固定資產管理現狀及改進策略

盛開 /航天東方紅衛星有限公司

隨著以“雙驅動”支撐“雙循環”國策的逐步實施，國內企業的創新投入特別是研發制造企業的科研投入將進一步加大，企業固定資產數量和價值在這個時期將保持快速增長態勢，長期使用的固定資產臺賬管理方法不再適合新態勢下的企業發展形式，不能滿足高質量、高效率、高效益的發展要求。因此，筆者在落實中國航天科技集團有限公司管理信息化提升工程三年行動計劃的過程中，分析現行固定資產管理理念及存在問題，以固定資產信息化管理為基礎，引入RFID 技術探索固定資產動態管理，以期實現固定資產管理效能質的飛躍。

一、存在的問題

目前，企業固定資產管理已基本實現初級信息化狀態，利用儀器設備管理軟件建立信息臺賬管理實物、使用財務軟件建立固定資產卡片管理價值。實物信息臺賬通常手工進行資產數據的采集和錄入，并制作條形碼粘貼于設備;固定資產卡片臺賬記錄資產原值信息，并計提折舊;定期組織人工盤點實物資產，實物賬、資產賬定期人工對賬，完成信息核對。這種固定資產管理是靜態數據信息的管理，是對歷史數據的復核。在管理過程中，特別是實物管理存在以下問題。

一是固定資產管理范疇不清晰，局限于實物管理與價值管理。固定資產管理是從取得時開始實施管理，即資產歸口管理部門進行實物入賬、分配調撥，財務部門維護資產價值信息。但是資產使用部門的年度需求計劃、財務部門的年度預算編制、固定資產日常維護等管理職能通常被單獨執行，沒有與固定資產管理緊密聯系起來。

二是管理標準不統一，狀態信息不完善，造成實物與賬面不符。固定資產通常是指符合會計準則定義、在財務核算系統中計入固定資產科目的資產。實物資產除包含固定資產外，還有待移交專用設備資產、代建技改設備資產。專用設備和技改設備的價值直接計入相關成本，不能計入為固定資產。實物管理系統與價值管理系統關注和錄入信息存在差別，如固定資產原值不含稅金額，而實物資產登記的原值為采購金額（含稅金額），形成賬實原值不相符的現狀。

三是多部門分頭管理，資產信息分散。資產歸口管理部門按資產類別劃分為辦公營具管理部門和實物資產管理部門，采購辦公營具未納入實物資產管理系統建賬，以成本費用形式報銷未納入固定資產臺賬，造成實物資產管理系統、資產價值管理系統之外的資產，從而導致存在資產閑置、遺失、重復采購等浪費情況。

四是信息源分隔，信息溝通傳遞缺乏效率。實物管理與價值管理通過紙質表單傳遞信息，信息互通存在時間延遲和人為錯誤，不能第一時間掌握實物資產準確無誤的全局信息，使固定資產投資決策、預算制定、成本管理失去真實的信息支撐，造成管理失效。

五是資產清查盤點耗時費力，造成資產管理嚴重形式化。一方面，由于實物資產與財務固定資產的標準不一致，使得資產盤點從源頭上就產生分歧。另一方面，隨著科技創新、企業發展，新資產、新設備不斷增加，資產數量越來越多，單純依靠少數資產管理員，難以實現全面的清查盤點，以簽字表代替實地盤查的情況多有發生。

二、效能改進和提升分析

固定資產投資規模伴隨企業發展而不斷加大，資產信息數據激增，目前使用的資產臺賬管理模式，已無法適應數據時代的要求，不能滿足信息完整性和數據有效性，那么資產數據越多，管理就越容易失效。因此，通過理解固定資產全生命周期，引入大數據管理方式和射頻管理技術，可以大幅提升固定資產的管理質量和效率。

1.理解固定資產全生命周期

企業的固定資產管理常常被局限地認為是相互分離的實物資產管理和財務賬面價值管理，因此分別做好實物資產登記、建賬計提折舊便可達到固定資產管理要求。二者只在固定資產建賬和期末盤點時才會產生一點交集，如同屬固定資產管理的采購環節，在采購之前，需求部門對固定資產的指標需求不明確，采購開始后，采購部門對固定資產的投產跟蹤不積極，造成預付賬款長期掛賬，反映出需求部門與采購部門對固定資產管理的理解不清晰。

