社會福利事業機構檔案管理創新路徑

盧宇潔

摘 要：社會福利事業機構指集中收養孤老、殘、幼的機構。伴隨著社會福利事業的快速發展，福利事業機構逐步從原來的“溫飽型”向“普惠型、服務型”轉變，使“養、治、教、康、置”致力于為孤老、殘弱、孤兒等社會群體提供更加優質的服務。我國社會福利事業機構在開展檔案管理時仍采用傳統方式，其管理模式、管理內容都難以促進福利事業機構的發展和轉型，無法從根本上有效解決。因此，我們應加快社會福利事業機構檔案的管理創新，從檔案收集管理、管理設計、管理基礎設施、信息化管理方面出發，切實迎合福利機構轉型與升級需求，推動社會福利事業機構的可持續發展。

關鍵詞：社會福利事業機構;檔案管理;信息化

一、加強社會福利事業機構檔案管理的必要性

1.增強檔案管理水平的有效介質

社會福利事業機構通過不斷強化檔案管理，能全面增強檔案管理水平，對規范檔案管理、制定完善的檔案管理制度、保障檔案資源得到合理利用等發揮出重要作用。社會福利事業機構檔案主要記錄福利事業機構的歷史材料、各種活動的原始記錄，例如：社會福利事業機構在收留、扶養老人和兒童過程中形成的重要文件、實物、圖像、音像、電子數據等。如果社會福利機構缺少檔案管理，資料收集不夠全面，將會對社會福利事業機構的發展產生不良影響。因此，強化社會福利性機構的檔案管理，認真剖析當前社會福利機構檔案管理現狀，做好市場調研，積極創新檔案管理的模式和豐富檔案管理中關于兒童、老人的檔案資料等，將會給社會福利性機構的檔案管理提供寶貴意見，增強自身的管理水平。

2.解決民生問題的基礎保障

現階段，隨著人們生活水平的不斷提高，人們對于物質的追求也越來越高，解決民生問題成為國家工作的重點，然而，社會福利事業機構是解決民生問題的主要推動力，其對構建和諧社會、促進社會發展等都發揮著重要作用。因此，為更好地解決民生問題，構建和諧社會，社會福利事業機構應對檔案管理工作予以高度重視，發揮檔案管理的重要作用。而社會福利事業機構檔案管理工作是其工作中的重要組成部分，直接決定著社會福利事業機構工作的效率，也對提升福利事業機構的名譽、更好地服務于社會，以及需要幫助的人起到基礎保障作用。而本文提出的檔案管理創新路徑能更好地挖掘出社會福利性機構的社會作用，為促進社會發展和構建和諧社會等作出了重要貢獻。

3.完善“養、治、教、康、置”計劃的重要依據

社會福利事業機構的檔案管理不僅記錄了兒童生活、教育、老人接受照顧、學習、醫療等方面的信息，還對社會福利事業機構發展歷程進行了記錄，是機構記錄一些大事件的重要基礎。伴隨著一些兒童福利機構、殘疾人福利機構、孤老人福利機構等的轉型和發展，這些機構記錄的各方面檔案將會直接影響到福利事業機構的發展，能為孤殘兒童、老人等提供生活上的保障，也為機構開展全方位的服務工作提供保障，維護好兒童、老人的合法權益不受到損害，為開展各項工作計劃、落實各項規章制度提供了信息支撐。

二、社會福利事業機構檔案管理存在的問題

1.檔案管理缺乏頂層設計

出現檔案管理沒有規劃、制度不完善等情況都將難以提升社會福利事業機構檔案管理水平。一些檔案人員在開展檔案管理時，會出現隨意存放和保管檔案、重要信息遺漏等情況，因此，社會福利事業機構應做好頂層設計，這樣才能為開展檔案管理工作作出支撐和基礎保障。

2.檔案收集有欠規范

從社會福利事業機構檔案收集的范圍上看，其主要圍繞救助對象的檔案管理、行政檔案管理、人事檔案管理、社會檔案和會計檔案的管理。但是從一些福利事業機構檔案管理的現狀來看，其更多的是收集了該機構的會計檔案、人事檔案、基建檔案，其在救助對象檔案管理上存在很多不足，如：救助對象的資料收集不齊全，進入機構和離開機構的信息不完善，重要信息沒有記載和跟蹤的記錄等，導致社會福利事業機構在檔案管理上存在很大弊端。

3.檔案保管保護設施方面

（1）檔案材料保管不善

眾所周知，福利機構檔案管理如果丟失一些重要素材，將會直接影響到該福利機構檔案工作的推進和發展。從一些社會福利事業機構來看，個別單位或個人沒有對一些有價值的資料或者電子數據引起重視，他們僅僅注重自己使用檔案，沒有考慮到總體的發展和建設工作;在工作時僅僅使用單一來源的信息和資料，將其分配到各個業務部門后，將直接影響檔案的管理水平，并對開展下一步的福利工作產生不良的影響。

