提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

范敏

[摘 要]在事業單位的檔案管理中強化信息化手段的應用，對于提高檔案管理的質量效率、促進事業單位檔案工作的長遠持續發展至關重要。本文首先簡要介紹了事業單位檔案管理以及檔案信息化的概念特點，并分析了當前事業單位檔案信息化管理方面所遇到的問題，并就加強事業單位檔案信息化管理提出了建議措施。

[關鍵詞]檔案信息化；系統平臺；檔案資料

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2022）09-0073-03

檔案管理在事業單位的內部管理中具有非常重要的作用，隨著信息技術和智能技術的快速發展，尤其是隨著大數據技術和云計算技術的廣泛應用，為事業單位檔案信息化管理提供了新的機遇。對于事業單位來說，在內部管理過程中應該充分認識檔案管理以及檔案信息化建設的重要性，按照信息化管理要求，推進檔案管理工作模式的轉變，這對于提高事業單位檔案管理工作質量和效率，更好地服務事業單位各項工作的順利開展實施具有重要意義[1]。

事業單位內部檔案種類較多，在檔案管理工作內容上主要是將單位內部分散在各個業務部門的檔案資料等歸集到檔案管理部門，并進行檔案的分類、編目、掃描、裝訂、入庫等，對檔案資料進行日常的保護，以確保檔案資料處于安全完整的狀態，并為檔案利用者提供檔案查閱使用等各項服務管理工作。檔案管理信息化建設，則主要是指在單位內部的檔案管理過程中，改變以往傳統的人工管理方式，以信息化智能化的手段，通過構建檔案管理信息系統平臺，進行檔案的歸集整理以及保管利用[2]。具體分析事業單位檔案管理信息化的優勢主要有以下幾個方面。

首先，可以促進檔案管理模式的創新，推動檔案管理信息化建設，能夠充分利用各種信息技術建設檔案數據庫平臺，推動檔案載體的數字化建設，實現檔案整體管理模式的革新升級，并促進單位內部檔案管理工作和業務工作的深度融合，推動單位檔案管理模式和水平的提升[3]。

其次，可以促進提高單位檔案管理效率。檔案管理工作是一項較為系統繁雜的工作，僅僅依靠傳統的人工檔案管理模式，不僅效率較低，也容易造成檔案資料歸集整理的不全面，影響檔案工作質量，通過信息化的手段，將以往的檔案工作流程融入到信息系統之中，不僅可以促進檔案管理效率的提高，也可以確保檔案資料收集整理的系統全面[4]。

第三，可以提高單位檔案資料的利用水平，傳統的紙質檔案資料管理模式下，檔案資料的查閱利用非常煩瑣，通過信息化的手段可以對單位的檔案資料信息進行及時的查閱使用，尤其是可以通過網絡手段來進行檔案資料資源的檢索，進一步提高檔案資料的共享利用效率，實現檔案資料內在價值的高效利用。

此外，可以實現檔案資源的永久性保存。在以往傳統的檔案管理方式下，各種紙質的檔案資料容易受到外部環境的影響，尤其是濕度或者溫度等環境因素的影響，會出現檔案資料的損壞，甚至由于保管不當等出現檔案資料丟失的現象。完善檔案管理信息化，則可以將各種傳統的紙質檔案資料轉換為數字檔案資料，進而有效防止檔案損壞問題的出現。

（一）事業單位檔案管理工作理念滯后

一些事業單位對于單位內部檔案管理工作的重要性還沒有足夠的認識，認為檔案管理工作只是單位內部的一項輔助性工作，檔案管理工作理念仍停留在傳統的歸檔保管方面，對于檔案信息化還沒有系統科學的理解，對于檔案管理信息化工作流程以及具體要求等還沒有明確的認識，由于重視不夠，不少單位缺乏專業的檔案管理工作人員，從事檔案管理的人員缺乏專業的知識技能，因而導致檔案管理信息化在事業單位內部推進應用實施不力[5]。

（二）事業單位檔案信息化基礎設施不夠完善

完善的軟硬件設施是事業單位檔案管理信息化順利推進的重要基礎，但是當前一些事業單位對于檔案管理不夠重視，在檔案信息化方面的投入力度不足，檔案信息化管理的各項基礎設施不夠完備，尤其是檔案管理信息系統還沒有被引進和使用，在檔案管理具體開展實施過程中，難以通過信息化手段對各類的檔案資料進行系統整合，導致事業單位檔案管理信息化的整體工作基礎較為薄弱[6]。

