《產品數據管理（PDM）系統電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（DA/T 88—2021）的主要內容述評及思考

魏歌

摘要：《產品數據管理（PDM）系統電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（DA/T 88—2021）為企業PDM系統電子文件歸檔和電子檔案管理提供了方法和指南，其頒布實施完善了我國專業領域電子檔案標準體系。在明確該標準主要特點與現實意義的基礎上，通過對標準主要內容的介紹與分析，提出了術語使用的規范性有待提升、部分內容有待完善和細化等建議。

關鍵詞：產品數據管理（PDM）系統 電子文件歸檔 電子檔案管理

Abstract：The Specification for product data？ management（PDM） system electronic documents archiving and electronic records management（DA/ T 88—2021）provides methods and guidelines for the electronic documents archiving and electronic records management of the enterprise PDM sys？ tem， and its promulgation and implementation im？ prove the standard system of electronic archives in professional field. On the basis of clarifying the main characteristics and practical significance of the standard， through the introduction and analysis of the main content of the standard， suggestions such as the normative use of terminology need to be improved and some content need to be im？ proved and refined are proposed.

Keywords：productdatamanagement（PDM） system；electronic documents archiving；electronic records management

作為企業核心業務系統，產品數據管理（PDM）系統（全文簡稱“PDM系統”）通過對產品相關的數據和過程進行集成化管理，有助于促進企業信息的集成和共享，縮短產品研發及生產制造周期，并實現全生命周期的產品質量管控。PDM系統中形成的電子文件是企業重要信息資源，對其進行及時歸檔和科學管理將有助于留存企業核心資產，增強企業競爭優勢，為企業全面數字化轉型提供堅實數據基礎。為進一步規范PDM系統電子文件歸檔與電子檔案管理，推動檔案信息化更好地服務于重點行業領域發展[1]，2021年5月26日，國家檔案局發布《產品數據管理（PDM）系統電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（DA/T 88—2021）（以下簡稱《規范》）。《規范》的發布為PDM系統形成的電子文件歸檔和歸檔后電子檔案管理提供了方法和參考。為更好地學習和理解《規范》的各項條款和要求，本文分析了《規范》的主要特點及意義，對《規范》的主要結構和重點內容進行了詳細介紹和解讀，并提出了進一步改進的建議。

（一）適用范圍較為明確

《規范》在“1范圍”中明確提出“本文件適用于企業產品數據管理（PDM）系統形成的電子文件和歸檔后電子檔案管理工作”。這表明：其一，《規范》適用的組織機構類型為企業而不是事業單位或社會組織。《規范》更多地立足于企業發展的視角，內容更符合企業實踐，對企業的指導意義更強。其二，《規范》適用的業務系統類型為PDM系統。作為我國專業領域的電子檔案標準，《規范》著眼于企業PDM系統本身的特點，明確了電子文件歸檔的相關要求。《規范》在借鑒與參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/ T 18894—2016）核心思想和通用性要求的基礎上，充分把握PDM系統與其他業務系統之間的差異，制定相關條款，使適用范圍更加明確，針對性和指導意義更強。例如，《規范》指出PDM系統電子文件歸檔范圍以設計類電子文件為主，與設計相關聯的項目管理類電子文件、試驗類電子文件等應同時歸檔；針對PDM系統本身所具有的文件格式多樣、結構復雜等特點，《規范》明確了二維圖樣、三維數模電子文件的歸檔格式，并在附錄部分補充了PDM系統電子檔案的增設元數據類型。

（二）內容完備性好

《規范》詳細描述了PDM系統形成的電子文件歸檔和歸檔后電子檔案管理的方法，從頂層設計、組織保障、業務保障等不同方面提出歸檔管理要求。首先，《規范》從頂層規劃層面對企業開展PDM系統電子文件歸檔和電子檔案管理的總體要求和工作流程進行了說明和梳理。其次，通過明確各歸檔參與主體——PDM系統主管部門、檔案部門、信息技術部門、業務部門等的職責，《規范》為各部門各司其職，相互配合推進PDM系統電子文件歸檔和電子檔案管理提供了良好的組織保障。最后，《規范》不僅對電子文件歸檔要求、捕獲、分類、立卷、檢測接收、歸檔接口功能與建設等方面予以詳細規定，而且也對電子檔案的整理、存儲、保管、利用、統計、鑒定處置等全流程業務提出了具體的要求。此外，《規范》還以附錄的形式補充了PDM系統電子檔案的元數據類型、不同類型電子文件的歸檔范圍與保管期限表、電子檔案分類表、電子檔案“四性”檢測方案等。

