實驗室低值易耗品智能審批管理系統設計分析

胡慧，王薇，胡銀萍

（嘉興南湖學院，浙江嘉興，314001）

1 實驗室低值易耗品管理系統需求分析

1.1 數據需求

在實驗室低值易耗品管理中需要對物品、設備儀器的信息屬性加以充分分析，構建實驗室低值易耗品知識信息庫，將此作為基礎，按照用例定義描述操作，對管理階段基礎數據加以充分分析，初步擬定的數據信息包括以下內容：①實驗室低值易耗品基本屬性，編號、規格型號、類型號、用途、金額、數量以及計量單位等；②計劃申購基礎數據的管理，申請人、申請時間、申請實驗室、申購金額、申購理由以及數量和低值易耗品基本屬性；③庫存基礎數據管理包括：庫存數量、庫存容量、入庫時間和數量、出庫時間和數量、管理者單位和姓名、損壞情況以及保存位置等信息；④申請使用基礎數據管理：申請人姓名、物品、時間、用途以及借出單據等信息。

1.2 功能需求

實驗室低值易耗品管理系統是為任課教師和實驗員提供相關服務。功能需求框架如圖一所示。實驗員屬于實驗室使用者和管理人員，主要負責實驗室低值易耗品的管理和申購工作。任課教師屬于系統使用人員，兩者均屬于系統使用參與者，因此，實驗員需要進行計劃申購、物品管理、統計報表、借出物品等工作，其中物品管理又包括基本操作、構建知識庫、關聯設備、庫存管理。庫存管理包括出庫、入庫以及盤庫操作。任課教師包括計劃查詢、申請使用。在系統管理使用中當查詢庫存、庫存報警后，按照現有庫存、需求量開展申購計劃，并編制申請表。物品管理中實驗員按照低值易耗品的入庫情況，盤查數量以及物品、儀器設備質量，把物品相關信息輸入至數據庫內，在出庫操作時，實驗員按照低值易耗品的出庫情況進行出庫處理，其中包括標識閑置存放位置、減少數量，把相關信息輸入至數據庫，系統中的庫存容量減少。在盤庫操作時，實驗員清查低值易耗品，明確質量、數量以及存放位置，對過期和損壞的低值易耗品進行清理，填寫報表，用于后續檢查工作。在關聯設備管理中因為固定資產的儀器設備均需要配置必備的、相應的低值易耗品，因此，需要設定庫存報警系統，當低值易耗品的庫存數量小于警戒線的數值時，系統彈出申購提示，確保實驗室相關實驗有效開展。基本操作主要指的是在教學時以及設備運行時獲取低值易耗品使用存在問題和故障信息，按照現有設備分類體系，按低值易耗品的性質進行分類。教師使用時，可以對低值易耗品信息進行查詢、添加以及查詢。實驗員進行統計報表編制時能夠對某時間段低值易耗品庫存、借出情況以及使用情況、損壞情況進行統計，按照物品價值自動生成時間報表。借出物品時，按照學生或者老師所提供使用單，對庫存情況進行查詢，進行低值易耗品物品或儀器設備出庫處理。除此之外，任課教師遞交低值易耗品使用單據，將單據中相關信息輸入至數據庫，實驗員進行核查，審批通過后任課教師可按照系統提示領取物品或被拒絕。

圖1 功能需求框架

1.3 非功能需求

對于實驗室低值易耗品管理系統的設計應當具備身份管理性能，因為系統的使用人員主要為實驗員、任課老師，因此需要設計針對實驗員、任課教師兩種類型的用戶權限，不同用戶具備不同的權限控制。同時，實驗室低值易耗品管理系統需要具備定期備份功能，以免出現數據丟失、損壞情況，并通過定期數據備份，增量處理。系統的界面設計應當簡潔易操作，數據修改、插入、刪除、查詢應當具有較高的效率，確保系統的高效使用。

2 實驗室低值易耗品管理系統設計

2.1 系統開發目標

實驗室低值易耗品系統的開發是采用結構化，通過B/S模式開發系統。系統開發后，將以往實驗室低值易耗品人工審批方式替換為自動化、無紙化辦公方式，系統功能開發分析包括以下內容：首先，在校園網、互聯網基礎上構建管理系統，實現通過校園網、互聯網便能夠進行低值易耗品申請、審批操作。為確保系統安全使用，對系統權限的設置應當按照：二級學院申請者、二級學院主管領導、實驗教學管理處設備管理科相關人員、實驗教學管理處主管領導、資產處設備科相關人員、資產處主管領導權限進行設置。登錄系統時，任課老師遞交申請表，各級領導審批簽字后方可使用低值易耗品物品和儀器設備的使用。另外，系統需要設置電子郵箱、手機短信提醒功能，有部門進行操作后便會發送信息提醒。