（2）庫房保管設施落后

從當前社會福利事業機構檔案保管情況上看，其保管水平較低且存在落后的現象。①庫房配置嚴重短缺。從對公益性福利事業機構調研情況來看，檔案儲存的硬件設施配備不到位，僅僅有少量的單位配有專門的檔案室，用于存放檔案。②設備配備相對落后。安保設備不足，調控的設備也相對較少，這些都影響了檔案信息化的管理，難以提升檔案管理效率。

4.檔案管理方式落后

檔案管理在理論研究、實踐研究等方面都取得了顯著成效。一些地方性福利機構其在管理方式上存在很多不足。例如：我國進入信息時代后，一些經濟欠發達地區在檔案管理上主要應用紙質媒介和實物等進行管理，該管理的模式不易保存、不便查詢，如果這些檔案資料頻繁地使用，將會造成重要信息、資料的丟失和損壞，影響檔案管理的水平和效果。

即使一些地區已經開展了信息化管理，但受到信息技術應用能力不足的影響，其在信息統計方面經常出現問題，例如：信息統計過程中，未對收養兒童的基本信息進行記錄，即兒童的健康情況、性格、收養地點、接受教育情況、同伴交往情況、領養情況等，對這些數據也僅僅是粗略地記錄，如果不能保障數據的真實性，很可能造成相關數據出現不一致的情況。

三、社會福利事業機構檔案管理創新路徑

1.做好頂層設計，完善檔案管理體系

為全面推動社會福利事業機構工作的創新和發展，社會福利事業機構應在創新管理路徑上，保障檔案能以多種形式和載體呈現出來，如以文字、憑證、圖片、視頻等方式，通過“廣征集、重點記、認真編、細保管”，來實現對社會福利事業機構檔案工作的“專項管理、專人管理、專柜管理、專責管理、專室管理”工作，保障收集到的信息更真實、更完善，客觀反映出養老情況、兒童收養情況、各種活動情況。由此可見，社會福利事業機構應做好頂層設計，提前訂量，提前做好充足的準備，在統籌管理下，構建更加完善的檔案管理體系，也為提升社會福利事業機構的“醫養服務”水平奠定基礎。

2.遵守檔案資料的收集原則和細化收集資料的范圍

檔案資料收集的原則應秉承“真實性、完整性、時效性”原則。基于少數福利事業機構檔案資料收集不完善的問題，社會福利事業機構應不斷擴大檔案資料的收集范圍，在強化專門收集、專人管理的前提下，提升檔案管理的效率。例如：兒童福利機構在收集資料時，應結合不同的時間段進行檔案的分類收集，“對號管理”即兒童在機構生活期間所使用的資料（戶口本、殘疾證、社會保障卡、健康檔案、預防接種記錄、手術治療材料、康復治療材料、受教育的資料、家庭寄養的材料、社會工作服務相關的資料等）;兒童離開機構歸檔的材料（死亡證明和相關合同等）。除了上述材料，福利機構還應保存兒童進入機構時隨身所帶的物件，以便日后的“認親”;影音材料（孤殘兒童收養時的照片、送溫暖的照片、收養家庭反饋的照片等），這些資料對于收養者來講都起到十分重要的作用。尤其是近幾年伴隨著網絡的發展，尋親案例越來越多，很多走丟的兒童或者被遺棄的兒童都可以借助網絡力量找到家人，這時福利院就發揮出至關重要的作用。當認親時，福利院出具一些有價值的照片或者信息線索，如：走丟兒童隨身攜帶的衣物、當時的照片等，將能快速提升認親的效率和成功率。

3.改善檔案保管條件和配備基礎設施

檔案管理過程中應重視對檔案的保護，一方面防止外界因素對檔案資料產生一定的破壞;另一方面及時修復和補充已經出現損壞的檔案。但是從當前社會福利事業機構檔案管理來看，其基礎設施構建不夠完善，無法為檔案管理提供基礎支撐。

（1）改善檔案保管的條件

保管的條件主要有：檔案管理人員可以將檔案存放于檔案室保管;檔案在流動時的保管條件。基于這兩個方面，檔案管理過程中需不斷調整管護的條件，即檔案的狀況和檔案的存儲載體等。檔案室的“濕度或溫度、驅蟲、光照”等都直接決定檔案保存的效果，為延長檔案的壽命，應做好基礎設施保護。

例如：有條件的福利事業機構應建立防火、防潮、防蟲的檔案室。

另外，社會福利事業機構還應針對服務對象，如：老年人或者殘障人群身體健康情況、就醫情況建立專門的醫療檔案，并對這些對象進行治療時，相關人員為提升治療效果，需要頻繁的查閱檔案材料，在這種情況下，為節約時間，社會福利事業機構應引進先進的技術，將重要的病案材料做成電子版本的材料，將有效提升檔案管理的效率，還能為開展各項工作奠定基礎保障。

