信息化對檔案館管理模式的影響探析

胡建平

摘 要：信息化是在互聯網技術發展過程中衍生的一種模式、理念，且在多個行業領域開辟全新的建設空間。基于檔案館管理角度分析，信息技術內化完全顛覆了原有的管理模式，并產生了非常顯著的影響。例如，可以擴大館藏范疇、提升管理水平、展現人性化管理特點、實現技術升級革新目標、形成全新工作標準等。因此，本文以檔案管理現存問題為切入點，進一步分析信息化對檔案館管理模式的具體影響，提出檔案館信息化管理模式的優化措施，希望以此為檔案館管理信息化工作質量水平的提升提供有效價值建議。

關鍵詞：信息化;檔案館管理模式;現狀問題;影響;優化措施

信息化建設工作主要依托現代化計算機技術，并在智能化工具的融合應用下，對生產力進行重構，進而使社會整體生產效率及質量得到全面提升。與此同時，在檔案館管理模式的信息化發展過程中，離不開數據庫技術、互聯網技術、通信技術的充分支持。在信息化技術支持下，可以將相關檔案資源數據歸納至數據庫當中，滿足不同人群的使用需求。從中可知，信息化技術對檔案館管理模式的影響較大，通過合理、科學地應用信息化技術，能夠全面推進信息檔案的應用，提高使用者檔案查詢、利用的效率，并使原有的檔案管理工作模式得到有效改變。此外，雖然將信息技術應用到檔案館管理工作當中，能夠使其工作的質量得到有效提升，但是在具體應用時仍存在較多問題，如對檔案信息化管理缺乏足夠認識、檔案管理人員培訓工作落實不到位等。為了解決這些問題，提高檔案館信息化管理質量水平，圍繞“信息化對檔案館管理模式的影響”進行分析研究具有重要的價值意義。

一、信息化及檔案館相關內容概述

1.信息化

信息化，指的是培養及發展將計算機作為主要智能化工具的一種全新生產力，其基礎包括現代通信技術、網絡技術、數據庫技術等。信息化對社會發展有著非常重要的推進作用，并且作為一種和智能化工具相適應的生產力，還有著“信息化生產力”的稱呼。針對信息化相關研究對象及其要素，需在數據庫當中進行匯總，為相關人群提供工作、學習、生活等功能，使人類各項行為的效率及質量得到有效提升。此外，值得注意的是，在信息化發展過程中，會產生大量的信息化資源，針對利用價值高的信息資源，則需通過有效處理，形成信息資料檔案，通過收集、存儲、管理、利用等工作，使信息化的傳播及利用價值得到進一步提升。

2.檔案館

對于檔案館來說，為收集與保管檔案的機構，從檔案館的工作任務層面分析，一方面需對各機關、團體、事業單位具有保存價值的檔案及其信息資料進行接收、征集，并實施科學管理措施。另一方面，采取有效措施，做好檔案資料的利用工作。此外，還需參與史志編修等相關工作。總之，檔案館工作任務繁重，發展至今，為了提高檔案館檔案工作的效率及質量，需逐步朝向信息化、智能化、電子化等方向不斷發展。

二、檔案館檔案管理現狀問題分析

檔案館檔案管理是一項系統化工作，目前在檔案館檔案管理工作開展期間，仍存在一些有待解決的問題。

1.對檔案信息化管理缺乏足夠認識

目前，部分檔案館管理人員存在過度依賴傳統管理工作模式的情況，對信息化管理模式停留在淺顯層面，使信息化管理模式實際運用效率低下，導致檔案管理期間易出現手忙腳亂的問題。此外，在對檔案信息化管理缺乏足夠認識的情況下，易使檔案管理人員形成排斥心理，從而不利于檔案館檔案信息化管理建設工作可持續發展。

2.檔案信息化管理經費投入不足

從現狀來看，部分地區檔案館經費投入不足，導致檔案館信息化建設配置缺乏合理性。比如，在推行信息化管理模式前期，需要購買數量充足、性能優良的計算機設施設備，同時招聘、引進專業的檔案管理技術人才，在對符合檔案館管理需求的網絡構建的基礎上，進一步做好網絡系統的運維升級處理。此外，還有必要做好檔案管理人員專業崗位培訓指導方面的工作。值得注意的是，這些前期準備工作需要充足的資金投入支持，在檔案信息化管理經費投入不足的情況下，上述各項工作將流于形式，缺乏實效性，最終使檔案館檔案管理信息化建設工作的整體效益難以得到有效保證。

