新形勢下醫院檔案管理信息化的創新策略分析

劉琳

摘 要：隨著醫療產業的快速發展，許多新型的醫療設備和機構也應運而生，導致醫院檔案信息越來越復雜，檔案管理工作難度增加。現如今各行各業都開始了創新改革，醫院文書檔案的管理也得到了很多改變，為了使檔案文件不缺失，醫院檔案管理也開始了信息化建設。但是由于許多醫院的創新經驗不足，觀念不夠前衛，使文書檔案管理體系的改革緩慢，沒有創新性，也間接反映了傳統模式的文書檔案管理弊端。為了緊跟時代腳步，適應醫院的發展需求，醫院的檔案管理信息化需盡快進行改革。本文主要以新形勢背景下醫院檔案管理信息化建設和創新進行分析與探討。

關鍵詞：新形勢;醫院;檔案管理;信息化;創新策略

檔案管理是醫院工作的重要內容，作為醫院管理工作不可或缺的一部分，它是記錄醫院醫療活動、設備管理、后勤等工作當中形成的有價值的筆記、圖像、視頻等，對醫院的工作人員調取資料、尋找信息等都起著巨大作用。近幾年，社會對于醫院文書管理越來越重視，醫院的管理經營也在新形勢下形成了一種新的模式，文書檔案管理環節也響應新形勢的要求進行創新性改革，這就要求醫院以及管理工作者需要對一些傳統的管理模式進行改革和創新。

一、目前醫院檔案管理信息化建設存在的問題

目前，社會各階層對醫院的檔案管理信息化建設有很大關注，但仍有一部分醫院沒有對醫院檔案管理環節給予相應重視，文書檔案的管理工作范疇依然很小，制度也不完全，工作人員的管理理念沒有具體的改變，對自己的工作職責也不清晰，甚至部分檔案管理工作人員知識水平有限，不具備專業的管理技巧，對信息化設備也并不了解，這就導致了醫院文書檔案管理無法順利進行創新與改革。

1.工作內容不夠明確

傳統的醫院檔案管理方法過于簡便、隨意，沒有明確管理工作的內容以及范疇，無法達到檔案管理體系工作的要求，制定的相關制度也缺乏實踐性。每個醫院都有不同的檔案管理體系標準，醫院的檔案管理方法通常來源于傳統的管理經驗，存在很多主觀因素，缺乏現代化技術與專業的管理方法，工作人員也缺乏專業理念。這就導致了醫院檔案管理制度不能夠得到進一步完善，檔案管理工作的效率無法提升，檔案資料的利用率一直處于偏低水平。

工作內容模糊、工作范圍沒有界限拖后了醫院檔案管理信息化的建設，使新形勢下的醫院檔案管理工作無法快速展開，要想改變這一現狀，就必須對目前醫院檔案管理的管理模式、管理體系、管理方法有科學依據的進行改革與創新。

2.管理人員素質不高，缺乏信息化意識

醫院大部分管理人員往往總是忽視檔案管理這一環節，他們沒有意識到檔案管理的重要性及其價值。醫院的許多設備以及治療方法都已經實現了信息化，但檔案管理環節始終在信息化建設方面停滯不前，工作人員由于缺乏信息化知識，導致醫院檔案管理始終沒有改變。檔案管理人員整體素質不高，醫院要想順利開展信息化建設，需要檔案管理工作人員必須具備較高的醫學素養和文化知識，檔案管理人員還應當掌握編輯、管理、存檔等工作知識和技巧，并且要有較高的處理醫院檔案的能力，更要熟悉醫院檔案管理流程以及方法，但目前許多醫院沒有意識到檔案管理工作人員素質要求的重要性，也沒有及時對檔案工作管理人員進行調整，導致醫院的檔案管理人員的集體素質都處于偏低狀態。

3.管理制度老舊

當前很多醫院的檔案管理工作沒有一個創新性的制度，在新形勢下的檔案管理依舊使用傳統的標準作為依據，沒有積極適應醫院行業的發展。醫院的檔案管理工作與醫院的設備以及制度發展不平衡，導致檔案管理工作效率降低。傳統的管理制度缺乏科學性與規范性，沒有完善、合理的制度建設，沒有將最基本的檢查、監督、考核、反饋等環節貫徹到檔案管理的建設體系中，對醫院整體的檔案管理體系發展和建設形成了阻礙。

