提升辦公室工作質量的實現路徑

胥艷芳 國家管網西部管道烏魯木齊輸油氣分公司

一、國企辦公室質量管理的意義

我國近些年經濟發展迅速，在經濟發展新常態理念提出后，我國放緩了經濟發展的速度，逐漸朝著穩定、高質量方向進步。當前社會經濟面臨著“需求收縮、供給沖擊、預期轉弱”的難題，這表示需要有效解決供給和需求的矛盾。國有企業作為我國經濟發展的支柱以及國家繁榮昌盛的基礎，面臨著十分復雜的外部環境。

國有企業面臨著發展和格局矛盾的問題，此時需要通過改革創新確保社會更加和諧地發展。國有企業在改革過程中需要統一黨的領導和公司治理，在公司治理各個環節充分發揮黨領導的作用，構建現代化國有企業管理制度，切實發揮“三會”（即黨委會、董事會和總經理辦公會）的功能。作為國有企業辦公室工作人員，應貫徹落實“三會”要求，以建設法人治理體系為己任，滿足企業發展需求[1]。

總之，國有企業辦公室工作質量優化過程中，相關工作者需要明確組織特性以及企業實際運行情況，將辦公室管理的作用充分發揮出來，綜合采取過程管理、資源管理、績效分析、學習創新等手段，實現國有企業辦公室工作質量、工作效率、服務效能的全面提升。

二、新時代國企辦公室工作的重要內容

（一）深入了解并掌握國有企業辦公室工作內容

國有企業辦公室在企業經營管理中發揮著至關重要的作用，企業要求辦公室嚴格按照黨的規則和規矩辦事，提供優質服務。為了進一步提高辦公室工作質量，辦公室工作人員應綜合性分析工作規律、思路和方法。首先，要對新時期辦公室工作新要求進行深入分析，明確辦公室工作規律，對國有企業屬性、本行業發展情況、本系統辦公室工作內容有所了解，對辦公室工作特殊性進行總結。其次，從整體角度出發，站在管理層角度、職能部門、群眾等多個角度對辦公室工作要求、需求進行全面深入地分析，通過這種方式更加客觀、科學、理性地開展辦公室工作，最終達到提高辦公室工作質量的目的[2]。

（二）堅定政治立場，樹立大局意識

忠誠是國有企業辦公室工作者最為基本的素質要求，在辦公室工作中，工作者應時刻保持清醒的頭腦，堅定自己的政治立場，有分寸地說話，有尺度地辦事。比如在關鍵性問題處理中應高度符合國有企業領導層決策。辦公室工作者一旦遇到棘手的問題，首先以國有企業整體大局為前提，做好企業利益和形象的維護，內部工作者以及各部門通力合作，共同解決問題，團結一致，堅定立場。可見，國有企業辦公室工作者不但要具備專業的工作能力，更要具備堅定的政治立場，在辦公室工作中秉承無私奉獻、服務于民的思想，約束自身行為，不忘初心，時刻保持大局意識。

（三）具有領導帶頭職責

國有企業辦公室肩負著督查督辦、企業改革、綜合協調等工作任務，高質量的發展離不開專業的工作者，為此，需要加強提高辦公室工作者綜合素質，尤其是其業務水平。

第一，監督督辦任務。保證順利召開國有企業內部決策等重要會議并且監督各個部門落實決策內容是國有企業辦公室最為重要的工作內容之一。當前大多國有企業均已具備較為完善的督查督辦工作機制和體系，這為辦公室順利地開展工作提供了充分保障。國有企業辦公室督查督辦工作內容主要包括如下幾點：其一，保證重要會議的順利召開，跟蹤、反饋、匯報、研判、問責相關決策內容落實情況；其二，監督國有企業內部各項制度執行情況，并通過跟蹤反饋和研判等方法明確內部制度在落實中是否科學合理、落實是否到位；其三，監督各個部門是否將上級公文、領導調研指示精神充分貫徹落實，通過跟蹤、反饋、上報等流程促進各個部門及時落實自身工作任務。通過對監督督辦工作內容進行分析可知，國有企業辦公室需要以企業中心任務為核心開展督查督辦工作，確保各項重大決策充分落實，進而推動國有企業持續發展[3]。