3.檔案管理人員培訓工作落實不到位

首先，檔案館檔案管理人員對信息化管理模式存在認知偏頗，同時檔案信息化管理經費投入不足，難以保證檔案管理信息化建設工作實施的完整性。同時，在檔案館對相關管理設施設備進行采購期間，還易出現成本失控的情況。由此可見，要想提升檔案管理人員認知水平，掌握采購檔案信息化管理相關輔助性設施設備成本的有效控制，其前提便是做好檔案管理人員的培訓工作。但是，從現狀來看，基層管理人員因缺乏系統化培訓教育，導致在檔案管理專業能力方面有所欠缺。其次，個別檔案管理工作人員年齡較大，對新鮮事物的接受度相對緩慢，難以在短時間內達到操作技術熟練的程度，從而在一定程度上影響了檔案信息化管理的成效。此外，檔案館對檔案管理人員培訓教育的目標不夠明確，難以使檔案管理人員掌握信息化技術應用方式、方法，使檔案館檔案信息難以實現高效共享的目標，使檔案館檔案信息的利用優勢難以有效體現出來。

三、信息化對檔案館管理模式的具體影響分析

近年來，隨著信息化建設事業進程持續深化，對檔案館管理工作結構產生了較大影響。結合上述檔案館檔案管理工作現狀問題，需加深了解信息化對檔案館檔案管理模式產生的影響。

1.推動管理模式改革升級

在信息化發展進程中，隨著計算機技術及互聯網技術的推廣及應用，使檔案館升級改造工作持續推進。因此，相關管理人員可根據檔案資源的保密等級、使用需求，構建完善的檔案管理網絡防護體系，同時通過信息安全技術、快捷數據保存技術的應用，使檔案館檔案管理工作效率及質量得到有效提升。并且，通過不斷拓展檔案館的管理服務內容，使檔案檢索、利用效率提升。此外，在信息技術的支持下，通過安全加密技術的應用，還可以大大提升檔案信息資源的安全性，顯然這對推動檔案館檔案管理模式改革升級工作的開展有著非常顯著的支持作用。

2.使管理工作更加方便、快捷

目前，我國檔案館存儲的檔案資料呈現逐年增多趨勢，其實際存儲量遠遠高于預計存儲量，這在很大程度上增加了檔案管理工作的難度。倘若采取常規管理模式，則會使人力、物力資源的投入量大大增加，不利于檔案館其他工作的正常運行，甚至影響檔案館整體運作效益。在積極開展信息化建設工作的基礎上，可以簡化檔案館自身的管理工作任務，優化原有的管理流程，尤其是在檔案資料數量不斷增多的情況下，不會造成其他成本增加，只需要通過定期對管理系統進行針對性維護即可，且不會影響檔案服務工作的正常運行，能夠在很大程度上提高檔案館總體管理工作效率。總體而言，信息技術的合理、科學運用，不僅有助于提高檔案館檔案管理的工作效率，而且還有助于節約人力成本與時間成本。因此，信息化技術的應用非常關鍵。

3.有助于人性化管理模式的構建

傳統檔案館管理模式主要通過人力完成管理任務，如果紙質檔案數量大，會在很大程度上增加人工管理的工作量及工作難度，難以取得滿意的管理成效。與此同時，檔案館管理的工作流程相對復雜，雖然管理人員長時間從事重復性工作，熟練度較高，但是不可避免會受到情緒波動或其他因素的干擾，進而做出一些錯誤舉動，影響檔案管理工作的準確性及有效性。此外，檔案管理工作人員在檢索相關檔案文件時，需花費較長時間。在信息化工作模式下，可以有效填補人力管理模式的不足，通過搜索引擎的應用，可實現對檔案信息資源的高效檢索，并于日常管理中可利用計算機系統，對檔案信息資源實施分類存放及管理措施，以此有效提高檔案信息資源的管理效率及質量。值得注意的是，在信息化管理模式下，在很大程度上減輕了檔案管理人員的工作壓力，有效體現了人性化管理特性。

4.提升檔案管理模式合理性

在信息化時代背景下，各類復雜的檔案信息數據通過多渠道、多途徑方式傳播，但是所產生的信息數據并不是都具備占用公共資源的價值，因此相關管理工作人員應做好信息資料篩選工作，使檔案信息資源實現高效歸檔。然而，人工處理模式下的檔案信息處理工作量相對龐大，在應用信息化技術的基礎上，可以有效填補人工處理的不足，進一步提高檔案館管理工作建設的合理性及規范性。具體而言，相關檔案管理工作人員在充分發揮計算機技術處理數據應用優勢的基礎上，可以有效提高管理工作的成效及質量。此外，面對各種檔案資料，可以突出網絡技術的高效性，實現資料快速歸檔的目標，進一步確保管理體系處于正常、安全運行狀態。

