昭通市檔案館“抓、建、創、管、用”構建檔案數字化新格局

■ 曾星竹

作者單位：昭通市檔案館

近年來，昭通市檔案館以數字檔案館建設為抓手，以數字檔案資源建設為核心，以數字化項目倒推基礎業務的規范補短板、強系統、抓創新，逐步推進檔案數字化建設，加強檔案工作對電子文件和電子檔案真實、可靠、完整和安全的管理，打通信息壁壘，整合檔案數據，實現5 個100%（即：館藏照片檔案數字化率100%、目錄總庫建設100%、重點檔案數字化率100%、歷史檔案、革命歷史檔案數字化率100%、實物檔案數字化率100%），形成127 萬件1284 萬畫幅檔案數字資源，打通信息資源共享最后一公里，全面提升服務群眾水平。2022 年8 月，國家檔案局正式下發文件，昭通市檔案館被批準為“國家級數字檔案館”。

高位推動，構建“上下聯動”左右協同抓落實。一是強化組織領導。昭通市委市政府高度重視檔案信息化建設工作，市委、市政府主要領導多次到市檔案館進行實地調研，成立以市委分管副秘書長為組長的檔案數字化建設工作專項領導小組，建立完善“班子成員+ 科長”“科長+ 工作人員+公司成員”點對點工作機制和“溝通+ 指導+ 督促”聯系機制，強化措施，上下聯動、齊抓共管，始終堅持把數字檔案館創建與檔案業務工作同部署、同落實、同考核。二是精心組織實施。多次召開科室會、專題推進會，深入學習貫徹《檔案法》《數字檔案館建設指南》《數字檔案館系統測試辦法》，認真研究部署數字檔案館建設工作，定期聽取數字檔案館建設辦公室主任匯報，研究建設工作中碰到的問題，并向市委辦公室領導匯報工作情況。樹立檔案工作一盤棋思想，單位干部職工思想統一，進一步凝聚了創建國家級數字檔案館，推動傳統檔案館的轉型升級的廣泛共識，支部工作、工會工作相互結合、相互交融、相互兼顧、齊頭并進，積極創造良好的內外部工作條件，及時解決工作中的困難，形成了上下聯動、齊抓共管的工作格局，確保創建工作有力有序推進。三是強化經費保障。市委、市政府十分重視數字檔案館建設，在昭通脫貧攻堅任務艱巨，財政較為困難的情況下，自2009 年至2021 年，累計撥付解決昭通市檔案館數字化建設經費近500 萬元，為創建國家級數字檔案館奠定堅實基礎。

整合資源，搭建“軟硬平臺”完善基礎強功能。一是人才隊伍“硬建設”。昭通市檔案館為市委辦所屬事業單位，在市委市政府領導的關心支持下，人員編制增設至27 名，實有人員23 名，采取招考、招聘、選調等方式，有針對性地引進了計算機、信息技術專業人才，堅持經常性組織局館干部職工（含臨聘人員）學習，參加業務培訓和實操培訓，細化工作重點，從內部強化大家掌握檔案數字化項目的現場管理、安全保障、數字化成果管理和質量控制，提高工作能力。二是基礎設施“軟加強”。基于逐年配置已有設備的基礎，昭通市檔案館在資金有限情況下，對硬件設施做了相應改造，新購置服務器、磁盤陣列、硬件防火墻、安全審計設備等24 余臺，館內配備了中心機房和中心控制室，配備氣體滅火、報警和存儲6個月以上的視頻監控系統，中心機房、中心控制建設的服務器機房按標準、規范和要求設計、裝修、建設；同步搭建了數字檔案館信息管理平臺、電子檔案在線移交接收平臺，查詢利用服務平臺，購置了非編系統、在線備份軟件、防火墻等，原有網絡從中心機房局域網到各樓層主干線均采用8 芯1000 兆光纖鋪設，軟硬件基本能滿足數字檔案館的需求。

