探究信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新

摘 要：信息化時(shí)代，檔案管理也出現(xiàn)了很多新特點(diǎn)、新變化，相關(guān)單位要想做好新時(shí)代檔案管理工作就必須要與時(shí)俱進(jìn)，以先進(jìn)有效的手段和策略來(lái)強(qiáng)化檔案管理工作，構(gòu)建行之有效的管理體系，以確保檔案管理的信息化、規(guī)范化、安全化發(fā)展。因此，結(jié)合信息時(shí)代特點(diǎn)、檔案管理需求等內(nèi)容來(lái)創(chuàng)新優(yōu)化管理工作已成為單位發(fā)展的必然之舉，也為發(fā)揮檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值、提高檔案管理工作的實(shí)際效益奠定可靠基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;創(chuàng)新

檔案作為重要的信息資源，在信息時(shí)代的利用價(jià)值越來(lái)越高，也越來(lái)越受到各單位的重視。單位利用信息技術(shù)不斷優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理模式，更新檔案管理層次，以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)來(lái)有效規(guī)劃?rùn)n案管理，構(gòu)建新時(shí)代新檔案，為單位實(shí)現(xiàn)發(fā)展升級(jí)提供重要推動(dòng)力。不過(guò)，檔案管理的創(chuàng)新并不簡(jiǎn)單，單位要正確認(rèn)識(shí)檔案管理信息化創(chuàng)新的價(jià)值，以有效管理來(lái)提升管理效率，促進(jìn)檔案管理事業(yè)良性發(fā)展。

一、信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

1.確保檔案管理的有序化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)單位檔案服務(wù)的升級(jí)

信息時(shí)代，檔案管理從紙質(zhì)化向電子化、數(shù)字化發(fā)展，內(nèi)容更加精準(zhǔn)、數(shù)量也更加龐大，在這種情況下，單位以信息技術(shù)來(lái)有效規(guī)劃?rùn)n案管理，創(chuàng)新管理模式，不僅能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有序、科學(xué)化管理，還能消除傳統(tǒng)檔案管理中的缺陷和不便之處，提高管理效益。在傳統(tǒng)管理模式中，管理人員很難在短時(shí)間內(nèi)找到想要的檔案，需要耗費(fèi)大量時(shí)間、人力進(jìn)行查找，對(duì)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展不利。檔案管理信息化不僅能在第一時(shí)間為單位提供檔案支持，還能夠?qū)n案管理內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)化，極大提高了檔案的查詢速度和效率。同時(shí)，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，很多單位都構(gòu)建了檔案管理專(zhuān)用數(shù)據(jù)庫(kù)，既為其有序化創(chuàng)新發(fā)展提供助力，也為提升單位檔案管理服務(wù)質(zhì)量提供保障。

2.有利于單位檔案資源共享，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展需求

檔案是單位發(fā)展中極為重要的信息資源，既包含了單位內(nèi)部資料，也為單位開(kāi)展外部活動(dòng)提供參考，是單位發(fā)展必不可少的資源。以信息化、數(shù)字化、自動(dòng)化來(lái)創(chuàng)新檔案管理是單位順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展需求的表現(xiàn)，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的最大化價(jià)值有積極推動(dòng)作用。同時(shí)，利用信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理還能實(shí)現(xiàn)檔案信息與原始載體的有效分離，確保工作人員能隨時(shí)隨地獲取共享資源，提高對(duì)檔案信息的利用率。不僅如此，進(jìn)入新時(shí)代，隨著大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的進(jìn)一步應(yīng)用，單位對(duì)檔案管理的要求也越來(lái)越高，相關(guān)工作人員必須要及時(shí)應(yīng)對(duì)信息時(shí)代下的檔案管理趨勢(shì)，更新管理理念，以發(fā)展的眼光看待檔案管理創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展。

3.有利于發(fā)揮檔案信息資源優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)單位良性發(fā)展

