檔案館與方志館信息資源開發(fā)利用及跨館合作可行性探索

摘要：由于檔案館和方志館在主要功能和定位上有共通處和互補作用，因此在資源開發(fā)利用的整合方面就凸顯出很多優(yōu)勢。文章以吉林省檔案館和吉林省方志館新館建設為例，在同一物理地址的主體建筑已完成的基礎上，基于館藏資源共同開發(fā)和利用的視角，對兩館的兼容性、互補性、開展館際合作的意義，以及應對挑戰(zhàn)的策略和措施進行分析和探索，確認符合吉林省檔案館和方志館實際情況的信息資源開發(fā)利用及館際合作的可行性。

關鍵詞：檔案館;方志館;館際合作;開發(fā)利用;資源共享

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出“要從國家、地區(qū)多層面一體推進檔案信息利用共享工作”的新要求。在新要求下，不僅是各級檔案館要實現通辦，各個部門和館都要積極加入到信息共享建設中，作為檔案開發(fā)利用重要基地的檔案館和方志館，兩館間的跨館合作勢在必行。下面從理論角度對兩館跨館合作的可行性進行分析。

1檔案館與方志館的相似性和關聯性為合作奠定基礎

2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》第四十一條規(guī)定“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用”，對檔案館開展跨館合作提出要求，也為館際合作提供國家法律層面的依據。檔案館和方志館在館藏資源收集、整理、存儲、管理、開發(fā)利用，以及工作程序、服務對象、機構性質上都具有相似性和關聯性，這為兩館開展合作奠定基礎。

1.1館藏信息的資料性

吉林省檔案館“十三五”期間接收318個省直部門信息原始文本18470件。吉林省方志館2020年全年整理志書檔案資料30部，共計11000頁，約1500萬字;年鑒檔案資料4部，共計600頁，約470萬字;省情檔案資料10部，共計2000頁，約120萬字;方志資源開發(fā)檔案資料6部，共計1300頁，約70萬字。兩館在資料存儲上的工作繁冗度顯而易見。

方志館作為收藏開發(fā)利用地方志資源、展示地域傳統(tǒng)歷史文化的重要場所，主要收集編纂地方志所需要的資料，以及地方年鑒、志書、文獻。地方志作為“一方之全史”，是記述一地之地理人文、經濟政治、歷史文化、現代發(fā)展等方面的“地域性百科全書”“地情資料庫”，其最根本的屬性是資料性，地方志“存史、資政、教化”的作用歸根結底也是由其資料性所體現出來的。

檔案館和方志館的館藏資源都具有資料性，是下一步進行整理、挖掘、加工、利用的基礎，而檔案館收集的原始資料是方志館編纂志書所需的最為真切翔實的資料，方志館收集的資料也對檔案館進行專門性的資料補足具有極強的專業(yè)參考價值，因此兩館加強合作也有現實上的必要性。

1.2館藏資源的開放性

檔案館和方志館的相同之處在于都有收藏保護、開發(fā)利用館藏資源的職能，而在新時代下，由于人們對于信息資源的需求不斷加強，檔案館和方志館還承擔著提供專業(yè)咨詢和信息服務的職能，接待來館參觀、查閱、咨詢是兩館的一項重要工作。因此，兩館的館藏資源都具有開放性。

對于兩館來說，如何深入挖掘館藏資源，加強檔案利用服務，均為其重點，也是難點。從這個角度來看，加強兩館之間的合作，從而實現互相學習、互通有無，也是客觀的需要。

1.3服務社會的公益性

檔案館和方志館都具有通過多種方式，積極開展接待資料查閱工作的職責。

吉林省檔案館“十三五”期間年均接待734個單位、5064人次;年均接收省直部門報送政府公開信息原始文本3694份;接待查閱政府公開信息326人次。受開放鑒定、申請程序等因素的影響，利用服務效能不高。

吉林省方志館2020年全年累計接待政府機關、企事業(yè)單位、學校院所、各類報刊報社等共計500余人次來館參觀、查（借）閱及方志類資料信息咨詢。（2021年由于疫情和臨時館舍搬遷原因沒有對外開放。）方志館受社會認知度低和專業(yè)性強等因素的影響，資源利用率比檔案館更低。

隨著公眾對信息資源需求的不斷增長，對檔案館和方志館的履職能力提出了更高要求，兩館之間加強跨館協作，對實現為公眾提供高效便利的信息資料公益服務是極為有利的。

2檔案館與方志館的差異性對合作提出實際需求

2.1資料收儲的“廣與專”

