職業(yè)學(xué)校檔案信息化管理存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

摘要：在我國(guó)擁有數(shù)量龐大的職業(yè)技術(shù)人才，而負(fù)責(zé)向我國(guó)社會(huì)輸送職業(yè)人才的場(chǎng)所，就是各類職業(yè)學(xué)校，由此可見(jiàn)，職業(yè)學(xué)校在我國(guó)社會(huì)的建設(shè)層面貢獻(xiàn)頗多。職業(yè)學(xué)校近年來(lái)正在擴(kuò)充規(guī)模，招收的學(xué)生逐年增長(zhǎng)，因此職業(yè)學(xué)校在信息化管理檔案方面面臨著更多的新要求，同時(shí)也出現(xiàn)了一系列問(wèn)題。基于此，職業(yè)學(xué)校需要對(duì)檔案信息化管理之中的問(wèn)題進(jìn)行明確，并運(yùn)用策略加以解決。

關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)校;檔案管理;信息化;管理策略

信息化是我國(guó)社會(huì)現(xiàn)階段發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)，檔案管理工作也不例外。職業(yè)學(xué)校在管理檔案的過(guò)程中，盡管已經(jīng)開(kāi)始重視信息化管理的作用，但是在實(shí)際管理方面依舊出現(xiàn)了問(wèn)題。為了職業(yè)學(xué)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，職業(yè)學(xué)院需要不斷探索，及時(shí)找到解決問(wèn)題的策略。

一、職業(yè)學(xué)校檔案信息化管理存在的問(wèn)題

（一）缺乏對(duì)檔案信息化管理的準(zhǔn)確認(rèn)知

職業(yè)學(xué)校的職責(zé)是為我國(guó)社會(huì)培養(yǎng)更多的專業(yè)技術(shù)人才，當(dāng)前在我國(guó)社會(huì)之中，職業(yè)學(xué)校獲得更多的認(rèn)可，但是職業(yè)學(xué)校在辦學(xué)方面依舊存在不足之處，尤其是在信息化管理各類檔案的工作之中，依舊有部分職業(yè)學(xué)校錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案信息化管理不重要，或者單純地認(rèn)為，檔案信息化管理不過(guò)是簡(jiǎn)單地存儲(chǔ)各類檔案資料，并未意識(shí)到檔案信息化管理對(duì)于職業(yè)學(xué)校未來(lái)發(fā)展的關(guān)鍵性影響。由于職業(yè)學(xué)校自身沒(méi)有對(duì)檔案信息化管理產(chǎn)生準(zhǔn)確認(rèn)知，因此相關(guān)“硬件”并沒(méi)有獲得支持。甚至在部分職業(yè)學(xué)校內(nèi)部，并沒(méi)有成立專門對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的部門，負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員均為“兼職”，導(dǎo)致信息化管理檔案的工作遭遇阻礙。

（二）相關(guān)工作人員缺乏應(yīng)有的能力

管理檔案的崗位早已有之，然而在部分職業(yè)學(xué)校之中，負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員隊(duì)伍長(zhǎng)期沒(méi)有注入“新鮮血液”，而且有部分負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，缺乏應(yīng)有的檔案管理知識(shí)和技能，在實(shí)際工作中也無(wú)法順利完成相關(guān)操作，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的水平下降。除此之外，部分職業(yè)學(xué)校并沒(méi)有對(duì)負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員缺失對(duì)于信息化管理各類檔案工作的認(rèn)識(shí)，而且缺乏應(yīng)有的工作責(zé)任感與積極性，在檔案管理崗位上時(shí)常可見(jiàn)“做一天和尚撞一天鐘”的懈怠行為。

（三）相關(guān)體系以及制度并未完善

職業(yè)學(xué)校內(nèi)部對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，其具體實(shí)施應(yīng)當(dāng)配套與之相對(duì)應(yīng)的開(kāi)展細(xì)則，但是相關(guān)部門并沒(méi)有及時(shí)給出詳細(xì)的制度規(guī)范，導(dǎo)致職業(yè)學(xué)校在信息化管理各類檔案方面，缺失完善的、科學(xué)合理的管理制度以及體系。由于相關(guān)制度以及體系不夠完善，導(dǎo)致檔案信息化管理工作在職業(yè)學(xué)校內(nèi)部實(shí)際開(kāi)展的過(guò)程中，所有工作人員“隨心所欲”地開(kāi)展各項(xiàng)管理工作，對(duì)于工作人員的工作成果考核也缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案信息化管理工作變得雜亂無(wú)章。

