大數據時代高校檔案管理問題及對策

孫振霖，周墨林，楊思煒

（陜西中醫藥大學，陜西 咸陽 712046）

高校的檔案管理機構是高等院校教育、人文、科學等歷史資源的匯聚部門。檔案管理工作作為大學各部門開展工作的基礎力量，承擔著傳承學校文化和發展重任。在大數據時代的背景下，迫切需要高校檔案管理工作者對新時期檔案工作有新的認識，改變原有的檔案管理策略，制定新的指導方針。

一、大數據的內涵和特征

大數據并不是簡單的數據堆積，它是海量信息的集合，是要運用新的處理技術和模式對巨大數量的各類信息進行捕捉、處理，從而發現和分析出多種類別的信息資產。對于高校檔案管理工作來說，要適應大數據時代這個新環境，更好地推進檔案信息化、數字化進程，就要首先認識到大數據在收集、管理、處理數據時的復雜程度要成倍高于傳統單一模式收集檔案信息的模式。

大數據的特點可以總結為4 個V，即數據種類多（variety)、巨大的容量（Volume)，生成處理急速（Vel city)，高價值且密度低（value)。同時，大數據還擁有可追蹤挖掘、可量化解析等特征。

當前高校在學生管理、教學改革、機構設置、開展校企合作等各類繁雜多樣的管理工作中，產生著大量的應歸檔的文件材料，同時需要利用大量的檔案資源去更好的分析和解決遇到的種種問題。因此，如何全方位、多形式地將原本高校檔案中的靜態資源轉化為利于高校檔案管理的動態信息，這就需要及時轉變思想觀念和調整工作模式，從而適應大數據時代帶來的變革。

二、大數據背景下高校檔案管理現狀

高校檔案長期以來的管理方法，是通過對紙質文檔查閱、整理、保存、使用等形式來實現統一化的檔案管理，主要著重保管完好，對于檔案信息的分析較少。大數據時代的檔案管理，更側重于對電子化、數字化信息的收集和服務，這就要求高校要對原先的紙質檔案做數字化的掃描工作，將原本的紙質檔案資料集中收集錄入電腦系統，運用新的科學技術來檢索和分析檔案數據，達到更好的利用效果。

高校檔案長期以來的安全管理方式一般是對實物檔案采用人防、物防、技防，以相對封閉的環境保證實物檔案的安全完整。但因大數據時代強調電子化管理，這就對檔案電子管理系統的安全性與穩定性提出了要求。不僅要求電子化存儲設備要按年限及時更換，同時也要求要對檔案電子管理系統進行適時的維護和更新，以確保電子數據存儲和利用不會受到網絡攻擊。

高校檔案長期以來的日常使用方式通常是紙質檔案提供簡單查詢服務，這對原始檔案材料的保管存在損耗。而大數據時代，檔案的查詢利用可以很好地通過電腦實現，有助于保護原始數據，也更加注重對于原始數據材料的分析、追蹤、傳播及二次開發等多重功能。

大數據環境下的高校檔案管理，需要具有更高綜合素質和信息素養的專業技術人員來做好檔案工作。不僅要求檔案管理者掌握檔案管理的知識作為前提，更需要其擁有熟練地計算機分析和運用能力。但現實人員缺口大。

近年來，由于國家有關政策法規改革的推進，盡管各大院校都相繼實施了檔案數字化管理，但主要手段也停留在單純的局域網建設和單機接收較為淺層的表面信息，與大數據所能完成的深層次加工處理檔案資料的目標還相差甚遠。

三、大數據分析背景下高校檔案管理存在的問題

（一）大數據環境下檔案管理意識缺乏

近幾年，大數據分析逐漸被應用于各行各業，但高校檔案管理工作接觸大數據時間不長，普遍對大數據技術認知不夠、接觸較少，對檔案管理中大數據的重要作用認識不夠全面、不夠透徹。檔案管理宣傳工作、各方面配備和重視程度都停留在一個較為基礎的層面。從目前來看，因檔案管理工作者對大數據了解不夠，對于通過大數據分析就可輕松判斷用戶的需求這點把握不到位，導致檔案管理工作一直處于被動接受狀態。此外，各高校的檔案館（室）在宣傳自身檔案工作方面有很多不足。學校教職工、學生及廣大校友對檔案館（室）、檔案的重要性、檔案查詢流程等相關內容了解有限，檔案意識尚待提高。

（二）重保存，輕利用，不重視數據挖掘

目前，多數高校檔案館（室）依然是以一種“檔案資源庫”的形式存在，館藏資料極少經過二次加工轉化處理。僅重視檔案資源的收集保存及數字化掃描，輕視檔案利用及社會服務。各檔案產生部門不做基本價值鑒定，不分類別統統歸檔或對檔案價值理解有誤延遲歸檔等情況，影響了價值檔案的有效利用。針對具有查考價值的檔案資源，未做到有效的數據挖掘和數據整合，使眾多極具價值的檔案資源一直處在塵封的角落狀態無人問津。另外，檔案信息資源無法實現集約化管理，基本達不到互聯互通及資源共享等目的，不能實現更高級的多樣化利用。在檔案日常歸檔保存方面，往往是以時間、部門及檔案大類別來排序和存放，而不是根據檔案實際內容及內容之間的相關性等因素來進行分類索引，從而導致利用過程存在一定的困難和阻礙。

