人事檔案管理中項目管理的實踐與應用探討

孫建

摘 要：人事檔案是個人經驗與行為的一種歷史記錄，是對個人思想品德、業務能力、工作業績的真實、具體記載，為了解干部、選賢任能提供了重要的參考資料。但是，由于我國經濟、人事制度的改革，我國計劃經濟時期建立起來的人事檔案管理體系已經不能滿足現代社會的人事管理要求。人事檔案管理工作正面臨著空前的考驗。為了適應市場經濟的發展，對傳統的人事檔案管理制度提出新的要求。在人才競爭日益激烈的今天，作為人才培養的基本單位，學校要適應這一競爭，就需要改革傳統的人事檔案管理。

關鍵詞：人事檔案;檔案管理;項目管理;現狀分析;應用策略

人事檔案是學校人事調動、職稱評聘、任免、調整工資等工作的基礎，是學校人事管理中的一個重要環節。學校人事檔案是學校在引進、管理人員的過程中，所形成的檔案，是記錄、反映教師工作經驗、工作業績的重要檔案。近幾年，我國的教育方針、人員管理體制發生了巨大的變革，但目前學校的人事檔案管理工作模式明顯落后，嚴重影響了學校的工作。

一、學校人事檔案應用的意義

1.有利于學校對人事資料的全面掌握

人事檔案內容包括：簡歷、考核、政審、表彰獎勵、涉法違紀材料、任免、調動、薪酬等方面的材料。學校在人員檔案的基礎上，對各類信息數據進行統計、分析，全面了解學校教師隊伍的年齡、學歷、知識、行政級別、獎勵、科研能力和水平等情況，通過對人才檔案的掌握和分析，根據人才資源現狀，為優化學校人才隊伍年輕化、專業化等提供第一手信息資料，也使學校短、中、長期的人才培養規劃的制定更為科學合理。

2.對學校干部的選拔任用工作具有重要意義

人才資源是學校最有價值的資源，學校日常教學管理工作的目的，就是要充分利用人才完成日常的教學管理工作。人事檔案是指教師的履歷、學歷、職稱、工作經歷、教學科研業績、各類表彰，充分反映人才的優勢和長處。及時調整校方的工作崗位，做好教師和管理人員的選拔和任用，是提高學校人力資源利用公正性和公信力的現實需求。

3.對教職工工作的激勵作用

人事檔案包含教職工工作經歷、科研成績、教學成績、教職工日常工作成績等，是教職工工資、職稱評定、福利發放、崗位調整的重要參考，是客觀、公正評價教職工的第一手有價值的資料，通過這些資料信息的挖掘，給予教職工相應的崗位調整和薪酬待遇。同時，也促進了我國教師的薪酬制度改革更加公平合理，有利于激發教師的積極性。

二、學校人事檔案管理存在的問題

1.管理觀念落后，制度不健全，計劃性差

學校的工作重點是提高教育質量，改善教學條件，改善教學環境，為學生提供更好的優質教育資源。目前，我國中小學教育工作中，以升學為中心，忽視學校管理為普遍存在的現象。在檔案管理方面，僅僅是對檔案的收集、整理、存放和保管，很少有針對性地進行階段性的建設和改革工作，使檔案管理無法有效地發揮其應有的功能。另外，個人檔案應該全面、歷史、客觀地反映個人的情況，但現在的一些檔案資料太過簡單，內容太過抽象，難以反映出個人的特點，對學校的選人用人沒有任何實際的參考價值，甚至會影響到學校用人的選拔，不僅會讓學校員工的工作熱情受挫，還會給學校帶來不必要的損失。此外，因人員檔案利用不當造成的棄檔、再建檔等問題，致使人員檔案內容不能完全統一，無法全面反映人員的真實面目，從而加大了學校進行人力資源管理的成本。

2.管理設備落后，運行不規范

人事檔案中的資料太過古老，只會記載當事人的過去，因為檔案里的資料不會被重新審查，所以新的資料也只是一種形式，很少有真正的資料可以反映出當事人的最新動態，所以學校很難從中得到有用的資料。另外，由于過去的人事檔案大多是以紙質的形式呈現，由于人員流動性的增強，造成校方對個人檔案的查詢效果甚微，且耗費大量的人力物力，導致工作效率降低。由于管理技術落后，學校管理者缺乏有效的識別個人信息渠道，只能被動接受。

