干部人事檔案專項審核全覆蓋工作探析

李玉梅

摘 要：干部人事檔案記錄了干部個人經(jīng)歷、政治思想、工作業(yè)績等情況，是全面、客觀考察干部的重要憑據(jù)。筆者在干部人事檔案專項審核工作中發(fā)現(xiàn)干部檔案有內容缺失、信息混亂、真實性存疑等諸多問題，針對問題進行梳理并提出干部人事檔案規(guī)范化管理的解決對策。

關鍵詞：干部人事檔案;專項審核;全覆蓋

自2014年8月以來，中共中央組織部開展干部人事檔案專項審核工作。2018年中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，明確干部人事檔案工作紀律監(jiān)督要求，旨在杜絕“檔案造假”，營造風清氣正的選人、用人環(huán)境。2021年，中組部在部分國企、高校進行全覆蓋試點工作，面對全覆蓋工作中遇到的問題，組織人事部門加強宣傳引導，統(tǒng)一政策標準，堅持審用結合，協(xié)同配合落實。

一、專項審核全覆蓋的重要性

組織人事部門堅持以干部檔案信息內容為依據(jù)，在個人工齡、工資待遇、社會勞動保障等事宜辦理過程時緊密聯(lián)系檔案內容，具有重要憑證價值。在此次檔案專項審核過程中，發(fā)現(xiàn)部分干部檔案中缺少、遺失一些個人重要材料，如學歷、學位、學籍材料、入團志愿書、入黨志愿書、干部任免考察材料、辦理調動離職手續(xù)材料、聘用合同書等材料，由于當事人已離開原單位多年，督促他們補齊材料難度非常大，同時造成部分干部不滿情緒。組織人事部門幫助他們盡力查找，讓他們了解了自己檔案的缺失情況，起到了很好的政策警示和工作推動作用。中紀委國家監(jiān)察委員會曾通報，在中央巡視組巡查中存在干部人事檔案涂改造假現(xiàn)象，主要涉及檔案年齡造假、學歷學位造假、入黨材料造假、工作經(jīng)歷造假等。某些干部不顧黨紀國法，為謀求個人利益，給社會單位帶來極大危害，影響干部檔案的公信力和權威。干部人事檔案專項審核工作凸顯干部人事檔案的權威性和真實性特點，向檔案篡改偽造、弄虛作假等屢禁不止現(xiàn)象“亮劍”。

二、存在的問題及原因

首先，是干部檔案利用率低、信息價值難以體現(xiàn);其次，是干部檔案管理模式落后，“無紙化”辦公無法實現(xiàn);再次，是檔案內容前后不符、材料不全;最后，是檔案內容不真實、不準確。

1.檔案利用率低

干部人事檔案主要調閱者是單位組織人事部門，干部檔案對當事人來說非常神秘，當事人對個人檔案內容知情權缺位現(xiàn)象普遍存在，由此會造成一系列弊端，比如：干部檔案中存在不合邏輯和情理的內容，就有可能被改頭去尾、擅自涂改，給“暗箱操作”提供了方便之門。管檔部門如不及時補充近期個人德、能、勤、績等方面的信息，沒有真正做到事前干部個人材料收集、歸檔齊全，事后監(jiān)管干部材料補充齊備，就會造成干部個人對人事檔案的利用率不高。目前，只有依托組織部門的授權，借助現(xiàn)代信息技術，干部完整的個人檔案才可以發(fā)揮出應有的信息價值。

2.管理模式落后

干部人事檔案材料形成過程的最后階段，或是檔案使用價值完畢后，第一價值弱化，而第二價值又沒有真正建立。由此，導致檔案管理部門成為“守攤”型業(yè)務，很容易不受重視，甚至一些組織部門對檔案管理監(jiān)控能力嚴重弱化，于是干部人事檔案造假現(xiàn)象頻發(fā)，檔案本身真實性遭受質疑，性質惡劣，社會影響極壞，給黨和國家造成極大危害。

3.內容缺失、收集整理不規(guī)范

一是學歷學位材料缺失，尤其是干部在職教育階段學籍材料缺少較多，如：缺少學生登記表、畢業(yè)生登記表、缺少教育部在線學籍認證報告或者沒有教育部學歷學位認定等相關證明材料。學籍材料缺失的主要原因是所在畢業(yè)學校工作人員疏忽，沒有進行檔案整理歸檔，從而造成個人在職學籍檔案不完整，最終造成缺失。另外，在國（境）外取得學歷人員沒有及時在教育部留學服務中心進行評估認證，從而造成個人檔案學籍材料缺失。

