精益化管理在醫院檔案管理中的應用研究

楊杰

摘 要：醫院檔案管理可以為醫院診療活動、學術交流活動、行政管理提供一些基本信息交流渠道和參考資料。與此同時，醫生和患者面對這些醫療檔案，能夠在文本閱讀中和膠片資料獲取中建立對醫院的信任感。它是醫院實力的一種文本記載，是醫院診療成果的一種有效記錄。醫院檔案管理是醫院行政部負責的一項工作內容，在傳統醫院檔案管理中，隨著醫療水平提高和檔案管理科學化、規范化要求，傳統管理方式并不能適應醫院的高速發展，所以針對這種情況，醫療行業提出精益化檔案管理需求，這種精益化管理模式可以取得良好工作效率，降低管理成本。本文根據上述提出相關性研究，為同行業者提供一些意見和參考。

關鍵詞：精益管理;醫院檔案管理;應用研究

精益化管理模式的引用是時代發展要求，傳統醫院檔案管理模式已經不能滿足醫院發展需求，只有不斷創新管理模式與方式，才能真正加強醫院檔案管理，以此提高檔案管理水平。

這就需要相關醫療人員能夠重視醫院檔案管理工作，并且對精益化管理模式有一定了解，同時能夠掌握這種方法，對其進行合理引用，進而提高檔案資料的利用率，使得檔案管理工作能夠更加細致，避免發生一些不必要問題，同時還能不斷完善醫院的基礎設施建設，有助于促進醫療行業更好發展。

一、精益化管理的概念和實際應用意義

精益化管理概念最先來源于日本豐田公司。眾所周知，豐田公司以從事汽車生產活動為主要生產內容，在汽車生產環節中涉及很多零碎生產環節，一輛汽車從零部件的產生到配套整裝，需要經歷100多道工序，所以這個過程中每一個環節都需要成本投入。

因此，一輛汽車最終價值是由很多因素決定的。豐田公司為了降低生產環節中的成本投入，提出減少非價值環節的精益化管理要求。對于汽車生產環節中不必要活動、價值比較低的活動和環節進行取消和縮減，這不僅從源頭上杜絕資源浪費，提高工作效率，降低生產成本，增加經濟效益。所以，這種經濟管理模式日漸被其他行業采納。在醫院檔案管理中采用精細化管理，能夠提高檔案管理質量，能夠給檔案管理各個環節實行成本縮減，最大程度上降低管理的反復性、復雜性和高難度性，給醫療活動、行政管理帶來很大便捷。精細化管理在醫院檔案管理中具有重大的戰略意義和實際應用意義。

醫院檔案是醫院日常醫療工作記錄，在醫療檔案的建立、歸檔、調取、借閱過程中，醫生可以隨時抽取檔案，進行醫療參考，避免了診療過程中的重復思考、重復診斷。所以，醫療檔案管理是醫生的第二大腦，是醫生得以順利進行診療活動的參考和依據。相關行政管理人員應該積極重視醫院的檔案管理，通過影音、光盤、紙質媒介為載體，進行不同介質資料的存儲和保存。檔案管理是醫院維護自身利益、實行內部管理優化、實行外部溝通的重要因素和重要環節。

二、傳統醫院檔案管理的問題分析

1.管理人員認識不足

現在很多醫院之所以對檔案管理工作不重視，是因為對檔案法認識不足，所以才會在檔案管理工作中出現態度漠視現象。很多醫院管理干部、教研人員和醫生檔案法制觀念都比較淺顯。

甚至很大一部分人不知道《檔案法》的基本精神和基本內容，缺乏歸檔、立卷、整理、借閱、銷毀等流程性的認識，缺乏日常中信息歸檔的自覺性和體察性，因此，造成這種現象是因為檔案法宣傳不到位，只有在醫院管理層和基層大力宣傳《檔案法》，才能不斷提高檔案管理的重要性，促進醫院行政管理中檔案工作的效率。

2.管理機制和管理制度不健全

很多醫院在檔案管理建設這一方面沒有得到領導層的足夠重視，因此領導層沒有指揮建立完整的檔案管理制度，沒有把檔案管理放到一定戰略層面，導致管理檔案工作出現混亂局面，增加了日常診療服務的參考難度和醫學研究的歷史參照難度，阻礙醫院正常運轉和運行，影響醫療水平的發揮和管理水平的完善。

而且在此過程中，管理制度缺失讓工作人員工作態度不積極，導致檔案遺失、檔案錯誤歸檔等問題頻繁出現。這種混亂的管理局面，最終導致工作效率降低，管理成本增加，同時也影響醫院的對外形象，影響醫院日常文書歸檔工作和重要歷史資料的存檔工作。