（三）事業單位檔案管理信息化組織體系不完善

檔案管理工作是一項系統性較強的工作，在單位內部檔案管理工作開展過程中，除了需要檔案工作部門的主導外，還需要單位內部各個業務部門的共同配合參與，但是當前一些事業單位沒有針對檔案管理以及檔案信息化應用相應的組織體系，有的甚至沒有設置專門的檔案工作機構，檔案管理主要由單位內部的綜合性部門承擔，對于檔案信息化過程中的檔案資料歸集鑒定、整理歸檔等沒有落實工作責任，影響了檔案管理工作的規范化開展實施。

（四）事業單位檔案管理信息化制度不夠完善

確保事業單位檔案管理信息化的規范化開展實施，應該結合檔案信息化的要求以及事業單位檔案工作特點，建立完善的檔案信息化管理制度，但是當前一些事業單位的檔案管理信息化制度機制不夠健全，不僅對事業單位檔案管理的歸集歸檔等各個環節未能形成有效的約束，對于檔案資料的信息化存儲以及管理等也難以進行有效的約束和指導，因而影響了檔案管理信息化的實際效果。

（五）事業單位檔案資料的開發利用程度不足

檔案管理信息化為事業單位檔案資料的開發利用提供了良好的條件，但是當前一些事業單位的檔案管理工作人員對于檔案管理信息化理解和掌握、應用能力不足，有的甚至缺乏專業的檔案工作知識，檔案管理信息系統的功能也不夠完備，導致事業單位的檔案資料得不到有效的開發利用，檔案資料的內在價值得不到深度的挖掘和使用。

對于事業單位檔案管理信息化建設實施來說，應該結合事業單位的屬性以及檔案管理特點，強化檔案管理工作制度機制，改進檔案管理模式，創新檔案管理工作方式，以提高檔案管理效率，具體應該從以下幾個方面來完善。

（一）強化事業單位檔案管理信息化工作基礎

確保事業單位檔案管理信息化工作的高效有序開展實施，單位的領導層應該充分認識到檔案管理以及檔案信息化對于單位發展管理的重要性，積極支持事業單位檔案管理信息化工作的推進實施。首先，應該完善事業單位檔案信息化管理組織體系，結合單位的人員規模以及職能特點，設立完善的檔案管理工作機構，明確檔案管理工作職責以及人員配備，結合單位檔案信息化管理的實際需要來制定完善的事業單位檔案管理信息細化工作制度，對事業單位檔案管理信息系統的建設使用、電子檔案資料的收集、整理以及保存、利用等各個環節明確具體的工作標準和要求，提高檔案信息化管理的規范化系統化水平。其次，應該注重強化檔案信息化管理方面的工作投入，可以綜合采取自籌資金或者是爭取財政撥款等多種形式加強事業單位檔案信息化工作的資金保證，配備必要的軟硬件設施，尤其是檔案管理信息系統、檔案掃描錄入設備、傳真復印等基礎設施，確保檔案信息化工作的順利推進實施。

（二）優化檔案管理信息系統平臺的設計應用

對于事業單位檔案管理信息化的應用推進，關鍵應該完善檔案管理信息系統平臺的設計，在信息系統平臺的具體功能配備方面，應該注重綜合采取多樣的檔案信息資料數據采集工具，及時將單位內部各類業務系統中預歸檔的資料數據進行捕獲，將單位內部檔案資料的收集、利用、鑒定等各類工作環節融入到信息化系統平臺之中，以提高檔案資料的管理效率。具體來說，應該突出以下幾方面：在電子檔案文件資料的形成階段，聯接檔案資料文件的起草流程、流轉流程，通過系統平臺的檔案接口與采集引擎對接，按照檔案資料的歸檔要求進行預歸檔。在檔案管理流程方面，按照檔案管理信息化的相關標準要求，對檔案資料的采集收集、分類管理、檢索查詢、使用利用、鑒定統計、專題編沿等流程進行系統的整合優化；在檔案資料的長期管理方面，重點結合事業單位檔案管理的需要，對數據管理、長期存儲、數據防偽以及開放鑒定等相應內容進行完善。通過重點打造功能完備的檔案管理平臺，實現單位內部各類檔案資料的集中管理，最大程度地減少檔案遺失問題，促進全面提升檔案歸集整理、開發利用的規范化高效化。

