數字背景下科技檔案信息化建設與管理

摘要：社會在快速地發展，而這促進了信息化時代的來臨。針對檔案管理工作需要認識到緊密結合信息化技術對于檔案管理工作所產生的重要作用和重要意義，而當下信息化建設已經成為檔案管理工作的主要工作任務以及工作目標。本文分析了科技檔案信息化建設與管理的重要意義以及科技檔案信息化建設與管理存在的問題，在此基礎上應用有效的策略完善科技檔案信息化建設與管理，僅供相關人員參考。

關鍵詞：數字背景;科技檔案;信息化建設;管理

前言：

在信息化技術發展形勢背景下，對于人們的生活、生產、工作產生了一定的影響，在科學技術不斷實現改革創新以后，使得科技檔案的管理工作觀念和管理模式產生了一定的變化，這就需要在數字背景下積極實施科技檔案的信息化建設與管理工作，并且應用信息化技術確保科技檔案資料的完整性和安全性。

1科技檔案信息化建設與管理的重要意義

科技檔案資料是極其關鍵和重要的，與人們的日常生活、生產、工作存在著密切的關系，對于科技檔案的管理對于技術人員而言更加重要，同時也是技術人員主要的工作內容。由于很多的檔案需要長久保存，而傳統的紙質檔案保存方式會受到一些因素的影響，進而損壞或者導致科技檔案資料的不完整，因此可以得知確保紙質檔案的有效合理保存是極其重要的。很多機構對于檔案資料的存儲投入了大量的人力、物力、財力等，雖然能夠防范自然因素所產生的影響，但是也不能避免出現檔案遭到破壞或者泄露遺失方面的問題。而互聯網技術的應用能夠有效地防范以上問題的產生，能夠促進檔案管理實現信息化建設目標，并且也防范了由于自然條件、人為因素等造成的影響，這為檔案管理工作人員提供了工作的便利性，確保了檔案管理工作效率和質量的提高[1]。

2科技檔案信息化建設與管理存在問題

2.1科技檔案管理工作由于受到一些因素的影響，造成了管理質量并不理想，不僅是檔案資料質量不高，而且也會缺乏管理細則以及管理系統應用方面的問題。

在當下科技檔案管理工作中，由于技術存在一定的局限性，還不能全面實現機器閱讀檔案，而這使得科技檔案信息化建設缺少健全完整的體系模式，并且檔案資料的傳輸、共享以及相關工作的開發存在一定的問題，進而不能滿足檔案資料的共享需要。由于以上一些問題造成了我國科技檔案信息化管理缺少相應的標準和規范，不能有效地實施科技檔案的信息化管理工作，從而阻礙了科技檔案管理信息化建設步伐。

2.2電子檔案保管不妥善問題。科技檔案信息化建設不只是保存檔案資料，而且還應確保檔案資料完整性和安全性，應用先進的技術針對檔案實施管理，是順應社會發展趨勢的。而一些新興技術由于出現較晚，缺少更加專業的測試，如果不能正確有效地應用，那么就有可能會損害檔案資料，因此影響了檔案資料的使用壽命，而這是現代檔案信息化管理普遍存在的問題[2]。

2.3檔案資料的保密問題。由于網絡環境比較復雜，充斥著各種各樣的信息，對于科技檔案的管理，需要確保具備較強的保密性，而這就導致開發以及保密性之間產生了沖突，如何應用有效的方式確保科技檔案更加的安全并且做到保密，如何確保科技檔案資料不會受到一些非法手段破壞，而這一系列的工作成為了檔案信息化建設主要的工作內容，同時也是重要的工作目標。

3數字背景下科技檔案信息化建設與管理具體策略

3.1明確合理定位

明確合理定位則是針對檔案的信息化建設應依據實際情況進行分析，以此確保檔案信息化建設能夠正常有序開展和實施。

首先，由于檔案管理與建設，為了滿足單位發展需要以及職工具體需求，因此需要重視本單位技術人員對于檔案的具體要求，之后根據具體要求展開檔案信息化建設，進而能夠確保技術人員更好地查找和調取檔案資料;

另外需要滿足檔案管理工作人員的實際需求。在檔案信息化建設中，要能夠提供資料的檢索、調用等綜合性服務，實施檔案的分類管理工作，這有助于檔案管理人員提高工作效率和質量[3]。

3.2應用合適的管理系統

針對科技檔案的管理不同工作單位的具體要求是存在差異的，一些大型企業會更加注重管理方面的工作，因此會投入較大的人力、物力、財力等，而如果人力資源不夠充足，那么就會應用管理系統軟件，還有一些企業單位會認為管理軟件可能會導致信息泄露與遺失，則會考慮到信息的安全性，因此會選取自主研發的管理系統軟件或者選取知名度較高、信譽較好的軟件公司共同開發，以獲得滿足自身企業單位需要的管理系統軟件，從而不但可以節省研發成本，而且能夠提升檔案管理信息化水平，進而促進更好地管理檔案資料[4]。

3.3完善管理機制

紙質檔案的管理是在通過不斷地考驗延續到現在的一種模式，而在社會快速發展的形勢下，需要改變傳統的紙質檔案管理模式，提升檔案管理的信息化水平，那么需要重視完善管理制度機制，健全管理程序和管理步驟，以此更好地實施科技檔案的保存和管理，加快科技檔案信息化建設進程。而完善科技檔案管理機制需要從管理體系管理制度管理模式方面實施，要能夠在提高科技檔案信息化水平的基礎上應用有效的措施豐富管理工作內容，完善檔案管理模式，提升檔案管理效率和質量，而這本身要求檔案管理人員具備較高的職業素養，擁有專業的管理專業技術，需要在正確認識科技檔案管理工作的前提下優化檔案管理模式，在不斷的工作過程中改進檔案管理制度，因此這對于檔案管理工作的正常有效實施能夠產生重要作用和積極影響，所以需要得到相關人員的關注和重視。

結語：

科技檔案信息化建設是當下社會發展與檔案管理工作的基本要求，同時也是順應社會發展趨勢的方向，以此更好地輔助檔案管理人員展開科技檔案管理工作，并且提高工作效率和工作質量，增強工作效果，發揮檔案資料的作用優勢和自身價值。對于此需在明確科技檔案信息化建設與管理重要意義基礎上，應用有效策略，包括明確合理定位、應用合適的管理系統、完善管理機制，進而能夠健全并完善科技檔案管理體系和模式，最終高質高效地展開檔案管理工作。

參考文獻

[1]孫俊清.數字背景下科技檔案信息化建設與管理[J].信息記錄材料，2020 （12）

[2]周春青.信息化背景下科技檔案的開發利用探討[J].信息周刊，2019（42）

[3]迪力奴爾·阿克.基于“互聯網+”的科技檔案管理創新[J].辦公室業務，2019 （24）

[4]馬曉平.加強數字化科技檔案建設初探[J].呼和浩特科技，2015（2）

作者簡介：周旋（1991年5月19日），性別男，漢族，籍貫四川德昌，助理工程師，本科學士，研究方向檔案管理。數字背景下科技檔案