（三）檔案數據資料的安全缺乏根本保障

大數據時代，信息資源多數以開放、共享的方式，存在于網絡平臺或是云端上。檔案資料又不同于其他信息資源具有保密性的特點，許多高校檔案管理部門人員配比有限，缺乏專門的信息安全員處理相關工作，對于系統的管理監督不夠，許多個人學歷學位檔案信息存在丟失、泄露的隱患，容易被其他利用者用作不良用途，導致無法挽回的重大損失。

（四）專項資金和專業人才配備不到位

由于缺少專項資金的扶持與保障，開展高校檔案信息化、數字化建設的具體工作便難以與國家相關法律法規的要求相匹配。另外，高校的專兼職檔案員數量配備總體較少，從事檔案、計算機工作人員更少，且兼職檔案管理人員流動較大，缺乏固定和專業的檔案管理團隊支撐。

四、大數據背景下高校檔案管理的思路

（一）挖掘資源，發揮作用

大學檔案館（室）要充分利用網絡信息技術，思考在互聯網+時代開展檔案查詢能力的有效途徑。挖掘檔案資源價值將是我們提高服務水平的關鍵所在。高校檔案管理部門要以互聯網為支撐，進行跨領域跨平臺合作。首先，將檔案工作與信息服務業融合。要進一步加強投資，有的放矢地做好檔案服務產品，以滿足檔案用戶需求為最終目的。采用網絡技術二次加工檔案信息資源，形成專門的檔案信息資源庫，建立信息知識服務平臺，采集大量真實可靠的檔案館（室）資料。二是將檔案館（室）與社交媒體相結合，提升檔案館（室）的咨詢、利用服務途徑。一方面，充分借助新媒體（如微信、QQ、微博、移動APP 等）為公眾提供檔案查閱及檔案增值服務；另一方面，可以借助校友平臺來提供檔案服務，與檔案管理系統共同建立起手機微信等平臺公眾號，插入多種模塊如業務查詢服務、檔案法律法規、校內相關新聞宣傳等內容的介紹。校友通過實名認證擁有一定權限，便可以直接在線預約查詢檔案或直接提取相關檔案材料，省去了資格審查等繁復的步驟并極大地節省了時間，提高了檔案服務工作效率。其三，把國家檔案館（室）和其他社會服務行業如教育行業等進行了整合，如建設在線黨史和校史學習、愛國主義教育基地等。檔案管理人員可以根據自身大學的實際情況，或是社會大眾的需要，制定相對比較有特色，種類也比較齊全的資源服務體系，達到良好的服務作用效果。

（二）加快檔案數字資源總量

健全檔案管理程序，建立數字化檔案資源庫，這便要求對已有的紙質檔案首先要進行數字化的專業掃描。當前，不少高校的檔案管理機構都已基本完成了對現有紙質檔案的數字化，同時也形成了較為完備的檔案目錄與內容信息庫。從另一個角度出發，可以通過大數據這種現代化分析手段，使得檔案管理系統和學校的各類智能管理系統，如OA 系統、學生人事檔案系統、教務系統、數字化校園等各種智能系統相對接，從而直接實現電子化歸檔，節省了人力物力資源，也對提高檔案的收集率有更大的幫助。通過電子檔案網絡的建檔，可以有效地改善檔案的采集效率，降低檔案的數字化掃描工作量，為以后的檔案資源資料挖掘提供參考，從而將檔案資料從“數字化”到“數據化”過渡。發掘與研究高等教育檔案資源，是對提升高等教育檔案保護管理的效能的有力保證，也對提升高校檔案的安全保障起到重大作用。同時推動高校檔案管理制度的健全發展，也可以增強中國高等學校檔案的大數據轉化功能，有效推動中國高校的智慧校園與信息化資源發展。為高校“十四五”期間快速發展起到大數據指導和支持作用。

（三）建立檔案資料的安全可靠管理制度

配備專職檔案信息安全員，對檔案信息網絡平臺進行實時監控，及時發現安全漏洞并采取相應措施。與此同時，為用戶設置訪問權限，從而提升大學檔案數據資料安全系數。一方面，要針對檔案信息的不同以及保密級別的差異，制定相應的保密等級，實現應保盡保。另一方面，檔案管理人員要嚴格執行數據安全保密管理制度，采用安全可靠的檔案數據管理和監控系統，嚴防泄密和黑客攻擊。

（四）加大經費及人員投入，做好基礎保障

大數據時代檔案信息技術更新加快，高校需要投入一定資金保證檔案管理工作的革新，盡快實現檔案管理一體化、科學化。檔案工作能否高速有效地開展，這與專業檔案管理人員的綜合素質水平高低密切相關。這就首先要求要在招收崗位方面配備具有檔案管理及計算機背景專業技術人員來充實檔案隊伍，提升檔案隊伍的專業性。同時，要進一步加強對現有的全體專兼職檔案工作人員的繼續教育，繼續強化業務培訓，提高個人檔案管理綜合能力。檔案工作人員要不斷強化學習，了解檔案行業新動態新趨勢，豐富檔案知識全儲備，改進和完善自我技能，提升工作能力，使新形勢下的檔案工作完成由單一向全面的改變。

結語

總之，在當今信息化大數據時代，需要建立新型的檔案管理模式，突出高校檔案所蘊含的數據價值，才能以高質量的檔案服務來推動學校各項教育教學工作的長足發展。