大數據時代電子檔案的價值認知與應用

尚守攀

（廣西教育學院 廣西 南寧 530023）

0 引言

從檔案管理發展的歷史視角來看，人類歷史上的檔案管理先后經歷了“文字應用革命”“工業化批量管理革命”以及“基于信息技術的電子化管理革命”3個顯著過程。近年來，以大數據為驅動，電子政務、電子商務、電子業務成為各行業檔案管理的新常態、新業態，電子檔案成為無紙化辦公時代一個重要的檔案管理對象。為了順應和指導社會各主體對電子檔案的管理，2017年至今，我國國家檔案局先后印發了《紙質檔案數字化規范》《電子檔案管理系統基本功能規定》等規章制度，在頂層設計面為電子檔案的系統管理創新提供了一個初步的遵循。而從更廣泛的社會治理創新、企業管理創新等層面來看，管好、用好、開發好電子檔案，是大數據時代一個極其重要的知識動員方式。

1 大數據時代的內涵和特征

1.1 內涵

大數據時代就是海量數據信息的時代。大數據的堅實基礎是互聯網、物聯網等現代網絡平臺，然后通過廣泛收集、整理海量的數據后，對這些數據進行存儲、智能處理，實現最終的信息展示。大數據時代，人們可以在海量的數據信息里獲取有價值的數據信息，這些信息是可以轉變人們的生活方式和工作效率的各類知識。

1.2 特征

1.2.1 社會性特征

大數據時代的社會特征表現為利益方式的轉變，利用互聯網的數據流通代替產品流通，把某些生產轉變為服務，利用信息勞動代替人工勞動。

1.2.2 廣泛性特征

大數據時代的廣泛性特征表現在數據信息的廣泛滲透，以計算機為載體的互聯網技術迅速普及并滲透到社會的各個領域，與人們的生活和工作密不可分。無論是哪個領域人們對數據和信息的采集量和使用量都無限龐大，這種廣泛性每個人都無法抗拒。

2 大數據時代電子檔案的價值認知

大數據作為一種數字經濟時代的全新概念，代表著后工業化時代以數據、知識、信息等為代表的新經濟要素成為一個重要的經濟驅動力，它本質上指的是在信息化時代、數字化時代一種具有規模性（volume）、多樣性（variety）、高速性（velocity）、真實性（veracity）和價值性（value）的數據集合[1]。在大數據時代，沒有任何行業、任何組織、任何實體能夠逃離“數據化”的趨勢，檔案管理創新必須牢牢抓住這一趨勢。

2.1 電子檔案代表著一種全新的檔案知識開發方式

電子檔案在傳統認識中主要可以分為兩種認識路徑：其一是狹義路徑，指的是特定的組織實體在業務開展過程中產生的基于“數據信息系統”的數據化檔案，它只存在于數據信息系統（如OA系統、ERP系統、財務一體化系統）當中；另一種是廣義的認知路徑，即與一切紙質檔案相對應、儲存于一定的計算機存儲系統中的數字化文件集合。在本文中，我們認為電子檔案應當采取一種廣義的界定方式，即它不是一種簡單的、機械的對紙質檔案的“數據化”呈現形式，而是代表著檔案知識以計算機、數據庫、互聯網、物聯網等技術形態為載體開展知識交流、知識溝通、知識共享、知識的深加工開發等的價值增值過程。當然，這種知識開發方式是以“需求導向”為牽引的。

2.2 電子檔案代表著檔案管理的智能化、智慧化方向

檔案的本質是人類各領域實踐過程中產生的各種具有價值的、可供查詢或研究的一切知識資源的集合。如果不能將這些知識資源轉化為實實在在的價值和財富、如果不能借助于大數據技術等將傳統的紙質檔案的開發利用與整個云端檔案的萬物互聯、智能學習等結合起來，那么這些以“紙質形態”存在的檔案不僅僅是一個占地多、消耗成本多、占用人力資源多的“成本中心”[2]，還會逐步偏離其開發的主流方向。電子檔案在呈現形態上比紙質檔案更加具有可復制性、可加工性、可建模性，可以幫助檔案管理逐步實現智能化、智慧化。

3 大數據時代電子檔案價值認知的幾大誤區

在大數據或者說數字化潮流下，我們對電子檔案的管理理念正在經歷著一場革命，這一革命最核心的特點就是檔案管理工作不再是一種被動的知識保管行為，而是一種主動的價值創造、知識開發進程。當然，在現實中人們對電子檔案管理及開發的價值認知還存在著一些誤區。

3.1 盲目推崇“無紙化辦公”

