醫院人事檔案管理工作方法探討

馮赫

【摘 要】人事檔案管理是公立醫院人力資源管理工作的重要組成部分，真實、完整的人事檔案不僅是人才隊伍建設的評價標準，也是人才引進、干部選拔任用的重要依據，在機關事業單位工資制度改革、養老保險改革中發揮了重要作用。本文主要針對目前部分公立醫院人事檔案管理工作中存在的問題，提出針對性改進建議，認為醫院應從加強組織領導、建立健全規章制度和工作機制、打牢人事檔案工作基礎、穩步推進信息化建設、重視檔案管理人員的選拔和培養等方面入手，全面提升人事檔案管理工作質量，從而實現提高醫院人力資源管理水平的目的，進而促進醫院高質量發展。

【關鍵詞】醫院人事檔案管理；信息化建設；人力資源管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：B 文章編號：1004-4949（2022）19-0090-04

Discussion on Hospital Personnel File Management Methods

FENG He

（Department of Human Resources， Beijing Maternity Hospital， Capital Medical University， Beijing 100026， China）

【Abstract】Personnel file management is an important part of human resource management in public hospitals. A true and complete personnel file is not only an evaluation standard for the construction of talent teams， but also an important basis for the introduction of talents and the selection and appointment of cadres， and plays an important role in the reform of the salary system and pension insurance of public institutions. This paper mainly aims at the problems existing in the management of personnel files in some public hospitals， and puts forward some suggestions for improvement. It is believed that the hospital should strengthen the organization and leadership， establish and improve the rules and regulations and working mechanism， lay a solid foundation for the work of personnel files， steadily promote the construction of information technology， and attach importance to the selection and training of file managers， so as to comprehensively improve the quality of personnel file management， so as to achieve the purpose of improving the level of human resource management in hospitals， and then promote the high-quality development of hospitals.

【Key words】Hospital personnel file management； Information construction； Human resources management

人事檔案管理是公立醫院組織與人力資源管理的基礎性工作，也是醫院人力資源管理工作的重要組成部分。醫院人事檔案管理在一定程度上能反映醫院醫療人員的專業能力與職業素養。不斷完善并改進人事檔案管理相關制度，提升相關工作人員能力，可推動醫院更好的發展[1，2]。本文在明確人事檔案管理意義基礎上，從重視程度、管理模式等方面提出當前醫院人事檔案管理存在的問題，建議通過加強組織領導來提高醫院檔案管理工作的政治責任感和使命感，健全人事檔案規章制度和工作機制，打牢人事檔案工作基礎，提高人員業務能力，穩步推進人事檔案信息化建設，以逐步提升醫院人事檔案管理工作質量和效率，充分發揮人事檔案管理優勢，為醫院在人才選拔和使用、干部任免等方面提供準確重要的參考依據，從而優化醫院人力資源管理，推動醫院高質量發展。

1 人事檔案管理在醫院管理中的重要性與必要性

1.1 為醫院人才隊伍建設提供科學合理的評價標準 人事檔案是職工個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現和工作實績的真實記錄，是全面考察了解與正確選拔使用人才的重要依據。在醫院選拔人才與專業技術人才隊伍建設過程中，人事檔案可為其提供相關評價標準。以人事檔案材料為依據，醫院通過對擬選拔或培養人才的學歷背景、工作經歷、專業技術水平等方面進行客觀評估，有助于做出科學、合理、準確的遴選。

1.2 為醫院擬提拔任用干部、交流任職干部提供專項審核保障 人事檔案工作既能充分反映人事檔案制度改革成果，也有利于形成正確用人導向，加強對干部的管理監督，促進各項改革措施的貫徹落實。干部工作的基礎是考察，根本任務是知人善任、量才錄用，而善任的前提為知人，查閱干部人事檔案是考察、了解人的重要渠道之一。檔案是歷史的記錄，材料的形成多數是當事人的手跡，并經人事檔案管理部門的鑒別、整理，剔除了虛假不實和錯誤的材料，人事檔案可為組織提供權威性材料。《干部人事檔案工作條例》[3]中明確指出，干部人事檔案是教育培養、選拔任用、監管管理干部的重要基礎。公立醫院人事檔案涵蓋了學習、工作、思想狀況，是干部政治品質、業務能力、職業道德和廉潔自律情況的全面體現，應遵循“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”原則，為醫院選拔任用干部、交流任職干部提供重要依據，同時也為醫院嚴把選人、用人關[4]。