固定資產全生命周期過程包括資產規劃、采購實施、到貨驗收、使用維護、技術改進、資產報廢等實物管理過程，涉及到資產預算、經費籌集、折舊選擇、價值變更、盤盈盤虧、報廢處理等一系列財務管理過程。實物管理與價值管理二者關系緊密、缺一不可，如圖1 所示。這些過程不僅限于實物管理部門和財務部門，其它部門也應充分理解并融入此管理過程。

圖1 固定資產全周期管理流程圖

2.規范固定資產管理標準

財務的固定資產原值大多數情況下是發票的不含稅金額，實物管理部門登記的資產原值是采購發票的含稅金額(即合同價格)，造成二者資產價值的不統一。因此，需規范資產價值概念，以財務固定資產原值為基礎價值，增加增值稅信息項，通過原值與稅金信息二者合計反映合同價格。

實物管理部門須對包括無所有權的諸如型號專用設備、技改設備等全部儀器設備登記實物資產，同時財務部門也在對這些無所有權的儀器設備增加資產卡片清單。雖然這些設備不形成企業資產、只計入相關項目成本，但是由于登記資產卡片，就會需要對其進行后續管理。然而這些設備在移交權屬時，實物部門與財務部門未同步變更信息，常常造成二者資產數據不一致。所以，對不形成固定資產的無權屬儀器設備，建議統一通過實物管理部門進行資產信息管理。

3.歸口管理確立資產信息唯一入口

由于部門職責劃分，固定資產一般由經營部門負責采購付款、使用部門驗收、實物管理部門建賬，然而辦公營具卻被單獨劃分出來，由辦公營具管理部門采購、付款、驗收、建賬。儀器設備、辦公營具分由2 個部門進行資產登記，造成資產信息不集中，增加日常管理的復雜程度，為后續資產管理添加難度。因此，應以實物管理部門為資產建賬信息的唯一入口，辦公室負責提出采購申請、驗收，采購部門實施采購付款，這樣既符合內部控制管理要求，也便于資產信息的集中管理。

4.建立大數據提升管理效能

使用表單流程或軟件進行不同階段的固定資產管理，雖然表單流程已在OA 辦公系統中電子化，但表單的使用僅限于流程審批，未形成對數據庫的進一步開發運用；不同管理軟件形成數據庫之間也存在間隔，形成信息孤島，不能將數據信息實時同步。表單之間基本沒有自動傳輸數據，軟件之間、表單與軟件之間的信息溝通多數情況下沒有通過信息化手段直接推送流轉，而是以傳統紙質表單或excel 文件完成流轉，并手工錄入到另一個軟件系統內。例如，由于固定資產實物管理軟件與價值管理軟件的分離，資產信息須通過紙質的固定資產建賬通知單向財務部門傳遞，財務部門確定固定資產原值、殘值及折舊年限信息后，未反饋給實物管理軟件，造成雙方信息不對稱。固定資產信息在多個分離的系統之間相互傳遞數據，使用傳統的紙質材料傳遞，難免出現信息中斷或中轉錯誤，這也是多年來賬實年年對賬，年年有差異的原因。因此，建立快速的信息傳輸通道，將相對孤立的信息數據源連接起來，或者合并各數據庫，形成企業內部的信息大數據，可以極大地提升管理效率和管理質量。

5.引入RFID 射頻技術提高盤點效率

隨著企業規模的增長，資產數量日趨龐大，僅僅依靠專職或兼職的幾名資產管理人員進行管理的難度可想而知。因此，固定資產的清查盤點往往流于形式，盤點過程反映在通知、表單、流程上，實物管理部門與財務部門進行賬賬核對，其它部門看表畫勾簽字，并未實地盤點。正是固定資產的賬實不相符、家底摸不清，嚴重影響企業資產的安全性，也很難為決策提供真實的數據支持。RFID 射頻技術的無接觸式、快速遠距離讀取條碼信息的特點，可以精準地完成固定資產的清查盤點，提高資產管理效率。

三、信息化結合RFID實現固定資產全生命周期動態管理

1.RFID 射頻技術

RFID 系統運用無線識別技術，通過手持讀取設備發出射頻信號，電子標簽接收信號并反饋自身編碼信息，實現無接觸識別實物的目的。利用RFID 技術對固定資產進行管理，可以快速準確地采集資產標簽信息用于分析研究，使分析結論更及時、真實、可靠。