在這種情況下，要想順利發展醫院檔案管理工作，就一定要對醫院檔案管理模式進行改革，對傳統的管理制度進行創新，加強管理體系建設，努力完善的管理制度，提高管理制度的規范性，從而達到新形勢下檔案管理工作的要求，為醫院的未來發展提供幫助。要注意的是，在對現有檔案管理模式進行創新時，要以新形式的標準為依據制定具有現代化標準的管理體系，從而使檔案管理環節中存在的問題得到實質性改變。

4.檔案管理模式沒有得到統一

醫院檔案管理過程中需要各個部門配合，但由于部門分散，每一個部門都有不同的職責和不同的管理標準，導致檔案管理模式不能得到統一，檔案信息不能夠及時有效分享給各個部門，在進行檔案匯總時總是出現分歧。此外，有的員工對檔案信息化沒有正確的認識，缺少檔案管理信息化理念，相比于新的檔案模式，他們依舊喜歡紙質檔案管理模式。醫院檔案管理要建立一個統一的管理模式，才能夠使整體檔案管理有序執行，各個部門對自己的工作職責有更清楚的認識，才能更加明確未來的工作目標，對醫院未來的整體發展有很大的益處。

5.檔案工作人員沒有過硬的業務技能

檔案工作人員需要具備較強的業務能力和管理才能，其不僅要具備專業的技術知識，也要有過硬的知識水平和服務能力，許多醫院的檔案管理人員沒有專業的業務水平和業務技能，對檔案管理工作中的分類、整理、存檔等工作技巧都不熟悉，也沒有掌握信息化的新技能，工作人員不會利用計算機對文件進行編輯、存檔、整理等應用。作為一名檔案管理人員，不僅要對檔案管理傳統的工作技能有十足的掌握，還要用心學習信息化管理技能，要對信息系統進行熟練運用，讓新形勢下的醫院檔案管理信息化建設更加容易。此外，檔案管理人員要有一顆全心全意為人民服務的心，要意識到自己工作的重要性，不斷提高自己的技術水平和專業知識，要始終保持對檔案管理工作的熱情，踏踏實實做好本職工作，積極學習信息化技術，不斷對檔案管理方法進行創新和改善，使檔案管理起到應有的價值，避免檔案管理信息化發展停滯不前。

二、新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新路徑

信息化時代，醫院檔案管理工作也應當及時進行創新，醫院檔案管理工作者需要緊跟時代腳步，改變傳統的管理理念，不斷學習新方法，掌握信息化設備的應用，為醫院檔案管理信息化建設助力。

1.改變傳統的管理觀念

首先，要想進一步落實醫院檔案管理工作的創新，檔案管理工作人員要有思想意識上的改變，不要對新事物有抵觸、反感心理，要勇于嘗試接受新的管理理念。其次，醫院必須要重視檔案管理工作，積極監督改善檔案管理工作中存在的問題，必要時可以聘請相關領域的專業人士對檔案管理人員進行指導，讓其在思想上有所改變，引導工作人員對檔案管理信息化的重視。醫院工作人員要積極接受新的思想觀念，摒棄傳統的管理模式，要敢于創新，勇于實踐，對管理方法不斷研究，從而提高醫院整體工作人員的檔案管理能力，使檔案管理信息化建設發展更加順利、快速，為醫院的未來發展以及檔案管理的專業化打下堅實的思想基礎，為醫院檔案管理模式的未來發展提供明確方向。

2.加大管理設備的投入

現階段，許多醫院檔案管理工作所配備的設施不完全，基礎設備較少，無法滿足現代醫院檔案管理需求，醫院應當在檔案管理工作所需設施上進行較大投入，更新基礎設施，升級設備系統，引進新技術，盡快完成檔案管理信息化建設的創新。不只是專業設備，醫院還應當為檔案管理人員在環境上提供改變，可以擴大檔案管理工作的辦公區域，給予檔案管理工作者一個優美的環境，支持他們對檔案管理工作進行改革與創新。醫院還可定時對檔案管理信息化基礎設備、設施進行檢查和維護，保證其能夠良好運轉。另外，人為操作有可能帶來一些失誤，因此信息技術的引用，不僅要能夠幫助醫院發展，還要能提升檔案管理工作的效率，降低人為操作的失誤率，使醫院的檔案資料信息可以更加安全、準確。當前，很多醫院已經引入了大數據管理系統，大數據管理系統對數據十分敏感，可以對檔案進行分析，既節省了醫院的人力資源，也可以使檔案資料中的數據更加準確。醫院不僅要對檔案管理工作所需的設備設施進行維護、更新，還要對網絡系統建設給予更多關注，將醫院的檔案管理系統變得更加實用、耐用、方便、安全，幫助醫院工作人員在獲取檔案信息、查找資料、調取檔案時更加快速和容易。檔案工作者一定要按照相關人員的要求建立、編輯、存檔資料，也要定期對檔案資料進行檢查和排序，對重要的檔案資料要保護好，必要的進行加密，以防檔案資料內容泄露。檔案工作者要及時向醫院領導反映檔案工作環節所存在的問題，如檔案工作設備不完全、部分部門模式不統一、制度不完全等，要及時向院方領導進行反映，并且積極配合醫院工作人員解決相關問題。

