企事業單位檔案管理業務監督與指導研究

蘇衛花

摘 要：現階段，有效落實檔案管理工作在我國社會發展方面具有重要意義。隨著信息技術的普及與創新，企事業單位應該不斷完善檔案管理監督與指導工作，促進檔案管理工作積極創新，使自身發展和社會進步的需求得到更好滿足，主動革新現階段不科學、不合理的檔案管理方式，積極結合大數據技術，為使用者匯總、歸納檔案信息提供幫助，促進檔案管理形式更加有效、科學，為企事業單位更加平穩高效的運行檔案管理工作提供保障。本文簡單介紹企事業單位檔案管理業務監督與指導的主要內容及重要意義，然后結合企事業單位檔案管理監督與指導工作存在的問題提出有針對性的改進策略。

關鍵詞：企事業單位;檔案管理業務;監督;指導

近年來，在我國經濟快速發展的同時，各企事業單位的檔案數量也在不斷增多，在一定程度上改變了工作形態，有效監督與指導企事業單位檔案管理工作變得非常重要。但是，部分企事業單位由于管理人員缺乏專業素養、人員配備不足、對檔案管理工作缺乏正確認識等原因，對有效開展檔案管理監督與指導工作形成阻礙。想要使檔案管理工作的價值得到充分發揮，必須保證相關監督與指導工作有效落實。

一、企事業單位檔案管理業務監督與指導的主要內容及重要意義

1.主要內容

檔案管理工作監督與指導的行政職能主要包括兩個方面，分別為指導檔案管理工作和檢查監督檔案管理工作。這兩項工作之間存在密切的聯系，能夠實現彼此之間的共同進步。企事業單位檔案管理工作的監督與指導包含許多方面的內容，如監督相關企事業單位是否有效落實檔案法律法規。科學有效開展檔案管理監督與指導工作，能夠有效提升檔案管理理論、干部培養等工作的質量。在落實各項工作過程中，需要工作人員嚴格按照相關工作流程和標準開展工作。

2.重要意義

一是有效落實監督工作，能夠對檔案管理工作中存在的不合理、不科學的問題進行深入挖掘，從而保證相關問題得到及時發現、及時解決，幫助工作人員更加有效解決工作中的問題。平穩有效地運行各項工作，能夠保證工作人員及時發現各種問題，從而更加有效地整理和利用檔案信息。

二是在開展企事業單位檔案管理工作過程中，結合有效的監督與指導工作，能夠為檔案管理工作質量的提升起促進作用，同時也能夠為落實相關檔案法律法規提供幫助。

三是企事業單位在開展檔案管理工作時，通過有效開展監督與指導工作，能夠幫助工作人員更加清楚了解自身實際工作情況，促使工作人員對檔案管理工作內容與責任形成更加正確的認識，能夠充分調動工作人員的主觀能動性，有效避免檔案管理工作混亂的情況發生，保證所有檔案信息歸檔及時，促進檔案信息利用率不斷提升。

總之，保證相關的監督與指導工作在企事業單位檔案管理工作中得到有效落實，能夠在我國發展檔案事業過程中發揮重要作用。因此，相關人員應該充分重視與關注檔案管理及相關的監督與指導工作，推動我國各項事業快速發展。

1.企事業單位檔案管理工作監督與指導人員不足

企事業單位在開展檔案管理監督與指導工作過程中，部分工作人員對檔案管理工作的認知存在偏差，認為其只是簡單的儲存檔案信息，覺得這項工作非常簡單，沒有挑戰，所以只是根據上級的安排按部就班地開展相關工作，對檔案管理工作的重要性缺乏認識。在這樣的工作理念下，信息化管理方式的落實難度極大，對檔案管理工作質量和效率的提升形成嚴重阻礙。

另外，現階段檔案管理領域的保障體系并不完善，通常都是利用第三方支付平臺實現商品經濟流通，雖然能夠保證第三方的控制和檢查作用有效發揮，使商家的僥幸心理得到遏制，但在一定程度上也會導致企事業單位檔案管理工作監督與指導人員不足。在開展檔案管理工作時，必然會有問題存在于工作過程中，這是由于企事業單位很少在檔案管理創新方面投入足夠的費用，很難對高水平的檔案管理工作形成深刻體會。

2.對檔案管理監督指導工作的業務范圍認知不足

近年來，很多企事業單位越來越重視檔案管理工作，同時對相關的監督與指導工作也越來越重視。但是，在實際工作開展過程中，很多企事業單位將檔案管理業務的監督與指導重點放在整理和收集文件資料方面，而對檔案信息化建設、檔案儲存安全以及檔案管理體系的建設投入不足，通常只將一些宏觀的管理要求作為核心開展專項指導工作，無法對檔案管理工作的具體落實進行有效指導，無法取得明顯的工作成效。