信息時(shí)代，檔案管理出現(xiàn)很多新的發(fā)展特點(diǎn)，不僅更加高效、全面，對(duì)信息的管控也更加及時(shí)。單位在全面優(yōu)化檔案管理、創(chuàng)新工作之時(shí)，會(huì)對(duì)現(xiàn)有信息資源進(jìn)行整合重組，讓所有檔案資源在確保安全的情況下得到有效管控，提高其運(yùn)用率和服務(wù)效率。同時(shí)，隨著信息大爆炸時(shí)代的到來(lái)，單位獲取的信息數(shù)量越來(lái)越多，為更好地提取信息資源，充分利用其價(jià)值，單位只有不斷優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理工作才能體驗(yàn)更多的數(shù)據(jù)應(yīng)用價(jià)值，才能避免數(shù)據(jù)資源因殘缺而導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)人在決策上出現(xiàn)問(wèn)題，才能及時(shí)獲取信息資源，有效處理歸檔，最終形成可供查閱、分析、參考的檔案資源。

二、信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新中存在的問(wèn)題

1.缺乏有效參考標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)創(chuàng)新認(rèn)知度不高

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理能讓單位在創(chuàng)新檔案管理過(guò)程中有一定的目標(biāo)性和方向性，確保檔案管理創(chuàng)新的實(shí)效性。但當(dāng)前，部分單位在創(chuàng)新過(guò)程中面臨沒(méi)有有效參考標(biāo)準(zhǔn)的尷尬境地，大部分都是摸石頭過(guò)河，自己探索創(chuàng)新路徑、積累經(jīng)驗(yàn)。這樣很容易導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行信息化管理時(shí)難以在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，不得不返工或采取其他方法進(jìn)行彌補(bǔ)，不僅浪費(fèi)時(shí)間、人力，同時(shí)也極容易打擊工作人員的信心，使其對(duì)創(chuàng)新檔案管理工作產(chǎn)生消極情緒，最終導(dǎo)致檔案管理創(chuàng)新難以在短時(shí)間內(nèi)完成，影響單位使用和發(fā)展。同時(shí)，部分單位對(duì)創(chuàng)新檔案管理的重要性也存在認(rèn)知不足的現(xiàn)象，特別是一些資歷較老的工作人員，因已形成思維定式，不愿創(chuàng)新管理模式。再加上部分單位并未設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，在創(chuàng)新管理過(guò)程中也是單位內(nèi)部員工按照以往經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行管理操作，導(dǎo)致工作信息化低、內(nèi)容混亂，難以充分發(fā)揮其價(jià)值，最終導(dǎo)致員工對(duì)其產(chǎn)生誤解，影響創(chuàng)新進(jìn)度。

2.管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足，難為創(chuàng)新提供有效助力

信息時(shí)代在對(duì)檔案管理工作提出新要求的同時(shí)，也對(duì)管理人員提出了新要求，工作人員必須要掌握相應(yīng)的技術(shù)素養(yǎng)和知識(shí)儲(chǔ)備才能有效進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，才能更好地提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。但就當(dāng)前情況來(lái)看，一些單位的檔案管理人員并非專(zhuān)業(yè)人士，不僅知識(shí)結(jié)構(gòu)、儲(chǔ)備落后，專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)也遠(yuǎn)達(dá)不到信息化管理的水平，因此無(wú)法推動(dòng)該領(lǐng)域的有效創(chuàng)新。除此之外，單位對(duì)管理人員的簡(jiǎn)單培訓(xùn)也是其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足的原因之一。因無(wú)法深層次掌握信息技術(shù)，對(duì)檔案的管理和應(yīng)用不熟練，難以有效融合信息技術(shù)與檔案管理，因此在創(chuàng)新檔案管理之時(shí)無(wú)法對(duì)其進(jìn)行有價(jià)值的挖掘和深入開(kāi)發(fā)，自然就很難滿足檔案管理信息化創(chuàng)新的需求。

