新形勢下檔案管理信息化建設現狀及對策研究

馮以珊

(泉州市科技咨詢服務中心，福建 泉州 362000)

1 概述

改革開放以來，我國的經濟建設取得巨大飛越，在發展過程中也積累了越來越多的檔案，這對檔案管理部門的工作提出了更高的要求。《中華人民共和國檔案法》指出：“各級人民政府應當加強檔案工作，把檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，將檔案事業發展經費列入政府預算，確保檔案事業發展與國民經濟和社會發展水平相適應。”[1]本文圍繞檔案管理信息化建設的內涵、現狀和具體做法進行研究，以期為檔案管理部門加強信息化建設工作提供一些參考。

2 檔案管理信息化建設的內涵

檔案管理的信息化是檔案現代化管理的平臺，能夠實現檔案的日常管理信息化，可控制性增加，更高效地運轉。

從經濟上分析，檔案信息化管理使得檔案工作真正做到科學、合理規劃，系統、高效實施，可以提高工作效率，從而提高了管理水平和影響力，并帶來了更多的資源以及經濟利益。

從管理上分析，檔案信息化管理是為在一定范圍內獲得最佳秩序，促進最佳共同效益，在科學研究與經驗總結的基礎上，經協商一致制定并由公認機構批準，共同使用和重復使用的一種規范性文件。

從技術上分析，檔案信息化管理系統界面簡潔友好，易于學習和操作，開發完成后只需對系統管理人員進行簡單的培訓就能實現系統的良好運轉。同時，系統的易維護、易擴充和易修改等特性使其能夠滿足和適應業務不斷發展變化的需要。

此外,還能從以下方面加以分析。①準確性，檔案數據能夠準確、真實反映實際檔案，符合檔案數據標準的要求；②完整性，服務操作所需要的檔案數據完備，關鍵屬性沒有缺失；③時效性，檔案數據能夠及時被獲取，能夠反映當前服務情況；④一致性，反映同一服務實體的檔案數據及其屬性具有一致的定義和含義；⑤可靠性，檔案數據在可控、安全的范圍內發布和使用。

通過以上各方面的研究與分析，可以確定檔案管理信息化是可行的。

3 檔案管理信息化建設現狀

雖然檔案管理信息化建設是適應新時代變化的迫切需要，也得到一定程度的發展，但是在發展過程中還存在一些問題，如重視程度不足、專業素質不強、管理體系不健全等，這些因素制約著檔案信息化建設的發展。

3.1 檔案信息化管理意識薄弱

檔案管理部門領導普遍存在“重業務、輕檔案”的現象，沒有認識到檔案管理信息化建設對單位發展的重要性，甚至片面地認為檔案管理工作都是檔案人員的事，與其他人員無關，因此一般沒有安排專人從事檔案管理工作，而是由其他業務人員兼任。兼任人員對檔案工作缺乏專業管理知識，在實際工作中對收集到的檔案存在遺漏、丟失、存檔不及時等問題，嚴重阻礙單位檔案信息化建設工作的推進。

3.2 檔案信息化管理體系不夠健全

隨著檔案信息化建設的發展，檔案管理模式逐漸由傳統實物保管向數字化和網絡化方面轉變，這對檔案管理部門提出了更高的要求[2]。雖然單位的電子檔案能夠做到有效保存，但是由于不同檔案的數據格式、兼容性、運行環境等方面存在差異，這無形中增加了檔案分類和整理工作的難度，也影響了電子檔案的使用效率。此外，對一些規模較大的單位來說，檔案保管過于分散，不同部門間存在重復保管的情況，這對單位資源也造成浪費。在很長一段時間里，缺少良好的檔案管理制度，沒有樹立“前端控制”和“全程管理”的思想，降低了檔案管理效率。在這種情況下，單位的檔案信息化管理亟需健全管理體系，加強管理規范，明確管理標準。

3.3 檔案信息化管理專業人員嚴重匱乏

人才是第一資源，高素質的檔案管理人員是推動檔案信息化建設必不可少的組成部分。當前，檔案管理部門普遍存在專業人才不足的問題。檔案管理工作需要有很強的責任心與抗壓能力，有的檔案管理人員年齡偏大，專業素養不高，計算機操作不熟練，缺乏信息化管理與維護的專業知識和技能；有的檔案管理人員非專職擔任，流動性強，沒有及時做好交接，造成檔案信息系統的錄入及維護不夠及時、準確。對此，急需一批熟悉檔案管理工作主要內容又掌握信息技術的綜合性人才。

