科研項目信息化管理應(yīng)用研究

王佳音 中海石油氣電集團有限責(zé)任公司

科技水平是衡量一個企業(yè)、一個單位乃至于一個國家綜合實力的重要指標。當今時代，企業(yè)唯有加快科技研發(fā)，并且高效轉(zhuǎn)化科技成果，才能把握市場機遇，實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展[1]。近年來，越來越多的企業(yè)意識到了科技研發(fā)與管理的重要性，并在該方面加大投入，科研項目不斷增多，提升科研項目管理水平的重要性日益突出[2]。信息技術(shù)給科研項目管理帶來了福音，依托科技手段為科研項目管理提供支持，符合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求[3]。

一、科研項目信息化管理的意義

（一）詳細掌握科研項目全部流程

信息化管理是基于虛擬技術(shù)的管理方法，信息傳輸便捷、操作方法簡單，能在短時間內(nèi)完成科研項目申報、項目進度查詢、項目中途變更、項目成果共享、項目資料下載等事項，實現(xiàn)對項目相關(guān)事務(wù)的高效處理。同時，由于科研項目的各項信息被儲存在虛擬環(huán)境中，因此，可利用信息技術(shù)實現(xiàn)對項目的動態(tài)化管理、片段化管理甚至大量同步管理，滿足科研項目日益增多背景下的管理需求[4]。

（二）提升科研項目管理的標準化水平

傳統(tǒng)的科研項目管理存在局部化、片面化等問題，信息傳輸速度慢、信息共享效率低。而信息化建設(shè)能確?？蒲许椖康囊?guī)范性，在信息獲取、對接、共享、存儲等方面采用統(tǒng)一標準，可消除科研項目管理中的阻礙，提高項目管理標準化水平[5]。

（三）實現(xiàn)對科研經(jīng)費的精細化管理

科研經(jīng)費支出是企業(yè)成本支出的重要類型，高效管理科研經(jīng)費支出對于推進科研項目運作具有重要作用。依托信息化技術(shù)可對科研項目的各節(jié)點、各流程進行掌控，科研項目信息化管理系統(tǒng)具有極高的透明度，能避免科研經(jīng)費使用不合理的現(xiàn)象，把科研項目運作與資金配置結(jié)合起來，提高科研經(jīng)費使用效率[6]。

（四）提高科研項目的運作效率

傳統(tǒng)的科研項目管理流程煩瑣，很多環(huán)節(jié)要經(jīng)歷層層審批，流程多，耗時久，影響了科研工作的開展。利用信息化建設(shè)能精簡科研項目流程，實現(xiàn)多流程的平行運作，加快科研項目審批，確?？蒲许椖康玫礁咝ч_展。此外，信息化的審批流程以信息和數(shù)據(jù)作為決策參考，能避免個人決策的主觀性、片面性，使科研項目管理更加科學(xué)[7]。

二、科研項目信息化管理的應(yīng)用

依托科研項目信息化管理系統(tǒng)能實現(xiàn)高效、簡潔的科研項目管理，實現(xiàn)科研項目管理的去繁就簡，把科研項目管理人員從重復(fù)性工作中解脫出來[8]。具體來說，科研項目信息化管理系統(tǒng)主要由以下部分構(gòu)成：

（一）系統(tǒng)構(gòu)成

科研項目信息化管理的目標是實現(xiàn)科研項目運作的信息化、流程化、數(shù)字化、精細化等，應(yīng)通過科研項目信息化管理系統(tǒng)對科研項目的所有環(huán)節(jié)進行梳理和分析，對項目立項、預(yù)算管理、執(zhí)行管理、間接費管理、統(tǒng)計匯總等進行規(guī)劃，設(shè)計科研項目信息化管理系統(tǒng)，見圖1。

圖1 科研項目信息化管理系統(tǒng)的流程和內(nèi)容

（二）系統(tǒng)功能

一是系統(tǒng)信息管理功能。對科研項目的基本信息（名稱、摘要、申請人等）進行管理。同時明確管理員、用戶、審核人員的職能與權(quán)限。此外也包括備份和導(dǎo)出相關(guān)數(shù)據(jù)[9]。