第二，企業改革創新。作為企業內部改革創新的牽頭部門，國有企業辦公室是推動企業改革創新的牽頭人，是國有企業改革發展的領導部門。當前社會持續發展，科學技術、信息技術不斷進步，國有企業如果不及時改革創新很容易被時代所淘汰，為此，辦公室應以改革創新為己任，帶領企業不斷創新發展，這對國有企業辦公室工作者的綜合能力提出的要求更高，辦公室工作人員任務策劃、統籌、協調等能力在各項改革任務能否高效落實方面發揮著至關重要的影響，同時辦公室工作者在推進改革任務過程中還要完成對上匯報工作，可見辦公室工作者任務繁重且專業性強。除了帶領企業改革創新，國有企業辦公室還具有一項非常重要的工作任務，即總結過去、展望未來。可見，在國有企業改革創新中，辦公室發揮著推動、保障等諸多價值[4]。

第三，綜合協調。國有企業內部存在諸多部門，不同部門肩負的生產經營任務、權責不同，無論哪個部門最終都是服務于國有企業的發展，各個部門需要通力合作，朝著企業發展目標共同努力。在這個過程中，國有企業辦公室的主要工作內容和基本職能就是加強內部各個部門、人員的溝通協調。國有企業涉及的部門和工作人員較多，有著較為廣泛的管理范圍，辦公室工作者面臨著諸多工作難題，發揮的作用也至關重要。比如在一次大型活動組織中，辦公室不但要牽頭策劃，還要和各個部門充分溝通，同時綜合考慮內外情況，平衡處理上級要求和基層訴求，堅持大局觀，專注具體工作內容。

通過總結國有企業辦公室工作內容可知，辦公室對工作人員有著較高的要求，辦公室工作人員的綜合能力對辦公室工作質量有著深遠的影響，只有多用途、多功能的復合型人才、綜合型人才才能擔負起辦公室中各項艱巨的任務。辦公室工作者應在日常工作中充分理解領導層的工作要求，準確傳達其要求，及時完成各部門運營情況收集分析并反饋給上級，落實自身上傳下達的工作職責，并積極參與到企業經營策略商議、部分決策制定中，貫徹落實決策部署，提高辦公室服務能力，切實為國有企業高質量發展提供保障。

（四）具有對外協調、維護企業形象職能

辦公室是國有企業對外部門，代表著企業的形象，是外界了解企業情況的通道，可見，辦公室工作者重要任務之一就是對外溝通協調，并維護企業形象。辦公室工作者良好的道德操守、職業素養、較強的工作能力、良好的生活作風等都彰顯了國有企業的形象，優秀的辦公室工作者有助于給外部人員留下企業的良好印象。外部企業或者人員可以通過接觸辦公室工作者能夠初步了解企業情況，并通過辦公室進一步完成合作、協商等工作。為此，辦公室工作者應不斷提高自身綜合素質，堅守防線、廉潔自律[5]。

三、提升辦公室工作質量的建議

（一）關注并分析企業周圍環境

作為國有企業內外聯系的橋梁，辦公室工作者需要對企業相關方、外部因素、內部因素等經營環境有深刻的理解和認識，具體來講可以從如下幾方面入手：

第一，加強聯系相關方。首先，辦公室工作者要做好名錄的制定和更新，準確識別相關方，名錄中包含上級部門、合作企業、潛在合作企業、內部各個部門等。其次，構建聯系機制，對相關方需求進行動態了解和掌握，通過定期進行實地調研、對標學習、定期報告等方式加強和相關方溝通，促進企業戰略目標在各個部門以及其他相關方中的滲透和落實，將辦公室外聯作用充分發揮出來。

第二，對企業內外因素加強了解掌握。一方面，要關注國家、地方、行業協會等法律法規、行業動態等外部因素，另一方面，加強對企業主業范圍、經營目標、戰略規劃等內部因素的了解。辦公室工作者在將內外部因素確定后可以合理分配崗位職責，定期評審、評價內外部因素，共享企業經營管理信息，并為企業制定科學的管理辦法提供保障。