（三）條款具有可操作性

作為指導企業開展PDM系統電子文件歸檔和電子檔案管理的標準和指南，《規范》對相關業務提出了明確可行的執行要求，具有較強的可操作性。例如，《規范》對電子文件組件原則、歸檔方式、歸檔周期、不同類型電子文件的歸檔格式要求、立卷規則等做了詳細說明，企業可直接據此選擇合適的歸檔方式、歸檔時間等，并基于組件原則、歸檔格式要求、立卷規則等開展歸檔工作。此外，企業檔案部門可以以《規范》對PDM系統和電子檔案管理系統歸檔接口功能的詳細規定為參考，向技術部門提報系統功能開發需求，提升檔案部門與技術部門的溝通效率。

《規范》共分為6章30小節，6個附錄。具體框架結構如表1。附錄A到附錄F包括：PDM系統電子檔案元數據、PDM電子文件歸檔范圍與保管期限表、PDM系統電子文件歸檔元數據示例、PDM系統電子檔案分類表、PDM系統電子檔案“四性”檢測方案、電子檔案離線存儲載體存儲結構。《規范》

（一）“范圍”和“規范性引用文件”

“1范圍”部分明確提出《規范》適用于企業產品數據管理（PDM）系統電子文件歸檔與電子檔案管理工作。《規范》通過描述企業PDM系統形成的電子文件歸檔和歸檔后電子檔案管理的基本方法，為企業科學有序地開展相關工作提供標準和參考，同時也為檔案主管部門對企業相關工作進行業務指導和監督提供了依據和模板。

在“2規范性引用文件”部分，《規范》明確了術語和定義、元數據屬性描述方法、元數據歸檔格式、檔號編制方法、檔案編目、離線存儲載體管理、檔案統計等方面應當參考的標準或規范。這表明了《規范》具有繼承性、銜接性與協調性的特點。

（二）“術語和定義”

通過明確術語和定義，《規范》能夠確保標準的制定者與執行者使用相同的概念范疇，進而有助于《規范》的各項要求更好地被企業和各主管部門理解和執行。《規范》中的術語或直接引用之前相關標準的定義，或在原有基礎上進行修改。此外，還針對性地新增了“產品數據管理系統”“系統顯示名”“計算機文件名”等與企業PDM系統電子文件歸檔相關的專業術語。

（三）“總則”

《規范》明確提出了企業開展PDM系統電子文件歸檔與電子檔案管理的總體要求，共包括六點內容（具體見表2）。一是定位和整體規劃層面，《規范》要求以“資產視角”[2]強化對PDM系統電子文件的價值認知，以“納入”思維推動PDM系統電子文件歸檔與電子檔案管理工作。其一，《規范》明確了PDM系統電子文件作為“企業的核心信息資產”對企業的價值和意義，要求以資產管理的理念開展歸檔和管理工作，充分引起企業管理者、業務人員及檔案人員的關注和重視。對任何一項工作來說，領導和全體人員的高度重視有助于為其提供必要的人、財、物等各方面保障，保證其高效、穩定地開展。其二，《規范》要求企業以系統的思維將PDM系統電子文件管理“納入”企業整體電子文件管理之中，實現統籌規劃和整體推進，這體現了頂層設計的思維。二是明確管理的基本原則和基本目標。PDM系統電子文件歸檔與電子檔案管理的基本原則是堅持全程管理、前端控制、集中統一，對PDM系統電子文件實施全生命周期管理；基本目標是要確保電子檔案的“四性”，即真實性、完整性、可用性、安全性。三是嚴格過程性要求。《規范》要求PDM電子文件歸檔和電子檔案管理的整體工作程序規范，規定應采用技術手段對歸檔與管理的全過程進行監控。四是提出明確的業務要求。《規范》要求在綜合調查的基礎上，制定歸檔方案、保管期限表、元數據方案、訪問控制規則及利用等規范，并嚴格依照規范開展工作。五是明確組織人員要求和最終目標。其一，《規范》要求，所有涉及PDM系統電子文件歸檔與電子檔案管理工作的部門和人員應明確分工，相互協作，其中包括但不限于檔案部門、信息技術部門、業務部門等。業務系統電子文件歸檔作為一項涉及檔案部門、業務部門、信息技術部門等多個主體的系統性工程，更需要各部門之間分工協作，實現“1+1=1”的效果。《規范》不僅體現了協同治理[3]的理念，而且還與“十四五”規劃中“加強部門協同”的要求相契合。其二，《規范》明確了電子文件歸檔工作的最終目標是要“通過規范的電子檔案管理，服務于產品管理、風險控制、資產保護等”。這表明了《規范》要求檔案部門樹立業務驅動理念[4]，保持檔案工作與企業發展同頻共振，及時將檔案規范化管理的成果轉化為推動企業業務能力提升和長遠發展的資源和動力。六是提出軟硬件基礎設施要求。《規范》要求企業配備必要的信息化基礎設施和信息安全設置，保障電子檔案管理系統的正常運行和信息安全。

