新時期企業檔案管理探析

段艷紅

企業檔案是企業生產、經營和研發等活動的真實記錄和信息資源，是企業發展的資料依據和寶貴財富。隨著信息技術的飛速發展，企業檔案建設的重心由傳統的手工編錄模式逐步向信息化、智慧化發展，正確認識并不斷優化檔案信息化建設，對于企業生產和發展具有極其重要的推動作用。

一、企業檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱。企業作為生產經營性單位，檔案管理意識相對薄弱，很多企業尚未建立行之有效的存儲整理辦法、責任管理制度和考核激勵制度等一系列檔案管理規章制度，沒有明確專職人員負責檔案管理工作，崗位職責不夠清晰，檔案收集意識薄弱，很多企業檔案由項目負責人或文件辦理人個人存放，出現文件資料、技術資料流失的現象。

（二）硬件設施落后。隨著檔案資料的數量增加和開發利用的價值增長，檔案行業明確了檔案管理的基本條件，包括檔案室、檔案箱柜、電子檔案應用系統等軟硬件設施應符合檔案局行業標準，滿足檔案室考核需求。目前，部分企業尚未配備標準的檔案硬件設施，沒有專用的檔案儲存軟硬件設備，達不到檔案信息化存儲的條件。

（三）尚未實現互通共享。檔案作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，在企業管理、企業發展、企業規劃等各方面發揮著重要作用，具有較強的開發利用價值。但是，企業檔案多為紙質檔案，僅實現了檔案號和名稱的電子存儲，受限于企業檔案信息化程度，查找檔案時往往需要手動檢索到存儲地址再查閱紙質檔案，不利于檔案資源的互通共享。

（四）歸檔時效性不高。企業更多注重的是直觀的經濟效益，存在重生產經營相關工作和機構，輕文件收集歸檔利用的現象，伴隨著企業改革中的人員流動，造成檔案與企業發展不同步。另外，相對于黨政機關和事業單位，部分企業尚未明確檔案資料的收集整理的時間節點和流程環節，文件辦理后或項目完成后不能及時歸檔并移交給檔案管理人員;部分企業尤其是中小型企業采用人工歸檔的方式，檔案管理和開發利用效率較低。

二、信息技術對企業檔案管理的影響

在數字化的大背景下，國家對檔案管理先后出臺了《企業數字檔案館（室）建設指南》《中華人民共和國檔案法》，明確了電子檔案和傳統載體檔案有同等的效力。“十四五”全國檔案事業發展規劃明確提出，要深化檔案信息化戰略轉型，強化科技和人才支撐。以信息技術為核心的現代化科技給企業檔案管理帶來了顛覆性的改變，也給企業檔案保管工作提供了全新的工作環境和思維方式。企業檔案信息化、電子化已成為主流，因此，企業檔案管理工作融入大數據，堅持信息化的發展道路，進一步規范和完善單位檔案資料的管理，是加強企業經營和管理、維護權利和利益、保持發展和穩定的有力保障和必要支撐，也是實現檔案有效利用助力企業高質量持續發展的重要途徑。

（一）改變了企業檔案管理模式。傳統檔案營理流程特別復雜，需保存大量的紙質文件資料，且紙質材料不便于查找，限制了企業檔案存儲資源的深度開發和有效利用，檔案資源無法充分發揮其實質性的作用。傳統模式下的紙質檔案資料歸檔后，不方便隨時翻閱，造成檔案資源的閑置和浪費，信息化等新技術將需要保存的檔案資料進行數字化處理，實體檔案管理逐步向信息資源管理轉變，在這種管理模式下，檔案存儲資源可以隨時共享應用，充分發揮了檔案信息資料價值。

（二）改變了企業檔案管理理念。信息化等新技術在企業檔案管理方面的應用，使我們對檔案管理的思路和方法等問題進行重新思考。在檔案存儲、崗位職能、管理制度方面，企業管理者都需要樹立電子化、數字化檔案管理方法和理念，企業檔案管理人員應該具備哪些素質、技能，檔案資料如何同步錄入，檔案系統的安全性如何保障成為當前信息檔案管理工作中面臨的新問題。

