信息技術在事業單位檔案管理工作中的應用

摘 要：檔案管理工作是事業單位內部管理的關鍵組成部分，其工作內容與形式具有極強的復雜性，由于涉及的要素較多，使得工作人員的壓力較重。隨著信息化時代到來，將信息技術應用于事業單位的檔案管理中，可以由以往傳統的管理模式轉變為現代化管理模式，進而提高管理工作的質量與效率。本文主要圍繞信息技術在事業單位檔案管理工作中的實際應用展開探討，希望可以有效提高事業單位檔案管理的工作水平。

關鍵詞：信息技術;事業單位;檔案管理;實際應用

目前，應用信息技術已經成為推動經濟活動、服務社會生活的一項重要技能。信息技術的適用范圍相對較為廣泛，對于我國事業單位的檔案管理工作而言，應用信息技術是事業單位工作人員重點掌握的一項技術，對信息技術進行深層次學習，能夠在一定程度上適應技術革新的變化。在事業單位的檔案管理工作中應用信息技術，可以讓檔案管理工作更加系統化、高效化，進而保證我國事業單位可以穩定發展。

一、事業單位檔案管理工作應用信息技術的意義

事業單位作為從事教育、衛生、科技、文化與生產的一項社會服務組織，其目的是為社會提供各項服務，能夠有效推動我國社會的大力發展。

隨著新時期事業單位體制改革的持續深入，事業單位中的經濟活動與業務活動愈發廣泛，在實際生產經營活動中產生的數據呈現上升趨勢，使得事業單位檔案管理工作內容的復雜程度明顯增加，管理難度也越來越大。將信息技術應用于事業單位的檔案管理工作，可以為其提供較大的便利。以往的檔案管理工作，因為紙質文件在存放時容易受到破壞，如果出現損壞，其恢復難度會比較大，所以需要在文件裝訂、防潮等方面投入一定的人力、物力、財力。在信息技術的應用下，可以有效解決這些問題，通過對紙質檔案文件的數字化管理、整合，一方面能夠更好地對文件檔案進行保存，避免發生文件丟失與損害的現象，另一方面還可以降低檔案在管理時所耗費的成本。由此可見，在事業單位的檔案管理工作中應用信息技術有著十分重要的現實意義。

二、事業單位檔案管理應用信息技術的優勢

1.實現數據共享

信息技術可以在網絡平臺的基礎上實現數據信息的無障礙傳輸，保證各項信息資源間相互共享與流動。事業單位在信息技術的支撐下可以對檔案信息進行電子化處理，為檔案信息提供一定的便利條件。事業單位檔案管理的關鍵是對多元化數據資料予以存儲、運用，而信息技術可以為檔案的存儲與運用提供可靠的支撐，進一步實現信息共享?；诂F代化檔案管理實踐，檔案數據信息在事業單位中的價值開始逐漸顯現，只有將這些價值予以充分發揮，才能對數據信息進行讀取。因此，在事業單位檔案管理工作中應用信息技術頗為重要。

2.提高管理效率

事業單位檔案管理的工作量比較大，其工作任務較為繁重，需要處理多樣的數據信息，所以對數據信息進行處理時應對其進行有效的整理與分類，并高效率完成數據查詢，以此來充分滿足數據整理與存儲的要求。事業單位以往的檔案管理都是由人工進行操作，對信息處理的效率比較低，并且難以保證處理質量，出現諸多人為因素導致的誤差，對檔案管理工作的質量造成嚴重影響。將信息技術應用于事業單位檔案管理工作中，不僅可以提高管理效率，還能保證檔案管理的準確度，因此事業單位可以通過計算機技術與網絡技術完成人工操作難以進行的檔案處理工作，確保提升工作效率。

三、事業單位檔案管理工作應用信息技術的現狀

隨著我國信息技術的迅速發展，事業單位在檔案管理工作中都會應用信息技術，但是并沒有得到理想的應用效果，這是因為大部分事業單位在應用信息技術時存在諸多問題，難以讓信息技術在檔案管理方面充分發揮優勢，使得檔案管理的工作效率沒有顯著提升。

目前，事業單位檔案管理工作中應用信息技術主要存在以下幾個方面問題。

1.檔案管理信息化認知度不足

我國現代信息技術相對國外而言發展速度較快，但因為起步時間較晚，尚未構建出健全的運作框架與體系，使得事業單位將檔案管理與信息技術結合時會受到來自外部條件的限制，沒有完善的檔案管理體系與管理標準機制。我國事業單位中大多數從事檔案管理的工作人員都是以自身的工作經驗與已有的信息技術水平為主，導致檔案管理工作的質量與效率明顯降低，甚至會存在一定的主觀隨意性與波動性。造成這種問題的原因是因為事業單位對檔案管理的信息化認知程度不足，多數工作人員對計算機與管理系統過于依賴，并沒有從宏觀方面分析信息技術將會帶來的風險，一旦計算機與管理系統出現故障，無法正常運作時，就會發生檔案管理資料損壞或丟失的情況。

