是檔案數字化建設還是管理，“規范化”都是基礎前提，檔案數字化建設的目標，需要通過規范化管理來實現。實踐證明，檔案數字化建設的規范標準，在一定程度上影響檔案信息的整合、存儲與利用，就目前我國多地區的數字檔案館運行情況來看，在進行檔案數字化建設工作中，規范化的體系構建十分關鍵，這是規范工作流程，保證數字化質量發展成效的有效途徑，更是數字化工作中的重點內容，由于涉及領域比較廣泛，因此在進行檔案數字化建設的進程中，應著重關注以下幾個方面的規范：（1）數字內容創建方面。數字檔案的資料形成，應保證數字信息的原生態；（2）元數據方面。元數據在開放建設、數據選擇以及應用方面應具備相應的標準規范，尤其在檔案數據中的語言描述、內容主體等方面，應作出明確規范；（3）數字服務與資源整合方面。數字服務系統應體現出標準規范化，在進行數據資源的整合處理時，應在相應的規范標準下進行，以保證檔案資料的完整性；（4）數據保護方面[3]。無論是傳統紙質檔案，還是現代化的數字檔案，數據保護始終被視為重點任務，各地區檔案館進行檔案數字化建設與管理中，不但要充分考慮數字化建設目標，還需著重加強對檔案資料的內容的保護，避免在數據匯總、處理等環節中出現弊端，以此保證數字標準能夠滿足現代規范化建設的基本要求。

2.2 安全性原則

檔案數字化建設期間，其數據信息的安全性、可靠性將直接影響到最終建設效率的高或低。在不同機構的檔案資料中，所記錄的數據信息形式大不相同，但其重要性是相對一致的，屬于本單位的重點信息。例如：事業單位檔案資料中記錄著單位的整體絕密信息，關系到單位整體運營活動；企業檔案資料中存儲著企業的起源、發展歷程等；而高校檔案中則記錄著全體學生的學籍信息。無論在任何組織機構中，檔案資料的重要性不言而喻，一旦遭到破壞出現數據丟失、泄密等問題，將會嚴重影響檔案數據的安全與可靠性，致使各級組織遭受不必要的麻煩與嚴重損失。并且，檔案數字化建設需要依托計算機系統等多種硬件平臺來實現，在與數據庫系統進行數據連接與交換，保證各項數據信息真實完整的同時，借助系統內部的權限授予、遠程訪問等多個技術領域，能夠更好地滿足不同數據需要。

2.3 共享性原則

信息共享是數字化建設的核心目標，相比于傳統檔案管理模式下管理范圍、管理對象以及數據使用的局限性，信息共享在一定程度上促進了數字建設的前行進程，尤其在電子行業快速興起的今天，各種形式的文件中心逐漸建立，有效縮短了人們與檔案之間的距離，進一步拓展了檔案的使用范圍，其中信息資源的共享，便是成為現代檔案信息建設的首要目標。自數字檔案出現后，促使我國多年以來傳統檔案管理下的局限性就此打破，不再以只提供檔案館服務為主，人們只需操作互聯網，便可享受先進的數字化檔案服務，能夠從多個角度滿足不同地區、不同需求的用戶資源共享要求[4]。不僅如此，互聯網的蓬勃發展，使用戶與檔案館之間的交流溝通頻率得到明顯提高，二者之間的距離更加密切，傳統檔案服務模式出現轉變，從以往的電話服務、上門服務逐漸轉變為郵箱傳輸、電子移動設備等將多種檔案信息發送至用戶群體，進一步擴大了用戶受益范圍，使資源共享真正變為可能。正因如此，在進行檔案數字化建設時，各級組織單位應嚴格遵循“共享性”原則，合理運用多種網絡渠道，將更多合適的檔案信息發送至用戶群體，使他們的多方面需求得到真正滿足。

