精細化管理在醫院文書檔案管理中的應用

劉丹妮

摘要：文書檔案記載醫院發展，是衡量醫院檔案管理水平關鍵性指標，信息表時代背景下，促進檔案各項事業良好發展，文書檔案在多個領域發揮關鍵性作用。隨著醫療改革不斷深化，醫院內部文書檔案信息不斷增加，對檔案管理提出新的要求，現下上述檔案管理模式、體制難以吻合現下時代發展需求，管理效率及質量均難以保證。如何實現文書檔案精細化管理，精準為應用者提供信息，作為醫院文書檔案管理者需考量問題，同時也為文書檔案管理帶來新的機遇。

關鍵詞：醫院;檔案管理;精細化;管理策略

【中圖分類號】R197.3 【文獻標識碼】A 【文章編號】1673-9026（2022）09--02

精細化管理作為現下先進的管理理念，普遍用于現代企業管理中，主要是指基于常規管理，依托標準化、程序化、科學化等管理舉措，提高管理工作效率。隨著醫改不斷深入，以“精細化管理”為核心的管理發展理念，逐步被視為醫院邁向科學發展之路的新方向，也對醫院內部各科室管理質量提出新的要求。受多重因素影響，醫院文書檔案管理過程中，仍存在部分困境難以解決，需對其進行積極分析研究，提出精細化管理創新路徑，提高醫院文書檔案管理利用率，促進醫院可持續發展。

一、醫院文書檔案精細化管理價值

新時期背景下，醫院處于不斷創新變革中，各方面充分應用信息技術，以此提高工作效率及質量。文書檔案作為醫院重要檔案內容，需進一步加強檔案管理，提高其自身利用率，促進職業院校良好發展。文書檔案實現精細化管理核心價值在于：第一，優化資源配置?，F下醫院文書檔案實現精細化管理，以科學化、信息化舉措完成檔案管理工作，為醫院內部各類資源配置提供強有力保證。第二，提高文書檔案管理效率。原有文書檔案管理主要依附人工，不同管理部門間形成信息壁壘，信息內部缺乏規范化，影響檔案管理效率及質量。實現文書檔案精細化管理，充分借力信息化手段，實現內部信息共享，對其檔案資源進行篩選、分類及匯總，可提高文書檔案管理有效性。第三，增強文書檔案管理活力。經濟高速發展背景下，醫院處于動態化變革中，文書檔案內容持續性增加，隨時可產生新的信息，管理部門可進一步借力網絡管理平臺，實現各環節精細化管理，保證信息有效性。

二、精細化管理在醫院文書檔案管理中的應用問題分析

新時期背景下，精細化管理理念逐步引入各領域中，醫院文書檔案管理也不例外，實現檔案管理更具規范化、標準化。受多方面因素影響，醫院文書檔案管理中難以凸顯精細化管理優勢，影響文書檔案管理有效性，需積極明確其存在的問題，為后續制定應用策略提供強有力的保證。

（1）文書檔案管理制度缺失。醫院文書檔案管理過程中應用精細化管理理念，需完善的管理制度做以支撐，保證各項任務目標全面實施，以此提高文書檔案管理水平?，F下醫院文書檔案管理制度不健全，影響文書檔案管理實現精細化管理目標，難以從本質提高文書檔案精細化管理水平。

（2）檔案材料失真，存儲格式缺乏規范化。文書檔案材料內容，對醫院發展產生直接性影響，隨著現下檔案資料類別信息逐步增多，管理難度加大。受多方面因素影響，部分檔案自身真實性有待深究，管理人員實際匯總分析過程中，并未嚴格以相關規程要求為核心導向，促使材料自身真實性及有效性難以保證，進一步影響檔案利用者工作可靠性。同時統一化格式、存儲標準作為實現醫院文書檔案精細化管理核心生命線，但現下檔案管理部門并未做好其存儲、收集格式及標準，影響其實現一體化存儲，加大后續查詢、整合力度[1]。

（3）檔案管理信息化采集手段滯后。現下醫院文書檔案管理模式主要以內部人員進行封閉式管理，為內部人員使用。因管理模式自身局限性，制度不健全，其系統秩序缺乏完善，存在部分兼職人員進行管理，促使材料匯總收集處于被動狀態，產生影響十分凸顯。封閉式管理模式，難以為利用者提供優質服務，且無法為醫院各項活動實施提供完整資料。