二是缺失干部考察材料。1997年以來，單位在考察晉升副科級以上干部時沒有及時進行《干部任免表》填報，沒有及時將由組織部門認定的晉升人員干部考察材料裝入干部檔案內，從而造成考察材料缺失，彌補困難。造成此種現(xiàn)象的主要原因是組織人事部門在選拔干部時，未將相關材料及時移交給干部人事檔案管理部門并存入個人檔案。

三是個人獎勵材料收集、整理混亂。干部個人獲得省部級及以上獎勵，很多材料在個人手上，如申報材料審批表，有的在單位綜合檔案室，沒有及時交組織存入干部檔案。此外，干部檔案內較低級別的獲獎資料又被反復收入，重復現(xiàn)象嚴重，價值不大。

4.內容不真實、不準確

一是出生日期前后不一致或涉嫌造假。個人出生日期填寫比較混亂，如入團年齡、入黨年齡、身份證年齡、學籍登記表上的出生年齡和本人《干部任免審批表》《錄用人員審批表》以及招工、招干、入伍等材料年齡不一致，有的是陰陽歷交叉，有的是相差幾個月，有的甚至前后相差好幾年，真假難辨。這些檔案材料的不準確、不真實的原因，有些是由于本人當時在外掛職或其他事由無法親自填寫，委托別人代填，而代填者不注意核實當事人年齡，僅憑記憶隨手填寫導致錯誤。二是參加工作時間前后不一致。部分干部檔案中參加工作時間前后不一致，具體原因有：（1）個人記憶不準確，將參加工作月份填寫錯誤造成前后不一致的情況;（2）個人到單位的時間和實際人社部門批復的時間不一致，導致填寫參加工作時間不準確的情況;（3）本人沒有合同及和聘用證書，無法認定實際參加工作時間等情況。三是黨籍材料缺失及記載不準確。黨籍材料缺失是指黨員入黨材料在入黨預備期及入黨轉正期考察期間，部分人員有入黨申請書、入黨轉正申請書、入黨考察材料等遺失情況，或在提檔轉接黨組織關系及轉交黨籍材料時入黨志愿書不慎遺失等情況。

三、專項審核全覆蓋存在問題的解決對策

1.增強干部檔案意識

各單位領導干部必須樹立新時代干部責任心和使命感，需要干部本人有堅定的信念，對黨忠誠，端正行為，能否保證檔案真實是衡量干部本人忠誠度的底線要求。讓干部意識到，只有真抓實干、勇于擔當、為百姓服務才能有出色的政績，用投機取巧的方式，涂改、偽造檔案來包裝自己是絕不可取的，從思想上解決干部人事檔案造假問題。干部檔案管理人員須具備良好的政治素養(yǎng)和過硬的綜合業(yè)務工作能力，強化管理人員責任擔當意識，在本職工作崗位上政治堅定、嚴明守紀、忠于職責、甘于奉獻。干部檔案管理人員可以參加組織（人事）部門的人才引進、干部任免與監(jiān)督考察等工作，這就更需要管檔人員擁有強烈的使命感和責任心，不斷提升和發(fā)揮自我價值，不隨波逐流，踏實工作，在日復一日的工作中能夠耐得住寂寞、不忘初心、對待工作有原則，有正確獨立的想法和態(tài)度，能維護干部人事檔案的真實、完整。

一是要提升管檔人員服務意識，端正服務態(tài)度，增強工作責任感，管檔人員在堅守原則的基礎上應充分為利用者著想，做好檔案收集整理工作的各個環(huán)節(jié)。二是在行動上要更加主動，積極收集已形成的材料，及時收集補充相關材料。管檔人員在日常工作中要做到常態(tài)化對照、研究、查閱檔案，對干部人事檔案工作做到心中有底，規(guī)避只在選拔和考察工作中才使用檔案的問題。同時，管檔人員應了解其服務對象和服務范圍，為機制改革、制度改革和人才選拔等工作做好輔助，主動為其提供具有參考性、超前性的信息。例如，選拔任用干部時，管檔部門應主動提供相關材料作為考核依據(jù)。在人事調配工作中，檔案管理部門應積極配合，主動進行檔案服務與保障工作。三是管檔人員要熟知檔案信息的來源渠道，加強與檔案來源聯(lián)系，形成材料收集網(wǎng)絡，提升檔案材料的利用率。