三、讓信息技術為企業檔案管理賦能

（一）基礎域：完善檔案管理體系。硬件設施方面，提升企業檔案管理硬件設施，包括符合檔案行業要求的檔案室、室內溫濕度自動控制、出入監控系統及防火防塵設施，以及保密電腦和電子存儲介質，確保企業檔案的安全存儲。軟件管理方面，健全責任管理制度，把檔案工作列入企業發展規劃和年度計劃，明確檔案管理人員崗位職責，修訂并規范工作程序，細化企業檔案資料的建檔、收集、存儲、電子化錄入、紙質版保存、借閱、銷毀等工作流程;制定相應的責任管理制度和考核制度，將檔案管理納入企業管理工作，將平常考核和年終考核相結合，達到全面提升企業檔案管理水平的目的。

（二）存儲域：健全雙重保存制度，即同一份文件采用電子和紙質兩種形式保存歸檔，一方面因為電子檔案同其他數字信息一樣易受到木馬病毒等安全隱患影響，另一方面在于紙質檔案以其特有的穩定性是電子版無法替代的，同時紙質檔案所具有的法律效力也是電子檔案所不具備的，應該兩者結合共同為企業發展各項工作服務。對企業檔案信息化來說，除提高安全意識、加強安全管理外，還要從技術層面上保證信息安全。一是明確權限。在建立企業檔案信息化系統的時候，對電子檔案設置身份準入權限，防止其他人員對電子信息檔案進行非法操作。二是加密存儲。企業檔案是全體員工從事生產經營實踐活動的勞動積累和智慧結晶，特別是一些項目技術檔案，記錄著企業的未公開的知識、技術，因此，企業在日常管理中要進行加密處理，并引入區塊鏈技術，利用電子簽名技術確保合同文件、各類憑證、業務單據等歸檔內容不被篡改，使企業電子檔案的真實性、完整性和安全性得到保障。三是技術防范。定期進行網絡軟、硬件的檢測， 及時修補安全漏洞;運用現代技術不斷跟進和完善檔案安全管理設施設備，確保檔案存儲環境安全可靠。

（三）應用域：實現信息資源共享。企業檔案是從企業創立之初積累的大量信息資源，企業管理人員可以利用企業檔案實現對企業文化、企業管理的深層次開發，管理好、利用好企業檔案，能夠全面助力企業高質量發展。在日常工作中，企業檔案管理人員要圍繞企業的發展，編寫建立企業檔案信息化管理系統，實現檔案資料的信息化、智慧化管理，并與企業文件辦公系統互聯互通、內容共享，自動獲取銷售合同、經營協議等文件檔案并自動歸檔，實現異構系統數據和文件的100%歸檔。為開發利用好企業檔案，積極探索應用關鍵字、組織、時間、標簽等多種維度、多種類型的檢索方式，即時定位目標檔案。經過審批后自動獲取檔案相關權限，用戶可直接在線預覽或下載檔案文件，實現檔案的快速借閱。

（四）保障域：提升人員能力素質。企業檔案信息化、智慧化系統歸根到底是由管理人員建設和維護，因此，工作人員的素質和安全意識在企業檔案信息化建設中至關重要。一是加強現有人員教育培訓，在企業檔案信息化建設過程中，強化檔案人員的責任教育和安全防范意識教育，切實加強檔案資料的安全性研究，確保檔案資料的安全完整。尤其在當前信息化時代，現代電子技術在檔案工作中廣泛應用，保密工作的難度相對增大，對檔案管理人員的安全防范意識要求更加嚴格。二是構建檔案信息化標準體系，調整現有的檔案管理模式，完善管理制度，規范管理流程，培養企業檔案專業性人才的創新型思維和獨立思考能力，熟練掌握現代化信息技術資源的整合和使用。三是引進人工智能、大數據、網絡安全、軟件編程等領域的專業人才，為新形勢下企業檔案管理工作的規范化、專業化、信息化、數字化、網絡化建設打牢堅實的人才基礎。