企業檔案數字化建設路徑探析

韋海波

摘?要：我國近些年來的數字化發展尤為的迅速，如今已經在各行業、企業中得到了非常廣泛的應用。管理工作是每一個企業單位都需要進行的一項基礎工作，其中檔案管理工作是其中的一項非常基礎的工作，其主要是對企業單位內所有的工作人員、工作文件等進行管理，數據量非常的龐大。在沒有數字化的使用下，對這些檔案進行管理是非常復雜的一件事情，其查找速度非常慢。然而在數字化的技術普及后，企業單位的檔案管理工作的效率就得到了非常巨大的提升。

關鍵詞：數字化;企業;檔案管理

隨著我國經濟的發展，我國的科學技術得到了很大的提升與進步，尤其是網絡技術方面的技術發展的尤為迅速。數字化技術是如今網絡技術中的熱門技術，通過對數字化的研究和使用，讓我國的各行業、企業的發展都發生了很大的變化。

1 數字化對檔案管理工作帶來的挑戰

無論是何種企業、行業，想要獲得健全、快速的發展，就需要首先把自身的基層管理工作做好。而檔案管理工作是任何一個企業都需要進行處理的基層管理工作，對一個企業的正常運行有巨大的推動作用。現在我國的所有企業都需要人力資源，小型的企業可能需要管理十幾到幾十人，而大型的企業甚至要管理上千上萬人，企業都要有其個人的信息資料，這樣才能在以后的工作中對其進行調度和任用，所以可想而知，企業內的人員信息檔案是非常龐大的，并且除了其個人信息的檔案以外，還存在這許多工作方面的數據文件以及檔案，這是一個非常巨大的信息量，而要是通過單一的紙質管理的方式對其進行管理，那么管理效率就會隨著這些檔案數量的增加而降低。

而如今隨著數字化技術在各個企業中的應用，對這些企業的檔案管理方式造成了非常大的沖擊。數字化技術就是基于龐大的數據信息來進行相關處理的一種信息技術，通過把企業內的所有檔案數據信息化，讓其實現從紙質管理到信息管理的轉變，并且因為通過數字化技術對檔案進行管理是與傳統人工管理大不相同的一種方式，所以在對這些企業的檔案進行管理的時候，就需要應用到與數字化有關的管理技術，而這就為企業的檔案管理帶來了較大的挑戰，因為與數字化相關的管理技術非常的繁多，任何企業想要對其進行管理和使用，都要進行巨大的投入以及長時間的研究。當然，如果能夠把數字化技術在企業檔案管理中得以合理的使用，那么其管理效率將會得到質的提升。

2 數字化背景下企業檔案管理策略

2.1 在數字化時代，檔案管理要做到共享

在以往的企業檔案管理中，大多數的檔案都是分開進行管理的，因為有的檔案會牽扯到個人信息的隱秘性以及企業的秘密文件，所以很多檔案都是分別進行存儲、管理。而有些檔案又必須要向社會公開，以此來承擔起社會責任，包括一些生產資料、生產流程、生產工作的相關負責人以及相關工作人員等信息都需要對公眾進行公開公示。而又有一些文件是屬于企業的內部私密文件，包括核心生產資料、技術、內容以及核心生產人員的私人信息等等，都需要對外進行保密，所以對于這兩種性質的資料，就需要在企業內進行分別處理，也就是說無法達到檔案的共享管理，無論是在人力還是在物力上都有所消耗。

然而這一問題卻可以在數字化的運用中得到非常好的處理，讓這些檔案信息化，讓其資料內容從紙質存儲方式轉變為數據存儲方式，這樣無論是在對檔案信息的公開還是保密存儲，都非常的有效。因為在以往的檔案信息不共享的狀態下，各企業要想進行檔案信息的交流，過程就會非常的復雜繁瑣，效率非常低，在共享的過程中往往也會遇到檔案信息丟失、錯亂等問題，可以通過對數字化的利用，把這些檔案數據進行分級處理，然后在一些網絡平臺上進行公開公示，利用數字化以及網絡的便利性，讓其得到很好的共享，這樣一些企業在進行信息采集的時候，就可以通過訪問數據庫里面的檔案文件，通過自己的需求去進行檢索，實現最大范圍的檔案資源共享以及進一步的擴散。其次，通過數字化的運用，也可以讓一些不能夠對外公開的文件進行很好的保密，通過對訪問權限的設置，可以杜絕信息泄露的可能性。

2.2 拓展企業檔案的利用功能

如今隨著數字化功能在企業檔案管理中的應用，讓檔案管理的功能得到了進一步的提升與應用，拓展了企業檔案的利用功能。因為在以往企業對檔案進行管理的時候，大多都是通過人工服務來進行檔案的查詢管理服務的，并且因為以往的企業檔案的存儲形式大多都是以紙質方式的形式存儲的，對于這些檔案的存放，要對每一個檔案進行相關的分類、編號，然后為其提供專門的存儲場所，人們要是相對某個檔案進行查詢，就需要通過申請、選擇、審核、批準、查詢等復雜冗長的查詢過程，會在時間上進行大量的浪費。然而現在通過對數字化的應用，可以通過在數據庫中輸入簡單的檔案編號、名稱等信息就可以得到相應的結果，所以在這方面能夠極大的提高企業檔案的利用功能，減少時間上的消耗與浪費，提高企業的工作效率。

2.3 提高檔案管理信息化的安全性

以數字化形式進行存儲的檔案信息，最大的優點之一就是能夠得到很好地安全性。以往的企業檔案信息存儲，大多都是通過類似于檔案庫的方式進行存儲，相關人員要是想進檔案庫，就需要具備一定的訪問權限以及手續，然后獲得使用這些檔案的權利，然而這些看似保險，但是卻是很容易發生泄漏的，因為其都是在現實中的保存手段，這些也都可以通過現實中的一些手段去繞過這些防備，從而得到檔案信息。但是在數字化的應用下，人們可以通過對相關的數據庫進行訪問權限的設置以及管理員密碼登錄設置，來對沒有訪問權限的查詢人員進行隔離，并且如今技術發展非常發達，甚至可以通過添加生物識別系統，如指紋驗證、人臉識別技術等方法來對其進行驗證。其次，企業要制定相關的檔案資料的應用以及管理制度，然后讓檔案管理人員對所制定的檔案應用管理制度進行嚴格的遵守，根據所規定的工作流程以及手續來進行辦公，以防工作中出現失誤。同時還需要讓檔案管理人員具備一定的計算機系統安全防范意識，保證其工作環境的絕對安全性，以及遇到一些惡意網絡攻擊時能夠對其進行處理的應急手段。

3結束語

在數字化的背景下對企業的檔案資料進行管理，可以極大的增強其管理的科學性以及有效性。在對數字化技術進行運用時，要提高工作人員對數字化功能的了解，讓其自身具備一定的數字化運用能力。其次要通過數字化來保證讓檔案管理做到共享，實現信息交流高效性。同時也需要提高檔案管理信息化的安全性以及利用功能的拓展。

參考文獻：

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