2.健全監(jiān)督審核機制

在干部人事檔案管理日常工作中，嚴格規(guī)范工作流程，建立檔案材料定向、定時跟蹤管理服務機制，實現(xiàn)專人專管，用制度劃定邊界，筑牢“防火墻”。堅持“誰管理、誰把關，誰考察、誰審核，誰簽字、誰負責”的原則，嚴格做好干部任前審核工作，保證使用的干部信息必須是經(jīng)過鑒別認定的信息，以確保檔案材料真實、準確。要注意收集按照中共中央組織部和上級組織部門工作要求，嚴把檔案審核關鍵環(huán)節(jié)。在調閱干部個人檔案時，按統(tǒng)一要求認真填寫調閱檔案審批表，必須負責管理干部檔案的工作人員全程陪同，其中對新進干部檔案進行提前審核并進行認定。在人事檔案收集整理、保管利用及轉遞審核認定等過程中，積極推進崗位責任制度及問責制度，加大抽查、復查及考核復審制度。針對工作中的問題難點，認真細究推敲鑒定，保證專項審核工作的審核質量，有效維護檔案工作的嚴肅性。杜絕干部檔案審核的形式主義、走過場、暖暖場，以高度的政治敏銳性和責任感將審核制度落實到位，確保審核動真刀、見真效。要鑒別判定檔案材料的真假，評估檔案材料的歸檔價值，綜合判斷其是否可以歸檔。對歸檔材料鑒別工作有很強的原則性和政策性，管檔人員應堅持原則，有強烈的責任感。在實際工作過程中，反映個人學歷和工作經(jīng)歷方面的檔案材料千差萬別，有其歷史原因和時代特點，這就要求干部檔案管理人員要有較豐富的經(jīng)驗。

3.提升檔案管理軟硬件設備設施的投入

第一，檔案事業(yè)的發(fā)展需要投入大量的人力、物力、財力用于檔案管理基礎建設，建立完善的庫房用地、溫濕度控制、滅火和門禁系統(tǒng)等軟硬件支持和投入。第二，建立干部檔案專用庫房，安裝中央空調、監(jiān)控報警和最新型滅火系統(tǒng)。第三，添置檔案管理專用柜，配備人事檔案管理信息系統(tǒng)專用計算機和檔案專用打孔切紙機、復印機、數(shù)碼照相機、掃描儀等較為先進的工作設備。第四，提高檔案管理工作硬件設施水平，實現(xiàn)檔案室、閱檔室、管理人員辦公室“三室分開”，以及檔案室“六防”到位。基礎設施的改善，推進檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學化，為干部人事檔案管理工作提供必要的環(huán)境和條件。

同時，還要有充足和高素質的人員配備，要認識到干部人事檔案材料收集、歸納工作重在日常管理。一是干部檔案管理工作人員養(yǎng)成按時歸檔、規(guī)范操作的好習慣，使看似煩瑣的檔案材料收集工作成為干部工作的日常環(huán)節(jié)，形成良性循環(huán)，完善各項流程，明確歸檔時間。干部人事檔案管檔部門要提高效率，改被動為主動，加強時間管理，收集材料時不拖拉，處理材料時不積壓，做到隨到隨辦，將檔案材料在兩個月內歸檔。二是嚴審歸檔材料，嚴把關口，做好預防工作，及時發(fā)現(xiàn)并反饋問題，從根源上避免存在問題的檔案材料入檔。拒收涂改造假的材料，書寫不規(guī)范材料應重新填寫，再送交管檔部門。

4.強化干部檔案信息利用和服務

干部人事檔案管理工作一直延續(xù)著“收管立藏”的模式，大多干部對人事檔案的價值認識不夠，認為檔案只不過是過時的材料，看不到干部人事檔案的重要作用。檔案只有通過使用，才能服務社會，發(fā)揮其應有的價值，做好檔案服務工作，提高服務水平才能提升檔案的利用率。在現(xiàn)代高效、快捷、便利的時代節(jié)奏下，如何最大限度地利用干部人事檔案的信息價值具有重要的現(xiàn)實意義。從檔案管理學的范疇來說，干部人事檔案儲存著關于個人的經(jīng)歷信息，隨著信息時代的到來和商品經(jīng)濟的迅速發(fā)展，人才交流日益頻繁，打破封閉的干部人事檔案管理模式，干部人事檔案工作模式應由管理模式向服務模式轉變。加強利用服務觀念，要將往昔的被動服務觀念轉變?yōu)橹鲃永糜^念，逐步發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的重要作用，強化干部人事檔案信息利用，加大信息條目檢索，針對干部人事檔案內主要“三齡兩歷一身份”等主要信息，實現(xiàn)便捷化查找檢索。