創新模式，探索“多點發力”縱橫聯動新格局。一是創新采用“1+N”方式。2003 年以來，昭通市檔案館就啟動了目錄數據錄入，開展專題數據庫建設。為節省數字化建設成本，創新采用“1+N”即（館內職工自主加工+ 大學生假期工+勞務派遣+ 公益性崗位等臨聘人員）工作方式開展館藏紙質、照片等檔案數字化加工，10 余年來持之以恒，逐年推進，完成了近10 萬卷館藏檔案“存量數字化”。為順利推進檔案數字化副本與紙質檔案同步接收進館，將服務工作前置到機關檔案數字化工作中，及時對有關公司進行培訓，及時對數字化成品進行質量把關，既降低了成本，又高質高效推進了數字化檔案接收進館；二是積極探索“前端+ 后續+ 服務”外包服務模式。即在前端加強對承建公司派駐專業技術人員管理和培訓，后續對檔案服務機構整理及數字化成品的質量進行把控。自2010 年開始，在不斷探索努力下，雙方合力把好進館檔案質量關，不間斷提供技術支持服務，逐步形成以流程管理為抓手，以精細化管理為目的的工作模式。

精準監管，下足“繡花功夫”多措并舉強保障。一是嚴把質量關。在項目開展的前期和中期全程跟蹤指導，強化項目監督，從數字化公司規模、資質、業務能力、技術狀況、管理水平等方面提前把關，讓“繡花功夫”貫穿項目建設始終，確保數字化軟硬件的配備及使用萬無一失。二是加強安全管理。以編制各類預案和制度為前提，對各類突發事件的處置進行規范，以嚴格清點、全程錄像監控、輕拿輕放、嚴禁檔案帶出等各種手段，確保數字化過程中檔案一件不丟、一件不壞、一件不亂。三是強化安全備份。嚴格執行省檔案局有關數字檔案異地異質備份的要求，積極開展電子文件（檔案）、重要數據備份管理工作，先后與普洱市檔案館、紅河州檔案館等簽訂異地備份協議，并定期對異地備份數據進行更新，進一步提高了檔案信息的安全系數。

“用”出亮點，加快“提檔升級”多元供給提服務。昭通市檔案館積極挖掘特色，著力在“用”字上打造亮點。一是注重檔案高效便捷提供利用。充分應用數字檔案館系統，實現館藏檔案數字資源全量提供檔案查閱服務，全面提高了檔案查全率查準率，接待登記和查找檔案時間大幅縮短。優化檔案利用接待工作流程，規范服務用語，把“利用者滿不滿意”作為檢驗服務質量的標準，積極參與“全國檔案查詢試點”，近3 年檔案利用數量逐年遞增，總計提供利用檔案30516 萬件（頁），高效滿足了各方面利用檔案需要。二是注重拓展文化外延。依托市級愛國主義教育基地、省級文明單位等平臺，借助數字檔案線上線下展廳形式，開放“羅炳輝將軍史料展”“紅軍長征過昭通”“檔案昭通”“昭通市慶祝中國共產黨成立100 周年成就展”、廉政文化展覽等，截至目前，累計吸引各級各部門和社會群眾4 萬余人次前來參觀。三是注重突破電子檔案管理難題。緊緊圍繞市委市政府中心工作，讓檔案服務發展，助力昭通經濟社會高質量趕超跨越，加強與昭通市協同辦公系統無縫對接，按照國家標準建設電子文件歸檔與接收進館系統，構建市級機關統一電子檔案管理平臺，開展電子公文電子文件歸檔及移交接收試點工作，目前已接收15 個政務服務事項電子檔案。

百尺竿頭更進一步。昭通市檔案館將以建成國家級數字檔案館為新的起點，樹牢“今天再晚也是早、明天再早也是晚”的效率意識，全面落實項目工作法、一線工作法、典型引路法，全面加強檔案館自身建設，持續加強電子檔案接收，優化數字檔案管理，提高網上查詢利用水平，充分發揮系統、平臺的作用，加快推進檔案信息化建設與檔案服務體系建設的深度融合，促進檔案資源體系和檔案安全體系建設的良性互動。進一步由國家級數字檔案館向國家級數字化示范檔案館目標邁進。