二是科研項目管理功能?？蒲许椖繌纳暾埖綄徟俚搅㈨?、實施、驗收的全部環(huán)節(jié)均詳細記錄在系統(tǒng)中，可以實現(xiàn)查詢、編輯等各項操作，管理人員、用戶、審核人員均可在系統(tǒng)中完成各自的操作。

三是經(jīng)費管理功能。即對科研項目實施全過程中涉及的經(jīng)費項目（如預(yù)算、管理費、績效提取等）等費用進行管理。

四是統(tǒng)計報表功能。即在研項目、新上項目、合同經(jīng)費等進行分類統(tǒng)計。

（三）功能模塊

1.立項管理模塊

首次使用本系統(tǒng)的申報人須注冊新賬號，然后再登錄。已注冊用戶可通過用戶賬號登錄該系統(tǒng)，進入項目管理菜單，創(chuàng)建科研項目，填寫項目信息，提交相關(guān)部門審核。所填寫的項目必須選擇對應(yīng)分類，包括計劃級別、計劃來源、計劃類別、合同級別等。該界面也需填寫項目經(jīng)費、管理費用、績效支出，便于后期經(jīng)費管理，還提供附件上傳功能，便于管理人員審核。申報人員可以看到自己填報的項目的狀態(tài)，可執(zhí)行查看項目信息、編輯項目信息、提交項目信息等功能，便于使用，見圖2。

圖2 申報及審核基本流程

審核人員登錄后，對系統(tǒng)分配給自己的科研項目進行評審操作，保存評審結(jié)果后，系統(tǒng)自動更新評審信息。對于未通過審核的項目，審核人員必須填寫理由，便于申請人查閱。

2.預(yù)算管理模塊

在“經(jīng)費管理”功能中，申請人可進行預(yù)算申報、預(yù)算調(diào)整等操作。在預(yù)算調(diào)整界面，申請人填寫調(diào)整前后的預(yù)算，系統(tǒng)自動計算差額。

審核部門審核申請人提交的經(jīng)費預(yù)算等各項信息，計算累計預(yù)算值并進行自動合計，交由財務(wù)部門進行審核與備案，在會計中心進行辦理。不通過的則應(yīng)填寫退回理由。

3.實施流程模塊

各科研項目應(yīng)定期上報項目流程和進展。系統(tǒng)對一般項目與重點項目進行區(qū)別標記，一般項目按照常規(guī)進行上報，重點項目按期上報。當項目內(nèi)容出現(xiàn)變動時，申請人應(yīng)如實填寫項目內(nèi)容變更情況，提交系統(tǒng)，審核人員填寫指導(dǎo)意見，服務(wù)項目后續(xù)開展。

4.績效提取模塊

對于費用的提取，申請人可進入績效提取頁面，填寫提取績效時間、數(shù)額等，提交后由管理人員審核。申請人在提出績效提取申請時，應(yīng)按申請表內(nèi)容規(guī)范填寫，計算百分比，自動導(dǎo)出年度下項目績效提取審批表，計算各項目合計值。

5.匯總統(tǒng)計模塊

匯總統(tǒng)計模塊可實施統(tǒng)計并顯示各科研項目的實時開展情況，輸出在研項目年度統(tǒng)計表、新上項目年度統(tǒng)計表、績效年度提取清單、管理費年度提取清單等表格。

6.簽名審核模塊

在上述各環(huán)節(jié)中，尤其是涉及經(jīng)費使用的環(huán)節(jié)，都必須有電子簽名。審核人員的電子簽名應(yīng)在系統(tǒng)建立之初就錄入數(shù)據(jù)庫內(nèi)，便于系統(tǒng)識別。

7.編號生成模塊

項目審核通過后，系統(tǒng)按照計劃級別、計劃來源、項目年度等生成項目編號，作為各項目的標準代號進行統(tǒng)一管理及歸檔。

三、科研項目信息化管理的保障措施

科研項目信息化管理的實現(xiàn)也需要多方面的保障措施，企業(yè)應(yīng)從資源整合、系統(tǒng)維護、人才隊伍建設(shè)等多個方面為科研項目信息化管理的實現(xiàn)提供有效支撐[10]。

（一）資源整合

科研項目管理是一項系統(tǒng)性工作，企業(yè)在實施科研項目信息化管理的過程中，應(yīng)結(jié)合工作方向、工作目標、現(xiàn)有資源等進行統(tǒng)籌規(guī)劃，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門、關(guān)鍵崗位必須保持方向一致。

