全文數(shù)字化背景下檔案原件封存實踐與探索
——以云南省檔案館為例

■ 王繼偉

作者單位：云南省檔案局

檔案原件封存是近幾年檔案數(shù)字化工作結(jié)束后隨之而來的一項新業(yè)務，是基于檔案數(shù)字化處理后在對外提供利用檔案掃描件或縮微件的情況下，對檔案原件以標準恒溫恒濕檔案庫房專門保管的一種特殊保護措施，能有效保護檔案原件，對檔案原件“延年益壽”起到重要作用。

一、概況

近年來，隨著云南省檔案館檔案數(shù)字化建設項目的逐步推進和檔案保管、保護技術的發(fā)展，對完成數(shù)字化后的檔案實施檔案原件封存處理，減少了檔案原件利用時頻繁翻閱及復印、掃描等熱、光原因造成的損害，對檔案可以起到防光、防塵、防潮、防蟲霉等特殊保護作用，既方便利用者的查閱，又有效延長紙質(zhì)檔案原件的壽命。自2011 年開始，云南省檔案館經(jīng)過近10 年堅持不懈努力，現(xiàn)已完成館藏檔案266 個全宗，47.5 萬卷，140425 件紙質(zhì)檔案原件封存，其中館藏民國檔案154 個全宗，30 萬卷珍貴檔案已全部完成原件封存，檔案安全保管與保護水平邁上了一個新臺階。

二、流程

云南省檔案館通過多年的檔案原件封存實踐與探索，對封存工作進行了多方面的調(diào)整優(yōu)化，形成較為成熟穩(wěn)定的工作流程。

（一）前處理

第一，明確檔案原件封存必須是已終結(jié)單位完成數(shù)字化加工處理后的文書檔案，未終結(jié)單位檔案由于今后仍然會接收檔案進館因此不宜封存原件，未完成全部數(shù)字化加工的檔案存在原件調(diào)閱利用情況，也不宜做原件封存。第二，制定切合本單位實際的檔案封存方案，明確封存全宗數(shù)、案卷數(shù)、排架長度、經(jīng)費預算、參與人員、封存工期等。準備好必須的工作場所、封存庫房、檔案架柜、溫濕度控制、消防滅火以及監(jiān)控設備等檔案管理設施設備，并對封存庫房、架柜進行徹底衛(wèi)生保潔，必要時進行消毒除塵處理。第三，以全宗為單位對計劃封存檔案進行清點檢查，準確掌握全宗案卷質(zhì)量數(shù)量狀況，為后續(xù)封存處理提供準確信息。清點檢查一是核對案卷數(shù)量是否與檔案登記表冊相一致；二是對照“檔案數(shù)字化加工備考表”查看檔案數(shù)字化加工信息，發(fā)現(xiàn)異常情況與檔案數(shù)字化加工部門聯(lián)系及時處理。第四，根據(jù)計劃封存量訂制大小合適的封存專用高質(zhì)量無酸、阻燃紙質(zhì)封存檔案盒。

（二）消毒

按照封存方案將清點檢查完畢的全宗檔案依次下架、打包、編號，集中運送至檔案消毒間進行消毒滅菌處理。危害檔案的昆蟲有30 多種，最為嚴重的有檔案竊蠹、煙草甲、毛衣魚、蟑螂、白蟻等，這些害蟲對檔案的危害主要是蛀蝕檔案，使檔案孔洞叢生、殘缺不全，難以修復，失去利用和保存價值。因此，在檔案封存工作正式開始前，必須嚴格按照操作規(guī)程對封存檔案進行消毒滅菌和除塵處理，防止將檔案害蟲及蟲卵帶入封存庫房內(nèi)。專門定制的封存檔案盒也要一并進行消毒滅菌處理，確保封存盒無菌無塵。

目前，檔案消毒方法主要分為物理方法消毒和化學方法消毒，歸納起來主要有：熏蒸消毒法、紫外線輻射消毒法、低溫冷凍消毒法、微波消毒法、臭氧消毒法和真空充氮消毒法等幾種。云南省檔案館采用的真空充氮消毒法屬于低氧殺蟲技術，設備由真空室、空氣壓縮機、冷凍干燥機、制氮機、真空泵等部件組成。消毒時將檔案集中放置真空室，啟動消毒程序由制氮機向真空室自動注入氮氣降低氧氣濃度（設備工作狀態(tài)下氧氣含量0.2%≦）增加氮氣濃度，置換真空室中的氣體成分。消毒過程中害蟲體內(nèi)液體蒸發(fā)，新陳代謝被抑制到預定時間后成蟲、幼蟲、蟲卵、蟲卵的蛋白質(zhì)遭到破壞，從而殺死害蟲或蟲卵，達到除治害蟲的目的。真空充氮消毒法對于耗氧性菌能100%殺滅，對于厭氧性菌及絲狀霉菌能阻斷其生長、滋生、繁殖。