（三）提升檔案工作人員的專業素質水平

確保事業單位檔案管理信息化的順利推進實施，還應該注重強化對檔案管理工作人員的培訓教育，提高檔案工作人員的專業素養能力水平。重點應該結合事業單位檔案管理信息化的實際需要，建立完善的檔案職業培訓內容體系，即應該注重加強對檔案工作理論基礎知識的教育培訓，確保檔案管理工作人員能夠熟知檔案管理內容以及檔案工作具體要求，熟悉檔案管理相關法律法規方面的知識，提高檔案工作意識，也應該注重強化檔案管理業務技能方面的培訓教育，確保檔案管理工作人員熟悉檔案管理工作的接收、管理、存儲以及利用等業務流程，增強檔案管理工作人員的專業技能以及職業素養。此外，還應該結合檔案管理信息化的實際需要加強對檔案信息管理系統平臺的操作使用、數字檔案管理等一系列內容的培訓教育，綜合采取專題培訓、專家講座等多種靈活形式，組織檔案工作人員以及業務部門工作人員共同參與，協同做好檔案管理工作，提高檔案管理效率，實現檔案管理整體水平的提升。

（四）強化事業單位檔案信息化管理的標準化安全化

在事業單位檔案標準化管理方面，應該結合事業單位的實際情況來制定檔案信息化標準體系，對事業單位檔案的分類、格式、編目、歸集、整理等進行統一，確保電子檔案元數據的標準規范和安全可靠。在檔案信息化安全管理過程中，事業單位內部檔案資料內容較為煩瑣復雜，應該突出加強檔案信息的安全管理。在事業單位檔案信息采集階段，應該對檔案資料內容進行區分，尤其是要做好對于涉密檔案資料的審查分析，嚴格按照保密規定進行檔案資料信息的采集以及檔案載體的轉換工作，確保檔案資料的安全可靠。在單位檔案資料信息化收集階段，應該規范事業單位內部檔案資料的制作收發、復制傳遞、保存使用等各個環節的流程規定，對于涉密的電子設備應該嚴格執行保密規定要求，嚴格避免檔案資料可能出現的失、泄密風險問題。此外，還應該做好檔案管理信息系統軟硬件設備的定期維護工作，以及檔案資料數據的備份工作，尤其是針對重要的檔案資料做好數據的信息備份，確保檔案資料的安全可靠，對于單位內部檔案資料的銷毀，應該嚴格按照電子檔案管理相關規定要求，通過專業程序以及正規手段進行檔案資料的銷毀，避免出現檔案管理風險問題。

（五）健全完善事業單位檔案管理信息化工作流程

在事業單位檔案管理工作具體開展實施方面，還應該注重對單位檔案管理工作流程進行系統的優化完善，重點應該突出以下方面：在檔案的接收方面，應該確保可以實現檔案在線以及離線模式下的批量接收以及處理，并對電子檔案資料的完整性以及規范性進行監督檢查，對檔案資料的內容以及有效性等進行驗證；在檔案的整理方面，重點強化對檔案資料自動歸類自動排序的管理，并完善信息環境下電子檔案資料的著錄和標引等功能，整理的電子檔案符合國家以及行業相關標準要求，強化不同檔案資料數據信息以及檔案之間的關聯功能；在檔案的保存方面，重點應該確保各類電子檔案資料存儲介質的穩定以及存儲空間的充足，定期對檔案資料的真實性、完整性、安全性、可用性等進行監督檢查；在檔案的利用環節，應該確保可以實現電子檔案資料的檢索篩選以及輸出，尤其是可以實現跨全總、門類以及遞進檢索，優化完善檔案資料的在線借閱以及授權下載等，并完善檔案資料的編研以及成果利用，提高檔案資料的利用效率；在檔案資料的鑒定和處置方面，明確電子檔案資料的鑒定以及處置標準，尤其是針對強化密級以及價值、開放等相應工作的鑒定處理，按照不同檔案資料的不同性質和管理要求細化具體管理措施，促進提高檔案資料的標準化規范化水平。

對于事業單位檔案管理來說，應該適應信息化管理應用的發展趨勢，高度重視檔案信息化的重要作用，建立完善信息化下的檔案管理工作體系，完善單位的檔案管理信息系統平臺建設，健全系統平臺功能設置，做好檔案信息系統平臺的安全控制，提高檔案管理工作人員的整體水平，進而促進事業單位檔案管理的整體改進提升。

[1]張瑩瑩.事業單位檔案信息化建設存在的問題和解決措施[J].黑龍江檔案，2021（04）：256-257.

[2]高利明.試析行政事業單位檔案信息化建設與資源共享[J].卷宗，2021（06）：71.

[3]安家宏.事業單位檔案信息化建設與服務創新思路構建分析[J].大眾標準化，2021（17）：169-171.

[4]許波，譚思亮，王晉榮.基于信息技術支持的事業單位檔案信息化管理探析[J].科技與創新，2019（22）：114-115.

[5]石靜.基于信息技術支持的事業單位檔案信息化管理探析[J].城建檔案，2020（11）：41-42.

[6]邵紅艷.事業單位檔案信息化實施中遇到的問題及相關建議[J].商情，2020（11）：142.