以國際檔案日為契機、加強高校檔案宣傳工作

張晶晶

摘 要：高校檔案工作長期以來一直是學校工作的“短板”，想要改變檔案工作的“邊緣地位”，就要加強檔案宣傳。如何利用“國際檔案日”的宣傳契機，提高檔案館和檔案工作者在高校的地位，增強師生的檔案意識，使檔案日活動真正成為促進高校檔案工作發展的動力成為我們要探討的一個重要課題。本文以北京工商大學為例，介紹了學校舉辦國際檔案日主題系列宣傳活動的內容、意義和經驗總結，強調各高校可以國際檔案日為契機，加強檔案宣傳工作。

關鍵詞：國際檔案日;檔案宣傳;高校檔案宣傳

讓默默無聞的檔案工作變得有聲有色，需要通過多種途徑、多管齊下提高檔案的知名度。同樣，在高校工作中長期處于“邊緣地位”的檔案工作也要在宣傳上下功夫，讓師生充分了解檔案，特別是以重大事件為契機響應學校的宣傳，如校慶、開學典禮、畢業典禮等。作為檔案宣傳活動日的“國際檔案日”則為廣大高校檔案工作者提供了一個更為便利的宣傳平臺，抓住抓好這個宣傳契機，必將取得事半功倍的效果。自2013年始，國家檔案局就將每年的6月9日定為全國各級檔案部門的集中活動日，至今“國際檔案日”已在我國走過了9個年頭，并將以更絢爛多彩的檔案宣傳形式繼續走下去。如何以國際檔案日為契機，加強高校檔案工作成為每一個高校檔案工作者需要考慮的問題。本文以北京工商大學為例，向大家介紹歷年來學校舉辦國際檔案日主題系列宣傳活動的內容、意義、經驗總結等。

一、北京工商大學國際檔案日活動的內容

1.以校史館為依托，組建校史講解團，講好校史故事

北京工商大學校史館建設的初衷是詮釋學校辦學精神，體現學校輝煌歷史，彰顯學校特色文化，展館內容緊緊圍繞校史沿革，將辦學精神貫穿主線。國際檔案日期間，特別舉辦校史館開放周，讓廣大校友和師生了解校史校情，充分感受校史資料記錄的師道傳承、凝聚的文化底蘊、積淀的文化傳統，激發為學校發展貢獻力量的情感，進而形成積極進取的合力。為配合學校校史館的建立和校史講解的需要，特地成立了以學生志愿者為主的學校校史講解團。10多年來，來自不同學院、不同專業的學生志愿講解員們已經成為校史館不可分割的一部分，他們口述學校歷史、宣傳學校發展成就、傳播學校文化，不但要面向幾百甚至上千人進行“新生入學教育”、黨史教育等，每年還要接待大量校外人士來訪，這其中既有上級單位和兄弟院校的領導，又有需要英語講解的國際友人。可以說講解團的成員們不但作為學校文化的傳播者，熏陶和感染每一個走進校史館的人，激發他們了解校史的興趣，成員們自身也在一次次的講解中學習了知識，鍛煉了能力。每年舉辦以“傳承工商精神 弘揚校史文化”為主題的校史講解大賽更是成為北京工商大學國際檔案日主題系列活動的常規項目之一。