《規范》明晰了PDM系統電子文件歸檔和電子檔案管理過程中，PDM系統主管部門、檔案部門、信息技術部門、業務部門的責任與義務，這為各部門立足自身職能、發揮協同作用提供了參照。其中，PDM系統主管部門主要負責PDM系統歸檔功能建設的組織和保障工作。檔案部門主要圍繞歸檔接口和電子檔案管理兩個重點開展工作，一是負責提出歸檔需求、參與系統接口的實施、負責歸檔接口測試及日后運行檢測；二是負責電子文件的接收，電子檔案的整理、保管、統計、利用和組織期滿電子檔案的鑒定、處置。信息技術部門主要負責響應和處理檔案部門提出的系統功能需求、問題反饋，開發、測試和運維歸檔接口，參與期滿電子檔案的銷毀工作，為PDM系統電子文件歸檔和電子檔案管理提供技術支持。業務部門主要負責待歸檔電子文件的質量審核、提交歸檔，和期滿電子檔案的鑒定。其中，業務部門對待歸檔電子文件的質量檢查責任在“5.3歸檔要求”下的“5.3.4捕獲”部分被再一次強調，這是“前端控制”思想的體現，將電子文件質量的管控前移至文件的形成與流轉階段。同時，由業務人員——文件形成者對電子文件進行質量把關，也有助于保證電子檔案的“四性”，確保歸檔后電子檔案與生成時一致。

《規范》以圖示方式全面展現了PDM系統電子文件歸檔與電子檔案管理流程，該流程涵蓋電子文件及其元數據的捕獲、歸檔、“四性”檢測、接收、整理、保管、統計、利用、鑒定、處置等各個重點環節。整體工作流程的清晰呈現有助于各部門從宏觀上把控整項工作的來龍去脈和重要節點，更好地認識和履行自身職責，使彼此配合更加高效，確保PDM電子文件歸檔與電子檔案管理目標的實現。

（四）“PDM系統電子文件歸檔”

在歸檔范圍與保管期限方面，結合具體應用場景，《規范》明確了PDM系統電子文件歸檔范圍以設計類電子文件為主，同時應當將與之相關聯的項目管理類、試驗類、制造類、客服類、市場與銷售類、供應商類電子文件歸檔。在附錄部分，詳細列舉了上述七類電子文件的歸檔范圍與保管期限表，為企業進一步制定符合其工作實際的制度提供了直接的參考和依據。“5.1.3”中指出檔案部門、業務部門、PDM系統主管部門應共同確定本單位PDM系統電子文件歸檔范圍與保管期限表，這是“4.1.5總體要求”中協同治理理念的具體體現。

