綜合檔案館檔案利用工作中存在的問題及優化策略分析

劉軍

摘要：檔案資源利用是各綜合檔案館最重要的業務之一。隨著社會的發展和新技術的應用，檔案利用工作面臨新挑戰，信息化建設水平、利用需求的演變、社會宣傳力度、檔案利用的服務水平等都是影響檔案資源利用的關鍵因素。論文針對綜合檔案館檔案利用工作中存在的問題，提出具有可行性和可操作性的檔案利用優化策略，旨在使檔案資源在社會發展中發揮更大的價值。

關鍵詞：檔案資源 信息化 檔案利用

檔案作為一種原生的信息資源，在社會生活中起著重要的指導作用。傳統的實體檔案管理存儲形式單一，利用手段原始，存在“重創造輕管理、重數量輕質量、重保存輕利用”等現象。[1]隨著信息化的發展，檔案數據遷至線上，檔案利用效率顯著提高。檔案信息化朝著智慧化方向不斷發展，社會對檔案數據資源的利用需求也在持續增加。但不可否認，綜合檔案館檔案利用工作中還存在一些問題，本文在分析這些問題之后，將嘗試提出具有針對性的優化策略。

一、綜合檔案館檔案利用工作中存在的問題

作為檔案永久保存的基地和檔案利用的中心，綜合檔案館承擔著為經濟建設、社會發展和人民群眾提供檔案利用服務的重要責任。然而，目前在檔案利用工作實踐中仍存在諸多問題。

（一）檔案資源的信息化程度有待提高

我國各級綜合檔案館都對傳統檔案進行了不同程度的數字化，但大部分檔案館信息化水平仍有待提高，這制約著檔案利用工作的進一步發展。在全文數據尚未信息化的背景下，目錄與標題的數據體量不足成為檔案利用過程中的檢索掣肘。截至2019年2月底，全國主要的省級檔案門戶網站中，提供全文檢索與閱讀的寥寥無幾[2]，檔案利用服務并未有質的飛躍，“社會認知度較低，服務創新能力較弱，內容質量較差，用戶活躍度較低”[3]現象依然存在。新技術的應用使人們對檔案資源的利用需求越來越大。檔案信息化需要向縱深發展，以適應檔案資源深層價值挖掘的需要和檔案利用需求的增加。

（二）檔案資源的利用方式有待豐富

由于信息化水平不均衡，我國各級綜合檔案館的利用服務仍以線下為主。即使有些可以實現網上預約，用戶仍要走進檔案館獲取檔案，離檔案數據完全線上傳輸還有很長的路要走。[4]各綜合檔案館必須適應外部條件和內部革新的變化形勢，創新檔案利用模式，推動檔案信息資源向知識化、自助化、高效化、現代化轉變，以滿足個性化和線上利用需求。一是個性化的利用需求。檔案利用者受其年齡、職業和文化水平等因素的影響，對檔案的需求各不相同，各綜合檔案館應積極采取措施，進一步滿足群眾個性化需求。[5]二是線上利用需求。隨著互聯網技術的發展，當前人們已經離不開高效、快捷的線上生活，檔案利用者也更青睞于即時性的、精準的檔案利用服務[6]，傳統的檔案利用服務已經無法滿足此種需求。檔案部門要進行技術變革，積極開發線上利用功能，以適應檔案利用者線上利用需求。

（三）社會公眾對檔案工作認識不足

檔案作為一種具有原始記錄特性的資源，具有巨大的歷史和參考價值，但人們獲取信息時鮮有人會首選檔案。[7]之所以造成這一現象，一是檔案利用者對檔案業務缺乏認識。大部分人利用檔案往往是需求驅使，對檔案業務知之甚少，對檔案工作者提出的檔案利用規則也缺乏認同。二是檔案館自我宣傳力度不足。相較于微博、微信和APP等新媒體，檔案館的線上宣傳主戰場仍是門戶網站。筆者在微博中以“檔案”為關鍵字進行檢索，各級檔案局（館）的官方賬號數量很多，但經營力度普遍不足，檔案部門在新媒體領域的參與度較低，通過平臺推廣自我的積極性較差。

（四）檔案利用者與檔案工作者之間存在“隔閡”

由于檔案利用者和檔案工作者的立場和角度不同，兩者出現了一些“隔閡”，主要體現在以下兩方面。一是雙方的心理博弈。一部分檔案利用者在陌生的環境下對檔案工作者帶有較強的依賴心理[8]；一部分檔案利用者由于各種原因在表達需求時會有所保留，增加了檔案檢索的難度，加劇了二者的矛盾；還有一部分檔案利用者存在“走后門”或“套近乎”的錯誤意識，對檔案利用規則形成挑戰。二是檔案工作者對檔案保護的重視和利用者檔案保護意識的淡薄形成對比。檔案工作者對檔案采取了很多保護措施，例如對價值高的歷史檔案進行復制保存，對脆弱檔案進行裱糊加固等。然而，利用者對檔案保護缺乏認識，由于疏忽，利用時可能對實體檔案造成不同程度的損壞。

