從行政管理到學術論壇—OA系統的變遷史

馮曉亮

（北京市育英學校 北京 100036）

1 OA協同辦公系統的發展

OA系統是辦公自動化系統（Office Automation）的簡稱，被廣泛的應用于各個行業中。從最開始使用計算機處理各類文檔開始，步入了文字信息自動化處理時期；步入21世紀后，各個中小學開始了校園信息網絡的建設，從單機處理發展到了網絡協同處理的階段；近5-6年，隨著移動互聯網的興起和數字化校園系統應用的廣泛普及，以及各類終端都被接入到了校園管理系統中。OA系統向著工作流程規范化、高效化、智慧化的方向發展[1]。

2 OA協同辦公系統建設的必要性和目標

OA系統的優勢是顯而易見的，在基礎教育行業，教師工作的特點是課時數較多，往往不具備實時溝通的條件，而有一些行政的工作要求，尤其是在特殊時期下，還是需要一線老師知曉并執行相關要求。傳統的紙質辦公環境有時顯得不那么及時有效。因此，就需要一套信息化的系統來協助學校的管理團隊進行上傳下達。同時一套完整的規章制度也需要有相應的系統來規范其運轉流程。當然任何一個行業都有OA系統，如何在基礎教育行業來發揮一套信息化系統的作用呢？還需從基礎教育行業的特點出發。教育行業的使命是教育人，培養人。同時，在培養教育學習者的過程中，教授者自身也在不斷的提升自己的水平。規范的制度是系統運轉的基本底線，這也是OA系統存在的基本要義。在學校運轉基本平穩之后，就應向著高階模式發展即從行政管理向著學術業務體能提升的方向遞進。

3 OA協同系統從行政管理起步

一個系統在起步期，功能模塊不宜過多。對于陌生的系統，一線老師一般不愿意改變自身的工作習慣和流程。為了讓系統的使用者簡單清晰明了知道如何使用它，它用來干什么，在初期時系統的功能模塊不宜大而全。初期的主要目標是培養用戶的使用習慣，增加用戶的粘性。除了出臺相關的行政命令要求之外，需要切合用戶的使用需求，開發若干個在一線教育教學過程中高頻應用的模塊。在我校的OA系統設計之初就是從以下幾個模塊開始的，行政要求類：周安排、學校公文，這兩類是通過行政命令要求，兩個工作日內至少要登錄一次 OA進行查閱和回執。除此之外，面向教育教學過程中的痛點，解決一些線下不易解決的問題。例如：場館預約，校園的中公共資源是有限的，一到期中期末時間點，總是各類家長會議的高峰期，經常遇到開會場地的沖突問題。利用信息化的工具就可以解決這類資源管理的問題。減少中間組織協調管理問題。如圖1所示，教師在預約場所之前，可以按時間段或場地進行查詢。或如圖2所示，在預約時，如果該場地在預約時間段已被占用，則會彈出對話框，進行提示。除此之外，系統中還開發了工資條、車輛預約管理等小工具，這樣就可以讓教師們真正感受到系統使用后，工作效率的提升。

圖1：資源預約查詢

圖2：場地沖突自動提示

4 OA協同系統向學術業務能力提升

OA系統在使用一段時間后，系統的定位就不能停留在提高工作效率的層面。對于校園系統的而言，還應該落腳于促進業務能力的提升。系統定位發生轉變后，首先還是從問題導向，在教師業務提升的過程，有哪些痛點可以利用 OA這樣的系統解決。經過調研發現教師隊伍中間在賽課、聽評課的過程中積累的不少好的資源，需要進行分享交流。如圖3所示。這樣就創建了工作交流板塊，使得教師們自發的交流討論成為一種工作的常態。學科間跨年級、跨學段的交流日益頻繁和密切，逐漸就形成了業務交流的氛圍。在這一塊板塊中，除了進行業務交流之外，也成為校園新聞的廣播站。

圖3：工作交流版塊

為了使學科的優質資源進行固化，開發了資源庫模塊，將教師個體間的分享固化成為制度，定期統計反饋給學科，促進備課效果的提升。除此之外，為了更加深入教師的學術業務能力，配合人力資源部門，在OA系統中整合學術積分的申報與審核，開設學術交流、論文發表及獲獎、課題研究等多個和教師業務能力提升相關路徑的申報、審核的流程方法。通過這樣的系統，教師通過對比積分的欠缺內控，就可以自我進行下一階段的發展規劃和提升。

通過使用身份認證的技術和SOA的服務架構，使得這些功能模塊都與OA系統進行了整合，一線教師在使用時，只需要登錄一個平臺，就可以完成行政業務和工作學術業務相關的功能如圖4、圖5所示，避免了產生信息孤島的問題。

圖4：資源庫固化業務成果

圖5：學術積分系統與OA系統整合

5 總結

校園的管理是一個龐大的課題，如何應用好信息化系統提升治學水平更是需要思考的問題。OA系統是很好的切入點，首先通過一定的行政要求，啟動系統的應用，利用一些高頻的應用點提高一線教師對于系統使用率，在教育教學工作習慣利用信息化平臺是十分關鍵的。同時，對于系統而言，還應適時的提高定位，從一個效率平臺轉向業務能力提升轉變，這是由教育行業的自身屬性所決定的。綜上，OA系統的建設和應用，可以有效地對于推動數字化校園建設的進程，實現校園管理高效化、科學化、制度化，提升學校管理的水平，同時促進教師隊伍的學術業務能力水平發展。