2.信息化結合RFID 實現管理轉型

企業現有的軟件信息系統，不論是儀器設備管理系統，還是財務系統，更重視對購入固定資產時初始信息的錄入和管理，系統內的信息一經錄入即處于靜止狀態，對其進行分析形成的結論在一定時期內幾乎一成不變。結合RFID 的資產管理系統可對管理制度及流程進行固化，通過固定資產的線上申請和審批、入庫建賬、領用變更、維修維護、盤點及注銷全過程的動態管理，提高資產的管理效率及質量。

一是資產申請與購置。資產需求使用部門在RFID 資產管理系統中提交資產采購申請，系統確認是否符合預算計劃，自動比對現有資產信息，提示現有符合要求的資產和其使用狀態，資產需求部門確認是否可協調使用，減少盲目投建新資產。通過相關審批的采購申請，流轉至采購實施部門落實采購。

二是資產入庫建賬與領用變更。資產需求使用部門在系統中確認驗收，實物管理部門確認如類別名稱、品牌型號、使用存放等基礎信息，財務部門確認如資產原值、發票金額、增值稅、其他分攤費用等價值信息。完成入庫建賬后，由RFID 打印機按編碼規則自動生成、打印資產標簽，資產使用部門當場粘貼并領用，以確保每項資產編碼的唯一性。資產使用期間如遇人員調整、狀態變化等情況時，可先在系統中做暫時變更，待盤點時由盤點人員通過手持閱讀器確認變更信息。

三是資產維修維護。實物管理部門在系統預置維修維護計劃(大維或普通維修)，資產使用部門根據資產使用情況判斷提出維修申請，財務部門根據維修類型變更原值或確認費用，實現資產價值和維修費用的動態管理，支持后期維修的決策判斷。

四是資產盤點。資產盤點可按需設置，事先將選擇的盤點列表下載至手持讀取設備，按區域、部門實施高效盤點，同時可通過手持讀取設備記錄盤點差異情況，產生包含所有變更情況的盤點信息，最后匯總反饋到系統中形成盤點分析報告。

五是資產注銷。對于盤虧或無法維修的資產報廢，由實物管理部門在系統中提出資產報廢，財務部門確認資產報廢，可以保證報廢資產的唯一性，實現資產的閉環管理。同時還可避免實物報廢與資產價值處置不一致，確保報廢資產賬實相符。

結合RFID 技術建立的固定資產信息化管理系統，可以對固定資產全生命周期進行管理，通過設計合理的內部控制程序，既能提高管理自動化程度，也能降低人為操作風險。前期將固定資產采購申請和付款執行納入審批管理流程，通過與預算系統的信息交互，實現自動化審批；中期將固定資產調撥和日常維護納入管理系統，實施固定資產的動態管理，對每項固定資產的狀態實現可視化，全面提升固定資產盤點效率和質量；后期將資產報廢與價值處置統一起來，完成資產的閉環管理，而且可進一步與后續資產采購計劃聯系起來，形成有序循環。

在航天科技集團提出的管理信息化提升工程中，將信息化作為高質量發展的重要生產力和核心能力的重要組成部分，要通過信息化推動企業創新發展。但是目前固定資產的信息化管理仍停留在初級水平，大量數據如海底的沉積巖，產生即沉沒不再被關注。因此，需要以航天東方紅衛星有限公司全局的視野，重新審視固定資產管理的流程和技術實現的工具，充分考慮整體性、系統性和協同性，通過信息化結合RFID 技術來改變固定資產靜態管理現狀，動態管理生命周期全過程，最終實現管理效能的提升。

結合RFID 技術建立的固定資產信息化管理系統，可以對固定資產全生命周期進行管理，通過設計合理的內部控制程序，既能提高管理自動化程度，也能降低人為操作風險。前期將固定資產采購申請和付款執行納入審批管理流程，通過與預算系統的信息交互，實現自動化審批；中期將固定資產調撥和日常維護納入管理系統，實施固定資產的動態管理，對每項固定資產的狀態實現可視化，全面提升固定資產盤點效率和質量；后期將資產報廢與價值處置統一起來，完成資產的閉環管理，而且可進一步與后續資產采購計劃聯系起來，形成有序循環。