基于復雜信息裝備備件管理系統構建新思路

中國電子科技集團公司電子科學研究院 肖文 王大帥

介紹了目前復雜信息裝備在保障過程中備件管理系統建設的主要構件思路，提出以備件管理需求為牽引、以提高備件精確查找、以量化型備件管理為標準，并對該備件管理系統設計思路和構建效果進行闡述，確立覆蓋裝備的采購、庫存、使用等各個環節，并與多個業務系統打通數據關聯，逐步實現以自動化備件的管理系統，通過備件管理系統逐步提高備件整體管理水平，降低業務成本和管理成本，提高保障效率。

復雜信息裝備備件管理系統是我國裝備建設重要的保障使用管理環節，備件管理系統的重要性關系著軍事戰爭的勝負。復雜信息裝備是高科技下的產物，裝備復雜且更新換代速度較快。隨著我軍武器裝備建設的快速發展，提高客戶能力，使裝備使用人員盡快形成戰斗力，提高裝備的備件準確性、完好性，是需要認真研究和實踐的重要課題。

1 構建背景

目前復雜信息裝備大多數備件的管理模式還停留在初級階段，相關數據存儲以紙質或以線下Excel格式數據為主，備件目錄管理、備件計劃管理、備件采購管理、備件庫存管理、備件報廢管理等，相互之間還沒建立起體系管理，不能及時發現系統性和全局性的問題，評估和備件排查效率低。

通過構建復雜信息裝備備件管理系統的建設提高作業效率，形成運營資產管理體系，利用信息化手段合理安排備件資源降低運營成本，實現三個方面的基礎功能，一是實現對備件的標準化管理；二是實現故障件返修的信息化管理；三是實現對備件消耗的規范化管理，形成完整的備件履歷顯示。建立起備件的智能監控管理能力，識別業務規律，實現備件的全生命周期管理以及追求設備全壽命周期成本最優。

2 構建目標

構建備件管理系統，使得該系統覆蓋裝備的采購、庫存、使用等各個環節，并與多個業務系統打通數據關聯，逐步實現以自動化備件的管理系統。為推動管理創新和制度創新提供有效手段，通過備件管理系統逐步提高備件整體管理水平，降低業務成本和管理成本，提高保障效率。通過備件管理系統的建設，實現備件資源的統一規劃、管理、配置和協調，使信息技術與管理業務流程相互整合，提高保障管理效率。備件管理系統可將業務數據標準化、結構化，積累大量的信息數據，可為業務數據自動化提供計算基礎，最終實現數字化管理轉型[1]。通過信息系統取代人工進行備件采購和庫存、消耗等數據處理和分析，建立“讓數據說話”的決策支持，優化管理。統一編碼體系，建立備件、工裝具、設備、設施、耗材等分類管理標準，實現備件編碼統一、一物一碼精準管理，避免一物多碼、一碼多物，為備件精細化管理提供數據基礎。優化采購過程，統一備件采購入口，規范采購過程，并基于MRP運算，提高備件采購計劃準確率降低備件庫存。實現數據可視化，實現備件管理多級庫房備件快速定位與備件出入庫可用性分析，備件庫壽期和安全庫存自動監控預警，備件的全生命周期電子履歷檢索追溯，為備件管理的決策提供數據支持。如圖1所示。

圖1 管理系統圖Fig.1 Management system diagram

3 構建思路

復雜信息裝備備件管理系統構建圍繞備件目錄、需求計劃、備件采購、備件庫存與備件報廢五方面建設。如圖2所示。

圖2 信息裝備備件管理系統圖Fig.2 Spare parts management system diagram of information equipment