（三）封存

按照預定封存工作流程，組織工作人員做好封存檔案清點、裝盒，編制封存檔案流水號并錄入計算機系統(tǒng)，完成后將封存盒依次放入噴碼機傳送帶，由噴碼機按照預設程序在封存盒卷脊噴印全宗號、機構名稱、卷號以及盒號等信息，流程結(jié)束后將封存盒順序搬運封存庫房上架存放。

在此過程中，負責裝盒的工作人員在裝盒的同時對封存檔案進行檢查，將裝盒過程中發(fā)現(xiàn)的空號、跳號、缺卷、附卷、超大件、蟲蛀、破損等情況上報計算機錄入人員進行登記備注。噴碼機在開機前先檢查設備的電源線、噴頭、喉管是否符合安全要求，開機過程先進行初始化，開機后1分鐘內(nèi)不做任何操作。開機完成后，將噴碼機與工作電腦進行連接，設定好傳送帶速率、噴頭參數(shù)、編輯好字符，各項調(diào)試工作完成后即可準備噴印封存盒信息。工作人員全程穿著防塵工作服，佩戴軟帽、口罩、手套、鞋套等防塵設備，確保工作場所干凈整潔、無風無塵，盡量避免灰塵細菌等有害雜質(zhì)進入到封存庫房。

（四）后期檢查

封存流程完成后，安排工作人員檢查計算機錄入信息與封存盒標識信息是否準確，必須做到計算機信息、封存盒標識、封存檔案三者一一對應，準確無誤。封存工作完成后，制作封存庫房檔案存放索引手冊和檔案索引指示牌，標識封存檔案信息。對封存庫房監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等庫房管理設施設備進行全面檢查與維護，保障各項系統(tǒng)正常運行，確保庫房溫濕度始終處于標準值范圍之內(nèi)，達到封存檔案安全存放要求。全部工作結(jié)束后，制定封存檔案庫房管理辦法，明確管理人員，管理職責以及調(diào)閱封存檔案的審批權限，制作封存檔案庫安全檢查記錄表、封存檔案庫保潔記錄表等工作臺賬，規(guī)范化精細化管理好封存庫。

三、結(jié)語

通過近些年檔案原件封存的實踐探索，云南省檔案館建立了一套科學高效的封存方法，逐步解決了在檔案原件封存工作中遇到的困難和問題。

第一，檔案原件發(fā)生人為損壞問題。封存的檔案都是經(jīng)過數(shù)字化加工的檔案，數(shù)字化加工期間檔案的搬動、下架、清點、拆裝、派發(fā)、翻動、掃描、質(zhì)檢、裝訂、入庫、上架等環(huán)節(jié)，極易對紙質(zhì)檔案造成不可逆轉(zhuǎn)的損壞，尤其是民國檔案年代久遠，紙張已經(jīng)發(fā)黃變脆，稍有不慎將對檔案原件造成無可挽回的損害。這就要求檔案原件封存過程中提前做好規(guī)劃，合理地調(diào)配工作人員、優(yōu)化工作流程、減少與檔案原件直接接觸，盡量避免造成不必要的人為損壞。

第二，封存盒規(guī)格問題。不同年代的檔案規(guī)格各不相同，普通文書與圖紙、報表、登記冊等各類表冊也各不相同，超寬、超厚、超大件檔案要特別訂制相應的超規(guī)格封存盒才能順利裝入，切不可隨意折疊、彎曲、按壓檔案原件。上架時超規(guī)格檔案盒也應按全宗順序依次排列，盡量少用代卷卡標示。

第三，封存方式選擇問題。當前業(yè)界對檔案原件封存有不同的認識和討論，實踐中，柜架上貼封條、卷宗上貼封條、專門盒裝、抽真空密封等方法均有不同檔案部門采用。無論哪種方法，最重要的是要能有效保護檔案原件不受損害。各單位在檔案原件封存實踐過程中應選擇適合本單體實際的封存方法，把封存工作做好做精，保障檔案原件安全存放，最大程度延長檔案壽命。