低年資醫師人事檔案數據化管理探析

劉偉德

摘要：在信息爆漲的大數據時代，信息技術現代化的應用在各個行業都有體現。醫療行業的健康穩定的發展，不能再依靠傳統的紙質版人事檔案管理模式，醫院的未來發展的必然要求數據化管理醫師人事檔案。文章基于當下醫院對低年資醫師人事檔案管理工作存在的問題，以及運用大數據信息化管理的必然性，對大數據時代醫院人事檔案發展趨勢進行了簡要分析，提出建議與應對策略。

關鍵詞：低年資醫師;人事檔案;數據化管理

提高醫院競爭力的主要因素是人力資源，加強對低年資醫師的選拔、培養和使用管理，就必須要借助各種人事檔案信息。低年資醫師是醫院臨床一線的生力軍，關注低年資醫師群體的學習和成長，因材施教，有利于培養專業后備人才，筑牢專業建設根基，促進醫院可持續發展。加強醫院低年資醫師群體人事檔案的建設和管理，可以讓醫院領導和管理者們能夠對低年資醫師進行較全面的認識了解，是發掘、培養、儲備醫院青年人才的有效途徑。加強醫院人事檔案管理信息系統的構建，可以更加便捷的查閱低年資醫師日常工作和學習情況，為醫院選拔、培養和使用青年人才，提供更真實可靠的數據支撐和科學依據。但是，目前醫院對低年資醫師群體的檔案管理并未得到充分重視，其檔案主要為個人基本信息檔案，很難反映最新的成長和學習狀況，急需通過信息化、數據化管理來提升人事檔案管理水平和管理效能。

一、醫院人事檔案數據化管理面臨的挑戰

1.醫院人事檔案數據化管理將要面臨理論方面的挑戰。信息時代、大數據時代對傳統的信息檔案方式是一個巨大的沖擊，在醫院日常運行系統中，人事檔案的管理不受重視，低年資醫師多為新人，資質較低，再加上人員較多，對該群體人事檔案的管理更加捉襟見肘。傳統的人事檔案管理模式已遠遠落后于信息時代、大數據時代的需求，必將催生新一輪理論基礎的變革，這些理論包括產生新來源觀、宏觀鑒定理論、文件連續體理論等。[1]

2.醫院人事檔案數據化管理面臨信息資源管理的挑戰。從紙質版信息檔案到數字化查閱，僅僅停留在在文件層級，并沒有延伸至人事檔案內容層級。數據化信息是對數字化信息的深入與延展，醫院人事檔案的數據化管理將面臨人事信息資源呈現幾何倍的增長，海量檔案數據形成一個龐大的檔案數據庫。在泛濫的人事資源信息中快速掘取有價值的，是數據化管理中面臨的又一個挑戰。

3.醫院人事檔案數據化管理面臨業務環節的挑戰。在數字化時代，實現由文字信息的出現，再通過數字進行分類存儲;但是在數據化時代，是先出現了一系列的數據，再根據需求將數據轉化成文字;時代的轉變伴隨而來的是數據化的管理思維，這在一定程度上要求人們關注這些可轉變文字的數據，不再是文字的本身。數據根據需求可變換成所需要的檔案信息，檔案信息的實時性與自動更新，可以實現人事檔案信息創造價值目的。此外，數據轉換而來的檔案信息安全性和脆弱性，成為值得大家思考的又一業務挑戰，數據化人事檔案信息相對于傳統紙質版信息更容易受到外來因素的沖擊，這是對傳統信息管理模式提出的新的挑戰。

二、低年資醫師人事檔案數據化管理存在的問題

1.醫院對低年資醫師人事檔案數據化管理不重視

人事檔案的數據化管理在醫院人力資源配置中起著基礎性作用，為了讓醫院管理層可以更加有效的了解低年資醫師的能力水平，需要構建全面且真實可靠的人事檔案數據。它是實現對低年資醫師的選拔和調用客觀公正的參考指標，是醫院充分發揮人才資源優勢的標尺[5]。但是，醫院是一個以醫療衛生為主體的單位，重視醫療衛生技術、科研能力的培養與提升，但對于不能創收的人事檔案的管理往往缺乏足夠的重視，或者說是信息化觀念薄弱。對于專家等高職稱人員的人事檔案比較完善，而對于低年資醫師，該群體人員較多、人員流動快、人事檔案信息變化大，針對他們的數據化管理相對較少，檔案的實用價值與實際需求背離。

2.醫院對低年資醫師人事檔案管理的軟硬實力與環境不匹配

對低年資醫師檔案信息管理的軟實力是指管理人才的缺乏。醫院很多檔案管理人員多為“半路出家”的非專業人員，檔案數據化管理的相關理論知識欠缺，管理水平參差不齊，繼續沿用一向紙質版信息存儲、翻閱、復印檔案實體的方式，在一定程度上降低了工作效率和信息利用率，是人事檔案發展途中的“攔路虎”。硬實力是指健全的人事檔案管理信息系統，大部分醫院管理者把重心放在日常技術診療設備上，不知道先進的計算機軟硬件設備才是人事檔案電子信息化管理的“加油站”，陳舊的設備系統以及紙質版的信息管理模式并不利于人事檔案管理工作的價值體現[2]。

