新時期中職學校檔案管理工作現(xiàn)狀與完善措施研究

李莉

關鍵詞：中職學校;檔案管理;現(xiàn)狀;策略

中職學校檔案管理工作的質(zhì)量決定了學生管理工作、教職工管理工作的綜合水平，也影響著中職學校日后的發(fā)展質(zhì)量。檔案是學校發(fā)展歷程的記錄，是中職學校目前發(fā)展問題的反映材料，加強中職學校檔案管理工作，是未來一段時間內(nèi)中職學校長遠發(fā)展的必然選擇。但是，僅從目前來看，仍有一部分中職學校檔案管理工作不夠合理，存在重視程度不足、工作人員素質(zhì)有待提升等一系列問題，必須要對中職學校檔案管理工作現(xiàn)狀和解決措施進行研究，才能促進中職學校檔案管理工作的高速發(fā)展。

一、新時期中職學校檔案管理工作現(xiàn)狀

現(xiàn)階段我國中職學校檔案管理工作已經(jīng)得到了重視和關注，其對于中職學校發(fā)展的重要意義也開始逐漸進入人們視野，越來越多人開始對中職學校檔案管理工作的新策略進行研究。為了尋找最佳的中職學校檔案管理工作方法，就必須要從現(xiàn)狀出發(fā)，了解其中存在的不足之處。第一，相關人員對檔案管理工作不夠重視。在新的時代背景下，我國中職學校硬件設施建設取得了突破性進展，各類設備不斷更新?lián)Q代，但是針對中職學校檔案管理的相關工作卻遲遲得不到優(yōu)化，這主要是因為有關人員沒有認識到中職學校檔案管理工作的重要性。結合不同地區(qū)的多家中職學校實際情況來看，很多檔案管理人員都存在工作意識不強、忽略中職學校檔案管理工作積極意義的問題，在工作中得過且過的情況并不少見。更嚴重的是，即使是最重要的教學檔案也沒能得到妥善管理，這顯然會給中職學校教學質(zhì)量的提升造成不利影響。第二，管理體系不完善。中職學校檔案管理工作本身有一定的復雜性，只有建立符合實際情況且具有使用價值的檔案管理體系，才能夠更好地應對復雜煩瑣的中職學校檔案管理工作任務。實際上，很多中職學校都沒有充足的檔案管理人員，一些學校甚至選擇以職教師身兼多職的方法彌補檔案管理人員空缺，但是教師往往沒有接受過專業(yè)化的培訓和教育，這使得他們在中職學校檔案管理工作中顯得力不從心。除此之外，檔案管理模式不合理也是導致中職學校檔案管理工作問題的主要原因之一，檔案管理人員沒有明確的工作目標、各部門協(xié)調(diào)溝通不到位等問題比比皆是，這也會影響到中職學校檔案管理工作的開展。第三，信息化管理水平落后。信息化技術是新時期社會發(fā)展不可或缺的重要新技術之一，它的出現(xiàn)和普及從一定程度上改變了社會生產(chǎn)模式，且在許多行業(yè)中扮演了不可或缺的重要角色，信息化技術和中職學校檔案管理工作的結合，能從根本上提升檔案管理效果，工作人員的壓力和工作量也會得到一定減輕。然而，目前有很多中職學校仍然保持著傳統(tǒng)工作模式，根本沒有進行檔案管理信息化建設，這必然會影響到檔案管理工作的開展。除此之外還有一些中職學校沒有做好檔案管理工作規(guī)劃，造成了信息化資源配置不足等問題，同樣不利于中職學校檔案管理工作的進步。同時，中職學校檔案管理工作信息化建設離不開人員支持，但是很多中職院校的檔案管理人員都不具備信息化管理能力，即使勉強建成了檔案管理信息化系統(tǒng)，檔案管理人員也不能及時利用信息化系統(tǒng)進行管理，在這種情況下，中職學校檔案管理工作信息化建設成果只能是形同虛設，對中職學校檔案管理工作毫無裨益。

二、新時期中職學校檔案管理工作完善措施

1.重視檔案管理工作

中職學校檔案管理工作本身有一定的復雜性，離開學校領導的支持，其很難得到新發(fā)展，因此中職學校的領導必須要盡快扭轉(zhuǎn)過去的錯誤思想，充分認識到中職學校檔案管理工作的重要價值，從資金和思想上為學校檔案管理工作發(fā)展提供有力支持。此外，還需要做好中職學校檔案管理宣傳工作，組織教職員工參與學校檔案管理宣傳活動，讓他們也能夠認識到檔案管理的必要性，提升各部門之間互相配合的可能性，解決過去因溝通不暢而造成的檔案管理工作問題。另外，政府有關部門也必須要參與其中發(fā)揮應有的作用，針對中職學校檔案管理工作現(xiàn)存的問題等提出指導性意見，要求學校管理人員加強對檔案管理工作的關注和重視，解決過去中職學校檔案管理工作得過且過的問題。同時，中職學校檔案管理工作人員本身也必須要做出一定的努力，在重視檔案管理的基礎上，采取措施不斷提升檔案管理效果，打破傳統(tǒng)思想帶來的禁錮和束縛，放眼檔案管理行業(yè)的實際情況，尋找符合中職學校實際情況的檔案管理措施，盡可能提升檔案管理工作質(zhì)量。