三、醫院文書檔案精細化管理實施策略

（1）完善管理制度，明確崗位職責

標準化作為文書檔案精細化管理核心基礎，標準化管理作為檔案管理中結合檔案建設實際需求，制定與之相吻合的檔案管理內容和標準，保證檔案管理內各項活動落實具有規范化、標準化?；诰毣芾砟Ｊ较?，醫院文書檔案管理制度建設中，需充分融入精細化管理理念，實現檔案管理更具規范化，提高管理效率及水平。文書檔案管理制度為日常工作開展做以指導，引領檔案規范化管理，文書檔案實際管理過程中，選用分模塊負責，將相關責任落實于個人，明晰崗位職責和分工，為檔案實現精細化管理提供保證。完善的文書檔案管理制度，作為醫院文書檔案落實的基礎保證，應始終結合醫院實際發展狀況，制定完善的文書檔案管理制度，保證檔案管理工作開展更具規范化、有序化，文書檔案管理制度中，應精準性明確文書檔案電子化技術規劃，促使文書檔案管理工作開展規范化，從信息收集、審核、分類等環節中，制定標準化管理制度，促使歸檔和應用程序明晰，保證文書檔案管理實現數字化、智能化，提高醫院文書檔案管理水平。

（2）優化文書檔案管理程序

文書檔案管理業務主要包含檔案收集、整理、分析等環節，各環節存在緊密的關聯性，“精細”表現在各管理環節中，每個環節均需加以重視，需做到各環節嚴格把控，優化整個工作流程：①時間進程。各文書檔案歸檔和管理工作主要依照相關規程實施，各環節時間進程對下一環節產生嚴重影響。醫院文書檔案具有復雜性、多樣性特征，處于檔案收集環節均需與各部門做好聯動，實現歸檔及時、資料完整全面。按照醫院年度工作規劃，向全院各部門同意要求資料收集、歸檔具體時限，檔案管理部門需動態化跟蹤，以此保證各環節工作有序實施。②整理和鑒定標準的統一。各行業工作性質及特征不盡相同，文書檔案分類和利用重點存在較大的差異性，檔案管理部門需基于自身實際發展特征，制定吻合自身發展的歸檔范圍和存儲限制，實現檔案整理、編目等存儲工作。結合醫院文書檔案管理特征，制定相應的文件規范，以此明晰檔案歸檔范圍、分類要求等，為各部門高效、及時收集歸檔資料，實現文書檔案管理規范的統一性及持續性。③同一工作流程各年度間比較，因文書檔案基本以年為單位進行更新，以此歸檔呈現年度特征及規律。歸檔過程中需強調對相應內容進行年度間比較，不僅可實現高效、規范進行文書檔案整合及鑒定，而且可精準性掌握醫院內部各部門工作實施進程和變化，為后續查詢及編研提供助力[2]。

（3）引入科學的文書檔案管理方法

醫院文書檔案管理注重工作持續性，檔案材料易獲取和利用，每個年度或特定時間周期內會生成新的文件或資料需入檔入庫，所以需將原有檔案實現規范化管理和利用，也需保證新資料歸檔實現規范化、標準化。為進一步保證動態化管理模式，實現文書檔案精細化管理，充分將PDCA循環應用于文書檔案管理中，該理念主要是對文書檔案管理質量工作按照規劃、執行、查核與行動進行實施，其作為全面質量管控的方法依據：其中P代表計劃，按照基本任務目標制定完善的計劃，明晰人員自身崗位職責和分工，結合文書檔案管理需求，合理化調整歸檔方案和要求，增設相應的專用設備;D代表執行，進行精細化運行實施計劃。結合文書檔案管理制度要求和本單位需求，開展文件和資料收集、匯總及管理工作;C代表檢查，對文書檔案管理最終成果進行匯總及評價，掌握檔案管理及后續利用中存在的不足，以及醫院深化管理中提出新的要求，精準性掌握實施成效，確定實際關鍵問題存在環節，不斷優化完善工作流程及方法;A為改進，主要針對上階段實施中存在不足進行改進，對成功經驗的肯定，并予以標準化，對失敗應及時做好匯總，引起重視[3]。

（4）結合數據化和信息化管理手段

4.1雙軌制管理

紙質文書檔案和電子檔案均具有自身優勢，促進二者深層次融合，是文書檔案管理發展主趨。紙質文書檔案具有法律效力，但核心不足在于占據存儲空間、容易折舊和破損，檔案開發和利用率較低。電子文書檔案檢修速度快、信息資源實現共享，但其安全性難以把控。紙質與電子文書檔案相聯合的雙軌制管理方式成為主導，檔案管理突破現下傳統一紙化模式局限，與電子文書檔案相融合，實現文書檔案紙質和電子同步歸檔管理，發揮自身優勢，提高醫院文書檔案管理標準化、精細化。嚴格依照相關規范、標準進行管理，不應將其單一置于系統外，標準化規范建設，主要針對數字化文件形成、歸檔等制定統一化標準，統一檔案資料格式，審核其內容的完整性及可靠性。