3.檔案管理人員專業素養缺乏

通過對企事業單位實際情況的了解，發現部分企事業單位只派一名工作人員負責單位的檔案管理工作，且缺乏相關的檔案管理素養，工作人員與同行業人員缺乏交流溝通，無法有效開展行業內部的監督和指導工作。此外，國家相關制度不夠明確，導致很多企事業單位無法對檔案管理工作形成正確認識，無法充分重視檔案管理工作，導致檔案管理人員配備不足，相關的檔案監督與指導更是不復存在，致使檔案資源在一定程度上流失。

4.缺乏多樣化的檔案管理監督指導形式

現階段，大多企事業單位都是利用集中考核或檢查的方式來落實檔案管理監督指導工作，這種工作方式需要復雜的準備工作以及較長的周期，極可能會對開展其他業務產生影響。為此，部分企事業單位為了使工作人員的工作壓力減輕，只進行單項工作檢查，并且檢查活動的間隔時間較長，無法有效監督與指導檔案管理工作。同時，在開展檔案管理監督與指導工作過程中，所使用的指導內容相對滯后，無法使企事業單位的發展需求得到滿足。另外，部分企事業單位為了取得更好的成績，往往會臨時集中現有資源突擊整改檢查可能涉及的內容，在檢查后不會對整改效果進行鞏固，導致檔案管理工作中反復發生相似的問題，致使監督指導工作效果并不理想。

5.對監督整改缺乏約束力

很多企事業單位都會通過檢查來了解和提升檔案管理工作的效果，但是在開展檔案檢查過程中，部分單位存在檢查工作片面、不重視后期整改的問題。同時，企事業單位大多以“統一領導，分級管理”為工作原則，會由各級檔案部門負責落實整改工作，容易導致整改不規范的情況出現。同時，企事業單位監督整改情況的力度不足，大多通過整改報告對整改質量和進度進行了解，并不能實現對整改情況的全面掌握。

三、企事業單位檔案管理業務監督與指導的改進策略

1.擴充企事業單位檔案管理人員引進渠道

工作人員不斷努力是企業發展的不竭動力，所以想要更好地開展檔案管理業務及其監督指導工作，企事業單位必須對培養和引進相關人才的工作重視，通過增加檔案管理人員編制、增加檔案管理人員收入等有效措施，吸引更多專業人才投入檔案管理工作，保證工作人員的專業素養得到根本上提高，不斷壯大檔案管理隊伍。同時，企業應該對培訓管理人員的工作足夠重視，通過有效措施對檔案管理人員的管理思想和管理技能進行提升，并且不斷將先進的管理方式融入管理過程。企事業單位的檔案管理工作具有整體和系統的特性，只有提高系統里的每項工作，才能使整體得到有效提升。企事業單位應該對現有的紙質文件質量進行嚴格把控，并按照一定的要求對紙質檔案進行精確分類，促進紙質文件優化，保證紙質文件記錄的數據和內容準確真實，使檔案本身的作用能夠充分發揮。

2.正確認識檔案管理業務監督指導工作的職責

企事業單位檔案管理部門應該對檔案管理監督指導工作的機構進行明確，與自身檔案管理現狀和規模相結合，明確工作人員的崗位要求和工作職責，如果單位各方面條件允許可以設專崗，將檔案管理業務監督指導工作交給專業的檔案管理人員;如果單位人員緊缺，只能由檔案管理人員負責監督指導工作，在完成工作機構設立后，可以在企業內部檔案管理人員中指派監督指導機構人員。同時，企事業單位應該與企業實際情況相結合，從業務建設、管理制度、設施設備、組織機構以及安全保障等方面明確監督指導工作職責，使工作人員工作目標更加明確、工作行為更加規范。另外，企事業單位應該對檔案管理監督指導工作制度進行完善，使相關的工作方法和工作內容更加完善。企事業單位應該對各下屬單位存在的實際問題進行充分考慮，努力實現工作組合的最優化，利用對標的方式對單位的硬件配置和組織管理進行強化。

3.重視檔案管理人員專業素養培養

各企事業單位檔案管理業務是檔案監督指導工作的重點對象，所以企事業單位想要有效開展檔案管理監督與指導工作，并減輕現階段監督指導工作壓力，必須對自身檔案管理工作水平進行有效提升。在這個過程中，檔案管理工作質量很大程度上是由工作人員的專業素養決定的，所以企事業單位應該結合有效的管理措施，提升相關人員的專業素養。首先，企事業單位應該定期對檔案管理人員進行技術水平培訓，提升檔案管理人員的招聘門檻。同時，應該對先進的網絡技術充分利用，通過直播、網課等方式提升檔案管理人員的認知水平和操作水平。其次，可以完成檔案管理學習網站的建立，使檔案管理人員能夠充分利用閑暇時間提升自身水平，再與合理的考核制度相結合，使檔案管理人員擁有更高的學習主動性。最后，應該對網絡平臺的社交性進行充分利用，企事業單位可以與其他單位建立合作，完成檔案管理工作交流途徑的建立，如建立微信公眾號、QQ群等，不但能夠為檔案管理人員之間的交流溝通提供便利，還能夠更好地集思廣益，使檔案管理工作中的難題得到及時解決。另外，企事業單位可以不定時進行內部檢查，了解自身存在的問題，明確今后工作的重點。