（二）提升辦公室督查督辦效能

第一，提高辦公室工作人員綜合素質，確保辦公室工作質量。督查督辦是辦公室主要工作內容之一，想要落實這一任務，離不開高素質的工作人員，為此，企業應不斷提高辦公室工作者的綜合素質水平，確保其組織協調能力、語言表達能力等可以滿足督查督辦工作需求。企業還要加強辦公室工作者業務水平的提升，定期組織培訓學習活動，及時將國家最新政策、企業最新要求傳達到各個部門，加強對國有企業發展現狀和戰略規劃的了解分析，同時確保辦公室工作者具備政治、管理等方面的知識。在督查督辦具體工作中，辦公室工作者應主動發現問題，不斷創新工作方式，定期反思，確保督查督辦工作在國有企業發展中充分發揮其監督管理作用。

第二，建設完善的管理制度，優化督查督辦工作流程。完善的督查督辦管理體系是保證各個部門各項工作高效落實以及辦公室開展督查督辦工作的基礎和有力支持，國有企業應制定標準化、規范化的督查督辦工作制度，建設績效考核制度、獎懲制度等配套設施，確保辦公室在開展督查督辦工作時有章可循，有據可依。比如在制定考核激勵制度時，首先結合企業工作目標分解、員工工作量、工作質量等將各個崗位的考核指標確定；其次對未完成工作任務的原因進行細致的分析并制定改進方案；再次通過績效評價及時調整以往考核中的不足以及員工工作中的不足；最后通過內部審核、績效測量、標桿對比、自我評價等諸多方式將最好的考核結果確定。同時，應加強督查督辦工作流程優化，積極應用大數據、互聯網等現代信息技術，提高督查督辦工作效率[6]。

第三，充分落實反饋機制。嚴格的考核制度和反饋機制有助于提高辦公室督查督辦工作的權威性和科學性，為此，國有企業一方面要設置獎懲制度，及時表彰表現優秀的部門或者員工，對于落后的部門和人員采取一定的懲罰或者教育等措施。另一方面，及時總結并客觀評價工作成果，向相關責任人反饋相關事項，進而根據實際情況采取針對性的管理辦法。可以將反饋結果、考核標準、指標體系和獎懲制度相掛鉤，通過這種方式激發員工工作的主動性，同時為員工創造客觀公正的晉升環境，約束工作人員行為，提高督查督辦工作質量。

（三）梳理國企辦公室業務流程

清晰的業務流程有助于提高國有企業辦公室工作效率。企業應根據辦公室各個崗位性質清晰劃分工作權限和工作內容，明確各個工作崗位流程，并且隨著企業的發展不斷進行辦公室業務流程的梳理和優化。比如辦公室工作者可以按照如下流程進行工作：1.接受上級交代的任務；2.了解工作要求；3.一般工作任務可以及時完成，針對重大工作任務需要安排部署專題會議；4.重擔任務實施方案的制定；5.重大任務方案的執行；6.及時完成任務；7.任務落實，總結匯報結果；8.任務落實情況反思、反饋，總結經驗教訓。

（四）有效配置國企辦公室相關資源

國有企業辦公室各項任務的落實離不開各項資源的支持，其中主要包括資金、人員、知識技能以及設備環境。第一，準備充足的資金。資金是保證國有企業辦公室各項工作落實的基礎，為此，工作人員應加強和財務部門聯系，制定準確的預算方案，為會議、接待、公務出行等準備充足的資金。第二，人員。合理配置人員崗位，明確辦公室人員特長，確保人員能夠在其崗位上發光發熱。同時積極引入高素質人才，提高辦公室人員的綜合素質水平。第三，知識技能。定期組織培訓活動，同時辦公室工作者積極主動學習，確保辦公室工作者的知識技能能夠滿足國有企業發展的需求。第四，設備環境。一方面準備充足的辦公室管理設備設施，比如保存機要檔案、文件的保險箱，辦公所用計算機、打印機等設備設施。另一方面，建設整潔、安全、和諧的工作環境，通過辦公室優美的環境展示國有企業美好的形象，同時為提高辦公室工作效率和質量創造良好的條件[7]。

四、結語

在新常態下，國有企業高質量的發展面臨著諸多挑戰，作為國有企業發展的關鍵部門，辦公室工作質量直接關系著企業能否長遠、持續、健康地發展，為此，辦公室工作者應不斷提高自身工作水平，在實踐工作中改革創新，堅持標準化、精細化地管理，確保積極落實各項任務，為國有企業的發展提供優質的服務。