同時，電子檔案管理應具備強大的系統儲存能力，通過在電子檔案中建立多個模塊，如：就診時間、就診效果、主治醫生、費用資金等，以提升檔案管理信息的完整性。

（2）提高庫房設施配置

檔案室的構建對積極開展和落實檔案管理工作等發揮出重要作用，能將檔案管理工作的價值有效發揮出來。基于一些福利機構沒有制定專門的檔案室來看，社會福利事業機構管理人員應增強意識，重視設立專門的檔案室，并投入相應的資金支撐，從而在做好市場調查后能有計劃、有目的地利用這些款項。另外，社會福利機構還應做好對檔案管理系統的升級，維護、加大對檔案管理人員的業務培訓，為檔案管理工作做好軟件和硬件設備設施的準備。

4.全面提升檔案信息化管理

（1）全面應用計算機技術

社會福利事業機構在創新檔案管理時，應不斷優化自身的服務方式，即廣泛應用計算機技術用于檔案的管理，使檔案管理的檢索效率得到有效提升，例如：引進計算機硬件設施、網絡、數據庫和操作系統等。這些軟件和硬件設施的配備，將為實現檔案現代化管理奠定堅實的基礎保障，檔案管理的服務水平也將得到提升。

（2）借助信息化手段，積極開展信息編研

檔案管理工作中開展檔案信息的編研是一項重要工作。開展檔案信息編研能充分增強檔案的效率和利用價值。當前社會福利事業機構的館藏對象主要是以館藏檔案為主，在對這些內容進行研究后，需對這些檔案開展再次加工。而新時期，人們對檔案工作提出了更多新要求，社會福利事業機構應對其檔案工作進行改革，在對原有檔案資料整理方式進行改進和深化后，確定編研的選題。結合福利機構的實際情況確定編研的主體，在做好各部門之間的交流和溝通后，做好信息錄入工作，保障錄入的信息不會出現任何漏洞，例如：兒童進入福利院的影像資料、兒童在收養家庭的生活狀況、殘障人接受社會福利待遇情況、就業情況、孤寡老人就醫情況、社會福利送溫暖的情況等，這些資料信息的檢索，都有利于檔案的利用和管理。

（3）提升信息檢索的能力

檢索系統的不斷完善，能顯著提升檔案查詢工作的效率，從而強化社會福利事業機構的服務功能。一方面，對以往檔案的專題目錄、全宗目錄、案管指南等進行調整和改進;另一方面做好信息化和檔案化的改革工作。例如：檔案查詢時，人們可以通過網絡目錄檢索或者全文檢索服務，以便更快地檢索出自己想要的信息。另外，福利機構還應借助互聯網技術，注重與其他福利機構的合作，保障一些檔案信息能共享，共同擴展出檢索平臺，開發出新的檢索渠道，從而幫助更多收養家庭更快找到適合的收養對象;幫助更多殘障人群找到適合的就業渠道;幫助更多孤寡老人得到社會人士的幫助。

（4）構建檔案數據庫

結合檔案管理分層管理、專人管理、重點管理等特點，以檔案中的數據庫信息為主要抓手，為更好地構建老年公寓、開展全方位的照料、構建社區服務站等，以實現資源共享和機構共建，為老人和小孩提供更加周到的服務。可見，社會福利事業機構通過建好檔案、用好檔案，可以為每一個需要幫助的人提供更加周到的醫療、康復、教育、照護等一體化綜合服務。

（5）加強信息的有效交互

檔案管理時，各大院校和社區居委會應對志愿者和社工送溫暖的情況建立專門信息庫。例如：將志愿者為兒童、老人和殘障人群所提供的生活照料情況、文化教育情況、心理輔導情況、技能訓練情況等全部納入信息庫中。另外，社會福利事業機構也可以借助互助平臺散播困難老人、兒童的需求信息，并搭建起能為這些群體接受愛心的渠道和橋梁，從而使這些人群持久化地爭取到社會性支持。這不僅能緩解政府財政壓力，同時能為困難兒童或者殘障人士等提升更加便捷的服務。

由此可見，在未來的一段時間內，我們通過做好檔案利用工作，能為更多需要幫助的兒童、老人、殘障人群提供優質化服務。社會福利事業機構應更好地強化檔案管理，制定完善的檔案管理制度、保障檔案管理設備的完整和先進性、提升信息化管理能力等，以保障檔案管理工作有條不紊地進行，使檔案信息查詢和檢索過程有規可循，促進社會福利事業機構改革和創新發展。

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（作者單位：晉級南昌市社會福利院）