2.2 系統開發模式

管理系統開發模式通常包括C/S模式、B/S模式，隨著互聯網技術的不斷發展進步，B/S模式的應用逐漸普及，并且具有更加廣闊的應用空間，本文以B/S開發模式為主展開分析。第一，對客戶端加以簡化，B/S模式不需要在大量客戶機中安裝不同的應用程序，只需要安裝瀏覽器APP，有效節省用戶客戶端硬盤內存和空間，安裝過程也較為靈活、簡便。第二，對系統維護和開發加以簡化，系統開發人員不需要針對不同用戶級別設計不同應用程序，在網絡服務器中設置相關功能即可，并按照不同功能為不同組別用戶設置權限即可，用戶借助HTTP請求在網絡服務器中權限范圍中調用不同的處理程序，實現數據有效使用。第三，實現用戶簡單操作。相比于C/S模式，B/S模式運行時，客戶端完全可以通過瀏覽器進行，不需要設計用戶專用規格，用戶不需要進行專業培訓。最后，通過互聯網能夠實現系統操作簡便、維護集中、跨平臺應用等特點，用戶可在互聯網環境中展開相關操作，打破地域限制，實現系統實用性。同時，現階段很多高校有多個校區，通過B/S開發模式，以校園網為基礎，能夠實現系統的高效應用。對于數據庫的選用，Access2000操作簡單，安全性能較低，而B/S開發模式則是將系統應用安全性放在首要位置，Access表容量存在一定的限制，無法進行大量的數據儲存。但SQL Server數據庫能夠提供XML支持。其能夠構建較大的網絡站點存儲組件，提供安全性、可用性、伸縮性功能，增加數據一致約束限制，用戶能夠根據設定優先級、分配權限操作，確保系統內部使用安全性。

2.3 系統功能模塊

按照實驗室低值易耗品管理工作流程，可以將系統分為展示臺、申報模塊、系統管理和倉庫管理四個部分，如圖2所示。首先，展示臺模塊。展示臺的主要作用是向實驗人員和任課教師提供實驗工具、器皿、實驗材料等產品和儀器設備的規格型號、產品名稱、用途范圍、技術參數、參考價格、實物圖片以及生產廠家等資料，等同于為實驗人員和任課教師提供低值易耗品信息詞典。其次，申報模塊。申報功能主要是為管理人員服務的，功能作用是通過院系管理人員申報，借助系統對低值易耗品需求情況進行反饋，管理人員審核申報物品與數量，之后將審核信息反饋至院系，管理人員按照審批結果對申請表修改或者刪除，也可添加其他申請物品，如果審批通過則不可進行修改。第三，管理模塊。管理模塊的設計最為復雜，是為系統管理人員提供服務。管理模塊功能作用包括用戶管理、低值易耗品管理、庫存管理、信息處理以及匯總和打印功能。第一，用戶管理是管理人員賬號管理。管理人員的賬號是通過SQL Server安全機制，是不同用戶具備不同使用權限。第二，低值易耗品的管理。此管理功能包括添加物品類別、修改或者添加物品信息。修改或者添加物品信息時，按照不同種類物品或儀器設備技術參數指標，通過靈活方式設計，僅需要輸入指標數量，由系統自動生成交互框，用戶只需在交互框內輸入名稱和指標即可。第三，庫存管理。庫存管理本身相當于倉庫管理模塊，除具備出庫、入庫、查詢功能外，還具備以下功能：①出庫界面設置院系對物品或儀器設備申報數量信息、領取數量信息，通過信息對院系申請領用物品信息。當領用數量達申報數量，能夠按照具體情況約束院系領用數量。②匯款管理。該功能主要是對入庫的物品或儀器設備匯款情況加以記錄，記錄入庫物品、儀器設備的發票號、入庫時間、供貨商、匯款情況以及匯款時間。借助該功能能夠快速查詢貨物入庫付款情況，匯款情況信息，對采購部門了解低值易耗品信息起到積極作用。第四，信息處理。處理院系所申報低值易耗品相關信息包括訂單的信息審核、信息處理、新物品的信息審核、信息處理以及訂單信息的匯總和打印。訂單和新物品信息的審核工作開展主要為系統管理人員對院系所申報的訂單、新物品的信息審核，審核物品單價、規格型號，物品不滿足標準要求不給予審核通過，并附注審核不通過原因，院系的管理人員能夠利用申報模塊修改、刪除系統管理人員沒通過物品信息，在審核通過之后便不可對物品信息加以修好、刪除。訂單信息的處理指的是各個院系的申報在結束時處理申報信息，對于不同的情況處理方式分為普通處理、強制處理。首先，普通處理指的是院系的申報信息沒有未通過的審核信息，能夠進行普通處理，而強制處理指的是院系的申報訂單物品信息存在沒有審核通過信息，但已經到申報截止時間，此時通過普通處理，系統將反映院系訂單信息內存在未通過申報信息，則需要通過強制處理，將未通過的訂單信息刪除，留下審核通過訂單信息。第五，匯總和打印功能。因為部分高校存在多個校區，為確保院系使用和領用的便捷性，將多個校區物品分別匯總、申報。

圖2 系統功能模塊