行政事業單位固定資產管理的常見問題及對策

徐冬梅 中國電影資料館

引言

現階段，社會進步迅速，國家現代化發展加快。固定資產作為公共資源，是行政事業單位確保行政管理，向社會提供優質服務的物質保證。經濟發展導致人們的物質需求和公民需求增加。中國也增加了對行政機構和公共設施的投資。加強行政機構對固定資產的管理，可以在確保公共資產安全的同時，促進行政機構的可持續發展。如果行政機構沒有適當地管理固定資產，不僅會阻礙其發展，而且會降低行政和公共服務的質量以及政府的信譽。

一、重要性

作為履行公共行政管理和公共服務職能的重要物質基礎，固定資產在應用管理方面，對行政管理起著決定性的作用。資產的保留價值和增加價值是否已經實現。實際上，行政機構固定資產管理的現狀并不令人滿意，存在諸如賬目不一致，信息系統數據不正確，控制和分配不足，資產不足等問題。建議采取措施提高管理意識，提高人員素質，加強內部控制系統，改善信息系統并實現有效的監督和管理。希望為提高行政機構中固定資產的管理水平提供有用的基準。固定資產是行政機構資產的重要組成部分，是單位能夠開展其所有活動的基本和必要條件，管理質量直接影響著單位工作的正常有序發展。科學規范的固定資產管理在確保公共服務和單位管理職能方面發揮著重要作用。

二、存在的問題

（一）管理意識和基礎薄弱

管理實施的進度和結果在很大程度上受責任人意識的影響，缺乏管理關注會影響資產管理的有效性。由于我國行政機構中許多固定資產管理人都受傳統管理理念的制約，因此在實際管理固定資產時缺乏管理目標和明確的管理理念會影響資產科學分配和使用效率。

（二）管理制度不足

從行政機構本身的角度來看，固定資產管理系統的實施過程具有明顯的問題和體制缺陷，將影響實施效率和各項工作的進行。例如，某些行政機構的負責人對固定資產的管理沒有給予足夠的重視。沒有根據單位的性質和實際情況建立穩固可行的管理機制，也沒有開發和實施管理系統。作為管理的一部分，管理系統對系統的可靠性提出了一定的要求，但是現在很明顯，固定資產管理系統不夠完善，導致一些行政部門的分工不明確，很容易導致資產管理中的疏忽。

（三）管理方法和手段相對落后

除了管理機制和系統外，考慮到行政機構的現狀以及固定資產管理的方法和手段，在管理方法和手段方面也存在同樣的問題。即使由于特定的原因，一些單位負責人和管理者專注于運營，但未能執行管理措施和優化管理資源，甚至某些管理方法的開發相對較差，從而導致了固定資產的高效和高質量管理缺乏。

（四）缺乏專業管理

專業員工的水平也影響工作進度的效率。對于行政機構而言，明顯缺乏專業管理使得對固定資產的管理不能依靠專門的理論知識來進行，這大大增加了出現問題的可能性。就像其他行業一樣，甚至許多高管都是受過訓練的代理機構工作人員。由于缺乏管理技能和專業知識，這些主管無法解決所有復雜和特定的管理問題。此外，某些行政機構中固定資產管理人員缺乏專業素質，導致他們在管理過程中沒有履行自己的職責和義務，并且不嚴格遵守管理要求和標準。

（五）資產利用率較低

在中國國有企業，有些企業與其內部的控制策略存在一些問題。企業沒有采取針對性的措施來解決這些問題，導致企業的資產利用率非常低，有些資產閑置并不能正常運行。這些問題反映出國有企業經營和管理的各個方面有矛盾。企業在購買相關產品時，沒有科學的管理，所以購買的產品不完整，程序不完善，沒有準備一些材料，在緊急情況下，需要臨時購買，會浪費很多資產。一些國有企業在采購材料和相關產品后沒有后續管理政策。此外，公司內部各部門之間缺乏溝通，導致資產后續處理存在不協調問題。各部門的責任分配不均，造成了未使用物品的問題。如果國有企業在使用和管理資產方面存在缺陷，除未使用的國有資產外，企業資產也會損失。國有企業資產管理制度不完善，相關人員沒有對資產保管進行監督，導致后續管理過程出現不合理情況，導致不同程度的資產損失。國有企業的供應利用率很低，特別是在不可預見的情況下。此外，在隨后的管理中，國有企業的儲存不足導致了資產的損失和國有企業的經濟利益的損失。