歸檔要求方面，《規范》首先提出了PDM電子文件歸檔有在線歸檔和線下歸檔兩種方式。其中，在線歸檔對企業軟硬件基礎設施要求較高，通過PDM系統和電子檔案管理系統歸檔接口實現，可選用Web Service歸檔接口和中間庫歸檔接口。其次，就歸檔時間來說，企業可根據自身具體的業務類型和工作周期選擇實時歸檔或定期歸檔。再次，《規范》對于電子文件及其元數據歸檔格式的要求充分關注了對電子檔案憑證性的維護及其長期保存的需要。例如，《規范》要求文本類電子文件一般采用版式文件格式歸檔，根據需要同時保存原始格式；二維圖樣和三維數模電子文件以原始格式和版式文件格式、中性格式同時歸檔；元數據根據歸檔接口類型采用XML、ET、DBF等格式歸檔。最后，《規范》還針對捕獲、分類、立卷、檔號編制、歸檔、檢測接收等環節提出了具體要求。

歸檔接口方面，《規范》明確指出PDM系統歸檔接口和電子檔案管理系統接口所應具備的功能，并提出歸檔接口建設管理的基本要求。分析發現，本節內容充分融入“前端控制”的理念和思想，同時，《規范》也切實關注了PDM系統電子文件版本變更頻繁、數據關系復雜等特點，并有針對性地提出相關歸檔要求。

第一，《規范》通過在PDM系統中嵌入歸檔要求、開發歸檔接口實現電子文件的有效歸檔，充分體現了前端控制的思想。一是將電子文件歸檔要求延伸到PDM系統設計之中，要求“歸檔接口宜與業務系統同設計、同開發、同測試和同實施，未開發歸檔接口的業務系統應及時通過二次開發實現”；二是將分類方案、組卷排序及編號規則等配置于業務系統歸檔模塊，系統完成電子文件及其元數據的捕獲后自動進行分類、立卷、排序、賦予檔號，這與國家標準《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016）中對業務系統歸檔管理的功能要求相符合，即業務系統應具備形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數據的功能。“前端控制”思想指導下開展PDM系統電子文件歸檔有助于業務部門更好地了解并落實電子檔案管理的要求，實現業務部門與檔案部門在電子文件歸檔與電子檔案管理上的標準統一、目標一致，從而優化歸檔管理流程，提升管理效率，從源頭上確保電子檔案的真實完整、可靠安全。

第二，通過在接口功能和捕獲環節提出相關要求，《規范》確保了電子檔案與PDM系統中發生版本變更的電子文件始終保持統一。PDM系統作為一個復雜的動態數據管理系統[5]，產生的設計類電子文件、圖樣文件等不可避免地會發生變更、修改，這時需要及時對電子檔案管理系統中的電子檔案進行更新，保證電子檔案內容的有效性、有用性。因此，《規范》在電子文件捕獲環節要求“電子文件歸檔后PDM系統電子文件如發生更改或作廢，應將新版文件或作廢說明文件另行捕獲歸檔，并將相關關聯關系以元數據形式同步歸檔，確保歸檔電子文件狀態與PDM系統一致”。同時，《規范》還具體規定了PDM系統歸檔接口和電子檔案管理系統接口的功能，以確保電子檔案管理系統中的電子檔案與PDM系統中電子文件狀態保持一致。例如，《規范》要求PDM系統的歸檔接口“應能夠將升版、作廢等電子文件更改信息傳遞至電子檔案管理系統”，電子檔案管理系統接口“應能夠正確解析升版、作廢等電子文件變化信息，并按約定規則與對應電子檔案關聯”。

第三，《規范》充分關注產品零部件等數據之間的關系，要求對其進行提取和解析，并與電子檔案相關聯。PDM系統是圍繞產品開展數據管理的業務系統[6]，其數據的邏輯線條有兩個，一是縱向上產品從設計、研發、試驗、制造生產等整個生命周期地向前推進關系，二是橫向上產品各類零部件構成的整體與部分關系。對產品設計、生產各流程及各個零部件之間的關系數據進行有效歸檔有助于記錄數據的關聯關系，呈現產品的數據結構，保證歸檔的完整性并實現對檔案之間固有的有機聯系性的維護。為此，《規范》要求PDM系統的歸檔接口具備以下功能：一是能夠提取零部件裝配關系，以及其他數據對象之間的關聯關系，二是能夠以文件實體關系元數據形式傳遞至電子檔案管理系統；相應地，電子檔案管理系統接口“應能夠正確解析零部件上下級關系，以及其他數據對象之間的關聯關系，并按約定規則與對應電子檔案關聯”。

