高校遠程查檔系統的設計與實現

姜海濤

摘要：針對傳統的現場查檔方式所帶來的異地校友查檔不方便，學校疫情防控任務重等問題，經過需求分析、系統設計、編碼實現、部署測試等步驟，利用Spring、Hibernate、EasyUI等框架設計開發了遠程查檔系統。系統體系結構采用MVC模式，包含了數據存儲層、數據訪問層、業務處理層、控制層、視圖層，實現了數據訪問與業務處理的解耦。系統提供了查檔預約、預約審核、預約處理、數據統計、用戶管理等功能，可以為校友提供更加優質的檔案利用服務。

關鍵詞：遠程查檔；檔案利用；軟件開發；Spring框架；Hibernate框架

中圖分類號：TP311 ? ? ?文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2022）29-0049-04

1 引言

檔案的價值在于利用，每一次查檔利用既是滿足個人需求，也是對檔案工作價值的賦能。高校檔案館的日常工作和職責，既包括收集、整理、鑒定、保管全校各類檔案、有關資料及文物，也包括對校內外人員提供檔案開放和利用服務。收集、整理、鑒定和保管是檔案館工作的基礎，開放和利用則是檔案館存在的根本目的[1]。

檔案查詢業務的服務對象不僅包括校內機構、在校師生，還包括已畢業校友以及其他校外人員。如果單從查詢次數來看，校友所占的比例往往超過一半。所以，如何讓廣大校友更加便捷地完成查檔工作是必須要重視的一個問題。校友們在離開母校之后，因升學就業、職務晉升、出國深造、工作調動、檔案審核等原因，經常需要從母校檔案館獲取錄取表、學生注冊表、學位授予名單等檔案材料，用于證明其學籍和學歷的真實性。

傳統的查檔方式以現場查檔為主，可以由校友攜帶單位介紹信、身份證復印件等證明材料到檔案館現場辦理；或者委托學校駐地的親屬、朋友等熟人攜帶相關證明材料進行現場辦理。這種現場查檔的方式對于身處外地或工作繁忙的校友來說非常不方便，同時增加了查檔成本。為此，筆者所在學校檔案館提供了電話查檔和電子郵件查檔的業務，在一定程度上方便了遠程檔案利用者，然而這些查檔方式增加了檔案管理人員的工作量，降低了工作效率。

自2020年初新冠肺炎疫情暴發以來，疫情不斷反復，疫情防控已經成為高校的一項重要工作。受疫情影響，現場查檔變得限制重重，極其不便，同時也增加了疫情傳播的風險，給學校的防疫工作帶來了負擔。在這種情況下，利用先進的信息處理技術和便捷的互聯網提供遠程預約查檔服務[2-3]就非常必要了。因此，筆者所在學校檔案館開發了遠程查檔系統，系統成功上線后，改變了現場查檔的傳統模式，給廣大師生和校友提供了極大方便，有效滿足了師生校友在疫情防控背景下的檔案利用需求，真正實現了“讓數據多跑路，群眾少跑腿”的服務理念。

2 系統需求分析

2.1 遠程查檔的基本流程

校友進行遠程查檔的基本流程如下：

第一步，校友使用筆記本電腦、平板電腦或手機訪問遠程查檔系統，填寫查檔所需的個人信息并上傳相關證明材料的照片，提交后就生成一份查檔申請；

第二步，檔案管理人員登錄遠程查檔系統后臺，打開一份查檔申請，對查檔者的個人信息和證明材料進行審核，如果審核通過則進入第三步，否則填寫審核未通過原因并結束流程；

第三步，根據查檔者的申請，管理人員找到相應的原始檔案進行復印并加蓋檔案館公章，如果查檔者需要紙質版檔案，則將復印件郵寄到校友處，如果需要電子版檔案，則將檔案掃描件成文件發送至校友郵箱中，然后填寫處理結果完成查檔流程；

第四步，校友可以隨時登錄遠程查檔系統查看查檔處理進度及結果。

2.2 系統的基本功能

從前面的流程可以看出，遠程查檔系統的用戶有三種：第一種是需要查檔的校友，第二種是檔案管理人員，第三種是系統管理員。下面結合系統用例圖（如圖1所示）說明系統的基本功能。

