中小學檔案管理現狀及改進策略

秦偉杰

摘? ?要：學校檔案管理工作是學校管理工作中不可或缺的重要部分，是保證辦學質量的基礎工作之一，也是衡量學校教育質量和綜合管理水平的一個重要方面。然而，一些中小學校對檔案管理工作缺乏重視、檔案工作基礎設施設備不健全、缺乏專業檔案工作人員、檔案管理技術落后、檔案資源開發利用度不夠。因此，教育行政部門以及學校領導應加強對學校檔案工作的重視，提高檔案工作的服務能力和水平，進而提高學校的管理水平，激發辦學效力和活力。

關鍵詞：中小學校;檔案管理;問題及對策

中圖分類號：G627? ?文獻標識碼：A? 文章編號：1009-010X（2022）21/24-0048-03

中小學檔案詳細記錄了中小學發展歷史、學校制度、各項工作的開展情況等，不僅是展示學校文化的重要窗口，也是服務學校教學、教科研和教育管理的重要基地。特別是在教育現代化大背景下，各中小學更應重視檔案管理工作的與時俱進，更好地開發利用檔案資源，充分發揮檔案在學校發展和教育教學中的積極作用。

一、中小學檔案管理相關政策文件現狀

中小學檔案管理的相關政策文件是規范中小學檔案管理、提高檔案科學管理水平和充分發揮檔案在教育教學工作中積極作用的基本保障和依據。1987年《中華人民共和國檔案法》頒布實施，為全國檔案工作提供了法律保障，使檔案事業進入依法治檔的新階段。1989年，第一部全國統一的高等學校檔案規章《普通高等學校檔案管理辦法》制定頒布，為高校檔案的科學管理提供了制度保障。1993年，隨著《高等學校檔案工作規范》《高等學校檔案實體分類法》頒布實施，進一步促使高校檔案工作進入標準化和規范化管理的軌道。2008年教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》的制定頒布，為高校檔案管理工作健康科學發展和服務高等教育能力的提高提供了法規性保障。相比之下，中小學檔案管理方面的政策文件亟需出臺和完善。通過文獻研究發現，我國還未出臺全國統一的中小學檔案管理政策文件，現將調研發現的相關省級文件概述如下：

第一，2000年8月2日，山東省教育廳、山東省檔案局印發了《山東省中小學校檔案管理暫行辦法》，共八章、三十二條，主要包括目的、學校檔案定義、管理體制機構和人員、文件材料的收集立卷和歸檔、檔案管理和利用、獎勵與處罰等。

第二，《廣東省中小學校檔案管理工作規范》于2003年7月30日印發，內容主要包括：檔案工作的基本原則、檔案室的主要任務、檔案工作的制度建設、檔案人員的素質要求、檔案的收集、檔案的整理、檔案的計算機管理、檔案的保管、檔案的鑒定和統計、檔案的開發利用、檔案的編研和學術研究等。

第三，2002 年 5 月 20 日，北京市檔案局、北京市教育委員會印發了《北京市中小學校檔案管理辦法》（京檔發〔2002〕3號），共八章、二十八條，主要包括目的、適用范圍、學校檔案定義、檔案管理機構與職責、檔案工作人員、文件材料的形成積累和歸檔、檔案的管理、檔案的利用、獎勵與處罰、中小學校文件材料的歸檔范圍和保管期限表等內容。

第四，2017年11月27日，江蘇省教育廳、檔案局印發了《江蘇省中小學校檔案管理暫行辦法》（京檔發〔2002〕3號），共七章、三十二條，主要包括目的、中小學校檔案定義、學校檔案分類、領導體制機構和人員設置、檔案管理、檔案的利用、條件保障、獎懲、中小學校文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限參考表等內容。

二、中小學檔案管理工作存在的問題

筆者通過文獻研究以及實證研究（調研了課題組成員所就職的6所中小學校，且6所學校均屬于同地域同類型中軟硬件設施配備較健全的學校，其中包括1所市區高中、1所縣城高中，1所市區初中、1所鄉鎮初中，1所農村小學、1所鄉鎮小學），發現中小學檔案管理存在如下問題：

（一）學校不重視檔案工作

當前一些中小學校缺乏對檔案管理工作在學校教育、教學、建設、管理等方面重要性的認識，忽視檔案管理工作的價值，缺乏對檔案工作的研究、部署、督導、檢查和考評，導致許多學校綜合檔案室基礎設施及工作人員配置不健全。根據調查的6所學校顯示，只有1所學校配有一名專職檔案管理人員，6所學校在檔案管理設備中都只配置了計算機、打印機、空調等基本設備，均未給綜合檔案室提供符合檔案管理要求的檔案庫房，難以確保檔案資料的完整與安全，難以適應學校檔案信息化管理的需要。

（二）檔案管理機制不健全

當前，許多中小學校未把檔案工作列入到有關領導的議事日程或納入學校整體發展歸劃中，沒有明確的檔案工作組織結構和工作制度，導致檔案收集工作較困難，檔案案卷整理不規范等問題時有發生。調查的6所學校中，有2所學校把檔案工作列入到有關領導的議事日程或納入學校整體發展計劃中，6所學校均有檔案專項經費，但學校的相關經費均有不足，6所學校均建立了檔案工作制度，但都不健全。