3.信息化設(shè)備不完善，技術(shù)受限，經(jīng)費(fèi)不足

信息化時(shí)代，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展面臨許多挑戰(zhàn)，特別是信息安全問(wèn)題更是成為制約檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展的重要因素。單位檔案管理的信息安全問(wèn)題一般體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是信息安全，即檔案信息的安全性。傳統(tǒng)的檔案管理雖然提取不易，但想要盜取也存在很大難度，而信息化檔案不同，它主要以數(shù)字化、信息化存在，提取十分簡(jiǎn)單。檔案信息一旦泄露將會(huì)對(duì)單位造成不可估量的損害，影響極大;二是檔案管理軟件方面的問(wèn)題。一般來(lái)講，單位在選取檔案管理軟件時(shí)都會(huì)選擇正規(guī)公司，但即使是正規(guī)軟件公司在信息技術(shù)領(lǐng)域也存在不同技術(shù)水平，再加上使用過(guò)程中無(wú)標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，統(tǒng)一管理難度極大;三是自我防護(hù)安全能力不足。網(wǎng)絡(luò)黑客是威脅檔案信息化管理創(chuàng)新的重要因素之一，部分單位因?qū)π畔踩浖私獠欢啵x用的殺毒和防護(hù)軟件無(wú)法攔截所有病毒，留下安全隱患。同時(shí)，也有部分單位貪圖便宜會(huì)選擇價(jià)格便宜的殺毒軟件，給黑客留下可乘之機(jī)，影響檔案管理信息化的安全性。另外，檔案管理信息化創(chuàng)新前期需要投入較多資金和人力予以支持，而部分單位在檔案管理部門(mén)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算并不多，導(dǎo)致檔案管理人員在實(shí)際操作中受到掣肘，影響創(chuàng)新進(jìn)度。

三、信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的有效策略

1.科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理部門(mén)，提高員工對(duì)檔案管理創(chuàng)新的重視

單位想要進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展，先要確定檔案管理信息化工作的地位，要讓所有員工充分意識(shí)到檔案管理創(chuàng)新的必要性和重要性，為其構(gòu)建合理、科學(xué)的規(guī)劃，為檔案管理事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供方向。科學(xué)、合理的檔案管理部門(mén)規(guī)劃還能進(jìn)一步調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，使其從根本上加強(qiáng)對(duì)創(chuàng)新工作的重視。同時(shí)，單位在制定檔案管理部門(mén)規(guī)劃之時(shí)要做好調(diào)研，因地制宜、有針對(duì)性地提出解決策略，確保檔案管理創(chuàng)新的有效發(fā)展。例如，在建立檔案管理信息化過(guò)程中會(huì)涉及數(shù)字化、硬件購(gòu)置、軟件、管理流程標(biāo)準(zhǔn)化等問(wèn)題，單位負(fù)責(zé)人要明確規(guī)劃目標(biāo)，以調(diào)研實(shí)況為依據(jù)充分考慮單位內(nèi)外環(huán)境發(fā)展現(xiàn)狀，確定所規(guī)劃的可行性和科學(xué)性。同時(shí)，檔案管理負(fù)責(zé)人也要明確檔案管理創(chuàng)新工作非一朝一夕就能完成，需要在總目標(biāo)的基礎(chǔ)上進(jìn)行細(xì)化、分解，以各個(gè)階段小目標(biāo)來(lái)促進(jìn)員工腳踏實(shí)地地完成相關(guān)任務(wù)，穩(wěn)步推進(jìn)創(chuàng)新工作。在制定部門(mén)規(guī)劃時(shí)，單位還可以借鑒其他單位的信息化、數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化對(duì)該部門(mén)的資源建設(shè)，總結(jié)和改進(jìn)前期成果，制定符合信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新的管理流程，推進(jìn)工作高效發(fā)展。

2.更新觀念，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，為創(chuàng)新奠定意識(shí)基礎(chǔ)