2.單位電子檔案缺少安全保障

隨著電子檔案的出現，在一定程度上彰顯事業單位的檔案管理工作正在朝著現代化方向發展，但由于目前電子檔案管理工作缺少一定的安全保障，難以充分體現檔案管理工作與信息技術互相融合的優勢，進而影響到檔案管理工作的質量與效率。事業單位中部分檔案管理人員只會使用計算機對文件檔案進行保存與使用，如果計算機遇到病毒入侵等各種故障，導致檔案資料丟失、損壞，就會對電子檔案的安全保障與穩定運行造成嚴重影響。此外，因為檔案管理人員的工作能力相對較差，缺少工作經驗，對檔案文件進行處理時并沒有做好歸檔、備份等工作，其檔案管理工作將會存在極大的盲目性、隨意性，令文件丟失的情況頻繁發生，檔案安全缺少足夠的保障。

3.缺乏高素質的管理隊伍

現階段，部分事業單位對于檔案管理工作的認識普遍停留在單純保管檔案即可，對于組建檔案管理人才隊伍的重視程度過于不足，其隊伍中缺少高素質的專業型人才，對事業單位檔案管理工作的高效開展造成一定的影響。不僅如此，許多事業單位對檔案管理人員進行招聘時，并沒有制定清晰的招聘標準，即使有的單位制定了相關標準，卻沒有在招聘過程中予以全面落實，導致招聘的檔案管理人員素質良莠不齊。除此之外，我國大部分事業單位沒有對檔案管理人才隊伍進行定期培訓，難以提高檔案管理人員自身的專業素養，對檔案管理工作的順利開展形成阻礙。

四、信息技術在事業單位檔案管理工作中的實際應用

事業單位檔案管理工作的管理性質比較強，同時帶有政治化色彩，其管理是通過有形的事務所產生的思維方式，管理模式則是一種知識性的無形產物。信息技術是以技術為基礎的無形產物，將信息技術與檔案管理相結合，形成一種理想化組成方式。

將信息技術應用于事業單位檔案管理工作中，可以實現管理工作的科學化，使管理效率與質量有所提高，并將信息服務予以優化，對以往傳統的管理模式進行優化，彰顯檔案管理工作的規范性與針對性，進而推動我國事業單位的長久發展。

1.應用信息技術開發檔案管理信息系統

事業單位檔案管理與常規意義中的信息管理有著極大的區別，傳統的信息系統只可以存儲信息，卻無法對專業的檔案進行分類、整理、開發等，要想實現這些方面，就需要信息系統的支撐。為了能夠讓信息技術在事業單位檔案管理工作中的應用價值最大化發揮，應該積極開發檔案管理信息系統，確保事業單位檔案管理工作的質量與效率。事業單位在應用信息技術時應在檔案管理信息技術的前提下進行信息系統的開發，以此來充分滿足檔案管理提出的綜合需求。首先，對于硬件系統建設而言，事業單位應該對檔案管理信息化系統建設時需要的網絡、計算機等相關設備予以全方位升級改造，落實安裝監控功能設備的房間，為專業化的信息系統建設奠定基礎。其次，對于軟件系統建設而言，事業單位應對軟件的調試、維護等方面加大重視，同時為其配備專業人員對相關軟件進行操作與管理。最后，對于專業化信息系統建設而言，應該在完成系統建設后進行相對完善的安全保障措施，借助信息技術具備的安全手段來保證檔案的完整度，并在第一時間做好信息系統發生故障的處理預案，防止出現檔案丟失的情況。

2.應用信息技術嚴格落實檔案管理體系

作為事業單位需要嚴格遵循《檔案法》的需求制定完善的檔案管理體系，并對檔案管理工作人員的培訓加以重視，幫助相關人員樹立檔案管理觀念。同時，將現代信息技術科學、合理地融入檔案管理體系中，對檔案管理人員的工作加以規范，促使檔案管理工作朝著標準化方向發展，實現事業單位檔案管理工作效率與質量的增強。事業單位通過對檔案管理體系的落實，不僅會讓檔案管理工作擁有極強的層次性，還能在出現問題的時候幫助工作人員找到問題源頭，以便于在第一時間采取解決措施，保證檔案管理工作可以順利進行。此外，事業單位應加大力度對檔案管理工作的監督，建立相對完善的考核機制，將工作人員的薪資待遇和檔案管理工作相聯系，以此來調動單位檔案管理工作人員的積極性，讓其以極高的熱情投入本職工作，進而提高單位檔案管理工作的質量。