4.完成全覆蓋式工作網絡的構建

完成全覆蓋式工作網絡的構建，能夠為順利開展檔案管理監督指導工作提供保證。通過分析檔案管理監督與指導的現狀可以發現，企事業單位雖然不斷加強年度檢查、執法檢查的力度，對下屬單位的檔案管理工作起到了一定的監督與指導作用，但是由于各地區的市場發展和經濟發展情況存在差異，導致下屬單位檔案管理工作存在不同的發展水平，因此檔案管理監督與指導工作所發揮的效果并不理想。基于此，企事業單位應該完成全覆蓋式工作網絡的構建，在實際開展構建工作時應該從以下幾方面入手：首先，各檔案管理人員應該不斷完善與強化自身的主觀意識，與相關的檔案管理法規相結合，調整和剔除自身存在的錯誤工作理念和工作思想，從而使檔案管理工作的要求得到更好滿足。其次，從企事業內部的檔案部門，到各下屬單位的檔案管理部門，要構建全覆蓋式、自上而下的工作網絡，并且在不同部門和工作環節中完成工作網絡的滲透。最后，應該認真梳理現有的檔案工作監管與指導體系，更加有效落實相關的制度，實現監管與指導工作一級抓一級，防止在開展工作的過程中有死角出現，使我國企事業單位檔案管理工作的基礎更加堅實，推動我國檔案事業發展。另外，應該完成檔案數據管理平臺的構建。在對企事業單位檔案管理工作進行監督與指導時，可以利用檔案數據管理平臺，進一步提升檔案管理的工作效率與工作質量。檔案工作涉及的內容非常繁雜，并且與人們的工作和生活息息相關。通過分析現階段的檔案管理工作可以發現，檔案管理工作存在一定的隱蔽性和滯后性。在企事業單位中，檔案管理工作擁有越長的運作時間就越難有效保障檔案管理工作的質量。在出現這一情況時，容易有檔案歸檔工作不及時、管理不規范、檔案資料缺失等不良情況出現。基于此，為了避免這一情況，企事業單位檔案管理工作應該將工作重心放在檔案數據管理平臺的構建上。第一，在建設檔案數據管理平臺過程中，應該保證相關部門和人員充分重視和關注構建檔案數據管理平臺工作，在平臺建設過程中積極鼓勵工作人員參與，同時積極應用先進的科學技術及信息技術。第二，可以借鑒國內以及其他國家的檔案數據管理平臺構建經驗，并且與企事業單位實際情況相結合，保證檔案數據管理平臺擁有較高的科學性和可操作性。在檔案管理監督與指導工作中應用檔案數據管理平臺，能夠使檔案調整與管理的統一化得以實現。

5.在監督指導工作的全過程融入檔案檢查

在開展檔案管理監督指導工作過程中，檔案檢查是重要手段，能夠對企事業單位檔案管理工作質量和效率的提升起到重要的推動作用。檔案檢查能夠使監督指導工作中的問題得以及時發現，使檔案管理監督與指導工作的方向更加明確。企事業單位應該根據《檔案檢查工作辦法》完成本單位檔案檢查制度的建立，其中包括檢查的對象、檢查規范、等級評估標準、獎懲、風險評估以及工作流程等。同時，應該明確開展檢查工作的規模、頻率以及時間。在檢查工作的開展過程中，還應該對企事業單位內部的檔案專家資源和檔案協作組織的優勢進行充分利用。在檔案檢查工作完成后，應該在公司網站公布檢查結果，促進各部門積極調整檔案管理工作。另外，在各部門對自身檔案管理工作不足之處進行整改時，應該建立有效的監督機制，指派專業的監督指導人員對整改內容進行監督與指導，將整改的責任落實到個人，提升整改工作的質量和效率。

四、結語

綜上所述，在我國社會經濟不斷發展過程中，企事業單位檔案管理工作發揮的作用越來越重要，而檔案管理監督與指導工作能夠有效提升檔案管理工作質量，需要企事業單位加以重視。雖然現階段仍然有很多問題存在于企事業單位檔案管理監督與指導工作中，但是只要企事業單位不斷對相關制度進行完善，不斷提高工作人員的專業素質，一定會促進檔案管理監督指導水平不斷提升。

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（作者單位：平度市檔案館）