5.構建全新的工作標準模式

在檔案館內部實施信息化管理，對于檔案管理人員來說，需樹立終身學習意識，加強自學習，掌握將信息技術靈活應用到日常工作、服務工作當中的能力。同時，通過靈活運用信息技術，提升檔案管理工作質量效果。并且，應該有效滿足社會發展對檔案服務的要求，進一步將檔案服務的價值功能有效發揮出來。除此之外，檔案管理工作存在枯燥、乏味的鮮明特點，且作業任務較為繁重，僅依靠人力處理難以取得滿意的管理成效，難以實現高效管理目標。因此，相關檔案管理工作人員需注重信息管理體系的建設及升級，以信息化技術方法為依據，形成新工作標準，保證檔案管理服務體系的完善性，進一步全面提升檔案館檔案信息化管理工作的質量效益。

四、檔案館信息化管理模式的優化措施分析

如前所述，檔案館現狀問題較多，同時信息化對檔案館管理模式的影響較大。所以，有必要合理、科學地落實檔案館信息化管理模式，并采取有效優化措施，使檔案館信息化管理模式實施的可行性及科學性得到有效提升。

1.優化檔案館信息化管理建設理念

在實際工作開展期間，有必要將部分館藏文件優先采取數字化方式處理，同時提升網絡傳輸速度，對檔案服務范圍適當擴寬，提高檔案信息資源的共享利用價值。同時，針對長效保留、數據管理等相關服務內容，通過統一模式整合到信息化管理模式中，保證各類非結構化資料可以有效傳輸至數字化檔案館中。此外，在優化檔案館信息化管理建設理念的基礎上，發揮檔案數據中心功能作用，拓寬數據發布廣度，使檔案館檔案信息資源的總體效率得到有效提升。

2.加強檔案信息資源有序化管理

為了實現檔案館檔案信息資源有序化管理目標，需使管理模式朝集成化方向轉變。例如，既有內化信息技術過程中，需確保管理模式處在穩定運轉狀態，同時對檔案管理人員的工作理念進行革新，使檔案管理人員能夠盡快適應全新的檔案信息化管理模式。與此同時，不斷加快全過程工作形式的建設，確保相關檔案信息數據基礎的融合度提升，使影響檔案資源文件真實性、完整性的相關風險因素消除在萌芽之中，把用戶自身需求列入檔案信息化管理新的工作方向中，有效形成一體化檔案信息服務模式，進一步提升用戶在檔案信息服務方面的滿意程度。

3.適當增加現有的館藏資源，加強檔案信息資源備份管理

要想推進檔案館管理模式的信息化建設進程，需明確信息化建設途徑及渠道，適當增加檔案資料的館藏量。具體而言，相關檔案信息文件在進入檔案館前，需靈活運用現代化技術，對信息化管理模式的實施范圍適當拓寬。與此同時，合理應用信息化處理技術，提升網絡化管理水平，并實現對相關檔案信息文件進行統一管理的目標。并且，還有必要深入挖掘檔案信息數據的深層價值，確保服務職能履行的有效性，通過創新全新的服務機制，使館藏資源的服務水平提高。此外，需充分重視檔案信息數據的備份、存儲管理，定期采取合理的備份處理措施，確保檔案信息數據資源的安全性。

以上述提到的備份管理為例，需保證檔案管理的安全性為前提，消除影響檔案信息安全的相關風險因素，優化貫徹落實檔案信息安全管理工作流程，適當拓展檔案資料的備份范圍，包括重要的電子檔案、電子資料等。同時，及時開展異地備份處理工作，必要時可推行異質備份模式，以此提高檔案信息資源的安全性。除此之外，在增加館藏存量期間，需保持高度的靈活性，注意突破檔案信息資源在數量方面的局限，著重強調檔案信息資源在質量方面的審核，保留檔案信息資源的區域性特征，使檔案館檔案信息資源的價值得到有效保持。

五、結語

綜上所述，檔案館管理工作面臨一些有待解決的問題，為了解決相關問題，需認清信息化對檔案館管理模式產生的影響，一是推動管理模式改革升級;二是提高管理工作的方便、快捷;三是有助于構建人性化管理模式;四是有助于管理模式合理化的實現;五是有助于新工作標準的形成。在此基礎上，還有必要對檔案館信息化管理建設理念加以優化，加強檔案信息資源有序化管理，適當增加現有的館藏資源，并加強檔案信息資源備份管理等，使檔案館管理信息化工作效率及質量得到全面提升，進一步使檔案館管理工作可持續發展的目標得到有效實現。

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（作者單位：鄒平市檔案館）