3.管理人員素質不高、業務能力不強

除了管理制度的缺失，檔案管理人員的管理水平也不是很高。一方面，雖然醫院對醫生的資源挖掘比較重視，但是卻輕視行政管理人員的素質，認為行政管理只是醫院的一個后勤部門，甚至有的醫院對于后勤管理部門采取放任態度，所以在這部分人員錄用時就沒有采取標準化錄用程序，也沒有聘用一些高素質人才進行醫院的檔案管理。

另外一方面，針對現有檔案管理人員沒有進行針對性培訓，所面臨的學習機會比較少，所以就不能在工作中有所積累和提升。很多管理人員在日常工作實施中是憑借以往的經驗，然而醫療技術在日新月異，傳統經驗并不能滿足日益發展的醫療技術需求。

另外，這部分管理人員在管理工作中缺乏一定的管理標準及管理模式，使檔案出現隨意亂放、粗放式管理。管理內容雜亂無章，寬泛無序。這些管理人員并沒有按照相關章程進行檔案分類管理，造成管理形式雜亂，主次不分，很難進行歸卷、立檔。

4.檔案管理模式分散、不安全、不完整

在傳統醫院檔案管理模式中，采用的是粗放式管理模式，而且管理方式比較分散，每一個涉及科室都有自己的檔案管理，這種資源分散造成人力及物力的資源浪費，而且在空間管理上也形成檔案資料管理不集中化，不利于檔案的完整和安全，管理層人員對于這種信息的分散管理并不重視，導致檔案的粗放式管理模式不斷傳承，造成后續工作改進和改良的困難。

另外，管理內容也出現了一些問題：內容不清晰、范圍不明確。醫院檔案管理需要分門別類，因為醫院檔案管理是一個集合公益醫療、效益醫療診斷和行政管理的多方面檔案，而且隨著時代發展，傳統文書檔案逐漸發展到科研檔案的集成，其重要性越來越高。但是檔案管理員面對日益豐富的醫院檔案，沒有做到內容清晰界定和分類，沒有做到管理范圍最大化，所以導致在檔案管理中出現很多漏洞和遺漏。

5.檔案管理的信息化進度緩慢

進入21世紀的信息時代，以信息化和數字化為時代背景，很多醫院檔案管理還處于傳統的紙制管理模式，沒有進行電子化運作，相關負責人員和管理人員忽視檔案管理的信息化進程，導致檔案管理跟不上醫院的整體前進步伐，這會導致醫生在查閱資料時出現信息阻礙問題，所以在醫院的日常診療管理中，應該重視檔案管理的信息化水平，促進檔案資料管理的電子化和數字化。有效利用信息化優勢整合檔案管理資源，從整體上提升醫院檔案管理的信息化進程。但從目前來看，大部分醫院的信息化建設還處在起步階段，沒有形成有效的運行機制，在管理制度上也沒有植入信息化內容，這些都是醫院檔案管理的信息化缺失，應該引起管理層高度重視。

三、醫院檔案管理的精益化建設策略

1.建立領導層精益化管理理念

對于如何在醫院管理層和基層員工建立精益化的管理思想、管理理念和管理意識，第一是在管理層把精益化管理思想放在重要的戰略地位。對于管理層人員來說，要明確精益化管理的持續性效果，就必須創造更多價值、節省成本、提高效益、促進資源使用率。在規章管理制度中，要確認檔案歸檔流程，例如在收集信息、立檔和歸檔過程中，要明確精益化管理思想，盡量減少流程并擴大每個環節的精益化。與此同時，要明確基層人員的管理思想，促進精益化管理理念的形成，杜絕事小事微而不進行精益化管理的負面思想，從制度和理念上體現精益化管理的細節化、精心化，促進精品檔案管理模式的形成，要全員倡導檔案管理工作思想，鼓勵員工從點滴做起，不斷完善檔案管理工作。

2.注意歸檔范圍，建立基層精益化管理理念

我們需要在基層明確檔案管理意識，使基層員工充分意識到醫院的檔案價值，它能夠帶來強大的經濟效益和社會效益。明確這一點，基層人員才能積極參與檔案管理工作，注意保存、收集各種資料，并且積極把這些檔案移交到醫院的中心檔案室。

對于基層員工來說，要緊跟時代和技術進步，及時改變傳統工作模式，積極同各部門主動協調、主動溝通、開拓進取、努力當先，不斷鼓勵自己，明確自己的崗位職責，根據上層規章制度，建立收集、立檔、歸檔、存檔等安全意識，保護好醫院重要的精神財產。這部分精神財產是醫院的重要歷史證據和日常工作資料依據。所以，基層檔案管理人員要按照檔案管理要求，展開重點項目跟蹤，有效收集重點檔案材料，避免重要材料丟失。