檔案管理創(chuàng)新意識(shí)對(duì)推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新有積極促進(jìn)作用，并對(duì)工作的進(jìn)度會(huì)產(chǎn)生決定性影響。單位在探索信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新路徑之時(shí)，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理創(chuàng)新的宣傳，要讓員工改變舊觀念，樹(shù)立全新的檔案管理理念，為創(chuàng)新工作的順利展開(kāi)奠定意識(shí)基礎(chǔ)。期間，單位要注意對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和綜合能力的有效把握，要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上盡可能地做到人盡其才，讓管理人員從意識(shí)上認(rèn)識(shí)到檔案管理創(chuàng)新并不是簡(jiǎn)單地整理文檔資料，而是利用信息技術(shù)對(duì)現(xiàn)有信息資源進(jìn)行有效整合與優(yōu)化，以信息化、數(shù)字化形式提高該部門(mén)創(chuàng)新發(fā)展。同時(shí)，單位也要緊扣時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)和大眾需求，以多渠道模式來(lái)培養(yǎng)和提升管理人員的意識(shí)和觀念，如在培養(yǎng)員工創(chuàng)新意識(shí)期間，單位可以利用微信、公司官網(wǎng)、微博等平臺(tái)來(lái)加大宣傳力度，提高員工對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)與檔案管理融合的優(yōu)勢(shì)認(rèn)知，使其具備現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化知識(shí)基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)信息資源利用最大化、檔案資源共享最優(yōu)化奠定基礎(chǔ)。

3.提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，為該部門(mén)注入新鮮血液

信息時(shí)代創(chuàng)新檔案管理必須要由高素質(zhì)人才來(lái)完成，這樣才能確保創(chuàng)新實(shí)效性，才能讓眾人真正看到檔案管理信息化的價(jià)值。單位在積極探索創(chuàng)新之路時(shí)要明確對(duì)管理人員的素質(zhì)要求，確保其具備一定的檔案管理基礎(chǔ)技能和信息技術(shù)運(yùn)用技能，要滿足數(shù)字化檔案管理操作需求，確保操作流程專(zhuān)業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)此，相關(guān)單位在人才培養(yǎng)方面要注重內(nèi)外兼修的原則，以內(nèi)部自主培養(yǎng)，外部積極引入的策略來(lái)激活本部門(mén)活力，為部門(mén)注入更多新鮮血液，以推動(dòng)該部門(mén)有效創(chuàng)新發(fā)展。一方面，單位可以組織基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，提高員工對(duì)檔案管理基礎(chǔ)概念和工作意義的認(rèn)知，提升其對(duì)法律法規(guī)的了解，為其全方位學(xué)習(xí)和領(lǐng)悟檔案管理創(chuàng)新工作奠定基礎(chǔ)。另一方面，可以組織該部門(mén)員工到其他單位學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，培養(yǎng)其終身學(xué)習(xí)的理念和危機(jī)意識(shí)，激發(fā)其自主學(xué)習(xí)意識(shí)，使其能緊跟時(shí)代步伐，與時(shí)俱進(jìn)，砥礪前行。此外，單位也要加大對(duì)外來(lái)優(yōu)秀人才招聘的資金投入，要吸引更多高、精、專(zhuān)人才來(lái)單位工作，激活檔案管理創(chuàng)新思路，推動(dòng)其有效創(chuàng)新發(fā)展。不過(guò)，在此過(guò)程中，單位還要注意檔案部門(mén)的“去老齡化”，以往很多人都將檔案管理部門(mén)當(dāng)作是養(yǎng)老部門(mén)，認(rèn)為只有年老或者是能力不行的人才會(huì)到該部門(mén)工作。這種舊現(xiàn)象、舊思想對(duì)信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展大為不利，單位要根據(jù)當(dāng)前工作需要，有機(jī)平衡該部門(mén)人員年齡結(jié)構(gòu)，以逐步年輕化的方式來(lái)完善檔案管理隊(duì)伍，增強(qiáng)檔案管理事業(yè)年輕化和活力，推動(dòng)其積極發(fā)展。