在促進檔案電子化過程中，有些管理者沒有真正理解檔案作為一種知識數據的運行規律和開發規律，盲目借助于OA系統、財務一體化系統等實施“無紙化辦公”，使得檔案資源高度依賴“云端管理”，而忽略了線下紙質檔案產生的規律，從而使得對電子檔案的管理存在“為了數據化而數據化”的問題，導致大量檔案游離于電子檔案管理系統之外，形成“紙質檔案”和“電子檔案”兩個系統的割裂。

3.2 電子檔案管理機制存在不配套問題

電子檔案的產生、收集、數據化處理、上傳、分類、共享、開發、利用、保密等是一個有機的管理體系，任何一個環節發生了問題或者說設計不到位都會影響電子檔案數據體系的完整度。我們以企業運行中檔案的“電子化管理”為例，企業檔案的產生廣泛分布于企業研發、規劃、設計、生產、營銷、管理等不同的業務板塊和環節，各業務條線、業務部門基于自身有限的紙質檔案管理經驗和認知對檔案進行管理，缺乏整體的協調和統籌，導致檔案在從靜態向動態轉化過程中、從紙質形態向數據形態轉化的過程中缺乏足夠的制度協調、流程協調和技術協調，最終導致企業建立的電子檔案管理體制缺乏整合，進而影響到了其檔案資源開發的價值最大化目標。

3.3 “檔案信息孤島”問題突出

本質上來講，檔案信息資源的電子化是“存量數字化，增量電子化”的一種發展戰略，講究的是高層推動、頂層設計、全員統籌、全流程實施，借助于完整的檔案數據庫實現分布式協同共享。但是在現階段我國不同主體實施的“電子檔案”戰略中，由于規劃步調不一致、相關數據庫系統建設重復規劃等，導致已經建立起來的“電子檔案管理系統”與其他兄弟單位、行業組織甚至是上級主管部門等的“電子檔案管理系統”之間沒有形成一個大數據所提倡的那種“智慧云盤”，這就是一種典型的“檔案信息孤島”[3]。大數據認為，在組織內部、組織與組織之間均可以借助于數據共享的“智慧云盤”實現互聯互通和情報信息共享，在整體上有利于形成一種信息團體優勢，這種團體化的運作有利于降低交易成本。

4 大數據時代電子檔案的應用策略

大數據時代的檔案管理是一個數據驅動、數據互聯互通互享的時代，與這一時代有關的云計算、物聯網、智慧城市、電子政務、新媒體傳播、人的數字化消費和數字化生存等都得到了快速發展。針對上文幾個電子檔案應用誤區，提出以下幾個策略。

4.1 制定面向全業務流程的電子檔案管理戰略

對于任何組織來講，電子檔案戰略的實施一定不是單一部門、單一業務流程、單一板塊可以完成的事業，它一定是一個由最高治理層推動、全要素參與的過程。針對大數據時代的檔案管理轉型，電子檔案戰略應當以我國出臺的《電子文件歸檔和管理規范》（GB/T18894-2002）《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T29194）《檔案信息系統運行維護規范》（DA/T56）《紙質檔案數字化規范》《電子檔案管理系統基本功能規定》為依據，制定一部統一的《電子文件和電子檔案管理戰略》，重點理清電子檔案形成的業務系統（如人事系統、財務系統、行政辦公系統、網站系統、電子郵件系統、審計系統、研發系統等）、各部門的管理職責、牽頭部門、協同部門、電子檔案的歸檔種類明細科目、歸檔與移交規范等，確保每一份電子檔案的產生都能及時按照標準進行歸集。

4.2 完善與豐富現有數據庫

大數據時代就是數據資源和資源利用率的比拼，對于檔案部門來說，可以利用相關技術將原有各類高質量的數據庫與各地檔案館數字資源庫進行互聯互通，以提升電子檔案的利用率。

目前正在積極籌建的3個電子檔案目錄中心，包括全國革命歷史檔案、明清歷史檔案、民國歷史檔案。同時，在全國范圍內的各級檔案部門中，正在構建一批規模大、質量高、分布式的多媒體電子檔案數據庫群。這些資源庫將根據一致的應用平臺的標準實施加工，依托互聯網平臺實現信息服務的高效、跨庫和無縫連接。在建設資源數據庫的過程中，務必遵循共享的原則，根據統一的標準對數據庫內容實施標引和加工，力求一次性加工標引就可以符合未來應用系統功能持續拓展升級的要求。

4.3 現有館藏檔案的數字化

首先要對館藏檔案資源實施分級鑒定和有序整理，然后在此基礎上通過掃描、縮微膠片轉換等措施，有步驟地將紙質檔案和膠片照片等檔案數字化、電子化，利用模/數轉換技術將錄像、錄音等檔案變成電子檔案，并把電子檔案數據庫并網。