2.提高檔案管理工作者的素質(zhì)

新時代背景下，知識開始成為經(jīng)濟發(fā)展的全新驅(qū)動力，具有專業(yè)化素質(zhì)的優(yōu)秀人才將成為提升社會生產(chǎn)力的重要因素，這一點在中職學校檔案管理工作當中同樣體現(xiàn)得十分明顯。想要提升檔案管理質(zhì)量，學校就必須要認識到工作人員的重要性，采取有效手段打造優(yōu)質(zhì)的專業(yè)化檔案管理工作團隊，從根本上解決因人員因素導致的檔案管理問題。從某種程度上來說，中職學校檔案管理工作具有一定的政治性，其能夠?qū)W校過去一段時間的實際發(fā)展情況進行記錄和反映，甚至涉及黨和國家相關政策的執(zhí)行情況等，這就要求檔案管理工作人員必須具有突出的政治素養(yǎng)、專業(yè)能力和職業(yè)道德品質(zhì)。另外，新時期的中職學校檔案管理工作面臨著與過去截然不同的挑戰(zhàn)和壓力，檔案管理工作者是否具有敏銳的信息洞察能力和開發(fā)能力，決定著中職學校檔案管理工作的最終效果。因此，在今后的發(fā)展中，中職學校必須要加強隊伍建設，從檔案管理人員的年齡、學歷、教育背景等多個角度出發(fā)，加強檔案管理人員的審核工作，同時還需要把檔案管理人員培訓活動納入教職員工的管理體系，加強相關培訓活動。還要建立制度化的培訓模式，將中職學校檔案管理工作人員的培訓作為人力資源管理優(yōu)化的重要內(nèi)容，以明確的制度確定檔案管理工作人員培訓的地位。同時，還需要盡快完善原有的評價考核制度，對參加過培訓活動的中職學校檔案管理工作人員進行綜合考核，確認他們培訓后的綜合素質(zhì)水平。最后，對經(jīng)過培訓仍然沒能擁有專業(yè)化檔案管理能力的工作人員進行單獨培訓和團隊幫扶，絕不忽略任何一個可能導致檔案管理工作質(zhì)量問題的人員因素，從根本上保證中職學校檔案管理工作水平。

3.轉(zhuǎn)變中職學校檔案管理工作模式

中國特色社會主義市場經(jīng)濟的高度發(fā)展，從一定程度上帶動了各項社會事業(yè)的進步，而中職學校教育及配套管理工作在此背景下自然而然也邁進了新階段。很多中職學校都開始了檔案管理工作創(chuàng)新，在對原有檔案管理工作模式進行調(diào)整的基礎上，不斷探索和轉(zhuǎn)變工作模式，從一定程度上提升了中職學校檔案管理工作的效果。首先，要推動檔案實體管理向人力資本管理轉(zhuǎn)變。在過去的中職學校檔案管理工作中，檔案主要是以實體材料形式存在，所有的管理措施也都是基于實體材料而出現(xiàn)的，但是在新的時代背景下，檔案管理工作的含義得到了擴大，其不再僅僅是針對檔案資料的管理工作，與之相關的人力資本也成了管理重點，能否保證檔案人力資源開發(fā)效果，直接決定了中職學校檔案管理工作的質(zhì)量。除了上文當中提到的加強檔案管理人員培訓活動之外，還需要加強對檔案管理人員的招聘工作，部分中職學校目前存在身兼多職的問題，檔案管理工作由其他崗位的人員兼任，這無疑會給檔案管理工作帶來不利影響，因此應盡快加強專業(yè)化招聘，選聘具有專業(yè)化教育背景的優(yōu)秀人才進入崗位，是未來中職學校檔案管理工作發(fā)展的必然選擇。此外，還需要認識到檔案服務對象管理的重要性，盡快認識到檔案管理工作所具有的服務性特征，根據(jù)檔案管理工作服務對象需求的變化，調(diào)整原有的檔案服務策略，并結合服務對象的滿意度和意見反饋等，對檔案資源的針對性管理措施進行完善，從理念和實踐同時入手，建立具有實際價值的中職學校檔案服務模式，徹底提升中職學校檔案管理工作先進性。其次，要盡快做到局部管理向全面管理轉(zhuǎn)變。在新的時代背景下，中職學校檔案管理工作迎來了新挑戰(zhàn)，過去很長一段時間內(nèi)積累下來的、有關學校管理與發(fā)展的原始檔案，成了新的管理難點，其中包括大量重要的信息和數(shù)據(jù)，在今天仍然有不可忽視的參考價值，對這些原始數(shù)據(jù)等進行開發(fā)應用可謂是勢在必行。但是，從實際情況來看，很大一部分中職學校的檔案管理工作仍然只集中在檔案館或檔案室管理上，沒能做到全局性管理，同時也沒有做好各部門之間的溝通協(xié)作，檔案館與教學部門、人力資源部門、宣傳部門等之間出現(xiàn)了信息溝通屏障，重要的檔案資源被塵封在檔案館中，無法發(fā)揮應有的作用，這顯然是中職學校檔案管理工作的一個重大問題。比如，在今后的工作中，檔案管理人員需要調(diào)整工作模式，對學生管理、檔案管理相關的信息數(shù)據(jù)進行整合，并建立學生動態(tài)化管理檔案，將學生檔案與學生管理部和教務部共享，從而保證教職員工能夠更好地了解學生的實際情況，優(yōu)化中職學校檔案管理工作的實際效果。再如，中職學校的人事管理部門可以與學校檔案管理部門進行合作，通過聯(lián)合辦公形式更準確、更快速地獲取所需要的檔案信息，從根本上提升人事管理效果，解決過去信息溝通不暢導致的人事管理問題。除此之外，還需要做好中職學校檔案管理工作與宣傳工作的結合，對有關于中職學校歷年發(fā)展情況的檔案資料進行整合分析，建立校史館等供學生參觀，也可以在進行學校宣傳招生的過程中利用檔案信息，從根本上解決檔案資源得不到利用、檔案管理過分局限的問題。