4.加快單位信息化建設(shè)，創(chuàng)造信息化創(chuàng)新大環(huán)境

信息時(shí)代，單位要綜合市場(chǎng)發(fā)展實(shí)況，以信息技術(shù)為助力推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程，為檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)良好環(huán)境。首先，相關(guān)單位要適當(dāng)增加對(duì)檔案管理部門(mén)的基礎(chǔ)設(shè)施投入，以充足的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)來(lái)構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系，確保管理人員在創(chuàng)新工作中能有足夠的設(shè)備進(jìn)行實(shí)踐操作。其次，單位還要結(jié)合自身發(fā)展需求，以單位戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)為參考構(gòu)建符合本單位發(fā)展需求的檔案管理信息化系統(tǒng)。檔案管理部門(mén)人員利用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，將實(shí)物檔案轉(zhuǎn)化為電子化檔案，以互通互聯(lián)、電子定位的方式來(lái)組建檔案智能服務(wù)體系，提高對(duì)檔案資源的有效提取和利用，增強(qiáng)對(duì)檔案的信息化創(chuàng)新發(fā)展。最后，單位可以構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一化檔案管理系統(tǒng)，以系統(tǒng)化、綜合化規(guī)劃來(lái)統(tǒng)籌管理和應(yīng)用，同時(shí)還可以構(gòu)建一個(gè)獨(dú)立于檔案管理總系統(tǒng)之外的分系統(tǒng)，利用權(quán)限設(shè)置等方式進(jìn)行有條件的信息資源共享，方便員工查詢、提交資料，為構(gòu)建信息化檔案管理創(chuàng)造有利條件。

5.制定完善的檔案管理制度，拓展其廣度和深度

信息化時(shí)代，單位對(duì)信息資料的處理量也大幅度增加，管理難度也越來(lái)越高。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人要積極創(chuàng)新管理體系和制度，以有效提升管理質(zhì)量和效率，確保創(chuàng)新實(shí)效性。首先，檔案管理部門(mén)要制定行之有效的管理制度，要以相關(guān)法律法規(guī)為范本，以責(zé)任制來(lái)確保檔案管理的安全。同時(shí)，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人員要合理規(guī)劃創(chuàng)新目標(biāo)和任務(wù)，要知人善用、人盡其才，盡可能讓每一個(gè)員工在崗位上都發(fā)光發(fā)熱，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，提高創(chuàng)新管理效果。其次，單位要重視對(duì)檔案管理創(chuàng)新工作進(jìn)度的管理，要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)信息存儲(chǔ)和保管安全性的重視，以云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理信息化的相關(guān)操作，降低員工工作量，提高其工作效率和質(zhì)量。部門(mén)負(fù)責(zé)人要制定合理的獎(jiǎng)懲制度，避免“大鍋飯”現(xiàn)象，確保檔案無(wú)遺漏、精準(zhǔn)紀(jì)實(shí)，避免因工作人員人為失誤導(dǎo)致檔案信息資源失去參考價(jià)值。同時(shí)，單位要制定合理考核指標(biāo)，優(yōu)化考核形式，完善職業(yè)晉升機(jī)制，讓員工能看到本部門(mén)職業(yè)成長(zhǎng)的希望。此外，單位還要加大對(duì)該部門(mén)的管理監(jiān)督力度，要以嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制來(lái)約束員工行為，做到有功就賞、有過(guò)則罰，賞罰分明，營(yíng)造出能激發(fā)員工創(chuàng)新內(nèi)動(dòng)力的氛圍，提高其工作積極性。檔案管理部門(mén)人員也要時(shí)刻牢記自己的使命，不忘初心，投入檔案管理創(chuàng)新工作中，以踏實(shí)求真的態(tài)度完成工作，推動(dòng)本部門(mén)創(chuàng)新發(fā)展。在制定管理制度過(guò)程中，單位還可以聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士或與其他單位進(jìn)行溝通交流，明確檔案管理創(chuàng)新思路，形成大數(shù)據(jù)、信息化管理思維，為做好檔案管理創(chuàng)新奠定可靠基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代，檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展對(duì)單位的發(fā)展有不可取代的作用，其不僅能有效提升單位的競(jìng)爭(zhēng)力，還能強(qiáng)化其檔案管理規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)信息資源價(jià)值利用最大化。單位要從多個(gè)角度積極探索創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)的策略，強(qiáng)化其安全性，提高其信息化管理水平，為單位運(yùn)用決策的準(zhǔn)確性、科學(xué)性提供有效參考。

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（作者單位：菏澤市廣播電視臺(tái)）

作者簡(jiǎn)介：丁冬（1980—），女，漢族，山東曹縣人，文學(xué)學(xué)士，中級(jí)，館員，研究方向：檔案管理。