（五）“電子檔案管理”

“PDM系統電子文件歸檔”面向PDM系統中產生的電子文件，各個環節工作主要由業務部門主導，其他各部門配合完成；“電子檔案管理”面向已經歸檔的電子文件，即電子檔案，主要由檔案部門主導進行電子檔案的整理、存儲、保管、提供利用、統計、鑒定處置等。

在PDM電子檔案存儲與保管環節，《規范》進一步強化檔案安全意識，尤其強調電子檔案長期保存的目標和需要。第一，《規范》要求進行PDM電子檔案在線存儲時，應通過實施增量備份和全備份，以及雙機熱備的方式盡可能消減電子檔案的安全風險；第二，《規范》要求對電子檔案以件（含元數據）為存儲單元的保存信息包實施離線存儲，以進一步降低電子檔案長期保存風險；第三，《規范》強調多套備份，要求電子檔案離線存儲介質應制作3套以上；第四，《規范》要求通過電子檔案的全程動態管理，從動態中尋求恒久，及時對電子檔案進行格式轉換、存儲介質轉換、存儲介質遷移、電子檔案及其元數據的遷移等確保電子檔案的長期可讀、永久真實。

《規范》的整體內容充實、系統，具有較強的針對性和可操作性，對于推進企業PDM系統電子文件歸檔和電子檔案管理具有重要指導意義。筆者認為《規范》還存在一些尚待完善的地方。

（一）《規范》中術語使用的規范性有待提升

“5.3.4捕獲”存在對“捕獲”和“歸檔”概念的混用。根據《電子檔案管理基本術語》（DA/T 58-2014），捕獲是適時獲取電子文件及其元數據的方法與過程，歸檔是按照國家規定將具有保存價值的電子文件及其元數據的保管權交給檔案部門的過程。這表明了歸檔不等于捕獲，兩者在產生背景、操作對象、操作時間、管理視角等方面都有所區分，具體見表3。《規范》中將捕獲、分類、立卷、賦予檔號等都視為歸檔前的準備工作，“捕獲”是歸檔的基礎，但“5.3.4捕獲”下面的五項操作要求指向性比較模糊，“5.3.4.1”“5.3.4.3”和“5.3.4.5”是關于捕獲的要求，包括捕獲對象、格式轉換、對新版文件或作廢說明文件另行捕獲歸檔的要求；而“5.3.4.2”和“5.3.4.4”則傾向于說明歸檔的要求，包括歸檔前業務部門人員的質量檢查責任、歸檔信息包構成等。建議：（1）將“5.3.4.2”和“5.3.4.4”兩條規定調整至“5.3.8”歸檔部分；（2）在“5.3.4捕獲”下面增加對電子文件及其元數據捕獲的具體要求、捕獲范圍等。

（二）《規范》中部分內容有待完善和細化

《規范》多次強調業務部門人員對歸檔電子文件質量檢查的責任，但對于具體的檢查內容和工作節點需進一步明確。基于前端控制的理念，《規范》提出業務部門人員的歸檔檢查責任，其目的是將不符合歸檔要求的電子文件及其元數據由文件形成者直接鑒別、篩選、補充完善，從而提升歸檔的質量和效率。但文中對于業務部門開展質量檢查的標準和內容沒有明確給出，是否遵循“四性”檢測的要求？還是僅僅對歸檔電子文件及其元數據格式進行檢查？且在“4.3工作流程”中也未體現業務部門的審核環節。建議：（1）基于上一條建議的修改結果，將“5.3.4.2”調整至“5.3.8”歸檔部分后，增加業務部門進行質量檢查的具體內容，進一步增強《規范》的可操作性；（2）為了將業務部門提交歸檔前進行的質量檢查和檔案部門接收時進行的“四性”檢測區分開，建議將“5.3.9.1”調整為“電子檔案管理系統應對歸檔信息包進行‘四性’檢測”；（3）在“4.3”工作流程部分圖1中“捕獲、分類、立卷、歸檔”修改為“捕獲、分類、立卷、質量檢查、歸檔”。

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作者單位：中國人民解放軍國防大學