4 檔案管理信息化建設對策

進入“互聯網+”時代，實現檔案管理信息化建設至關重要。與此同時，檔案管理信息化建設是一項長期的系統工程，涉及到技術、法律、制度、人才等方面，不可能一蹴而就，加強檔案管理信息化建設，建議從以下幾方面入手。

4.1 高度重視檔案信息化建設的重要作用

檔案管理部門領導應對檔案管理信息化建設工作予以高度重視，將其納入單位信息化建設工作的整體規劃。與此同時，檔案管理部門也要不斷完善檔案管理制度，建立檔案工作組織體系，做到分工明確，要對工作人員完成工作的情況進行監督和績效考核，明確檔案管理工作的經費支出科目，以此提升檔案管理的信息化、專業化、數字化、信息化水平。檔案管理部門還要加強信息化和標準化建設，以《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》《中華人民共和國互聯網信息服務管理辦法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律法規為指導，制定數據存儲壓縮格式規范、數據交換標準規范、數據加密、水印技術規范和系統軟硬件設施技術標準等[3]。

4.2 提升檔案信息化管理水平

信息化檔案管理部門必須提升檔案信息化管理水平，為單位的長遠發展提供幫助。目前，信息化檔案管理部門的檔案信息數量不斷增加，對各種檔案資源進行規范整理至關重要。一是要做到與時俱進，創新管理思維，統籌規劃檔案管理工作，設計相關的管理制度，規范管理各種檔案；二是要完善檔案歸檔范圍、使用期限等工作細則；三是要運用信息技術建立檔案使用審批表，借閱檔案的人員先在計算機上進行登記借閱部門、借閱檔案名稱、借閱用途等，檔案管理部門經過審核后將檔案借給使用人，這樣可以對檔案使用進行全過程記錄。

4.3 全面應用先進技術

所謂檔案管理信息化建設，就是利用先進的信息技術、大數據技術、存儲技術，將各種載體的檔案資源轉變為數字資源，用信息數據庫的方式存儲檔案資源的過程，以此為共享檔案資源、發揮檔案資源的作用提供條件。如今，大數據技術的普及使單位積累了越來越多的檔案，因此，使用先進技術來進行檔案管理工作顯得尤為必要。檔案管理部門要與時俱進，緊跟時代發展的目標，通過運用各種先進技術開展檔案管理工作，提升檔案管理的效率，要盡快開發適合本單位實際情況的數字檔案數據庫，建立檔案目錄，提升檔案信息資源的服務質量。與此同時，信息化檔案管理部門還要加強安全建設，防止單位的檔案信息出現泄密、丟失等問題，要綜合使用殺毒軟件、防火墻技術、數據加密技術等，所有軟件系統的使用都要兼顧檔案管理的要求，為檔案管理信息化建設提供保障[4]。

4.4 加強專業工作隊伍建設

在檔案管理信息化建設進程中，必須打造一支精通信息技術，能夠掌握檔案管理信息化建設知識的高素質人才隊伍。目前，信息化檔案管理部門的工作人員的綜合素質還需要進一步提升，他們長期使用傳統方式來管理檔案資源，無法充分發揮檔案資源的真正價值。從目前來看，信息化檔案管理人員必須具備保守秘密、清正廉潔的政治素質，同時具備一定的科學文化知識和熟練的業務技能，掌握檔案基礎理論知識、文史知識、統計學知識、計算機知識、管理學知識、社會學知識等，能夠熟練將檔案政策法規內容應用于實際工作中，高效完成本職工作。為了使檔案管理人員具備這一系列素質，要對他們進行教育培訓，安排專業人員向檔案管理人員介紹關于檔案管理信息化建設的相關知識與技能，促使檔案管理人員充分意識到這項工作的重要價值。還要對檔案管理人員接受培訓的情況進行嚴格考核，了解他們從培訓中獲得的進步，促使他們更好地完成檔案管理信息化建設工作。

在單位檔案管理系統中，有大量的基礎工作要做，我們要緊緊圍繞改革發展的大局，利用信息技術管理手段，實現檔案資源存量數字化、信息標準化，使檔案管理工作為經濟社會高質量發展作出積極貢獻。