1.3 為醫院擬接收新入職干部、軍隊轉業干部提供政審保障 現代醫院發展以人才管理為核心，特別是高層次人才，醫院發展建設需要人才支持，因此醫院離不開公開招聘引進吸納優秀人才。同時，公立醫院接收軍隊轉業干部也是一項政策指令性工作，每年需要按時完成。醫院在擬接收公開招聘新入職干部和軍隊轉業干部時，需提前審閱檔案，核查其個人檔案的真實性、完整性，確保擬接收人員符合錄入條件之后，方可正式辦理入職手續。依據檔案專項審核工作要求，凡新進入專項審核必審范圍內的人員，未進行過專項審核的，要在接到檔案后的規定時間內完成專項審核。

1.4 為醫院工資和養老保險改革、職稱晉升等多方面人事工作提供有力支持 加強人事檔案工作是深化干部人事制度改革的現實要求。公立醫院人力資源管理工作中的調資工作與人事檔案有著密切的聯系，職稱改革工作同樣離不開人事檔案工作；每年進行的專業技術職務評聘工作都與人事檔案提供的可靠依據密切相關；人才引進、員工退休、政審、公證也都需要查閱人事檔案后才能確定辦理。因此，在醫院人力資源管理工作中，人事檔案管理工作發揮著重要作用。

2 醫院人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 人事檔案管理工作重視程度較低 人事檔案管理工作是一項內部性、保密性很強的幕后服務性工作，但人事檔案管理工作并不直作用于醫院運營收益，因此其重要性易被忽視。另一方面，醫院人事檔案材料的形成與完善涉及到許多相關部門和職工本人的協作，由于提交歸檔材料的相關部門對人事檔案管理工作意識不足，導致信息收集不及時、歸檔材料不完整等情況偶有出現，極易造成材料缺失、混亂、不規范、不完善；此外，部分職工本人缺乏檔案管理意識，在填寫檔案材料時有一定的隨意性，有時可能會為了自身的利益填寫虛假的信息，導致檔案內容缺乏真實性與規范性[5]。

2.2 人事檔案管理工作基礎薄弱、管理模式落后 人事檔案管理工作基礎薄弱的主要表現為：檔案保管場地面積配備不足、缺乏獨立閱檔空間、設施設備配備不齊全；專職檔案管理人員配備不足、專業知識儲備不夠豐富、審核檔案時處理復雜疑難問題的能力不強；檔案管理相關制度不完善，未及時更新；檔案管理模式落后，沒有啟用電子信息化檔案管理系統，仍然使用傳統紙質文書檔案，檢索查詢資料仍采用手工操作，耗時較長、效率偏低[6]。在上述各方面中，人事檔案專職工作人員配備不到位和管理模式落后是最普遍存在的問題。管理工作需要有強大的理論背景支持，而若要使專業理論知識在管理活動中最大限度發揮出價值和功能，使工作要求和任務得到充分落實和執行，就必須匹配專業的管理人員[7]。另一方面，隨著信息化建設步伐逐漸加快，信息技術應用程度也日益加深，人事檔案管理可以借助先進的技術設備和智能化工具來優化工作流程，提高工作效率，降低錯誤發生率，在提升工作質量的同時，也減輕了檔案管理人員工作壓力。故現階段檔案管理人員應具備較強的信息技術應用能力和網絡環境建設能力。

3 做好醫院人事檔案管理工作的建議

3.1 加強組織領導，提高工作政治責任感和使命感 人事檔案是反映醫院職工和領導干部工作學習經歷、工作業績、專業素養、道德品質、政治品質、社會關系、家庭狀況的記錄材料[8]。真實、準確、及時地提供干部人事檔案材料并充分發揮人事檔案作用是醫院人事檔案管理工作的基本目的和要求。做好醫院人事檔案管理工作，首先建議加強組織領導，提高工作政治責任感和使命感，從醫院領導班子層面認真履行人事檔案工作領導職責，重視人事檔案管理工作，引導醫院人事檔案管理工作逐步朝著制度化、科學化、規范化方向發展[9]。

3.2 建立健全人事檔案規章制度和工作機制 所謂“無規矩不成方圓”，醫院人事檔案管理工作質量和效率的提升，離不開相關規章制度的支持。醫院應嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》，依照上級規定，結合自身工作實際情況，制定或完善修訂工作場所管理制度、工作保密制度、回避制度、檔案資料收集制度、庫房管理制度、專職檔案員工作制度等，保證檔案管理工作有章可循，有理可依[10]。此外，還需要以當前需求為基礎，打造長效管控機制，有計劃地將管理流程和規范與具體工作細節相融合在一起，保證各環工作有序開展。