檔案館收集保管的館藏內容不僅類別多元，覆蓋一個行政區(qū)域內的經濟、政治、文化、社會、歷史、地理、交通、旅游、氣候、物產等領域的信息資源，而且形態(tài)多樣，除了文書還包括錄像制品照片、影片觀測記錄、實驗數據、文稿、書稿錄音、印章、獎狀等自身帶有文字，具有清晰、明確的原始記錄作用的事物，可以使人們大致了解當地的情況和歷史線索。

方志館主要收集編纂修志資料、地方志書、綜合年鑒，突出地方特色，具有專業(yè)性。

兩館在館藏資源上的差異性使得雙方都有互補和可供借鑒之處，檔案館可以借鑒方志館的資料和服務模式，通過深加工、重挖掘等形式強化自身特色，拓寬服務職能;方志館可參考檔案館大量的第一手資料，進一步挖掘有利信息，達到查漏補缺的目的。

2.2資料整理范疇的“縱與深”

檔案館整理信息是以時間為“一條線”，逐年收錄當地各級政府部門移交的全面信息，其信息資源構成的主體是黨政機關、社會組織和公民個人形成的檔案信息和文件，以及其他具有檔案性質的資料等;而方志館是專門性、深入性地收集和整理一個地方經濟、政治、文化、社會、生態(tài)等綜合資料的地情展示中心，展現的是“一方之全史”“一地之百科全書”。

兩館可以互相吸取經驗，優(yōu)勢互補，將館藏資源縱深化，顯得既有調理、又有歷史的感性、還能突出特色。

2.3資源利用側重的“藏與用”

檔案館具有特殊性，相比其他場館而言，檔案館更加重視檔案資料的保密安全工作。因此檔案館重“收與藏”，利用資源編研開發(fā)成果并加以展示的經驗有限，屬于“被動型”利用，影響檔案資源的深度開發(fā)延伸。

方志館除具有收藏文獻的職能外，還兼具著國情、地情研究和方志文獻、展覽展示、編纂研究、資政、宣傳教育、文化交流等職能，是“主動”展示收藏成果的“地情館”，社會大眾利用其資源具有直觀性和便捷性。

在開發(fā)利用館藏資源方面，兩館應逐步轉變傳統(tǒng)風格，實現從“以藏為主”轉向“藏用并舉”，逐步適應并滿足人民群眾對于檔案資源的查閱需求，甚至于滿足普通民眾欣賞層面的需求。

3檔案館與方志館跨館合作的優(yōu)勢

3.1促進館藏資源共享，加強館際合作兼容性

首先，合作可以避免一些資料的重復收藏，減少物理空間浪費和因重復資料的收藏帶來的非必要人力浪費。檔案館和方志館都各自儲存一些性質相同的檔案、書籍和實物，合作使同質資源集中整合，利用會更加便利。其次，兩館可以相互分享檔案收集、征集方面的經驗，改善各自的方法，擴展收集途徑，彌補檔案，特別是特殊介質類檔案部分的不足，使雙方相關的信息資料在量上可以增加，對不可復制的檔案共享利用，節(jié)省征集珍貴實物（文物）檔案的資金。最后，在檔案數字化方面，如果其中一方完成雙方館存資源的重復部分的數字化轉化，那么另一方就不需要轉化，進而節(jié)省人力和物理資源;在電子文檔利用方面，對符合公開條件的資源進行共同的檢索編目，制定相同的安全管理規(guī)則，也便于建立共享的數據庫，為實現智慧檔案資源的開發(fā)利用建立基礎。

3.2解鎖信息公開新模式，促進資源循環(huán)利用多元化

第一，檔案館為方志館修志提供豐富的資料，而方志館對檔案館提供的資料篩選、提煉、加工而出的志書又成為檔案館的館存基礎資料的一部分，成為檔案館的一大特色，這一循環(huán)過程將充分增加館藏信息的豐富度和濃密度，提高資源利用的可持續(xù)發(fā)展性。第二，兩館將現有資源通過新的信息技術建立異構連接整合后，使用者就可以獲得集中的、合成的資源，這樣不僅提高公眾獲取兩館資源的便利性，更有利于提高資源內容的廣泛性，從而滿足更多不同的需求主體，同時兩館在提供服務中不斷完善不足之處，實現館藏資源高效利用朝正向循環(huán)發(fā)展。

3.3細挖資源開發(fā)厚深度，突出思政教育功能性

“教化”是檔案館工作的三大功能之一，把檔案館建設成為進行愛國主義、社會主義、集體主義教育的基地，是新形勢下對檔案事業(yè)發(fā)展提出的明確要求;方志成果是傳承守護地方文化的重要載體，方志文化的對外傳播，一定程度上需借助于檔案信息資源開發(fā)利用這種手段才能得以繼承和發(fā)揚。