三、優化措施分析研究

（一）完善固定資產管理制度

一個好的固定資產管理系統可以確保相關人員明確其工作內容，并提高固定資產管理的質量。首先，行政單位應當根據實際情況，確定固定資產的購置、處置固定資產的管理程序，以及購買、扣押和使用固定資產的說明，并作出規定。最后，行政機關應當建立清理未使用的固定資產的制度，嚴格規范固定資產的處置程序。行政機構對這些固定資產進行盤點，草擬要處理的固定資產清單，并對有關固定資產進行評估。因此，它有助于固定資產的最佳分配，并有助于行政機構中固定資產的更有效管理。

（二）在多邊框架內對固定資產進行有效的管理和控制

在固定資產清單中的單位層面，定期評估和績效指標的固定資產管理系統明顯違反了管理過失的權利，在對惡意行為進行制裁的情況下考慮了賠償，控制賬戶的監視和驗證。同時，對固定資產績效評價結果進行認真分析和研究，以發現管理中存在的問題和不足，并定期提出改進措施，以進一步優化管理，提高資產管理水平。

（三）利用軟件，全面管理

引入資產管理信息系統并修改資產管理方式。使用專業的資產管理軟件，可以實現固定資產管理的計算機化，提高管理效率和準確性。收到固定資產購置后，在信息系統中為每項固定資產、信用卡和定義固定資產類別、品牌、型號、日期和賬面價值、規格提取、期限等充分激活參數累計折舊、所屬行業特定信息的使用者，并附有財務明細。記錄固定資產對個人用戶的存款、收款、付款和還款有助于明確負債的影響。一個人的固定資產，如桌椅、個人電腦等，可以直接與負責固定資產使用和保管的相關人員進行識別。如有變動，及時辦理資產過戶手續；發生資產損失時，責任對等，并立即通知資產管理部門；結果傳送到財務部門進行會計處理，以確保賬目的一致性并在個人之間分配責任。實物管理可以使用二維碼，二維碼可以了解固定資產的價值、年基數，作為固定資產經過篩選報廢采購可以作為整個過程的背景，即使固定資產信息無標簽，只需更改卡上的資產，二維碼就會自動更新，大大提高了固定資產的管理效率。因此，充分利用和固定資產管理技術，可以顯著提高固定資產管理水平。

（四）部門合作和聯合控制

由于固定資產管理涉及固定資產的資產管理服務、簿記和會計服務以及特定用途管理服務，因此通過在不同部門之間分配技能并明確管理目標，在三個部門之間建立了三級管理模式。各單位根據其系統資產管理制度管理的特殊情況，包括固定資產購置、各環節取消、激勵措施有效實施或保證考核方案適用的績效考核制度和考核辦法，鼓勵部門重視。管理層負責固定資產的購置、分配和入賬，協調固定資產的管理。運營部門作為使用部門，發起新建固定資產的申請，負責這些固定資產的日常維護，如有損壞及時報告。如果發生資產丟失或損壞，及時通知管理層和金融服務部門，并審查具體責任。一旦項目建立并制定預算，財政部就會參與其中。在預算列報前，根據單位實際情況對本項目的可行性進行了分析，計算出應增加固定資產，以加強對固定資產配置的合理管理。嚴格的采購要求，由專業人士評估，讓固定資產價值計算準確，防止預算偏離實際。同時，根據管理部門業務服務提供的信息，及時處理財務事項，核對資產管理部門的會計記錄，確保賬簿符合標準。