為滿足校友遠程查檔的需求，系統給校友提供了查檔預約和查詢進度的功能。查檔預約功能為校友提供了一個可以在線填寫個人信息以及所要查詢的檔案內容的頁面，頁面中還提供了上傳單位介紹信、身份證復印件、畢業證復印件等證明材料的組件。查詢進度功能使得校友在提交了查檔申請后，可以隨時登錄系統了解查檔進度和處理結果。

為了讓檔案管理員能夠高效、快捷地處理校友的查檔申請，系統提供了查看預約、檢索預約、預約審核、預約處理、數據統計等功能。利用這些功能，管理員登錄系統后，可以通過條件檢索查檔申請；可以查看預約詳情；可以對查檔申請進行審核；可以填寫處理結果完成查檔流程；可以獲得各類統計數據。

另外，系統還為系統管理員提供了用戶管理和參數配置的功能，方便管理員維護系統的正常運行。

3 系統體系結構

遠程查檔系統采用了流行的B/S架構，利用Spring[4]、Hibernate[5]、EasyUI、ECharts等前后端框架完成開發。系統體系結構如圖2所示。

下面詳細說明一下系統各部分的作用。

1）運行環境

系統部署在學校超融合平臺的虛擬主機上，可以根據業務需求動態調整主機硬件配置。主機上安裝了Windows Server系統和Tomcat服務器。

2）數據存儲層

系統的結構化數據保存在MySQL數據庫中。MySQL是Web應用領域非常流行的關系型數據庫，具有體積小、速度快、成本低的優點。

和查檔預約相關的各種圖片做了水印處理之后保存在文件系統中，這樣便于圖片的歸檔備份和清理。

3）數據訪問層

為了簡化數據庫的操作，系統使用了Hibernate框架。作為一種ORM（Object Relational Mapping，對象關系映射）框架，Hibernate可以實現POJO（Plain Ordinary Java Object，簡單Java對象）對象和數據庫表的互相映射，借助Hibernate框架基本不再需要編寫SQL語句就可以通過映射關系來操作數據庫。

系統通過DAO（Data Access Object，數據訪問對象）實現數據庫操作[6]，可以實現業務處理層和數據存儲層的解耦。每一個獨立的域對象都有相應的DAO實現，通過在DAO對象中注入HibernateTemplate對象，就可以利用Hibernate實現數據庫的各種操作。

4）業務處理層

業務處理層負責完成業務邏輯的實現[7]，針對系統的功能需求，在業務處理層定義了一系列Service接口及對應的實現類。在實現系統功能時，需要訪問數據庫，所以在Service實例中注入了DAO對象，借助DAO對象完成數據庫操作，這樣可以使得業務處理層專注于具體的業務處理，而無須考慮數據庫操作的細節。

5）控制層

控制層用于解決系統前端與后端的交互，實現了視圖（View）與模型（Model）的代碼分離。控制器接收用戶的請求并調用模型和視圖去完成用戶的需求[8]，控制器本身不輸出任何東西和做任何處理，它只是接收請求并決定調用哪個模型構件去處理請求，然后再確定用哪個視圖來顯示返回的數據。在控制層包含了Spring框架的前端控制器DispatcherServlet以及自定義的一系列控制器。

6）視圖層

視圖是用戶看到并與之交互的界面。視圖層負責生成這些界面，這里主要包括HTML頁面和JSP頁面。

4 系統實現

4.1 查檔預約的實現

一次完整的查檔預約由校友填寫表單發起，然后由系統進行數據校驗并保存數據。圖3給出了查檔預約的時序圖。結合該時序圖說明查檔預約的實現過程。

第一步，校友使用瀏覽器訪問遠程查檔系統，點擊“開始預約”鏈接后轉入預約信息填寫頁面，該頁面利用EasyUI框架構造了一個表單。校友需要在表單中填寫的信息主要包括三部分：第一部分是姓名、身份證號、手機號、郵寄地址、電子郵箱等個人信息；第二部分是學歷、入學年份、畢業年份、錄取學院、錄取專業等學籍相關信息；第三部分是檔案形式、查檔內容等檔案相關信息。另外，校友還需要在表單中選擇要上傳的介紹信照片、身份證照片、畢業證照片。表單提交時，會在客戶端使用JavaScript腳本對數據合法性進行檢查，重點檢查身份證號、手機號、郵箱地址的格式是否正確；入學年份、畢業年份是否在正確范圍；圖片格式及大小是否符合要求。