4.引入信息化管理策略

在信息化技術不斷發(fā)展的今天，越來越多的行業(yè)開始進入了信息化時代，這種新技術的應用也確實從一定程度上提升了行業(yè)發(fā)展質(zhì)量，因此促進信息化技術和中職學校檔案管理工作的結合，是未來中職學校發(fā)展的不二之選。從實際情況來看，很多中職學校檔案資源仍然保持著紙質(zhì)資料的狀態(tài)，很難直接和信息化技術進行結合，因此在今后的發(fā)展中，中職學校可從以下幾點分別入手，采取措施優(yōu)化信息化管理模式。首先，要認識到檔案管理信息源建設的重要性，想要加強信息化管理，就必須要建立信息化檔案工作系統(tǒng)，并根據(jù)檔案資源的內(nèi)容，確定不同層級的管理權限，每個檔案管理人員乃至于需要檔案服務的人都能夠通過信息化平臺獲取到檔案信息，且檔案資源的安全性也能夠得到保證，這對于后續(xù)檔案管理有一定的重要價值。其次，中職學校應充分認識到信息化技術速度快的特征，采取措施提升中職學校檔案管理工作水平，如應以智能化技術為基礎，建立線上檢索目錄，檔案管理人員在進行管理工作的過程中，只需要根據(jù)關鍵詞和時間等，就能快速檢索到自己所需要的檔案資料，這解決了傳統(tǒng)檔案資源只能逐個翻找的問題;再如，可以盡快建立線上檔案數(shù)據(jù)庫，并借助大數(shù)據(jù)分析技術對檔案信息進行分類整合，從而提升中職學校檔案管理工作效率。另外，還需要對現(xiàn)有的中職學校檔案管理工作系統(tǒng)進行優(yōu)化，解決運行中存在的卡頓問題等，從而在提升檔案管理效率的基礎上，確保中職學校檔案管理工作的準確性。再次，要盡快以信息技術為中心，對原有的檔案管理方式進行優(yōu)化。在新的時代背景下，中職學校檔案管理工作人員需要根據(jù)信息技術應用特點等，確定檔案管理信息化新手段，尤其是在大數(shù)據(jù)技術高度發(fā)展的今天，將大數(shù)據(jù)技術與中職學校檔案管理工作結合起來，顯然具有一定的現(xiàn)實價值，基于這一嘗試，學校能夠?qū)哂心骋惶卣鞯膶W生檔案進行快速調(diào)取，并根據(jù)學生的實際情況進行貧困生認定、學生補助落實等工作。還可以根據(jù)學生未來的職業(yè)生涯規(guī)劃，為其提供有針對性的教學指導，讓檔案信息發(fā)揮出應有的作用。最后，中職學校檔案管理工作信息化建設并不能一蹴而就，其離不開日久年深的硬件建設和系統(tǒng)升級，因此中職學校應有意識加大資金投入力度，采購更加高質(zhì)量、更加穩(wěn)定的信息化設備，同時對現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)進行升級優(yōu)化，從根本上解決過去中職學校檔案管理工作信息化條件不足的問題，讓信息技術在新時期的檔案管理中發(fā)揮積極作用。

三、結語

中職學校是培養(yǎng)具有實踐能力的專業(yè)化人才的重要教育機構，目前我國中職院校教學工作質(zhì)量基本已經(jīng)得到了保障，但相關的配套管理工作卻遲遲得不到進步，特別是檔案管理工作更是幾乎止步不前，這對中職學校的長遠發(fā)展十分不利。因此，在今后的發(fā)展中，中職學校應加強信息化管理、加強信息化建設，同時對原有的檔案管理工作模式進行優(yōu)化調(diào)整，在進一步加強檔案管理人員培訓、篩選的基礎上，不斷提升中職學校檔案管理工作質(zhì)量。

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（作者單位：太原生態(tài)工程學校）