（五）建立健全考核制度

國有企業可以將員工分為高管和普通員工，他們都有一定的資產管理職責。但是，在沒有資產管理考核體系的情況下，無論是管理人員還是一般員工，對資產管理的重視程度都不夠。目前，部分國有企業將資產管理納入考評體系，完善人員考評體系，引起企業領導和普通員工對管理層積極性的關注。因此，國有企業建立和完善評價體系十分必要。對于商業領袖，企業應該建立相應的評價體系。除了評估企業領導者的績效外，還應注意管理企業領導者的資產。為吸引企業領導的注意力，在管理和經營業務的過程中，應通過資產管理和估值、薪酬等制度來激勵管理人員，使他們能夠在資產管理中慎重考慮和合理分配公司資產，以充分利用它們并為公司帶來額外收益。要建立對企業普通員工的考核評價制度。過去，雖然在公司的管理上有相應的考核制度，但在執行上存在差距，對普通員工沒有真正的考核，從而形成了這種制度。此外，公司各部門之間的聯系較少，溝通不暢，甚至在出現資產管理問題時逃避責任。沒有強大的估值體系，資產管理問題就無法徹底解決，給企業造成損失。在這種情況下，公司應建立連帶責任的考核辦法，明確部門和崗位職責，將資產管理納入考核范圍。經營資產在管理過程中發生損失的，主管應根據考核評價制度確定業務人員及相應部門負責人，并追究業務人員保管不當的責任，部門負責人還應承擔連帶責任。只有嚴格執行評價制度，各部門員工才能重視資產管理。

（六）完善資產領用制度，加強資產過程管理

一是制定嚴格的資產驗收制度及完善登記制度，杜絕固定資產出現質量問題后不能及時維權的現象；二是在資產使用過程中嚴格監管并定期維護，確保資產使用年限在合理范圍內，防止造成資產流失；三是明確資產使用人，落實資產索賠制度，結合實際情況對造成資產損壞的相關責任人員進行追責，增強資產使用人的責任意識；四是加強固定資產過程管理，對固定資產從采購到報廢全過程加強管理，特別是事后監控更是要提高重視；五是相關資產管理部門可通過抽查、監督單位固定資產使用過程，在單位負責人政績考核中加入關于固定資產使用情況的內容，督促負責人更加重視固定資產管理工作，提升資產使用效率，有效規避資產浪費、閑置情況。要求單位處置固定資產時必須將處置資產情況上報主管部門審核或財政部門審批，經批準后由資產管理中心統一完善相關處置手續。日常管理中監督單位落實資產卡片賬，對固定資產的價值、來源、使用、折舊等內容進行詳細的標注，強化一卡一物政策。同時設立專門的資產管理人員，對資產進行條形碼管理，在對重要部門的固定資產使用情況進行抽查核對時，確保賬目記錄和資產實際相符。各單位資產主管領導從工作崗位離開時，要嚴格按照離任核查制的要求對領導在任期間固定資產使用情況進行核查，組織專業人員監管將現存的固定資產進行移交，杜絕資產無端流失問題，為下一任單位領導了解資產實際情況提供切實的參考依據。

結語

綜上所述，行政事業單位固定資產管理工作是長期性、系統性的。新形勢下，行政事業單位加強對固定資產的管理，可以促進其活動的開展，保障公共資產的安全。目前，部分行政事業單位固定資產管理意識不強，固定資產管理制度不健全等。因此，行政事業單位要高度重視固定資產管理工作，規范單位固定資產管理制度，建立固定資產管控機制，加強信息技術應用，加強固定資產管理。行政事業單位固定資產是單位高效運轉、正常履行職能的重要物質保障，固定資產總量將隨著經濟的發展逐年增加。新形勢下，做好固定資產管理工作，結合部門預算、公共采購、行政事業單位資產管理等信息系統，對于保障國有資產安全完整、防止流失，全面推行新會計制度。因此，必須不斷總結經驗，不斷加強固定資產管理，發揮其在國家運行和發展中的重要作用。