4.4 電子文件的收集與積累

在大數據時代，人們的社會活動和科技生產活動會有很多是在電子環境下產生，諸多文件的生命周期會利用電子形式。因此，各類電子文件將成為館藏電子檔案的重要來源。近年來，對電子文件的采集、歸檔和管理已經成為各級檔案部門的重點工作。因此，檔案部門都要爭取具備現代化管理條件，注重監督和指導電子文件的積累、歸檔、著錄的環節，有效管理已經形成的電子檔案。國家檔案館要針對電子檔案采集、管理、保護應用各個環節，尋找行之有效的方法，進行有針對性的試點工作，為檔案館接收電子檔案做好人員和技術的準備。要總結和借鑒那些信息化、數字化建設效果好的檔案部門的工作經驗，以幫助試點單位切實做好電子檔案應用的試點工作。定期開展電子檔案管理和應用成果研討會，總結和交流工作經驗，切實了解西方國家在電子檔案領域管理和應用的發展狀況，吸收和借鑒有價值的、符合我國國情的成功經驗，穩步推進電子檔案的信息化建設步伐。

4.5 循序漸進推進“智慧檔案云盤”系統建設

為了消滅數字化時代、大數據時代的“數據割據”“信息孤島”和“碎片化的電子檔案管理系統”以及相關的重復投資、重復建設等問題，我們建議相關的組織（比如企業集團公司）應當牽頭推進組織系統內全體下屬單位之間的“智慧檔案云盤”系統建設。智慧云盤一般也被稱為智慧云數據處理中心，是大數據時代的一種信息集中共享中心，也有人將智慧云盤稱之為是“數據規模超出傳統數據庫管理軟件的獲取、存儲、管理以及分析能力的數據”[4]，其含義類似于“檔案數據庫集成系統”，智慧云盤的服務核心資源是共享性的信息資源，而信息資源價值的實現關鍵在于其流動性、傳輸性和增值性。作為組織行為、組織管理的一個大數據實現方式，智慧云盤承載的數據信息具有完整性、一致性、精確性、實效性等顯著特點。智慧檔案云盤服務模型是一個信息服務需求——信息收集處理——信息反饋的過程，主要的模型思路見圖1。按照這種“頂層搭設元數據庫、基層充實電子檔案資源”的思路，在一個規模較大的組織內部通過這種思路可以克服“檔案信息孤島”的問題。

4.6 制定詳實且具操作性的電子檔案控制規范

在大數據背景下，電子檔案實現了局部或一定范圍內的互聯互通之后，若配套的管理規范、控制規范及其實現機制存在漏洞，極易發生泄密、被黑客入侵等檔案管理事故。針對這種情況，組織內部在牽頭開展相關的“智慧檔案云盤”或數據庫系統建設時，應當加強對類似于“電子文件歸檔接口”“安全與保密”“存儲技術條件”等進行相關的規定。例如，在針對電子檔案移交時必須要進行“病毒性檢驗”“真實性檢驗”“完整性檢驗”“有效性檢驗”等四性檢驗，確保電子檔案的數據從源頭就是安全、真實、完整、有效的，為后續的電子檔案存儲、開發和利用奠定堅實的管控基礎。

4.7 加快電子檔案信息資源管理及應用人才隊伍建設

在電子檔案的管理和應用中，專業化的人才隊伍是可持續發展的關鍵保障。要通過信息化、數字化建設推進電子檔案管理和應用的深度和廣度[5]。我國的各級各類檔案機構都在培養一大批專業化的人才，包括電子檔案信息加工與管理、數字檔案館的運營與管理、電子檔案系統的開發和維護等方面，以確保電子檔案信息化的穩步運行。在大數據時代的電子檔案智慧化管理與應用中，務必堅持科技振興檔案事業的整體原則，全面促進電子檔案科技創新能力的有效提升，持續地提升檔案教育工作的質量和效率，在此基礎上培養一批符合檔案發展的專業人才，其核心標準是掌握現代科學技術知識的復合型人才，以應對新的歷史時期檔案事業發展的新趨勢、新挑戰。

5 結語

隨著大數據時代的到來，檔案管理面臨著機遇和挑戰。作為一種重要的信息資源，如何使檔案管理信息化顯得尤為重要。隨著大數據技術的不斷進步，檔案管理信息化的步伐將越來越快，在大數據的發展過程中，推進“智慧檔案云盤”系統建設、制定操作性強的電子檔案控制規范，檔案管理將更加科學、合理和完善。