4.2大數據的開發和利用

文書檔案管理核心目的在于為利用者提供更高效、優質的服務，以此最大限度發揮檔案自身作用和優勢，也是醫院文書檔案管理價值所在。醫院檔案管理大數據理念，主要強調對檔案數據關聯性研究和探索，進一步突破信息壁壘不足，消除信息孤島瓶頸。為保證文書檔案高效利用，文書檔案匯總收集過程中，對相關數據關聯性進行分析，回證整合檔案資料相關內容，實現歸檔文件完整性、及時性，提高檔案管理質量，也達成醫院內部各科室信息資源共享目標。

（5）逐步推進醫院文書檔案信息化管理

醫院文書檔案管理作為一項綜合性、復雜性工作，實際建設任務目標較重，應充分基于信息化戰略層面實現，其建設方案需聯合醫院未來實際發展狀況做好統籌規劃，達成醫院文書精細化管理目標。首先，應用文書檔案管理系統，需積極構建完善的信息數據庫，此類屬于作為信息系統基礎。信息數據庫實際構建過程中，應保證文書信息真實性、精準性，更需注意檔案中規格缺乏一致性問題，對原始材料應進行全方位審核，保證醫院文書檔案管理合理化、信息化。其次，文書檔案實現電子化過程中，需確保其自身完整性、精準性，若需將紙質檔案依托掃描儀等數字化設備轉化時，需對其檔案信息做好校對，保證電子檔案信息與原有材料信息統一性，促使紙質文件轉化為電子化文件規范化和科學化。最后，文書檔案需保證完整、信息精準。構建數據庫有助于醫院內部部門查找、比較及分析的檢索工具，具備良好的人機交互界面，且用戶信息導入便捷性較高。同時，具有可修改、檢索等功能，隨著文件信息更改進行動態化調整，為領導人員決策提供信息統計資料。

（6）重視文書檔案管理安全保密工作

大數據背景下，為醫院文書檔案管理工作帶來多個機遇的同時，風險同等存在，其最為關鍵的是凸顯在信息安全領域，需對其加以關注，若內部文書檔案信息數據一經發生泄露，便會產生嚴重的損失。為積極確保醫院文書電子檔案安全性、可靠性，應從多方面采取相應的安全防護措施，其主要表現在以下幾方面：首先，增強文書檔案管理人員保密意識。應定期做好檔案管理人員保密性培訓，增強人員保密安全意識，學習并掌握保護檔案方式，確保電子檔案載體安全性。同時，需嚴格依照相關程序規范，以免由于個人操作失誤導致信息泄露;其次，引入標準化檔案管理設備、軟件安全系統，定期做好數據備份，重視系統升級優化，應盡量使用獨立網絡進行加密。此外，實施計算機遠端監測自動攔截，一經發現計算機軟件內部存在高風險入侵，需第一時間啟動自我保護狀態，對文書電子檔案數據庫封鎖，需通過密鑰方可解除，實現文書檔案數據雙重保障。

（7）組建高素質文書檔案管理團隊

文書檔案管理人員作為檔案管理實施者，其自身專業素養決定最終檔案管理成效，由于多方面因素影響，導致醫院檔案管理人員專業素養，難以吻合大數據時代文書檔案管理需求。因此，需按照現下文書檔案管理需求，從以下兩方面實施：一方面，準確定位現有文書檔案管理人員基礎能力，應對其自身專業水平進行精準性評估，掌握實際管理中存在的不足，有針對性開展相應的培訓計劃和方案，促使各環節工作有序開展，做好專業理論、技能實踐等培訓，并對最終實際培訓成果分析，篩除不達標人員，達標人員可進入實際工作崗位。鼓勵醫院文書檔案管理人員積極深入醫院進行學習，積極汲取他院的成功經驗，不斷更新自身工作模式和方法，為后續文書檔案管理體質增效提供助力。另一方面，需適當提高該崗位入門門檻，不僅需檔案管理人員具備較強的專業知識、豐富的實踐經驗，而且需具備良好的計算機操作水平，持續性為文書檔案管理團隊中國注入新鮮血液，打造新時期文書檔案管理團隊，助力管理水平提高，實現檔案管理電子化目標。

結束語

文書檔案作為醫院檔案核心內容，其可為醫院良好發展提供助力，醫院文書檔案管理工作作為一項綜合性、復雜性工作，為顯著提升其管理效率及質量，應充分引入精細化管理理念，實現文書檔案管理更規范、標準，提高文書檔案管理水平，為醫院良好發展提供助力。

參考文獻：

[1]高倩.綜合性教學醫院文書檔案的精細化管理模式研究[J].醫學信息，2020，508（5）：33-35.

[2]喬萌.淺談精細化管理在醫院病歷檔案管理中的價值[J].企業文化（中旬刊），2019（8）：206.

[3]張鑫.以信息化建設推動醫院人事檔案精細化管理研究[J].管理觀察，2019（18）：173-174.