3.低年資醫師人事檔案數據成為“信息孤島”

隨著醫院規模拓展大量招聘新職工，國家住培工作的深入開展，以及分院和基層醫師的進修調動等，每年都會增加大量新的低年資醫師人事檔案，這些檔案信息資料分散在醫院人事部、醫務部、科教部、住培辦、質控部、信息部等各個部門中。不同的檔案由不同的科室和部門保存，各個科室之間難以做到協調統一，因此導致低年資醫師檔案資源分散、數據分離，出現了“信息孤島”的現象，這種現象在醫院低年資醫師檔案管理中尤為普遍[3]。

4.“信息孤島”所致的低年資醫師人事檔案數據時效性延遲

低年資醫師在輪轉各個科室部門時新生成的個人材料（如培訓、進修、獲獎、科研項目、論文、繼續醫學教育、專業資格考核通過）和信息（如婚育狀態、家庭成員狀況），未能在第一時間上報歸檔，檔案管理部門不能及時更新數據信息，這便會限制醫院人事檔案信息管理的時效性。

三、大數據時代低年資醫師人事檔案數據化管理的策略

1.加強對低年資醫師人事檔案數據化管理重要性的認識

醫院檔案管理者要進一步樹立現代化管理理念，強化檔案管理專業隊伍素質，提升其重視程度，特別是加強對醫院低年資醫師的人事檔案的數據化管理的認識。通過培訓和教育，讓檔案管理者認識到自己工作對醫院發展的重要程度。同時，利用各種鼓勵方式來調動管理員的工作積極性，讓其更加認真地投入到人事檔案管理的工作中[4]。通過數據化管理，多維度、全方位收集檔案數據，將低年資醫師的醫德品行、技術水平、科研能力、綜合素質等檔案信息，快捷、全面展現在醫院管理層面前，最大限度的發揮人事檔案的價值，從而有的放矢的遴選優秀后備青年人才，促進醫院長遠的發展。

2.構建適應大數據環境的醫院低年資醫師人事檔案數據管理系統

圍繞醫院信息化建設需求，提升醫院人事檔案數據化管理的軟硬件配套。軟件方面，建設一支專業的高素質的人才隊伍，配備具有電子信息技術綜合應用能力的專業型人才，再者是對在崗人員進行信息軟件操作的科學培訓，提升其對數據管理的業務能力。硬件方面，加大對人事檔案數據化建設的投入力度，在信息化時代，醫院想保證人檔案管理工作不落后于時代環境，就必須引進先進科學的信息管理系統和技術設施，構建多元化的資源數據庫，利用先進的理念和技術，構建規范便捷的人事檔案信息數據檢索路徑，對信息化設備進行充分的應用。通過軟硬件的配套升級，才可以保證人事檔案更加精準、真實、全面，才可以讓信息檔案的使用效率提高。當然，軟硬件的配套升級都需要資金的支撐[5]。

3.建立健全低年資醫師人事檔案數據化管理機制

構建大數據時代背景下的新型醫院人事檔案管理模式。優化人事檔案管理制度，詳細劃分人事檔案管理員的責權，管理員可通過繼續教育對自身的數據分析和計算機應用能力進行提升;每個管理員明確自己所負責的工作范圍，一旦檔案數據某些方面出現問題，能夠快速鎖定出問題的權責范圍，進而進行針對性的調查和糾錯，這有助于推動檔案數據管理體系的不斷完善與提升[6]。健全完善數據化管理模式下的人事檔案管理工作標準，規范人事檔案資料收集、鑒定和歸檔、檔案數據整理與傳輸錄入、檔案數據保密和安全管理以及檔案數據統計和利用;細化工作流程，完善人事檔案數據更新機制，增加數據的“廣度和厚度”，保證檔案數據的準確性、時效性和廣泛性。

四、結語

總之，數據化管理低年資醫師人事檔案，可以明顯提升檔案管理工作的質量與效率，讓低年資醫師人事檔案更好地服務于醫院青年人才選拔、培養和使用，為醫院可持續發展儲備青年人才。人事檔案數據管理的轉型，是時代發展的要求和檔案管理工作內在發展的需要，是大勢所趨，醫院人事檔案數據化管理的實施，可以高效地解決傳統檔案管理模式中存在的問題與弊端，盡管這個過程尚有許多挑戰存在，但也不乏應對的策略，保證醫院人事檔案管理的合理性、實效性，是促進醫院發展的良性循環。

參考文獻

[1] 龐碧霞.數據時代背景下高校檔案信息化管理的研究[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2016，11（05）：134-135.

[2] 張柱.淺談“大數據”思維下的公立醫院人事檔案信息化管理[J].辦公室業務，2017（15）：45-47.

[3] 黃新金.采用信息化手段實現醫院人事檔案的精細化管理與控制[J].科技資訊，2017，15（7）：125-126.

[4] 李嫚.大數據時代下醫院人事檔案電子信息化管理分析[J].蘭臺內外，2020（29）：10-12

[5] 馮峰.大數據時代下實現醫院人事檔案電子信息化管理的思考[J].中國衛生產業，2020，17（4）：78-80

[6] 邱川燕.大數據時代檔案數據化管理與建設[J].福建電腦，2020（10）：66-68