3.3 切實打牢人事檔案工作基礎 人事檔案工作基礎分硬件基礎和人員基礎兩部分，故一要嚴格按照有關標準要求設立人事檔案庫房，加強庫房安全管理和技術防護，切實做到閱檔場所、整理場所、辦公場所分開；二要充實人員力量，按照“每管理1000卷檔案一般應配備1名專職工作人員”要求，配齊人事檔案專職工作人員，保持人事檔案工作人員相對穩定。建議實行人事檔案工作人員報備制度，如果遇到人員調整，需要向上級主管單位報備。此外，面對數量逐年遞增的檔案管理材料，醫院有必要增加專業檔案管理設施數量，豐富設施種類，完善設施體系，為檔案管理人員更加高效、專業的完成檔案管理工作提供有力支持[11]。

3.4 穩步推進人事檔案信息化建設 醫院人事檔案資料管理工作量龐大，傳統管理方式中醫院多使用紙質檔案管理，這種管理方式相對而言效率低，且管理方式單一，難以對紙質檔案進行有效保存。因此，有必要在醫院人事檔案管理工作中引入電子信息化建設。

2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》增加了“檔案信息化建設”的重要內容。醫院需要迎合時代發展要求，通過利用計算機信息化技術，不斷強化醫院人事檔案管理工作的信息化程度[12]。而隨著信息化時代逐漸實現高質量發展，醫院的人事檔案管理也需要緊跟時代發展步伐，對于管理模式進行創新，提高醫院人事檔案管理的效率，提高醫院在檔案管理方面的成本投入。為保證醫院人事檔案管理工作能夠實現全面信息化發展目標，需要對管理所需的硬件進行優化，同時還要重視對管理人員現代化硬件設備操作水平，并積極主動引進全新的現代化技術和設備，真正實現人事檔案管理的現代化發展[13]。此外，醫院還需要建立人事檔案的信息化管理系統，實現對人事檔案資源的合理配置和運用。

將信息技術應用到醫院人事檔案管理中，采用計算機信息平臺系統進行人事檔案數據的錄入，使醫院人事檔案管理人員從繁重的資料信息整理和錄入工作中解放出來，有效降低錄入檔案信息工作量。此外，人事檔案材料可以通過計算機錄入到硬盤，可以長期完整保存信息資料，而信息資料在保存過程中不會發生任何的變化，從而讓醫院人事檔案信息管理效率得到提高[12]。在信息化檔案管理平臺系統的建立下，醫院人事檔案信息管理可以建立數據庫，便于醫院人員檔案信息的查詢和統計。在進行檔案查詢時，只需要在信息平臺系統中輸入一些相關的檔案信息或者關鍵字，就可以快速、準確、全面地找到所需要的信息，為查找人事檔案信息提供了便捷，逐步實現醫院信息管理的現代化建設目標[13-15]。

3.5 重視檔案管理人員的選拔與培養，提高檔案管理人員的業務能力 醫院人事檔案管理工作的高質量完成需要以建設一個高度專業化的人事檔案管理隊伍為基礎，檔案管理隊伍的綜合素質能力直接決定著檔案管理水平的高低。基于新時代人事檔案管理工作的新要求，醫院必須從提升人事檔案管理人員專業技能入手，為人事檔案管理工作提供高素質的團隊。作為醫院人事檔案工作的主體，人事檔案管理人員理應享受“成長”權利[16]。所謂“成長”，亦可理解為職業生涯發展。不同年齡的個體處于不同人生發展階段，當同時為一項工作服務時，各自所表現出的欲望會有區別，因此醫院管理者有必要對人事檔案管理人員進行深入了解，從物質、精神等不通過方面去滿足他們的需求，真正做到關愛員工。醫院應定期組織人事檔案管理人員進行培訓學習，加強相關工作人員的專業知識儲備，培養工作人員專業能力，進行思想道德方面的教育，使其擁有較高的工作責任感，提高其工作效率。還可以安排人事檔案管理人員進行專業課程培訓，有效地促進本醫院人事檔案管理模式不斷更新，緊跟時代發展的腳步[17-19]。

4 總結

公立醫院人事檔案管理是醫院組織與人力資源管理的基礎性工作，意義深遠，任務光榮，責任重大，在醫院人才引進、干部選任、科學發展等方面發揮了重要作用。醫院應轉變工作理念，增強人事檔案管理工作的政治責任感和使命感，以認真細致、求真務實的工作作風，積極進取、勇于開拓的精神面貌，認真抓好人事檔案工作的細節落實，履職盡責，進一步提升醫院人力資源管理工作品質，推動醫院高質量發展。

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