事業單位檔案管理中的電子檔案管理的應用分析

吳法福

摘要：事業單位的檔案在記錄當地社會民生事業發展、保障單位運行、分析單位現狀以及未來發展規劃方面有著重要的作用，因此檔案管理一直被作為事業單位管理工作中的一項重要內容，從目前我國事業單位檔案管理、使用和保存的現狀來看，檔案管理工作還存在許多缺陷和漏洞。隨著近些年來網絡技術和計算機技術的不斷應用和發展，信息化技術也因此應運而生，信息化技術的產生給各行各業都帶來了巨大的改變。而我國目前階段事業單位檔案信息化管理總體水平還較低，對事業單位的進步和發展產生了不良影響。因此，進一步加強事業單位電子檔案管理和使用已經成為事業單位適應新形勢發展的必要手段。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;電子檔案管理;應用

事業單位電子檔案管理簡單來說就是將事業單位運行過程中產生的傳統紙質的檔案資料通過電子數據的形式錄入到電子計算機中，并通過電子計算機對于數據的儲存、分析功能實現對其整理分類。電子檔案在前期建檔儲存時工作量較大，但卻有效減少了在后續檔案管理、使用過程中的工作量，也大大提高了檔案的安全性，且儲存、維護成本極底。除此之外，工作人員通過電子檔案在對檔案資料進行查閱時，可以通過檢索關鍵詞等形式有效提高工作效率，從而更好的服務群眾，服務經濟社會發展，對事業單位的進步和發展也起到了積極推動作用。

一、電子檔案的特點

（一）對信息進行高效處理

近幾年來隨著信息科技的進步和發展，電子檔案的儲存只需要通過計算機對相應數據進行掃描即可將這些內容錄入到計算機中，并且能夠利用計算機的分類整理和儲存功能實現對錄入信息的整理統計，只要操作方式正確，不僅能夠有效降低傳統檔案在儲存過程中存在的安全問題，也實現了對檔案信息的高效處理。

（二）便于信息補充

對檔案進行補充完善也是檔案管理工作中一項重要的任務，傳統的紙質檔案在對信息進行補充更改時會遇到各種各樣的難題，而電子檔案在信息補充完善方面則有著十分顯著的優勢，相關工作人員只需要進行簡單的操作即可對信息進行完善補充，有效提高了檔案的詳實程度。

（三）實現信息的有效利用

檔案工作的工作量與事業單位承擔的業務職能成正比，因此，相對于對傳統檔案進行查閱的過程中需要對卷宗進行翻閱消耗大量的時間而言，電子檔案通過計算機查找的方式，可以在短時間內通過關鍵詞等方式完成信息大批量檢索，在有效提高檔案資源利用率的同時，提高了工作人員的工作效率，從而更好的服務群眾，服務經濟社會發展，對事業單位自身的進步和發展也起到了積極推動作用。

（四）安全可靠

單位管理人員可以對涉密信息進行分級加密處理，極大的提高了檔案管理的安全性。相關工作人員想要查看有關電子檔案時，只需要在檢索欄輸入相應的關鍵詞或編碼就會按照權限得到與之相關的內容，進而篩選出目標資料。這不僅有效提高了工作人員的查閱效率，也免去了過去傳統紙質檔案借閱歸還的繁瑣過程，實現了檔案信息的安全高效利用。

（五）經濟環保便于保存

傳統的檔案管理都是依托檔案室以紙質等實物的方式來對信息進行儲存，但是這種儲存方式對檔案室建設要求較高，且會有損毀的風險，而電子檔案是將所有的信息儲存在電腦等現代化信息設備中，對保存、管理、使用環境要求相對較低，更突破了傳統檔案存儲占用空間和保存時間的限制，且管理維護成本極低，是傳統檔案管理、存儲所無法實現的。

二、當前事業單位電子檔案資料管理的現狀

（一）重視程度不夠，管理存在紊亂

目前很多單位并沒有意識到電子檔案資料管理的重要性，工作邊緣化，這就使得單位其他部門都認為檔案管理是檔案管理工作人員的責任，再加上單位對于檔案管理工作重視程度不足，導致檔案管理人員在收集資料的過程中難度逐漸增大。而檔案管理工作人員工作量的增大，也會使得其他員工的正常工作效率受到影響[1]。