3.健全檔案管理制度配套體系

無論在哪個崗位，都需要有健全、科學、合理的制度配套體系，醫院檔案管理系統目前依舊存在制度不健全問題，應當增強檔案管理系統制度，積極增設需要的機制，如檢查機制、監督機制、反饋機制、考核機制等。檢查機制是為了提高檔案管理工作的嚴謹性，確保檔案管理工作能夠正確進行;監督機制是為了使檔案管理工作者有警惕的心理，幫助其改善自身存在的問題;反饋機制能夠使醫院對檔案管理工作的進展有更深的了解，增強了檔案管理工作者與醫院工作人員的溝通;考核機制則是對檔案管理工作者的考驗以及定期檢查，讓他們時刻保持著工作認真的心態，避免他們對待工作松懈。檔案管理工作者要對檔案資料的使用和排序有合理規劃，健全檔案管理的配套制度可以提高檔案管理人員的技能和業務素養，保證了檔案管理工作的效率和質量。

4.提高檔案管理工作人員的專業素養

檔案管理人員的業務素養是醫院檔案管理工作的重要保障，要想改善醫院存在檔案管理工作質量不高的問題，就需要對檔案管理人員專業素養有一定的重視，要提高檔案管理人員的入職門檻，檔案管理人員應具備專業的業務技能、完善的專業素養、較高的文化知識。醫院在聘用檔案管理人員時，要從其管理能力、業務能力、專業技能等方面去考察。對于專業素養不足的檔案管理人員，醫院要定期對其進行培訓，聘請專家為其進行專業知識講解，帶領他們提升業務技能、專業素養等，促使其在檔案資料處理、文字編輯、信息收集、資料存檔等方面不斷學習，改進技術。檔案管理工作者也應當開闊視野，豐富專業知識。由于檔案管理人員平時的工作比較單一、乏味，因此檔案管理工作人員要想在工作上始終保持熱情，就要視野更加寬闊，豐富自己的專業知識水平，不斷創新工作方法，虛心學習每一種新的信息技術，提高自己的技術水平和專業素養，使檔案管理的工作效率得到提高，為醫院提供更便捷的服務，為人民帶來更多高質量的服務。

5.將檔案管理模式進行統一

一個完善、統一的管理模式是檔案管理環節的重要基礎，要想使醫院檔案管理更加便捷，不僅要有一個完整的管理體制，還要有一個統一的管理系統。醫院的檔案管理有許多分散部門，各司其職，負責不同的工作，這就很容易導致整個檔案管理模式存在偏差，從而導致檔案管理質量和效果不高。因此，醫院應當及時將檔案管理模式進行統一，使各個部門都有一個明確的制度，以總制度為標準，制定各個部門的新制度，讓有價值的文檔資料能夠及時分享到醫院各部門，要將檔案管理模式進行更新，以加速醫院檔案管理信息化建設。

三、結語

總而言之，隨著信息化時代的快速發展，醫院的檔案管理工作也要順應時代發展，不斷找尋方法，改善管理模式，完善管理體制。首先，檔案管理工作者要積極學習新的管理方法，不斷提高自己的工作能力，及時改變舊的管理觀念，時刻保持對工作的熱情，積極反映工作中存在的問題，進一步提高專業知識、專業技能。其次，醫院也要結合自身情況，及時引進檔案管理的技術設備，定期為檔案管理設備更新、維護，為檔案工作創造一個良好的環境，使檔案工作者更加認真對待工作。最后，對檔案管理工作者進行監督、考核，以防他們對待工作不認真，及時對其信息化技術知識進行普及，從而不斷推動檔案管理質量，加速醫院檔案管理信息化建設。

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[4]呂文晶，程余斌.互聯網背景下現代醫院檔案管理改革策略和模式創新[J].中國保健營養2020年30卷30期，343頁，2020

（作者單位：煙臺市中醫醫院）