二、解決職業(yè)學(xué)校檔案信息化管理問(wèn)題的策略

（一）職業(yè)學(xué)校必須對(duì)此產(chǎn)生重視

無(wú)論是職業(yè)學(xué)校還是社會(huì)，都必須對(duì)檔案的信息化管理工作給予高度重視，并且用實(shí)際工作進(jìn)行支持，從而使職業(yè)學(xué)校的各類檔案真正得到信息化管理。就社會(huì)層面而言，無(wú)論是當(dāng)?shù)卣⑾嚓P(guān)監(jiān)管部門還是社會(huì)公眾，都需要幫助職業(yè)學(xué)校不斷完善其檔案信息化的管理體系，以及與之相對(duì)應(yīng)的管理機(jī)制，積極推進(jìn)職業(yè)學(xué)校檔案信息化管理工作的發(fā)展與進(jìn)步。就職業(yè)學(xué)校層面而言，應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部積極推進(jìn)檔案管理信息化工作的開(kāi)展，主動(dòng)引進(jìn)相關(guān)專業(yè)的技術(shù)人才，強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)活動(dòng)，并且在必要情況下進(jìn)行改革。

（二）職業(yè)學(xué)校必須加大投入

其一，職業(yè)學(xué)校應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)“硬件”的投入，從客觀角度而言，職業(yè)學(xué)校應(yīng)當(dāng)在檔案信息化管理之中投入更多的資金，并且與職業(yè)學(xué)校的實(shí)際發(fā)展情況相結(jié)合，對(duì)檔案信息化管理當(dāng)前的需求、以及后續(xù)發(fā)展的路徑進(jìn)行評(píng)估，建設(shè)更加完善的信息化管理平臺(tái)，使其管理職能不斷得到豐富，為信息化管理的進(jìn)步打好基礎(chǔ)。職業(yè)學(xué)校還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)處理、文字資料處理以及相關(guān)檔案管理軟件的技術(shù)培訓(xùn)，保證所有工作人員的專業(yè)水平不斷獲得提升。

其二，職業(yè)學(xué)校應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)“軟件”的投入，從主觀角度而言，職業(yè)學(xué)校需要從人員和信息技術(shù)兩方面入手。在此之中，信息技術(shù)投入是指職業(yè)學(xué)校從外部引進(jìn)先進(jìn)的檔案信息化管理技術(shù)，促進(jìn)自身的信息化管理得到持續(xù)發(fā)展;而人員投入是指職業(yè)學(xué)校需要增加相對(duì)應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人員，可以面向社會(huì)招聘科班出身的人才，并根據(jù)實(shí)際工作情況制定合理的激勵(lì)政策，對(duì)于在崗位上兢兢業(yè)業(yè)的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于在崗位上消極怠工的工作人員，職業(yè)學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行引導(dǎo)和鞭策，如果此類工作人員的態(tài)度長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有改變，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行辭退處理，從而打造出職業(yè)素養(yǎng)更高的信息化管理隊(duì)伍。

（三）職業(yè)學(xué)校必須建設(shè)完善的制度體系

古人云“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，因此，職業(yè)學(xué)校需要建設(shè)并完善檔案信息化管理相關(guān)的制度體系，保證其制度體系更系統(tǒng)、更規(guī)范。檔案信息化管理相關(guān)的工作內(nèi)容以及流程，應(yīng)當(dāng)按照相應(yīng)的制度進(jìn)行，從而使信息化管理能夠做到有理有據(jù)。職業(yè)學(xué)校還需要針對(duì)不同類型的信息化管理工作，出臺(tái)更為具體的管理制度，例如針對(duì)電子文檔制定并出臺(tái)相對(duì)應(yīng)的管理機(jī)制。

對(duì)檔案的信息化管理工作，與以往開(kāi)展的管理紙質(zhì)檔案的工作存在差異，所以職業(yè)學(xué)校應(yīng)當(dāng)保證電子文檔能夠被全程管理。電子文檔的真實(shí)性要想得到保證，職業(yè)學(xué)校就應(yīng)當(dāng)在收集、整理、錄入和保存的過(guò)程中，做到精準(zhǔn)謹(jǐn)慎、事無(wú)巨細(xì)，同時(shí)在已有的基礎(chǔ)上，將電子文檔與原件紙質(zhì)文檔建立起標(biāo)識(shí)聯(lián)系，為后期管理和查閱檔案提供更多便利。不僅如此，職業(yè)學(xué)校還應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案的類別，建設(shè)相對(duì)完善的目錄標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)重視對(duì)信息化管理平臺(tái)的防火墻建設(shè)，避免檔案泄露而造成的一系列損失。

三、結(jié)論

我國(guó)各類職業(yè)學(xué)校的未來(lái)發(fā)展有著廣闊的空間，而對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理能夠有效促進(jìn)職業(yè)學(xué)校的發(fā)展。針對(duì)職業(yè)學(xué)校在信息化管理各類檔案過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題，職業(yè)學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極行動(dòng)，第一時(shí)間找到問(wèn)題發(fā)生的根源，然后靈活運(yùn)用多種類型的策略，使檔案信息化管理工作變得更加完善，真正重視對(duì)檔案的信息化管理工作，不斷完善與之相關(guān)的制度體系，最終使職業(yè)學(xué)校通過(guò)檔案信息化管理不斷在發(fā)展過(guò)程中取得進(jìn)步。

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作者簡(jiǎn)介：付良英（1982.07--）;性別：女，民族：漢，籍貫：四川省簡(jiǎn)陽(yáng)人，學(xué)歷：本科;現(xiàn)有職稱：助理館員;研究方向：檔案。