備件目錄管理由備件分類、備件編碼和備件編碼臺賬三部分組成。其中，備件分類是根據備件管理的不同要求，按照一定標準所劃分的備件類別，備件按其屬性及存放庫房進行分類，每種備件對應一個備件代碼，實行三層分類結構。可通過備件按物資分類管理應用實現分類數據的新增、刪除、修改、查詢以及分類的多層級關聯掛接、分類屬性模板添加、分類樹形結構展現等功能。備件編碼是基于備件分類、使用一定的編碼規則生成的備件唯一標識。備件編碼數據作為信息系統的基礎數據，需要保障其數據的唯一來源，因此在備件編碼申請應用程序主要用于控制備件編碼的生成，以避免備件“一物多碼、一碼多物”的情況。備件編碼申請為各部門的技術人員、采購或備件管理人員提供編碼取號入口，需要有專職的備件編碼管理部門（或人員）負責審核后由系統生成新的編碼。在備件編碼申請中支持新增物資編碼申請，填寫必填信息申請說明，能夠對備件標碼進行校驗，刪除時也需要進行必要的校驗操作。備件編碼臺賬是以備件編碼為唯一索引的備件信息定義，備件編碼臺賬來源備件編碼申請，當備件編碼申請審核通過后，自動登記到備件編碼臺賬中。當該備件編碼需要停用，待庫存清除后，用戶可以通過變更備件狀態，停用此備件編碼。備件編碼臺賬沒有新增功能，只能查詢或更改。僅生產備件以及需入庫管理的非生產備件做備件編碼管理，非入庫的非生產備件、工裝/設備不建立備件編碼臺賬。

備件需求計劃是針對一段時間內備件備件的采購需求清單，是從備件需求計劃到備件采購、接收的全過程的源頭管理。需求計劃主要由各需求部門將需要采購的備件、設備等，在系統中創建需求計劃，經內部審批后、提交相應責任部門進行執行或匯總，用于指導采購計劃的制定。

備件采購管理由采購申請、采購合同、采購訂單和供應商管理組成。采購申請在需求計劃進行審核之后，部分提報的備件不需要采購，直接通過備件調撥或者領用出庫的方式滿足需求，對于現有庫存不能滿足的需求備件，系統可以根據各部門提報的備件需求計劃，結合備件庫存情況、庫存定額等要求，按照備件種類或者采購供應商的不同將需求計劃拆分成不同的用于備件采購計劃包[2]。采購申請需要描述采購物資的型號、數量等信息。采購合同是合同管理的一部分，備件系統的合同包括備件、服務等類型。備件系統的合同數據作為合同管理系統的一個輸入。合同的具體條款、付款節點、進度等管理在合同管理系統完成。同時合同執行情況可按需反向同步到備件系統，方便相關人員查看掌握具體信息。在合同上，可以指定提供的物料項目、直達料或服務、其單位成本、行成本、預期交貨時間和供應商等信息。采購訂單可基于采購合同、采購計劃按不同類型均可直接生成采購訂單，用于向供應商下達正式供貨訂單，采購訂單是接收的前置單據，備件按到貨驗收、入庫檢驗、入庫單等流程進行入庫接收流程的管理，非入庫的各類業務按采購接收進行管理。供應商管理可建立供應商的基本信息庫，包括供應商代碼、描述、通訊地址、聯系方式、交付方式等。支持對供應商發生過的每次交易進行評價，從而形成完善的供應商信息庫，為采購階段供應商的選擇提供依據，提高了采購的速度。支持供應商歷史供貨和報價、評價的查詢功能。