在人事管理軟件推出后，及時完成了有關軟件的對接，對照傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方式，利用計算機實行數(shù)字化管理節(jié)省物力、人力。傳統(tǒng)干部人事檔案的存放要占用大量的使用面積，存放在計算機中，更便于修改和存放，節(jié)省占地面積，更重要的是節(jié)省了人力和精力，簡化程序，提高效率。此外，現(xiàn)代化的管理條件下跨省之間的人員調動，檔案的寄發(fā)占用大量時間，而利用網(wǎng)絡傳遞檔案信息相當便捷，調用干部人事檔案內容更為方便。信息平臺的搭建，極大提高了工作質量和效率，包括履歷材料、個人業(yè)務材料、學習培訓材料、考核材料、獎懲情況等，將人事檔案由傳統(tǒng)紙質載體變?yōu)閿?shù)字電子信息載體，從手工翻閱紙質材料到計算機互聯(lián)網(wǎng)跟蹤查檔，工作效率極大提高，干部人事檔案內容不可隨意更改偽造，保證了檔案內容的真實有效。為領導決策提供了及時、便捷、準確的信息參考。

由于這種先進的管理模式僅授權相關人員查詢電子檔案，減少紙質檔案翻閱頻率，確保紙質檔案原始性不受損害，降低了人為操縱和偽造涂改現(xiàn)象的發(fā)生率。電子檔案數(shù)據(jù)的信息累積構建成龐大的個人數(shù)據(jù)庫，運用分級分層管理授權的模式，在權限控制許可的范圍內，將網(wǎng)絡上安全高效的數(shù)據(jù)向各組織部門傳遞并共享。遠距離實時調閱干部人事檔案材料成為信息社會提高辦公效率的優(yōu)選。干部人事檔案信息化管理也為收集歸檔和管理電子檔案數(shù)據(jù)提高了堅實基礎。比如，計算機病毒攻擊、互聯(lián)網(wǎng)故障、設備運行故障、信息數(shù)據(jù)泄露以及管理人員計算機操作失誤等。

此外，檔案管理部門的外包防控管理措施必須十分細致嚴格，檔案管理部門還需要對檔案管理人員進行技術能力培訓，配置并維護設備安全穩(wěn)定運行。數(shù)字化外包項目在開工前就應編制保障檔案實體和數(shù)據(jù)安全的各項措施與規(guī)定，全程監(jiān)督和規(guī)范操作，使外包公司員工的管理有章可循，具體規(guī)范可從以下幾方面進行操作：一是檔案紙質實體材料交接規(guī)范，有記錄備案;二是保障檔案數(shù)據(jù)內容和傳輸過程安全;三是保障檔案信息數(shù)據(jù)和檔案實體的存儲安全;四是檔案信息數(shù)據(jù)掛接安全防控;五是檔案管理人員技能培訓。檔案管理人員需要與時俱進，加強安全防范意識，勤練內功，逐步提高現(xiàn)代化技術的運用能力和水平。

四、結語

隨著科學技術迅猛發(fā)展，社會生活方式方法也在改變，高速網(wǎng)絡時代已經(jīng)到來，必須與時俱進，不斷提高干部人事檔案信息化建設綜合管理水平。通過此次干部檔案專項審核全覆蓋工作的開展，最終專項審核的成果是直觀呈現(xiàn)干部檔案的重要信息，將組織認定的《干部（職工）基本信息審核表》由本人簽字，歸入個人檔案。在大力推進檔案信息化建設背景下，經(jīng)專項審核后準確的個人信息嵌入學校人力資源系統(tǒng)中，完善學校人事管理信息，提高專項審核的利用效果，更好地服務學校高素質、專業(yè)化干部人才隊伍建設。

參考文獻：

[1]錢劍群.高校干部人事檔案專項審核工作探析[J].浙江檔案，2020

（作者單位：安徽廣播影視職業(yè)技術學院）