關于電子檔案歸檔及管理的研究

李俊諭

摘要：在電子信息技術快速發展的時代背景之下，計算機被廣泛運用到人們日常工作學習的場景當中。隨著現代化信息技術的不斷完善和規范，使得越來越多的行業甚至政府部門也運用計算機對目前所擁有的文件進行數據化處理，但是隨之而來的是這些文件被數據化處理之后的管理問題，如何妥善管理被數據化后的文件，在文件管理領域一直引起熱議。不僅如此，這些文件的管理工作也是相關工作人員目前所需要解決的重要問題。

關鍵詞：電子文檔;歸檔;管理

引言

我們用特定的方式來記錄人們的日常行為軌跡，用以形成每個人特有的文檔。這類文檔一般有兩種形式，一類用計算機記錄稱為電子文檔，一類記載在紙質文件當中稱為紙質文檔。兩類形式既有相同之處，同時又存在差異。值得一提的是，電子文檔的建立須以紙質文檔為依據，即將紙質文檔數據化。相比較傳統的紙質文檔，電子文檔的運用的過程無疑是提高了文檔運用率。

一、文檔數據化的優劣勢

1、沒有特定的儲存工具。電子文檔需要載體來作為儲存工具，在這些文檔被利用的時候，可以通過不同的方式進行調動輸出。電子文檔不僅涉及到儲存，還涉及到儲存工具的轉換，如果沒有特定的儲存工具來為電子文檔提供儲存條件，那么該電子文檔咋不能依據儲存工具所查詢。

2、方便變更。電子文檔相比較紙質文檔來說更加方便改動，這使文檔的改動更加便捷，但是改動后的電子文檔由于沒有留下任何改動痕跡，因此會對文檔的原始性產生一定的影響，所以在電子文檔變更方面要重視相關技術的完善，來確保初始文件的可靠性[1]。

3、計算機電子文檔儲存環境的變化。電子文檔需要適應計算機不斷變化的發展，計算機系統的完善以及更新，電子文檔需要結合自身的性質來適應計算機系統的不斷完善，既要適應文件儲存的環境，又要保證信息的完整性，為人類的閱讀以及文檔的運用提供良好的條件。

二、電子文檔的整理歸納

電子文檔的統計環節。電子文檔的統計環節一般在單位內部進行，參與統計的電子文檔需要具備特定的參考價值以及使用意義。首先，電子文檔在使用時需要設置成具有特定的職能屬性的特性文檔。舉例說明，一些文檔初始稿件也需要進行儲存，在此文件的基礎上修改的初始文件也要進行文件的歸檔，并且對此文件進行統一統計。然而，在目前的統計方法中，一般都將電子版文檔的終稿定為歸檔文件。其次，用計算機系統進行相關的次要工作，運用計算機技術對電子文檔進行多方面的系統的文件檢測以及數據實驗工作，在此基礎上形成可靠的，有實際意義的電子文檔文件。最后，有關于自己部門的文件保存，特定的部門文件需要部門自己進行文件內容的編寫。當然，對于儲存在專門機構內的文檔文件，則不需要進行相關文件的歸檔。

三、電子文檔的歸納手段

1、確認電子文檔的歸檔范疇。電子文檔歸納范疇的確定，能夠提高電子文檔的管理水平，為保障電子檔案管理符合國家相關部門的要求，一般情況下，要求電子文檔的歸檔范疇與實際紙質文檔的歸檔范疇保持一致。

2、制定檔案歸納的周期。檔案管理工作要同時兼顧電子檔案與紙質檔案。因此，在電子文檔進行歸納整理一年之后再進行細致的電子檔案歸納工作，具體的檔案歸納管理周期，要根據實際情況來確定。

3、電子文檔的歸納標準。由于電子文檔屬于無形的歸納，所以要確保能到能夠被準確無誤的讀取，要進行多種形式的文檔歸納。首先，要將確定的電子文檔歸納到計算機載體上。其次，對已經歸納完畢的電子文檔進行統一的管理，借用相關工具使其能夠儲存在計算機之外的具體物理載體之內。最后，為保證上傳的電子文檔能夠適應計算機系統的更新換代，保證電子文檔數據的完整性，要對已經歸納的電子文檔進行備份管理。還有，已經上傳的電子文檔，要經得起相關測試來保證其數據的完整性。

四、電子文檔管理方式的改變

1、檔案管理設備進行統一配置。在講究工作效率的當下，計算機技術的不斷發展，越來越多的工作來依靠計算機進行。為實現電子檔案方便查閱的目的，檔案管理部門需要借助強而有力的計算機設備來實現網絡數據信息的全面覆蓋。在此基礎上，檔案管理系統需要強有力的電子信息設備來支持已經完成歸納的電子檔案實現調閱以及保存下載。為達成這一目的，當管理部門需對硬件設備進行統一的配置來確保電子檔案系統能夠被自由調閱，并且該設備還要有足夠大的內存，為檔案的調閱以及其他活動提供良好的運作環境。與此同時，電子檔案系統也要完善日常對電子檔案的歸納，方便人們進行操作以及檔案的保存下載。對電子檔案保存的安全問題，也要加以重視。創建完善的防火墻來保證計算機系統不受到外來病毒的侵害，避免電子文檔數據的損失。對已經完成檔案數據化的電子文檔備份，以確保電子文檔的數據安全。

2、建立完整的電子檔案管理機制。檔案管理部門要根據當前的實際情況來制定相應的檔案管理制度。首先是對電子文檔的管理流程進行專業化規范管理，確保管理檔案的每一個環節都得到有力的保障。其次，電子檔案的保管也要制定相應的管理標準，規范電子檔案的保管流程，確保電子檔案的完整性。再者，建立健全檔案管理過程中的人員崗位制度，實現檔案管理責任制，樹立起檔案管理工作者的責任意識。

3、組建綜合能力強的管理團隊。信息化檔案管理的團隊應該是綜合能力較強的團隊，團隊當中的每一位成員都應該有著專業的檔案管理知識，并且具備相應的計算機使用技能。不僅如此，團隊還要定期組織學習交流等活動來提高團隊內部的人員綜合能力;組織團隊內部人員進行專業的技能培訓學習，在完善自我的同時，還能夠提高專業技術，更好地為人民服務;組織檔案部門內部員工進行技能比拼，活躍員工的工作氛圍，調動工作人員的業務積極性。

結尾語

隨著電子信息技術的不斷發展，電子檔案的歸納和管理被越來越多的企業所接受。再加上相關規章制度的制定與頒布，為電子檔案的歸納管理提供了良好的法律依據，電子檔案管理系統部門也對電子檔案的管理進行了不斷完善和規范，以期為人們提供更好的檔案管理服務。這對投身于檔案管理工作的人員來說是沉甸甸的責任，要求每一位工作者都能夠全心全意的投身到檔案管理的工作當中去，為企業和社會提供良好的，高效的服務。

參考文獻

[1]陳永生， 楊茜茜， 侯衡，等. 電子政務系統中的檔案管理：問題與思考[J]. 檔案學研究， 2015（2）：28-37.

[2]王儒琳. 電子文件歸檔與電子檔案管理研究[J]. 科學技術創新， 2011（16）：100.

[3]王苑華. 電子文件歸檔和電子檔案管理的技術與方法[J]. 檔案學研究， 2002（1）：169-170.