（三）缺乏專業檔案管理人員

領導不重視檔案工作，導致在檔案工作人員經費投入方面非常有限，無法將檔案專業相關人才吸引并留在中小學校，造成當前許多中小學校的檔案管理人員都是非檔案相關專業的學科教師來兼管檔案工作，致使檔案工作的良性發展得不到保障;因中小學重教學輕檔案管理，加之待遇不理想等客觀條件，部分檔案管理人員責任感、積極性和創新意識不足，因循守舊被動工作，因而學校檔案材料多頭存放、多家保管乃至資料流失等問題時有發生。調查的6所學校中，只有1所學校配有一名專職檔案工作人員，但非檔案相關專業，其余5所學校均未配備專職檔案工作人員，都是非檔案相關專業的學科教師兼任部門檔案工作，導致檔案保管職責不明確、收集工作較困難、檔案案卷整理不規范等問題時有發生。

（四）檔案管理技術落后

教育現代化大背景下許多學校教育教學工作已搭上信息化、高科技的快車，但目前由于各方面原因，這些信息技術和高科技產品并未在中小學檔案管理工作中得到普遍運用，很多中小學校檔案設施陳舊、設備和管理技術滯后。調查的6所學校中，都配備了部分檔案信息化采集設備，如計算機、照相機等，但都未使用檔案管理系統，未進行數字檔案信息資源建設，仍使用傳統的檔案管理和服務方式，極大地限制了檔案工作服務的效率和深度。

（五）檔案資源開發利用不充分

做好檔案管理工作歸根結底是為了充分利用好檔案資源為學校教育和學生發展服務，但由于一些學校不重視檔案管理工作，忽視檔案資源的價值，檔案資源開發利用手段落后等原因，導致檔案資源沒有得到合理開發和使用，未能發揮出檔案資源的積極作用。調查的6所學校中，因均未進行檔案信息化建設，仍使用傳統的手工檢索方式，導致學校很少或者偶爾使用檔案，并且缺乏深層次的檔案編研材料，極大地限制了檔案資源的開發和利用率。

三、中小學檔案管理工作改進策略

（一）加強重視，完善檔案設施設備配置

加強教育行政部門和學校領導的重視，是做好檔案管理工作的基礎。各中小學校應設立綜合檔案室，并明確一名校級領導分管檔案工作。學校應為綜合檔案室提供符合檔案管理要求的專用檔案庫房，配置必要的工作設施和設備，以保障檔案信息化建設能與學校信息化建設同步規劃實施，充分發揮檔案資源在服務學校發展和教育教學等方面的價值和作用。

（二）建立健全檔案工作制度

加強組織領導，建立健全各項檔案制度和業務規范，根據國家相關檔案政策規定，結合學校實際，引入時代元素，來建立健全包括檔案收集與整理、檔案利用與服務、檔案安全保密和鑒定銷毀等方面的規章制度，以規范檔案管理方式，提高檔案管理效率。各級教育行政部門和學校要完善學校檔案管理體系，把檔案工作納入學校整體考核評估指標體系，促進檔案工作與學校其他各項工作同步協調發展。

（三）加強隊伍建設，規范檔案管理工作

配備專業的檔案管理人員是保障檔案工作專業性的前提，學校應加大經費保障和人員配備力度，提高檔案工作的待遇，吸引、培養并留住檔案專業人才。同時，要定期組織檔案工作人員進行學習培訓、學術研究和工作交流等，鼓勵其持續提高政治素養和業務水平，真正做到有崗必有責、有責必擔當，從而促使學校檔案工作的規范性、專業性、科學性、創新性得到加強。

（四）充分挖掘和利用檔案資源

結合學校自身特色和發展實際，深度挖掘檔案資源，使無人問津的死檔案變成可供學校利用的寶貴活資源。可通過緊扣學校發展中的重熱難點問題，加強學校檔案編研工作，為領導決策、學校發展和學生檔案意識教育提供有效服務和支持。

（五）加快檔案信息化建設

在大數據時代背景下，隨著學校教育教學等工作信息化建設的快速發展，傳統的檔案管理方式和技術已不能適應中小學校各方面發展的需要，學校應合理運用信息技術，積極構建并不斷完善電子檔案管理系統，加強檔案信息化基礎設施配備和檔案信息化制度建設，與時俱進提高學校檔案信息化程度，進而不斷提升檔案工作的服務能力和水平。

參考文獻：

[1]左薇薇.淺談新時代開展中小學檔案管理工作的措施[J].黑龍江檔案，2021，（01）：124～125.

[2]王? ?亮.淺析“互聯網+”背景下中小學檔案管理存在的問題及對策[J].新課程（小學），2018，（06）：99.

[3]翟發強.如何有效推進中小學檔案管理工作[J].管理視野，2020，（13）：93～94.

[4]徐霞霞.中小學檔案管理工作存在的問題及應對措施[J].課程教育研究，2016，（14）：28.

[5]雷? ?宇.中小學檔案意識教育調查研究[D].武漢：湖北大學，2016.

[6]江蘇省中小學檔案管理暫行辦法-（2018）-百度文庫.互聯網文檔資源（https：//wenku.baidu.）.

【責任編輯 劉夢薇】