同時，要在工作中樹立“點面結合”的工作意識，對重點資料予以重點保護，對于日常檔案業務資料要進行規范化存儲，對于如何促進醫院檔案管理的全面性和完整性，要及時建立信息化管理制度和管理應用模式，建立信息安全保障體系，通過局域網建設，利用電子化技術和數字化技術進行收集檔案、整理檔案，完善檔案的上傳下達機制，保障檔案安全，提高檔案管理和收集的速度和效率。

3.建立檔案收集和整理流程，促進精益化理念實施

建立精益化醫院檔案管理模式，最重要的就是提升醫院檔案管理效率，通過精細化管理模式，能夠改進傳統工作的不足，能夠在細節問題上使醫院檔案管理工作進入程式化，能夠最大程度發揮精益化管理的核心思想。所以，基層檔案管理人員要注意醫院的實際情況，對醫院的醫療工作進行密切跟蹤，對各種資料的產生進行細致的收集與整理，提高立檔和建檔的效率，提高歸檔的安全性和高效性，這里有利于保護檔案的整體科學化、規范化和完整性。具體而言，就是指檔案管理人員首先應該根據檔案的重要程度進行分門別類，保證分類的標準要清晰、內容要明確，同時要對整個立檔、建檔、歸檔工作進行詳細的記錄，通過建立流程化的管理，可以降低檔案的管理難度，有利于促進檔案管理的細致化和條理性。

4.建立精益化檔案管理制度

醫院檔案管理制度的完善是提高醫院檔案管理效率的前提。為了滿足當今時代背景下醫院的發展需求，提高醫院管理水平，就要重視醫院檔案管理制度建設。精益化管理應用于醫院檔案制度建設中，不僅能夠提高醫院檔案管理效率，同時有利于醫院整體水平提高。醫院相關負責人要對醫院檔案管理制度進行完善，保證檔案管理有效性。應該從規章與規則方面建立整個檔案管理的流程化標準和指導思想，才能提高檔案管理水平與質量，真正發揮精益化醫院檔案管理效用。所以涉及檔案管理的各個部門，要想合理運用精益化醫院檔案管理模式，就要首先對各個環節進行細致溝通，再和各個部門的具體需求進行溝通，確認細致的檔案條例，劃分職責范圍。

5.建立評價機制，提高精細化管理水平

精益化管理內容是促進檔案管理有效性的重要途徑，可以通過評價機制引入來提高精細化管理水平。在評價機制的建立過程中，首先確保整個評價內容要科學規范，要針對管理各個環節進行細分性評價，不能采用一刀切的評價方式，也不能針對精益化管理模式的運行結果，采用領導層單方面意見。評價機制要根據基層信息反饋和整個精益化流程管理的實際效率進行，要將日常評價內容與管理人員的管理技能、醫務技能和職業素養等相關聯，并針對工作人員的臨場應變能力進行考核。

例如管理人員是如何針對不同情況，對醫院檔案進行整理和歸檔，對于一些重大事件和突發事件立檔、建檔和歸檔工作，管理人員是如何進行應急處理的。以上各個評價維度都可以有效促進檔案管理工作的高效化運轉，提高評價的準確性和科學性。促進檔案管理工作的有效進行。只有評價機制建立之后，才能夠督促檔案管理人員進行不斷改良工作方法，提升工作效率，強化工作意識，提升崗位職責和工作態度。

綜上所述，醫院檔案管理工作內容比較細致細碎、龐大龐雜，工作內容需要考驗管理人員的綜合素質，所以它是醫院各項工作中比較重要的一個環節。在傳統的醫院檔案管理工作中，雖然檔案管理也是一個工作重點，但是，畢竟管理模式和管理方法比較落后，從而檔案管理效率一直不高，也得不到領導層重視。在傳統工作模式下，檔案工作人員每天工作量較很大，工作結果卻不盡如人意，在很大程度上打擊了檔案人員管理工作積極性，最終導致檔案管理結果得不到優化，得不到提升，大量消耗人力、物力和財力。

因此，如何轉變傳統管理模式和管理理念就成了醫院檔案管理工作中的重點。而精益化管理模式的引入正好滿足這個需求，通過引入科學的精益化管理模式，不僅從制度上建立了標準化流程體系。還能使歸檔效率得到進一步提升，使醫院整體管理水平得到有效保障，不但提高醫生工作的質量和工作效率，而且對于醫院名譽和影響力、經濟效益和社會效益都會有所提升。

參考文獻：

[1]李進鵬.精益管理在醫院檔案管理中的應用分析[J].糖尿病天地·教育（上旬），2020

[2]宮汝薇.精益管理在醫院檔案管理中應用實踐探討[J].山西青年，2020

[3]王芳芳.醫院檔案管理中精益管理的運用實踐微探[J].中國保健營養，2019

（作者單位：黔南布依族苗族自治州人民醫院）