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予科研項目信息化建設(shè)有力支持，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)只有給予足夠重視，才可調(diào)動各方資源，推進科研項目信息化管理的有序?qū)嵤?。在項目建設(shè)前期就要做好規(guī)劃安排，選聘專業(yè)的信息技術(shù)人才，成立專業(yè)信息化小組，對企業(yè)科研項目的實際情況進行調(diào)研，并與科研部門、各相關(guān)部門進行溝通交流，從源頭上發(fā)現(xiàn)阻礙科研項目信息化建設(shè)的因素，匯總需要解決的問題，提高信息化建設(shè)的科學(xué)性。其次，各相關(guān)部門應(yīng)協(xié)調(diào)各自資源，對科研項目管理信息化建設(shè)任務(wù)進行科學(xué)分工，完善科研項目信息化管理系統(tǒng)的各個模塊，使各模塊建設(shè)得到協(xié)調(diào)推進，共同服務(wù)于科研項目信息化管理的整體目標。再次，針對在科研項目信息化管理系統(tǒng)中承擔(dān)關(guān)鍵崗位的人員，應(yīng)合理設(shè)置其管理及操作權(quán)限，確?？蒲许椖啃畔⒒芾硐到y(tǒng)的安全性。

（二）系統(tǒng)維護

信息系統(tǒng)的運行水平是由兩個方面共同決定的：規(guī)劃設(shè)計技術(shù)和后期管理維護水平。在科研項目信息化管理系統(tǒng)建成并運行后，企業(yè)當建立健全系統(tǒng)維護制度。系統(tǒng)硬件設(shè)備的維護應(yīng)嚴格按照操作標準進行，維護人員應(yīng)統(tǒng)一參與系統(tǒng)操作技術(shù)培訓(xùn)，減少操作失誤。在維護中應(yīng)建立系統(tǒng)維護檔案，根據(jù)各設(shè)備的損耗情況制定檢修計劃。在系統(tǒng)的日常操作和使用中，各崗位人員應(yīng)密切注意系統(tǒng)設(shè)備運行狀態(tài)，填寫設(shè)備使用記錄。還應(yīng)定期安排專業(yè)維護人員對系統(tǒng)設(shè)備進行檢查，做好零部件更換與養(yǎng)護工作。針對系統(tǒng)軟件環(huán)境的維護，應(yīng)通過設(shè)置網(wǎng)關(guān)、設(shè)置登錄密碼、安裝殺毒軟件等方式提高信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，杜絕重要科研信息泄露的可能性。此外，科研項目信息化管理是一個長期性工作，也要保持與時俱進，企業(yè)可通過年度總結(jié)等方式收集科研項目管理部門、相關(guān)人員的建議，對項目管理中不完備、不合理之處進行分析和優(yōu)化，持續(xù)優(yōu)化科研項目信息化管理系統(tǒng)，將科研人員和管理人員從復(fù)雜的事務(wù)中解脫出來，把更多的時間和精力用到科研工作中，為企業(yè)發(fā)展與創(chuàng)新提供助力。

（三）人才管理

一方面，企業(yè)可通過組織開展信息學(xué)術(shù)講座、信息技術(shù)培訓(xùn)等活動，加強科研管理人員對現(xiàn)代信息管理理論的學(xué)習(xí)，引導(dǎo)科研管理人員認識信息技術(shù)本質(zhì)，了解信息技術(shù)最新進展，增強科研管理人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力，為企業(yè)科研項目信息化管理提供有效的助力。另一方面，企業(yè)也應(yīng)加強對信息專業(yè)人才的引進，培養(yǎng)既懂科研又熟悉信息系統(tǒng)的雙料人才，為科研項目信息化管理提供有效的保障。

四、結(jié)語

科研項目的實際情況是設(shè)計與建設(shè)科研項目管理信息化系統(tǒng)的出發(fā)點。企業(yè)在建設(shè)科研項目管理信息化系統(tǒng)時，應(yīng)全面統(tǒng)籌考慮相關(guān)因素，整合各方資源，協(xié)同推進科研項目信息化建設(shè)，依托現(xiàn)代化軟件、硬件技術(shù)降低科研項目管理成本，精簡科研項目管理流程，提高科研項目管理效能，推動企業(yè)科研水平得到持續(xù)提升。