備件庫存模塊為庫房核心中轉軸。備件庫房是備件存儲的物理或邏輯位置管理，根據管理需要可對庫房的備件存放點依據存儲備件屬性、管理屬性等劃分多級庫房，實現庫房的基本信息管理，包括庫房編碼、庫房類型等，管理一級庫、二級庫。庫存模塊是物資管理的重要組成部分，是存儲在倉庫中的所有備件的列表。庫存模塊可跟蹤維護所需的備件物資。并一直跟蹤庫存中的備件物資，當庫存量降到低于用戶定義的安全庫存數量時給予指示；創建采購申請和采購訂單以補給所需的備件。同時系統會顯示物資當前庫存以及預留給維修任務的備件數量。庫存盤點通過對庫存備件的定期、不定期盤點，核對系統賬務數據、卡片與實物是否一致，核實庫房備件的接收、領用、調撥等活動的賬實一致性，保證庫房貨品完好無損、賬卡物相符，確保生產正常進行。驗收入庫檢驗單是由檢驗員按備件的檢驗要求基于到貨驗收單創建的，需要進一步試驗來確定是否合格，包括取樣、無損、理化、入場復驗等類型。入庫檢驗單包含的檢驗任務完成后，檢驗員根據檢驗結果，確定合格可入庫的備件數量，同時，需要補充生產日期、檢驗周期、定檢期、最長儲存期等信息。檢驗完成后，檢驗中心根據檢驗管理辦法，確定是否允許入庫。備件調撥是為了備件在不同庫房之間的轉移，庫房必須是同類型的，如生產庫不可以直接轉零價值的庫房。不同類型的轉移，屬于出庫、入庫兩個節點的操作。備件領用領料單是物資出庫的憑證，備件出庫管理，可實現備件領用出庫、調撥出庫、其他出庫管理。在建立維護工卡或領料單審批后，自動在倉庫中建立備件預留，領料時發放備件、物資到工卡或領料單。備件領用主要是備件從庫房領出直接用于生產或發放到使用者的備件出庫的計劃信息，備件領用屬于消耗類型，直接計入庫存消耗成本[3]。領料單分維修任務領料（有維修工單編號）、一次性消耗、取樣消耗、盤虧出庫等類型。領料單由各需要部門提出，經審批通過后，保管員針對領料單進行發貨。備件退庫退料單是領料方將從庫房領出的備件退回到庫房的申請，退料屬于入庫操作，庫存增加。退料單必須基于領料單發起，屬于領料單的反向操作。退料單按需走檢驗，檢驗通過后入庫。通過創建退料單，用于管理物資退庫的操作。退料單一般是通過業務人員手動創建，需要明確退庫物料的明細信息。故障件返修是用于對故障件的返修全過程的管理，通過完整的閉環處理流程，實現故障件返修業務在各部門之間的分派流轉和信息共享，達到全流程管理和規范化數據管理。便于返修相關人員對返修過程進行全程跟蹤。對故障件的返修過程、故障件信息、承修信息、排故方案、質量閉環、返修狀態等進行全生命周期管理。

備件報廢通過廢舊備件報廢實現各部門廢舊備件提報申請，流程審批，移交等。利用工作流設定資產報廢流程，記錄資產報廢申請、批準和報廢過程實現備件報廢的全流程管理。支持報廢檢驗，保管員使用定檢/到期通知單生成待報廢備件的檢驗單，檢驗中心審批通過后，保管員可基于定檢/到期通知單或選擇報廢倉庫待報廢備件生成報廢申請，通過相應的報廢流程，報廢申請審批通過后，進行備件報廢；支持到期通知檢驗單生成報廢申請，完成報廢前檢驗的備件才可以提交報廢申請，主要包括報廢的匯總信息以及報廢的明確信息。同時能夠對于在庫備件按到期信息自動提取清單生成報廢申請；支持報廢申請全流程管理。通過流程嚴格控制報廢備件的審核，在系統中記錄審批的歷史信息，包括每個節點的審批人、節點審批開始時間、結束時間等。廢舊備件處理主要用于針對移交上來的報廢備件進行處理結果的管理。具備報廢處理單的新建、修改、刪除，在報廢處理單中記錄所有要報廢的物資明細信息，可直接選擇待報廢處置的備件，同時可從選擇一批已審批通過的報廢申請中的器材生成報廢處理單。報廢審批通過后，庫房的庫存余量自動調整減少，報廢庫房的庫存量增加，交易記錄中增加報廢出庫的交易類型。

4 結語

以信息化手段建設一套智能化、流程化、無紙化的現代化庫房管理系統，系統聯動庫房人員、生產人員、項目經理、質檢人員及財務人員多方管理部門，做到管理過程無遺漏、無死角、可追溯。

以信息化手段建設復雜信息裝備備件管理系統中的應用，可有效提高管理的效率和管理質量，降低了人工成本，為備件管理的運行維護提供了有力保障，在其他很多領域也可以逐步推廣使用。同時，復雜信息裝備備件管理系統需基于歷史統計數據、統計分析方法、數據挖掘算法等進一步完善準確采購策略的制定，為資源的合理化配置提供智能化支撐手段。