3 關于檔案數字化建設的推行策略分析

針對檔案數字化的建設工作，需要從以下幾個方面入手：

3.1 加大資金投入力度，促進檔案數字化進程

想要順利實現預期目標，不斷提升檔案數字化建設水平，企業單位應著重加大資金投入，將檔案數字化建設作為首要任務來抓，給予該項工作高度的配合與扶持，在條件允許的范圍內，適當引進更多先進的數字基礎硬件設施，以便更好為數字化軟件的開發、應用、更新等創造有利空間。在進行硬件設施購進時，各級組織單位應充分考慮自身發展戰略，結合實際發展需求，合理制定硬件設施的采購計劃，確保其本身使用性能處于良好狀態，進而推動檔案數字化建設質量更上一層樓。以檔案管理的工作性質與基本特點為標準，適當引入ERP、云計算、大數據等信息軟件，逐步搭建起數字化的檔案管理系統，借助系統平臺這一重要載體，全力推動內部資源共享目標的達成[5]。網絡技術作為支撐數字化檔案管理系統的重要依托，如果網絡技術不能保證良好的穩定性，將會為病毒、木馬以及不法分子入侵留下空間，在受到外部惡意攻擊時，管理系統極易發生癱瘓現象，進而導致內部機密檔案出現丟失、泄漏以及竊取等不良情況，對各級組織單位的健康發展帶來不利影響。為改變這一現狀，應根據檔案數字化建設標準，在系統平臺內部安裝殺毒軟件和防火墻，最大限度地增強系統安全防御能力，減少惡意病毒對系統帶來的沖擊和影響力，使檔案資料的安全性、完整性得以有力保障。系統維護工作固然重要，應安排專人定期對系統進行維護檢修、優化與升級，保證系統平臺始終處于良好運行狀態，進一步提高檔案文件的準確性，增強掃描的清晰程度，以此有效提高檔案數字化管理的質量。

3.2 強化制度建設，完善檔案數字化規章制度

制度是治理之基，是工作的保障，完善的制度體系能夠規范工作流程，約束人員工作行為，帶領整體工作走向正確、科學化的發展道路，這些對于檔案數字化建設亦是如此。為進一步提高檔案數字化建設與管理水平，相關部門應在充分了解該項工作性質的基礎上，認真梳理數字化建設流程，制定相對完善的檔案數字化管理機制，必要時可落實配套的崗位責任制，對各級檔案管理人員的職責權限進行明確劃分，使其清晰明白自己應做些什么，不應該發生哪些行為，進而嚴于律己，認真履行崗位職責。

檔案文件中的資料信息涉及領域比較廣泛，關系到組織機構的整體運營發展，因此種類與數量十分龐大，為保證檔案數字化的可靠性、有效性，應實行分批管理制，對一部分重要檔案進行數字化管理。在此期間，領導干部需要做好檔案數字化的質量監督與檢查，在實現紙質檔案轉向數字化檔案資料的前期，應重點檢驗檔案文件的完整性，查看是否存在信息丟失、殘缺等現象，針對缺頁少頁、字跡模糊的資料信息，要及時進行修復處理，為后期掃描與電子文件生成提供更準確的數據參考，這是保證檔案內部數據完整性、準確性的有效途徑。檔案管理人員應具備良好的崗位責任意識，根據自身工作性質，統一制定檔案管理流程，明確工作發展思路，確保檔案管理系統中的紙質檔案目錄、電子檔案目錄和原文保持高度吻合，盡可能規避數據出入問題的出現[6]。

3.3 梳理工作思路，明確檔案數字化質量監控內容

首先是檔案質量監控內容的明確。在此環節，相關部門應根據檔案數字化的發展趨勢與基本特點，結合本單位的實際建設需求，制定切合實際的檔案數字化管理計劃，對各個類型的數字化檔案實行分類處理，落實統一管理機制，重點查看檔案管理計劃內容是否與實際相互匹配，保證做好有遺漏及時補充，確保檔案管理計劃能夠切合實際，保證其中內容的科學與合理性。

其次是數字化檔案管理軟件的合理運用。檔案管理者的業務水平要過硬，靈活選用符合建設目標的數字化軟件，充分考慮到不同數字軟件的優勢與特色，結合實際情況進行合理選擇，保證數字化軟件的謹慎選擇。不僅如此，相關部門在實行數字化建設前，應做好前期的市場信息調研工作，將市場需求作為首要參考標準，以提高檔案數字化管理質量為目標，合理選擇最為適宜的數字化軟件。

