提升高中學校檔案管理效率的策略研究

馬小惠

摘要：隨著新課程改革不斷地推進，教育領域也對學校檔案管理的要求愈發地嚴格了，雖然學校也在不斷地探索、總結檔案管理經驗，但還是存在著些許不足，如何提升學校檔案管理已然成為當前急需解決的問題。本文將對如何提升高中學校檔案管理工作展開具體闡述。

關鍵詞：高中學校;檔案管理;效率;提升

學校檔案不僅能記錄學生在校期間的各項表現，還是學校開展管理工作的重要依據，更是推進學校開展實踐活動的動力。隨著信息化技術不斷地發展，傳統的檔案管理模式已然無法滿足高中學校的發展需求，就可充分借助信息化技術等來提升學校檔案管理的效率，從而推動高中學校不斷地發展。

一、提升檔案管理信息化水平

現階段，多數高中學校還是應用傳統的紙質化管理模式，與信息化管理模式相比，存在著很多的不足。例如，學校想要調取某位學生的檔案時，紙質化管理模式往往需要管理人員花費大量時間才能找到檔案，而應用信息化管理模式，管理人員只需在電腦上輸入改名學生的姓名，便能精準、快速地找到這名學生的檔案，能夠節省大量的時間。另外，紙質化還會出現遺失學生檔案的情況，而信息化則很少出現此類問題。但是還有些學校未應用信息化管理模式，因為初期建設信息管理系統需要大量的資金，多數學校覺得不夠劃算，所以學校不愿意應用信息化管理模式，這種想法是錯誤的額，信息化已然成為當前的發展趨勢，信息能夠降低檔案管理中出現錯誤的概率，從而為學校節省相應的資金，并能有效提升檔案管理的工作效率。對此，高中學校應立工作小組，負責建設信息化系統，將學生的檔案資料錄入系統中，利用先進的檢索技術，實現自動檢索功能，使管理人員能夠快速查詢到檔案信息，提升檔案的使用效率。

二、強化管理人員專業素養

學校能否高效地開展檔案管理工作，取決于管理人員專業素養如何。所以，學校要設立專門的崗位，培育出專業的檔案管理人才，借助強化培訓等形式，提升管理人員的信息化水平，進而提升檔案管理的效率。學校下選聘管理人員時，還要遵循以下原則：具備相應的檔案管理經驗，熟悉檔案管理的具體流程;具備保密意識和能力;學習能力要強;工作認真、細致，具有一定的條理性。另外，檔案管理人員也要不斷地學習、更新自身的檔案管理方法，如通過信息化系統或軟件，能夠快速錄入、查找學生檔案資料，并對學生檔案進行歸類，保障檔案內容具備條理性，便于教師快速調取學生檔案。此外，管理人員還需具備防范意識，做好檔案信息的保管、傳遞，避免盜取、泄露，嚴格做好保密工作。這樣便能有效提升高中學校檔案管理的效率。

三、提升管理工作的安全性

與其他資料相比學生檔案具有一定的特殊性，檔案中記錄著學生的上個人信息，這些個人信息對學生的后續發展很重要，所以學校要確保學生檔案信息的安全性，防止學生個人信息的泄露。在以前，曾出現過很多冒名頂替其他學生身份讀大學的情況，這就是檔案管理安全工作沒做好才發生此類情況。電子化檔案因為沒有固定的實體，能夠跨區域傳輸檔案信息，雖然使檔案信息的整理與查詢變得更便捷，但是如果在不安全的網絡環境中傳遞信息，有可能會發生檔案信息被竊取、篡改等方面的問題。因此，學校在應用信息化系統時，要建立起高效、安全、系統化的電子檔案管理數據庫，并采取相應的安全管理措施，一個完善的電子檔案管理系統應該包括用戶模塊、分級管理人員模塊、系統控制模塊和系統認證模塊，將管理者與查詢者分隔開，樹立防火墻，并對相關工作人員做好檔案安全性的培訓，防止人為的檔案信息泄露事件的發生。檔案安全性的提升可以減少檔案保密工作的工作量，從側面提升了檔案管理的效率。

四、建立健全檔案管理制度

隨著檔案管理工作的不斷推進，檔案管理制度也需要進一步地完善與調整。只有將各項責任劃分明確，才能保障檔案管理工作有序開展，能夠及時處理或追責檔案管理工作中出現的疏漏和問題。學校檔案管理的信息化水平在不斷地提升，便可通過以下措施來健全檔案管理制度。首先，要嚴格落實密鑰管理和身份認證，將學校內網與外網隔離，建立防火墻，加大防范力度，避免出現信息盜取的問題。同時，嚴格落實崗位責任制，嚴格進行保密工作的審查，對檔案管理者在系統中的操作行為進行監控和管理，在出現問題時就能夠明確地劃分責任，對檔案管理工作者的日常工作起到規范作用。通過檔案管理制度不斷地完善，檔案管理的效率也能顯著提升。

五、結語

總而言之，檔案是學校開展教學改革的根本依據，能根據以往的教學不經驗，對改革策略做出適當調整。對此，學校便要從提升檔案管理信息化水平，強化管理人員專業素養，提升管理工作的安全性，建立健全檔案管理制度等著手。以此來提升高中學校檔案管理的效率，促使高中學校不斷地發展。

參考文獻：

[1]于曉娜.提升高中學校檔案管理效率的策略分析[J].黑龍江檔案，2021（06）：108-109.