基于PDM系統的航天產品技術文件歸檔效率提升實踐

朱艷蕓，劉 暢，葛文謙，段詩園，郭海燕

（北京航天時代光電科技有限公司 北京 100094）

0 引言

隨著國防建設對武器裝備需求的快速增加和質量要求的不斷升級，航天企業承擔著從論證、方案、研制到定型批產的整個過程，面臨著發射任務重、研制時間緊、質量和可靠性要求高的新形勢，但航天型號研制又具有研制周期長、技術復雜度高、多系統相互制約的特點。技術文件作為航天產品研發、設計、生產、試驗、交付使用、問題追溯的重要依據，對研制進度、周期和成本起著至關重要的作用。

航天產品技術文件種類繁多，涵蓋研究試驗文件、設計文件（含圖紙）、工藝文件、軟件代碼以及各類文件對應的更改單、偏離單等。隨著數字化在航天產品設計、生產等各領域的大范圍應用，以三維模型為代表的各類數字檔案逐漸增多，文件系統復雜龐大，編制模板、編輯類型、編號規則、需求歸檔時間、審簽流程、提供利用載體和方式各不相同，是產品研制每個環節的必備，其歸檔及時性和成套性則成為最基本要求。實際上在歸檔過程中，每個環節都會因為一些主觀或客觀原因產生的問題造成技術文件達不到歸檔質量而導致重復性勞動。因此，解決技術文件編制或歸檔流程中影響歸檔質量的低層次問題，提高技術文件歸檔效率，成為亟待研究和解決的重點[1-3]。

1 基于PDM的航天產品技術文件歸檔

20世紀50年代，中國航天事業起步，隨之產生的技術文件也逐步歸檔，但主要是在產品定型時一次性移交歸檔，文件分散，丟失嚴重，質量得不到保障，不適應航天系統性工作的需求；80年代逐步推行按研制階段歸檔，保證產品技術文件信息的及時加工、整理和提供利用，縮短研制周期，提高研制效率，但形式以紙質、錄像帶等為主；90年代伴隨著電子信息技術的發展，出現了文件管理系統，歸檔途徑和載體由傳統方式向電子化轉變；進入21世紀，技術文件電子歸檔全面普及，歸檔形式、歸檔載體、歸檔范圍、審簽流程、分發方式、流轉跟蹤等實現了全面性、多樣化和精準化，并可與檔案管理系統形成有效對接，不斷提升檔案資源利用便捷性。

PDM（Product Data Management）便是一種利用數據模型對企業產品開發設計和制造全生命周期數據（包括電子文檔、數字化文件、數據庫記錄等）和過程（包括工作流程和更改流程）進行有效管理的方法和技術，能夠實現從文件編制、簽署、更改、歸檔、分發、查詢、作廢及分發利用，實現設計、生產全程無紙化。本文所指的基于PDM系統歸檔的航天產品技術文件包括電子文檔、三維模型、軟件等。

2 檔案審核節點存在問題分析

一份技術文件從完成編制提交審查流程開始，一般要經過校對、技術審核、會簽（必要時）、標準化審查、批準、檔案審查等層層把關才能完成歸檔（圖1），每個審查環節出現問題都可能被退回。檔案審查處于歸檔的終端，如到達檔案仍存在問題，反復修改造成歸檔效率大大降低。因此，本文僅通過對技術文件在檔案審核節點發現問題、分析原因、解決問題，提供歸檔效率提升的一些借鑒。

以某年度PDM系統歸檔技術文件在檔案審核節點存在問題為例，全年共計歸檔3712份，在檔案審核節點因各類問題達不到歸檔質量的文件有842份，占22.7%。問題原因（表1）主要分布在編制人員不熟悉流程占15%，編制不細心占71%，系統問題占14%，前兩者均為人為因素問題占到86%。

表1 技術文件在檔案審核節點問題原因分布

編制不細心情況，主要集中于技術文件封面和三單的密級、部門、階段等信息漏填，技術文件正文串行串頁、刪除域等造成的簽署問題，屬于頻發共性問題。

流程不熟悉情況，主要因為PDM系統實現了圖紙電子歸檔，但編制人員在手動將CAD轉為PDF過程中幅面選錯尺寸、歸檔批準人錯選為檔案人員導致的簽署問題等共性問題。

系統問題情況，主要為因系統本身不完善引起的簽署偏移、文字顯示、版本轉換造成的低層次問題等批次性共性問題。

流程不熟悉情況，集中在編制人員手動將CAD版圖紙轉為PDF過程中幅面選錯尺寸、歸檔批準人錯選為檔案人員導致的簽署問題，文件審查流程、歸檔流程選錯等，屬于偶發性問題。