最后是電子檔案的質量驗收控制。加強檔案質量管理力度，嚴格把控檔案文件質量關，定期開展檔案數字化評估工作，合理借助網絡系統的便捷與優勢，對檔案數據庫的建設流程實行全過程追蹤管控，確保將數字化建設目標準確落實到位。針對數據庫建設的全過程追蹤管控，主要從設備管理、過程管理、人員管理三方面入手，重點查看數據庫建設流程是否在規定范圍內進行，保證建設問題的準確發現、及時處理。為保證使用軟件的安全與可靠性，需要定期檢測其安全性能，利用軟件檢修、維護、管理等多種手段，確保各類軟件的安全性能可以滿足實際需求，避免軟件問題對數字化檔案質量帶來不利影響。只有切實做好數字化檔案建設的全過程追蹤管控，借助現代化管理手段的優勢與便捷，才能促進數字化建設目標的順利達成，使其可靠性、實時性得以全面發揮。

3.4 做好檔案保密控制，保證數據安全

無論是傳統檔案管理工作，還是現代化的數字檔案管理工作，保密工作都十分關鍵，通過對檔案資料進行保密控制，可以使其內部信息的安全性、真實性得到有力保障，降低信息泄漏風險的出現概率。在此期間，應注重檔案信息保密控制模式的優化與創新，結合新時期的建設需求，深入分析檔案保密控制中存在的不足和不安全因素，找出具體形成因素，由此開展深入探討[7]。營造良好的數字化檔案建設與管理環境，充分考慮到人員、設備、制度體系等諸多影響工作效率的因素，在此基礎上落實配套的檔案保密控制機制，要求相關管理人員簽署保密協議，賦予其獨立的崗位權力，將其法律職責劃分到位，在制度體系與法律法規的多重保障下，嚴厲杜絕檔案信息泄漏等不良問題的出現。編制網絡計算機安全保密管理方案，為數字化檔案建設推波助瀾，保證數字化檔案的數據匯總、備份、使用、管理以及系統維護等每個環節的管理舉措落實到位，以此來形成健全、完善的數字化檔案安全保密體系。

3.5 推行數字化加工處理，注重檔案管理人員素質培養

數字化建設是一項需要長期堅持的任務，這就需要相關部門做好檔案的類別劃分，根據檔案的數量、種類、使用方向以及重要程度進行分類處理，針對個別不重要的檔案文件，可以暫時采用紙質版進行管理，而對于關系組織機構的經營發展、經營活動等重要檔案資料，應實行數字化的加工與處理。在此期間，應配備“互聯網設備、計算機、掃描儀”等多種現代化的檔案管理設備，在電子文件管理系統內部增設檔案整理、編目、掃描、處理、存儲、備份以及信息查詢等模塊，檔案管理人員只需操作鼠標，便可一鍵查詢檔案信息的全部情況，實現實時在線的業務查詢與交流，在保證各工作環節規范性的同時，不斷提高檔案管理水平。合理借助OA、FMIS等辦公系統，實現對檔案資料的電子化、數字化加工處理，利用技術手段自動集成的會計數據，凡是能查閱到的，無須添加原始憑證，只需明確標注數據出處即可，以此實現憑證數量的精簡，實現電子化的檔案原始憑證處理，降低數據集成難度，減輕檔案管理人員的工作壓力，其工作效率也會大幅度提升。

對于檔案人員的素質培養，應定期組織教育培訓工作，在做好檔案管理專業知識講解的基礎上，強化技術軟件操作技能培訓，促進各級檔案管理人員專業知識與信息操作水平的有效提升，通過理論知識與實踐工作的有機結合，進一步提高工作人員的管理能力。同時，企事業單位應學習更先進的數字化管理方法，借鑒同行業較為成熟的實踐經驗，以此來夯實自身專業基礎，彌補自身的不足之處，以更專業、嚴謹的態度投入到檔案電子化建設工作中，全力推動各項工作的有序進行。

4 結語

綜上所述，隨著社會經濟快速發展，檔案數字化建設已然成為大勢所趨，受到社會各界的高度重視。在推行檔案數字化建設期間，在充分了解該項工作的含義與特征的基礎上，應認真遵循規范性、安全性、共享性幾點建設原則，從資金投入、制度建設、質量監控、保密控制、數字加工處理等多角度出發，將檔案數字化建設工作準確落地，爭取取得更理想的建設成果。