（二）高科技檔案管理意識缺乏

近些年來隨著我國科技的進步和時代的發展，信息量暴增，傳統的紙質檔案已經滿足不了時代和社會發展的需求，而電子檔案的出現和應用正好擬補了檔案管理工作上的空缺。但目前我國部分事業單位對于電子檔案管理工作的重視程度不足，檔案管理大多仍然采用紙質檔案管理的方式，而電子檔案相對較少，無法滿足單位內部工作人員查找檔案的需求，往往使工作沒有傳承性，造成工作重復，浪費了大量的人力物力。

（三）檔案管理人員培訓不到位

就目前我國事業單位檔案管理的現狀來看，我國從事檔案管理工作的工作人員其專業技能普遍較低，且流動性大，很多工作人員沒有經過合理的培訓，直接上崗使得檔案管理工作經常出現各種失誤，檔案信息化管理工作的優勢發揮不出來。除此之外，部分事業甚至沒有設立專門的檔案管理人員，相關工作人員需要查找資料時只能自己去檔案庫查找或是漫無目的的到處詢問，這不僅浪費了大量的時間，降低了工作效率，更重要的是嚴重阻礙了電子檔案管理工作的推進和發展。

三、事業單位檔案電子管理對策

（一）進一步提升對檔案管理工作的重視程度

單位領導層面要增加對檔案管理工作的重視程度，設置專人作為單位檔案管理員，即使無法實現專人負責的也應由單位文書兼任，明確工作職責，加強在工作中對于檔案管理人員工作的肯定，增加檔案管理人員對檔案工作的責任意識，在人員變動時也要做好傳幫帶，這樣不僅可以減少檔案管理人員在面臨新環境時的不適應，更可以給檔案管理人員良好的傳承。事業單位一定要做到把檔案管理工作作為單位運行的一項重要內容來抓，作為單位績效考核內容，加大對于檔案管理工作的審查和監督，對于發現的問題及時進行解決和改正，進而有效提高單位對于檔案管理工作的整體重視程度。除此之外還要建立相對完善的考核機制，對檔案管理人員的日常工作表現進行相應的考核，進而有效提高檔案管理工作人員的工作質量，以此促進單位的進步和發展。

（二）適應新形勢更新電子管理設備

目前我國事業單位的電子檔案管理中的，檔案管理設備老化較為嚴重，且專業化設備少之又少，這也就嚴重影響了相關工作人員的工作速度，因此就需要對相關設備進行更換，進而充分發揮電子檔案對于單位工作開展的助力作用。除此之外，管理制度的完善也能提高相關工作人員的工作效率，這里的制度指的并非簡單的管理制度，而是包含保密、安全等各個領域。通過制度的完善，進而確保檔案信息化的安全性和真實性。在對電子檔案進行定期更新、刪除、查閱使用時也需要有相關權限進行限制，進而使得電子檔案管理工作更加安全可靠，有效降低因人為因素而導致的檔案損壞、丟失現象的發生[2]。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質

想要有效提高檔案管理工作的質量，就需要電子檔案管理人員有與之相匹配的能力，因此單位需要加大對于檔案管理工作人員的培訓，并對其進行不定期考核，使其具備相對完善的檔案管理知識體系和相應的工作技巧的同時，加大對信息化設備使用維護方面的培訓，進而有效減少或避免因人為操作錯誤而引起的檔案刪除篡改等問題。同時也要為檔案管理人員的職稱職務晉升渠道予以明確，加強對檔案管理人員的使用，進而提升檔案管理人員的榮譽感，為事業單位的進步和發展奠定堅實的基礎。

四、結語

總之，隨著經濟社會的不斷發展以及科技水平的顯著提高，事業單位的檔案管理朝著電子化、信息化方向發展已經成為一種趨勢，因此事業單位的檔案管理一定要制定并完善一系列的規章制度，保證電子檔案在應用的過程中發揮出最大的價值，從而更好的記錄社會民生事業發展過程，為新形勢下事業單位更好的服務群眾，服務經濟社會發展提供助力和保障。

參考文獻

[1]劉迎迎.信息化建設在事業單位檔案管理中的應用分析[J].城建檔案，2018（04）：62-63.

[2]秦雯.事業單位檔案管理中的電子檔案管理分析[J].報刊薈萃，2017（07）：95.