第二步，客戶端數據檢查通過后，請求信息提交給“預約Controller”，“預約Controller”首先對請求參數進行合法性檢查，檢查通過后“預約Controller”將創建實體對象并將相關參數值保存到實體對象中，然后利用MultipartFile類獲取圖片信息，利用Graphics2D實現給圖片增加水印，最后將圖片保存到文件系統，并將圖片的位置和名稱寫入實體對象。

第三步，“預約Controller”將實體對象傳遞給“預約Service”，由“預約Service”進行數據保存。

第四步，“預約Service”將實體對象傳遞給“預約DAO”，“預約DAO”利用HibernateTemplate將實體對象存入數據庫，在這個過程中會使用Hibernate框架完成實體對象到數據庫表的映射。

第五步，重定向到預約成功的視圖，提示校友查檔預約已完成。

4.2 預約處理的實現

檔案管理員通過用戶名和密碼登錄遠程查檔系統管理端后將看到如圖4所示的界面。該界面使用EasyUI框架中的DataGrid組件生成，主體是一個二維表格，表格上方有工具欄。默認情況下，將利用分頁查詢技術讀取最近的10條未處理的查檔預約，并顯示在表格中。如果想查看已處理的查檔預約或全部的查檔預約，管理員可以在工具欄的處理狀態列表中進行切換，表格內容將通過Ajax技術實時更新。另外，管理員也可以設置條件進行篩選，以便快速找到要處理的查檔預約。

當管理員選中一個還未完成處理的查檔預約后，可以點擊工具欄中的預約處理，此時會彈出一個對話框，并在其中顯示查檔預約的詳情。管理員可以檢查查檔申請信息并給出審核結果，如果審核不通過，可以填寫未通過原因。

當管理員打開一個審核通過的查檔預約時，可以根據查檔內容調取相應檔案并進行復印或掃描處理，然后根據校友的需要，將復印件郵寄到校友處或發送電子郵件到校友郵箱中。完成這些操作后，管理員可以提交處理結果，完成查檔工作。

查檔處理流程如圖5所示。

4.3 數據統計的實現

為了讓檔案管理人員更加全面地了解校友們的檔案利用需求，進一步完善檔案管理機制，優化查檔工作流程，提高查檔工作效率，系統提供了數據統計功能。統計功能主要包括：1）按年度或月份統計查檔預約數量；2）按省市統計查檔預約數量；3）按報考類別統計查檔預約數量；4）按學歷統計查檔預約數量；5）按檔案類型統計查檔預約數量等等。

首先在DAO層利用HQL（Hibernate Query Language）獲取統計數據，接著將統計數據返回到業務處理層，然后業務處理層將統計數據傳遞給視圖層。視圖層借助可視化圖表庫ECharts制作出柱狀圖、餅圖或折線圖用于直觀展示統計結果。圖6展示了2020年12月份各類檔案的查詢預約數量的統計結果。

5 結束語

遠程查檔系統上線后，查檔預約數量不斷增加，很好地解決了校友查檔不方便的問題，同時也緩解了學校疫情防控的壓力。下一步，隨著檔案數字化進程的推進，查檔系統可以對接電子檔案管理系統，為校友提供更優質的檔案利用服務。

參考文獻：

[1] 王君.后疫情時代高校學籍檔案查詢遠程服務的優化策略研究[J].江蘇科技信息，2021，38（30）：16-19.

[2] 楊煜.我國省級檔案館網站在線查檔服務現狀研究——基于國內31個省級檔案館的網絡調研[J].檔案，2021（4）：51-56.

[3] 李月娥，賈志勇，牟虹.高校檔案利用在線審批模式與實踐探索[J].電腦知識與技術，2017，13（31）：238-239，255.

[4] 楊開振，周吉文，梁華輝，等.Java EE互聯網輕量級框架整合開發[M].北京：電子工業出版社，2017.

[5] 肖睿，郭泰，王丁磊.SSH框架企業級應用實戰[M].北京：人民郵電出版社，2018.

[6] 崔黎，方潔.基于SpringBoot的肉類品質管理系統的設計與實現[J].電腦知識與技術，2022，18（13）：47-48，52.

[7] 羅雋.基于Java Web的智慧工地管理系統的設計與實現[J].電腦知識與技術，2022，18（15）：125-127.

[8] 蘇靜，鄭詩庭，羅慧，等.基于MVC模式的隨訪系統設計與開發[J].微電子學與計算機，2019，36（6）：93-95，100.

【通聯編輯：謝媛媛】