人員檔案的收集、整理、編目、歸類等工作多以人工操作的方式進行。紙質文件經過多次裝訂、整理后，會造成很大的損壞，對文件的安全、完整性造成很大影響。而在人事檔案管理中，由于缺少辦公自動化技術、檔案管理軟件，缺少電子檔案管理的經驗以及技術，導致學校的檔案管理工作無法滿足學生發展需要。

3.人員檔案內容不完整、標準不統一

在學校，個人資料的存檔沒有經過嚴格的審核是很常見的。一些檔案內容簡單、不規范、內容不一致、更新不及時，人員檔案管理缺乏系統性、規范性。檔案最根本的特征就是真實性，沒有真實性，就沒有它的使用價值。由于信息不對稱性，導致檔案中經常會出現個人資料內容的虛假。如學歷造假、年齡造假、工齡造假等問題越來越嚴重。這種不實的資料會導致人力資源部不能恰當地評價員工，從而不能正確地制訂人員配置計劃、補充計劃、解聘計劃和退休計劃，從而對學校目前和今后對人力資源配置的需要造成重大影響，甚至會導致學校失去一些重要發展機會。

4.個人檔案觀念不強，檔案管理工作困難

許多教師對自己的人事檔案問題并不重視，有些重要的文件被忽視或找不到，或者在需要時匆忙增加，因而所建立的檔案往往內容不完整，缺少系統化建設，不能對基礎信息進行核查，而且真實性和可信度也會受到質疑。

三、了解項目管理

項目管理是指組織在有限的時間、人力和其他資源的條件下，為達到特定的目的而進行的、具有一次性性質的工作。項目是指通過各種知識、方法、技術和工具，以達到或超過項目有關方的要求和預期而進行的各種管理活動。項目管理包括一套對活動和方法的管理，它包括三個方面：一個是與項目整體有關的管理，另一個是與項目的中心目標有關，第三個是與項目保障有關的管理。

四、項目管理理論在學校人事檔案管理工作中的應用

1.制定工作方案

在學校人事檔案管理中，在每個階段工作開始之前，都要根據學校的實際情況，精心制定工作方案，按照個人檔案的重要程度，按需要安排工作重點，突出學歷、學位、職稱在檔案查閱中利用率高的特點，保證人事檔案管理的實用性和可操作性，力爭科學、高效、便捷地服務下一步工作。

2.加強過程管理

收集、整理和補充檔案資料是整個檔案工作的一個完整環節，檔案管理員應根據工作進度，積極與教務、總務、后勤等部門聯絡，定期將學校人員的信息進行收集、歸檔。在此期間，嚴格執行工作計劃，確保各項工作任務得以切實實施。

3.標準檢驗流程

檔案采集工作結束后，檔案管理員要加強檔案審查，保證檔案的完整和表達正確，并與檔案資料的提供單位保持聯絡與溝通，將不屬于檔案的資料及時送回相關單位，并及時將收集到的文件進行裝訂，避免遺失、積壓。

4.持續總結，提升管理水平

檔案管理人員通過對檔案管理工作分析，發現問題，總結經驗，掌握適合學校實際的、可行的方法和方案，使檔案管理技術與時俱進，為學校管理、培養、使用人才提供信息，在不改變學校外部環境的前提下，使檔案管理工作更科學、更先進，確保檔案信息的真實性、時效性、準確性。

五、學校人事檔案管理工作項目實踐的優化策略

1.加強對人事檔案質量的認識

檔案質量的好壞直接影響到檔案管理人員的素質，只有了解檔案管理在學校管理中的重要性，才能真正體會到其在實際工作中的重要意義，要把檔案工作放在第一位。只有把學校的管理工作放在首位，才能使其他工作有條不紊地進行。高校領導對人事檔案的認知水平直接影響到其對人事檔案的處理，進而影響到其在社會中的地位與發展。對檔案工作的管理者來說，要增強對檔案工作的積極性，使其能夠正確地開展檔案工作。把人事檔案工作作為學校管理與發展的一項重要內容。此外，管理與保存檔案的數字化與信息化是管理者的需要。檔案的管理與電腦的使用是分不開的，掌握電腦的使用，可以大大地提高工作效率，節省大量的時間。只有提升管理水平，才能更好地為學校提供優質的服務，促進教育工作成效，進一步提升社會的良性循環。