2.舉辦檔案展覽，發揮檔案文化功能

北京工商大學每年除了通過張貼國家檔案局印制的主題掛圖、發放宣傳材料等形式來宣傳檔案知識、傳播校史文化之外，還充分利用檔案資料、深挖館藏，舉辦不同類型和主題的檔案展覽以發揮檔案的文化功能。例如，“翰墨凝情溢愛工商”——檔案館館藏書畫精品展，通過展出學校珍藏的翰墨精品，使廣大師生在欣賞有著巨大文化魅力的藝術作品同時，也感受到學校深厚的文化積淀和桃李滿天下的激情與豪邁;“關懷、培育、引領”——學校黨史圖片展，展現了黨在學校的發展過程里所起的作用和在學校發展建設過程中姚依林、程子華等老革命家作出的重大貢獻，梳理出建校以來校史中的黨史發展脈絡;“傳承文化·熔鑄未來”——校園建筑與景觀歷史圖片展，共分為“六秩校園·舊貌換新顏”“傳承文化·荒地變新景”“二期啟航·歷史鑄未來”三個篇章，通過學校建筑各歷史時期的圖片對比，直觀再現了學校60多年來的飛速發展和迥異變化;“銘記學校發展的軌跡與成就”——校史圖片展，以史實為根據，以圖片文字為主要形式，再現了學校自1950年建校以來的發展軌跡，重現北京工商大學櫛風沐雨、充滿奮斗與追求、光榮與夢想的歷史，展示了驕人成就，描繪了發展遠景。這些不同主題的特色展覽通過翔實的檔案材料和生動地利用實例，無形中拉近了廣大師生與檔案的距離，潛移默化地影響著師生們對檔案的認知，提高了檔案文化宣傳的功能。

3.舉辦檔案知識競賽，提升檔案宣傳的趣味性

作為北京工商大學國際檔案日主題系列宣傳活動的傳統項目之一，我們的校史、檔案知識競賽至今已經連續舉辦了12屆。最初只是配合校史館的建設和校史文化傳承作用，由檔案館老師帶領校史講解團的成員們一起組織，后來結合國際檔案日的宣傳需求，特將檔案知識融入其中，通過有獎答題等形式，一方面向廣大師生宣傳校史文化開展校史教育，另一方面也為大家普及了檔案方面的基本知識，提高了廣大師生的檔案意識。為了提高師生參與的積極性，特通過公眾號、微信等形式開展網上答題等，廣大師生踴躍參加，活動收到了非常好的效果。

4.制作檔案宣傳文創產品，提升檔案影響力

近些年文化創意系列產品逐漸走進大家的生活，成為人們的“新寵”。從書簽到靠枕，從水杯到帆布袋，文化創意產品熱度一直不減。北京工商大學也早早組織設計開發了具有檔案元素、工商風格的國際檔案日文創產品，廣受好評。這些檔案文化產品包括專門定制的書簽、鑰匙鏈、雨傘、水杯、方便布兜，內容涵蓋學校的標志性建筑、檔案宣傳標語等，配合國際檔案日系列宣傳活動發放給師生，成為活動現場最受歡迎的宣傳方式。

5.舉辦檔案創意設計大賽，激發師生參與熱情

北京工商大學曾舉辦主題為“檔案——與你相伴”檔案文化宣傳創意設計大賽，有幸邀請到北京市檔案局及學校領導出席活動并為獲獎作者頒獎。這次檔案文化宣傳創意設計大賽得到了學校師生的積極參與，學校藝術與傳媒學院的老師還親自指導學生參賽。參賽作品創意獨特，具有豐富的想象力和強烈的藝術感染力。同學們在親身參與的過程中了解了檔案知識，體會了檔案工作的意義，增強了檔案意識。市檔案局領導也肯定了此次活動形式新穎，是對檔案文化宣傳的一種全新嘗試。

二、北京工商大學開展國際檔案日系列活動的意義

1.提高師生的檔案意識，改變檔案“高冷”形象

由于歷史原因，檔案工作長期遭受“冷落”甚至被“打入冷宮”，正是由于整個社會的檔案意識淡薄才會造成大家對檔案工作的各種誤解。同樣，檔案工作在高校也多處于默默無聞的“幕后”狀態。北京工商大學舉辦國際檔案日主題系列宣傳活動有效提高了師生的檔案意識，成為讓師生認識檔案、了解檔案工作的有效途徑。檔案日期間，通過對館藏的珍貴歷史照片、影像、文件檔案的展覽展出，讓師生了解了檔案的載體形式、內容特征，增強了師生對檔案的認同感，激發了師生的檔案保護意識。同時，通過對檔案的深入宣傳，還可以向師生傳遞檔案基本知識，幫助他們了解檔案的利用方式和具體作用，提高師生對檔案的認知程度，打破大家對檔案的固有印象。