問題類型（表2）主要為格式和操作問題，封面信息不全、頁碼問題、簽署問題比較集中。

表2 技術文件在檔案審核節點存在問題分布

文件類型（表3）以研究試驗、設計、三單為主。

表3 存在問題的文件類型分布

技術文件退回引起3方面突出問題：（1）技術人員歸檔周期加長，如遇出差等情況，周期則不可控，大大降低科研生產效率。如任務書未歸檔，影響下一階段技術分解、文件編制和產品研制；（2）浪費編寫、校對、審核、標準化審查、批準等前期人員時間，增加重復勞動；（3）檔案人員反復溝通、修改時間較長。以842份文件計算，每份20 min，總耗時近35天，工作效率大打折扣。

3 解決措施

3.1 有針對性地制定合理有效的解決方案

針對技術文件退回問題，以往通過告知、培訓的方式不能從根本上解決。利用信息化手段，以便于技術人員操作為出發點，借助PDM系統、完善文件模板等信息化手段解決共性問題，培訓為輔，減少偶發性問題，降低人為因素的不確定性[4]，見圖2、表4。經對比，信息化手段完善后技術文件的平均退回率降低了70%。

表4 PDM系統歸檔技術文件在檔案審核節點問題

3.2 挖掘PDM系統功能解決批次共性問題

對于文件封面必須填寫的“密級”“型號”“階段”“編制部門”等易錯漏填或信息不一致問題，通過有缺項不能提交送審解決完整性[5]；文件屬性和文件封面對應信息自動映射解決一致性，解決因系統不完善或人為因素造成的文件封面簽署信息不全、重疊、偏移、信息不一致等42.8%的問題。

以研究試驗類文檔為例，在屬性填寫階段，即將文件名稱、型號、階段、密級等采取與正文自動映射方式，減少錯漏填，見圖3。

3.3 推動技術文件模板修改完善解決頻發共性問題

由于技術狀態變化多，更改單、偏離單等退回率偏高。如更改單中的更改原因、更改類別、分發單位、密級、實施日期，偏離單中的有效范圍、偏離原因等均為編制人員自行填寫，錯誤率較高。經對文件模板進行優化，易錯的部分改為下拉菜單選擇，實現“傻瓜式”編制，基本上解決了上述問題；通過鎖定技術文件模板相應功能解決了串行串頁、頁碼錯誤、刪除域等問題，解決了26.5%的問題。

以更改單為例，提煉關鍵信息，優化模板，使模板在PDM系統中具有嵌入流程、自動映射內容、下拉選擇等功能，見圖4。

3.4 編制操作手冊，加強編制人員培訓解決個性問題

對于圖紙轉換時選錯尺寸、修訂狀態提交、審簽流程選錯、文檔名稱不一致等編輯錯誤和不熟悉流程等無法依托信息化手段解決的問題，編制“操作指南”和“操作小視頻”（圖5），組織培訓，將質量防線前移，從源頭減少人為因素造成的低層次問題發生。

3.5 不斷優化流程，提升歸檔效率

除出現問題后被動解決外，通過主動挖掘風險點和影響效率的因素，優化流程。例如將文件歸檔后檔案人員手動編號改為將檔案編號規則嵌入PDM系統，文件發起歸檔即形成檔號，減少檔案人員人工編號造成的效率低下（圖6）[6]；將技術文件借用申請嵌入PDM系統，使借與被借雙方實時掌握借用狀態（圖7），減少由借用帶來的更改盲區；積極嘗試開發PDM系統“歸檔計劃功能”，實現計劃制定→人員和時間節點分配→定期提醒→全程在線監督，提高歸檔效率。

4 結語

提升歸檔效率是保障科研生產的重要環節，檔案人員通過與其他環節通力合作，比如優化流程、修改模板、完善系統功能、增加培訓、加強監督，將歸檔質量風險前移，不斷減少批次性、頻發性、低層次問題，提升科研生產效率。