二、綜合檔案館檔案利用工作的優化策略建議

新時期，構建資源更豐富、利用方式更多元、服務水平更高的檔案利用體系意義重大。針對以上檔案利用工作中存在的實際問題，現提出以下優化策略。

（一）建立結構更合理、功能更完善的信息化平臺

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出，信息化與檔案事業各項工作深度融合，檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型。[9]以此為指導，各綜合檔案館可以從以下兩方面入手推動檔案信息化的深入發展。一是升級現有信息化平臺。從管理模式中找出制約檔案信息化發展的關鍵點，融合軟件工程理念，構造以信息化建設為基礎的新型檔案管理模式；從信息化迭代中抓住發展機遇，完成技術的更新換代。二是整合檔案內容數據，運用OCR等技術提取檔案內容，與目錄數據整合，建成“目錄-標題-掃描件-內容數據”多維統一的綜合數據平臺。三是優化檔案數據存儲結構。新技術的應用使檔案逐步往數據化、智慧化方向發展。隨著檔案數量的增加，檔案數據也呈現出多樣化特點。信息化建設應不斷優化數據結構，依據數據特點，選取易操作、易擴展、安全系數高的數據存儲平臺來完成后臺支撐，增強數據應用能力。四是增強數據互通能力，將數據以接口的形式提供給傳統平臺與新媒體平臺，用數據整合促進應用整合。

（二）建立檔案利用工作多元服務模式

檔案利用是動態的，它會隨社會需求和技術發展而產生變革。為適應形勢變化，各綜合檔案館需要從以下幾個方面建設新的多元化檔案利用服務模式。一是提升信息服務水平，應用信息技術，建設服務性能更強、操作更方便、功能更齊全的利用平臺。二是打通各平臺的數據流轉路徑，讓數據“活起來”，提升信息服務平臺的數據獲取效能，增強數據可用性。三是優化線上功能，推動檔案資源共享，將利用主體和客體進行邏輯融合，滿足更多利用需求。四是配置多元服務功能，突破時空界限和操作壁壘，設立特殊人群利用規范，以“特事特辦”理念服務特殊人群，提升個性化的服務能力。五是參考企業管理模式，引進彈性工作時間，保障群眾可在業余時間利用檔案，同時探索線上預約和線下處理相結合的方式，為檔案利用爭取更多有效時間。

（三）加大檔案工作的宣傳力度

各綜合檔案館應主動尋求檔案利用工作宣傳的新模式，讓檔案利用在新時期展現出新活力。一是加強自我宣傳。各綜合檔案館應充分利用新媒體平臺，加大宣傳力度，讓檔案走進大眾視野；加大微信公眾號和微博官方賬號的運營力度，落戶用戶量龐大的短視頻市場，強力挖掘館藏資源，制作吸睛內容，配合現代流行的網絡宣傳模式，開辟檔案宣傳新方向。二是加強跨行業合作。各綜合檔案館需要找出跨行業合作發展新路徑，主動對接社會平臺，發揮豐富的數據資源優勢，建立可信度高、用戶黏度大的數據資源中心，讓館藏數據走出庫房。

（四）打破檔案利用者和檔案工作者之間的服務屏障

檔案利用工作是一項“看上去容易，做起來難”的事業，打破檔案利用者和工作者之間的服務屏障，需要極強的心理素質和極高的服務意識。一是要提升檔案工作者與檔案利用者溝通的技巧，增強與檔案利用者的共情能力，了解其心理狀態，提升自我掌握現場環境的能力。二是檔案工作者要及時進行現場模擬和壓力測試，以便在工作中對檔案利用者的心理狀態進行快速判斷，提升處理突發狀況的能力。三是加強對檔案保護的宣傳力度，通過現場提示、線上科普等方式增強利用者的檔案保護意識。

三、結語

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出：人民生活水平顯著提高，對檔案信息、檔案文化的需求日益增長。[10]新時代的檔案利用工作應化被動為主動，建立技術水平更高、服務面更廣、政策更明確、社會參與更深入的新格局。檔案工作者在保障檔案資源服務群眾的同時，也要兼顧人的因素，建立以檔案信息服務為中心的協作機制，為實現現代化、精準化、及時化、個性化的檔案利用服務打好基礎。檔案工作者要在思想和觀念上開拓創新，與時代同進步，挖掘檔案的潛在價值，讓檔案工作更加深入人心，讓更多的檔案信息資源能為社會所用。

注釋及參考文獻：

[1][3]王協舟，王露露.“互聯網+”時代檔案工作改革的幾點思考[J].檔案學通訊，2016（5）：96.

[2]孫沁.“互聯網+”時代檔案利用服務工作變革的幾點思考[J].北京檔案，2020（2）：32.

[4]馬仁杰，沙洲，羅吉鵬.論區塊鏈思維下我國檔案信息服務模式的優化路徑[J].檔案學研究，2021（4）：96.

[5]馬仁杰，李曼尋.論“互聯網+”時代檔案價值與檔案利用的關系[J].檔案學研究，2020（6）：107.

[6]郝琦，王玲，黃婉華，等.“十四五”時期我國檔案利用服務的機遇、挑戰與對策建議[J].檔案學通訊，2021（6）：94-96.

[7]堯欣.提高檔案的社會關注度[J].北京檔案，2010（9）：20-21.

[8]馬春榮.檔案利用者心理分析.辦公室業務，2019（311）：54.

[9][10]中華人民共和國國家檔案局.中辦國辦印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》[EB/OL].[2021-06-09].https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ec？ ca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

作者單位：北京市昌平區檔案館