2.發揮檔案資料價值，解決師生的實際問題，提高檔案影響力

北京工商大學國際檔案日系列宣傳活動引起師生對檔案工作的關注和重視，通過參觀圖片展、參加校史知識競賽、舉辦校史講解比賽、征文活動等，師生們感受到檔案的魅力和重要。檔案館保存的珍貴歷史照片和資料多次在學校校慶、招生宣傳活動中使用，編纂的《北京工商大學年鑒》、大事記等編研資料，免去了讀者查閱檔案原件的諸多不便，在學校歷次重大活動中都發揮重要作用，廣泛宣傳了檔案內容。特別是在今年結合黨史學習教育開展了“我為師生辦實事”活動，不但為師生校友提供更加方便、快捷的線上預約服務，豐富了查檔方式，還為廣大校友提供檔案材料郵寄服務，為師生校友提供了便利。檔案日活動與日常工作緊密結合，既推進了檔案工作，又服務了師生。

3.引起領導重視，提升檔案館地位

北京工商大學國際檔案日系列宣傳活動的開展，離不開學校領導的支持，同時系列宣傳活動又使檔案以不同以往的全新形式亮相在全校師生面前，更引起大家對檔案的關注，吸引學校領導對檔案工作的注意。可以說二者是相輔相成、互相促進的關系。宣傳工作做得好，領導支持和經費投入就會有所傾斜，同時只有領導重視了檔案工作，才能有利于各項檔案工作的開展，提高檔案館的地位。自2013年開展國際檔案日主題系列宣傳活動以來，每次學校領導都會出席校史知識競賽、各種展覽的開幕或閉幕活動等。在舉辦檔案文化宣傳創意設計大賽時邀請到北京市檔案局的領導出席，同時市檔案局領導還在北京工商大學主持召開了市屬高校檔案宣傳工作座談會。這些都在無形當中宣傳著檔案和檔案工作，不同程度上提升了檔案館在學校的地位，為我校近幾年檔案業務經費的順利審批、檔案數字化項目的順利開展、校史館的更新改造等奠定了良好基礎。

4.推動檔案文化發展，帶動校史文化建設

高校檔案真實記載和反映了學校發展的軌跡與成就，是學校建立、變遷和發展歷程的原始記錄。北京工商大學舉辦的國際檔案日主題系列宣傳活動不僅僅是檔案文化的宣傳舞臺，也為校史文化建設提供了助力。一方面，通過舉辦各種主題和內容的檔案展覽，向學校師生展示了豐富多彩的檔案文化資源，彰顯了學校的發展歷程和建設成就，使師生們感受到學校濃厚的文化積淀和歷史傳承。另一方面，通過校史館建設和各種校史知識競賽、校史講解比賽的舉辦，很好發揮了傳播校史和宣傳學校的作用，使師生了解學校的歷史、理解學校的發展規劃，普及師生的校史校情知識，濃郁校園文化氛圍，凝聚師生思想和力量。