跨館合作不但增加資源開發(fā)的深度，而且擴大開發(fā)的廣度。吉林省檔案館以提供教育素材支撐為主，吉林省方志館以策劃舉辦展覽和活動為主，兩館在共同的目標驅動下，采取各群體更易于接受的形式，更多地將館藏資源有機地融入各種高質量展覽和活動中，更充分地發(fā)揮檔案思教功能，潛移默化地培養(yǎng)社會大眾正確的價值觀和愛國、愛鄉(xiāng)、愛家的情懷，提高本土歷史文化的凝聚力和輻射力，增強文化自信。

3.4整合人力物力資源，激活服務地方經濟能動性

無論是紙質、實物資源，還是數字、電子、音頻、視頻資源，單一館藏資源的存儲量和代表性有限，兩館可以通過合作，加強資源優(yōu)化重組，促進文史資料價值最大化。通過查閱平臺合作，既可以轉移一部分檔案館的接待壓力、簡化利用程序，又利于提高信息綜合供給能力，提高用戶體驗感。

通過檔案館和方志館之間的網絡新媒體合作，為公眾提供便利，分門別類地介紹地方的人文歷史、地理名勝、地方特產、民族特色、風俗習慣以及現代工業(yè)和文化成就等具有吸引力的內容，突出地方文化特色，提高地方的文化軟實力，為地方旅游業(yè)打造精品標簽，服務地方經濟發(fā)展。

4檔案館與方志館跨館合作的挑戰(zhàn)應對策略

4.1建立協調合作機制，細化共建規(guī)則

首先，檔案館和方志館要建立合作協調領導小組，確定兩館的合作負責人，領導小組負責共同制定精細的合作協議以確定合作的目標、合作的方式、共享的內容、雙方的權限等事宜，以及雙方現有的知識產權安全保護方式、開發(fā)成果歸屬和權利分配等關鍵問題，并制定相對應的執(zhí)行程序和獎懲辦法等內容。其次，確定兩館收集類目的分配，包括兩館對軟、硬件的要求及購買方式，制定共同的圖書檔案目錄整理規(guī)則，為后續(xù)實現統(tǒng)一檢索、資源共享提供條件。最后，規(guī)定共建內容，包括聯合招投標、地情展覽布展大綱設計、合作項目運營維護要求、工作人員管理、業(yè)務能力培訓、第三方服務購買，等等。

4.2開發(fā)數字系統(tǒng)平臺，實現資源整合

近年來對數字化要求的不斷提高，促進了這方面科技的高速發(fā)展，兩館的數字化資源原生化率低，基本是實物轉化的數字化，在數據利用檢索時需要專業(yè)技術的重新配置和整合;開展合作還需要建立新的數據系統(tǒng)平臺，以便之后的利用中獲得更多便利的、集成的、高質量的資源。

通過政府購買服務的形式，讓第三方專業(yè)軟件開發(fā)機構參與系統(tǒng)開發(fā)升級，無疑是解決數字化問題、異構問題和實現新規(guī)范下結構建立的最佳答案，理想方式是以合作項目聯合招標，與同一個中標單位開展合作，開發(fā)、利用同一種數據庫。兩館使用同一數據庫，不僅可以節(jié)省采購資金，同時兩館還可要求中標單位進一步提供培訓服務，將開發(fā)建設成果轉化為人才資源。

4.3構建人才培養(yǎng)體系，提供人力保障

人才保障是合作的基礎保障之一。在建立領導小組的基礎上，建立多小組分工協作機制，例如，設立分工明確的專業(yè)分組，如聯絡分組、資源共享分組、利用協調分組等，使各項工作都有專組、專人負責，有序推進和協調解決兩館合作中出現的各種管理問題。

通過業(yè)務培訓、專題調研、崗位交流方式提高兩館工作人員通用業(yè)務和專業(yè)業(yè)務水平，增強兩館工作人員的合作能力。通過購買第三方服務、運營期采用志愿者服務等方式解決部門管理問題和人員短缺問題。

小結

在吉林省檔案館和方志館在完成新館土建共建基礎

上，通過對兩館相同點和不同點的分析，兩館的合作優(yōu)勢顯而易見。檔案館和方志館跨館合作之路任重道遠，雖然還面臨著一系列的挑戰(zhàn)，但挑戰(zhàn)在一定程度上也是機遇，兩館在實踐過程中克服阻礙，解決問題，吸取適合的成功經驗，引進先進信息技術和具有創(chuàng)新性、靈活性的先進人才，堅持長期合作、穩(wěn)定發(fā)展，必將為構建檔案事業(yè)發(fā)展新格局、繼承發(fā)揚民族優(yōu)秀文化傳統(tǒng)和振興地方經濟發(fā)展貢獻力量。

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作者簡介：楊葳，本科學歷，吉林省方志館館員。