2.全面提升人事檔案工作的整體素質

加強人事檔案工作，最重要的措施是全面提升人事檔案工作的質量。在學校人事檔案工作中，要提高政治素質，嚴格組織紀律，樹立良好的職業道德。通過加強檔案管理人員的服務意識，加強與學校各部門的溝通與合作，使其能及時、高效地獲取各類資料，為學校的人力資源管理以及決策提供依據。

做好人事檔案工作，必須具備良好的政治素質和專業素養。學校要不斷完善管理方式，對人事檔案管理人員的管理提出更高要求，要聘請專業管理人員來進行檔案管理，只有具備一定的專業知識和豐富的管理經驗，才能制定出更好的管理方式。目前，人事檔案工作具有很強的專業性，對具有科學管理經驗的人員提出更高要求。學?？梢詫T工進行經常性培訓，使其把人事檔案的管理擺在第一位。

在人事檔案工作中，檔案管理者必須具有較強的責任感和使命感、良好的職業操守、無私奉獻的精神。檔案管理工作是一項專業性很強的工作，工作人員的專業素養直接關系檔案管理工作的完成質量，工作人員要想熟練地應用項目管理理論，提高檔案的質量，就必須不斷地加強自己的專業知識。人事檔案管理部門要制定專門的與兼職的檔案管理人員的專業學習與訓練方案，以增強他們的專業知識，使之更好地適應新時代的需要。

3.建立和完善工作質量監測體系

要把人事檔案管理的全面實施作為評價檔案工作質量的一個重要指標。在加強檔案管理的同時，對檔案管理工作進行監督和革新，促進學校的教育、教學、管理相關工作的工作質量，提高教學質量和效益，使檔案管理工作真正發揮其應有的作用。

在人事檔案工作中，應當適時地對不適應新形勢的各項規章制度進行調整，建立更加合理、科學的檔案管理制度，使檔案工作更加規范化、制度化。建立健全檔案資料的傳遞登記制度，做到檔案資料的動態管理與評估，如有疏漏或遺失，應及時糾正，以保證資料的完整性。人事檔案內容要做到橫縱結合、動靜結合、定性與定量結合，在材料的鑒定上要去偽存真，使學校的主管機關能夠及時準確地了解和掌握人事變動和人員流動。

4.加速人才檔案的信息化建設

人事檔案管理工作繁雜，工作方式不易操作，常規的管理方式難以實施，且反應遲緩?，F代人事檔案信息管理系統是以全體人員的個人資料為依托，通過計算機與各系統的連接，實現對個人資料的微機檢索、網絡查詢，并能及時地更新檔案資料。

一是構建“人事檔案數據庫”，實行“動態管理”。

二是通過局域網間的互聯，使人事檔案網絡化，確保學校各級領導能根據工作需求，隨時查閱所需的文件，以達到提高信息利用率的目的。

在信息化的今天，人事檔案管理工作的信息化是當務之急。學校人事檔案的網絡化是未來學校人事檔案工作的一個重要發展方向，必須適應時代發展趨勢，總結在大數據時代對人才檔案工作的發展需要，確保人才檔案工作的實效性和實時性。提出了運用信息化技術，真正做到信息資源的共享和使用，使數據的應用更加安全可靠，保證信息的完整性。要建立一個系統化的檔案信息資源數據庫，在建設過程中要對建設行為進行規范，對文獻的命名也要嚴格。

另外，在使用電子文件系統軟件時，必須引進新的軟件，更新軟件，確保其兼容性，防止信息收入差距過大。因此，要加強對檔案的投資，實行電腦輔助管理，利用先進的現代儲存技術，推動電子檔案與網絡的互聯與共享，為學校管理提供便利的檔案資訊服務。

六、結語

綜上所述，人事檔案是學校對人才的一種考核和認知，是學校招聘工作的一個重要參考，也是學校人力資源管理中的一個重要環節。通過對學校人事檔案工作中存在的問題進行分析，提出以“項目管理”為核心的學校人事檔案管理理念和方法，以實現學校人事檔案工作科學化、規范化、現代化的目標，從根本上推動教育事業實現良性發展。此外，健全、規范、真實的人事檔案管理對于社會人力資源的建設和發展具有重要意義。因此，要使人力資源健康和諧發展，必須充分發揮人事檔案的積極作用。

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（作者單位：青島市招生考試院）