三、國際檔案日活動的經驗總結

1.善用媒體，加強宣傳

在國際檔案日主題系列宣傳活動的籌備和開展過程中，加強宣傳工作是關鍵。年輕的學生群體無疑是高校檔案館最主要的宣傳教育對象，如何面向學生群體用青年人喜聞樂見的方式進行宣傳和引導就變得非常重要。在“互聯網+”的大背景下，利用便捷的網絡環境開展檔案宣傳工作，摒棄說教式的“填鴨”宣傳套路，用真實生動的史實、案例吸引年輕學生，利用網站、微博、微信等新媒介虜獲年輕網絡受眾的心，都是行之有效的宣傳策略。例如，北京工商大學在開展檔案、校史知識競賽前，除了傳統的海報宣傳外，還借助了學生朋友圈、微信等學生日常使用頻繁的宣傳媒介，在很短時間內引導了大量學生報名，效果良好。通過在微信公眾號、二級網站開辦專欄、新聞報道等形式，傳播檔案文化，營造濃厚氛圍;配合今年的檔案日宣傳主題，在“BTBU檔案”微信公眾號設置“紅色檔案之校史”“紅色檔案之人物”“校史上的今天”欄目并定期發布文章等。這些方式都在一定程度上增強了檔案宣傳實效，擴大了檔案宣傳活動的吸引力和互動性。

2.統籌兼顧，組織保障

檔案宣傳工作要統籌協調，確保工作及時跟進。一方面要提升檔案宣傳工作的組織力，善于借勢、借力、借智，形成整體協調的檔案宣傳大格局。例如，充分利用學校辦公室的綜合管理作用，協調檔案館與學校其他部門的工作配合關系;借助學校宣傳部門，發揮“喉舌”優勢，大力宣揚檔案文化;依托學校團委和各教學院系積極發動學生群體對檔案日活動的關注度和參與度;協調各學院專家和老師配合檔案館做好年鑒材料的編輯整理工作等。另一方面是要明確責任，確保每一個工作人員都知道自己要干什么。根據國際檔案日宣傳活動的具體內容，結合工作實際，細化分工，使工作重點突出，職責明確，將有限的工作力量發揮出最大的工作價值。例如，學校在檔案日活動期間，還有其他各項活動同時并行，還要保障檔案館基本業務的開展，在館員力量薄弱的情況下，合理分工、互相補臺，有效保障了各項活動的順利進行。

3.圍繞學校中心工作，服務大局

在高校檔案宣傳工作中，如何面對學校事業發展的新形勢，抓住機遇，配合學校的重大活動來開展檔案宣傳是我們亟待解決的一個新課題。只有緊密圍繞學校的中心工作，做好重點宣傳，才能促進檔案工作邁上新臺階。在北京工商大學建校60周年之際，檔案館從學校60年校史沉淀中提取精華、凝練文字，輔以館內珍藏照片和實物建設了校史館，完整反映了學校的發展歷史、輝煌成就和文化底蘊，成為弘揚校史文化、傳承學校精神的教育基地，也成為國際檔案日主題系列宣傳活動的宣傳陣地。為慶祝學校建校70周年，校史館更新改造推出了全新的校史基礎展陳，牽頭編撰《北京工商大學志（2010-2020）》、編輯制作6·12輝煌北工商校史云視頻等，以檔案館大量翔實的史料為支撐，全面、生動地展現北京工商大學的發展歷史，同時又為學校加快轉型和科學發展提供了歷史借鑒和現實依據，充分展示了檔案宣傳在學校大型宣傳活動中的實力。實踐證明，只有將檔案宣傳工作自覺納入學校中心工作，服務大局，檔案工作才能有所發展。

4.結合工作實際，以宣傳促工作

國際檔案日宣傳活動的初衷是通過宣傳有效促進檔案工作發展，不能離開檔案工作實際為了宣傳而宣傳，要結合具體情況有針對性開展工作，使檔案宣傳成為檔案工作發展的動力。如果檔案宣傳的內容脫離學校實際，不能引起師生的興趣和關注，所有的工作就是徒勞，既不能得到師生認可，也不會得到學校認同。北京工商大學結合每年的國際檔案日宣傳主題舉辦不同內容的檔案展覽，同時發揮校史館的宣傳教育功能，結合校史檔案舉辦校史、檔案知識競賽，利用館藏資料編撰年鑒、校志等編研資料，為校慶宣傳提供照片、圖片、實物等館藏珍品，都不同程度地宣傳了檔案工作，加強了檔案工作對學校中心工作的影響，提高了師生的檔案意識。

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（作者單位：北京工商大學檔案館）