3.應用信息技術對檔案信息進行備份儲存

事業單位進行檔案管理工作時應用信息技術，可以將以往的紙質檔案變為電子檔案，讓相關工作人員以機器掃描或者人工輸入的方式將檔案信息轉變為電子檔案，在計算機中記錄的同時進行云儲存與備份，防止出現檔案信息丟失的現象。通過信息技術對檔案信息進行云儲存與備份，能夠有效解決以往檔案在存儲中出現的問題，如占用空間面積大，促使我國事業單位檔案管理得到進步。另外，基于大數據時代，人們應用數據技術的方式愈發嫻熟，所以事業單位可以將大數據技術應用于檔案管理工作中，實現對檔案信息的數字化管理，讓工作人員將檔案信息轉變為數字檔案，并在云端進行備份，倘若檔案數據信息丟失，也可以從備份中找到丟失的部分，從而提高事業單位檔案管理工作的效率。

4.應用信息技術提高工作人員的信息素養

事業單位進行檔案管理工作時應用信息技術是現代化檔案管理提出的要求，也是一種必然趨勢，可以在一定程度上解放人力，保證檔案管理工作的質量與效率。但事實上，檔案管理工作的任務始終是落實在人身上，所以從事檔案管理的工作人員是否擁有較高的信息素養，是否可以靈活操作、運用信息技術，將會與檔案信息化建設有著密切的聯系。由此可見，提高檔案管理工作人員的信息素養尤為重要，事業單位應將實際情況作為切入點，增強檔案管理人員自身的專業素養，尤其是職業道德與專業技能，建立相對較為健全的培訓機制，提高工作人員的學習意識。除此之外，事業單位可以邀請專家為檔案管理工作人員進行信息技術操作的指導與示范，讓其可以將檔案管理工作與信息技術進行充分結合，從而保證信息化系統操作的規范性。

5.應用信息技術對檔案信息進行共享管理

現階段，我國信息技術的發展愈發成熟，信息技術中的關鍵內容就是“云技術”，目前已經廣泛應用于諸多領域中。基于科技的大力發展，一系列電子設備都擁有可以云端傳輸的接收口，所以在事業單位檔案管理工作中應用“云技術”極為重要。為了能夠真正實現檔案信息的共享管理，各級政府可以建立與之對應的檔案數據庫，對各項環節的檔案數據庫進行檢修與維護。與此同時，各地區事業單位可以根據政府建立的檔案數據信息庫對自有的數據庫予以維護，檔案管理者通過“云技術”的共享功能在單位內部實現檔案信息的共享，便于相關檔案信息可以在第一時間上傳到云端，防止因相關檔案信息在部門停留較長的時間而出現信息泄露的情況，進一步提高事業單位檔案管理的質量與效率。

6.合理應用計算機技術進行檔案管理工作

基于我國計算機技術發展成熟的大環境下，事業單位可以通過計算技術，對檔案管理工作予以精細化管理。目前，有諸多針對檔案管理所研發的計算機程序，檔案管理工作人員可以通過相關程序進行檔案管理工作，確保檔案管理工作的質量與效率有所提高。例如，計算機檢索程序，檔案管理工作人員通過該程序可以對檔案可能存有的錯誤進行系統性查找，之后通過相關程序加以修改。不僅如此，檔案管理者通過計算機檢索程序可以對某個人的檔案位置精確查找，在一定程度上提高工作效率，減輕對人工操作的依賴度。需要注意的是，有的檔案數據屬于機密信息，通過信息技術進行檔案管理工作時應及時做好檔案的保密工作，將檔案管理工作的責任落實到個人身上，增強相關工作人員的責任意識，以及對本職工作的謹慎態度，保證檔案管理的安全性，防止出現檔案數據泄露的情況。

五、結語

總而言之，事業單位檔案管理工作是推動單位可持續發展的關鍵部分，將信息技術合理應用于檔案管理工作中，對于應用信息技術出現的問題及時解決，確保信息技術可以在檔案管理工作中全面落實，使檔案管理工作的質量與效率得到最大限度地增強，促進事業單位的順利發展。

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（作者單位：單縣人力資源和社會保障局）

作者簡介：白辰（1989—），男，漢族，山東單縣人，本科，工程師，研究方向：檔案管理。